Sobrecarga no trabalho: as principais causas e como evitá-las

A busca incessante por resultados e a dedicação em suprir as expectativas dos clientes são fatores comuns em qualquer negócio. Tais características são até saudáveis se seguidas de forma equilibrada e quando se leva em consideração a capacidade produtiva da organização.

Mas, ao mesmo tempo, também podem levar a um cenário não tão positivo assim: a sobrecarga no trabalho. Por se tratar de um assunto pouco abordado em agências de comunicação, muitos têm dificuldade em identificar os gatilhos que levam à uma sobrecarga e analisar se ela ocorre dentro da própria empresa.

Acompanhe o post e saiba o que é e como identificar os fatores que levam à sobrecarga no trabalho, suas consequências e o que fazer para evitar que aconteça. Continue a leitura e entenda como manter os seus colaboradores sempre motivados e produtivos!

Afinal, o que é sobrecarga no trabalho?

Todas as atividades e jornadas profissionais que ultrapassam um limite saudável e aceitável de dedicação podem ser consideradas sobrecarga no trabalho. Além disso, os cronogramas de curto prazo em que o funcionário se sinta pressionado a apresentar resultado também se enquadram nesse conceito.

Saiba como identificar sobrecarga de trabalho na agência

A demanda de projetos comparada ao volume de profissionais envolvidos pode demonstrar a possibilidade de sobrecarga. Quando os projetos são iniciados, todo um cronograma é montado para registrar as etapas de cumprimento de prazo.

Para cada etapa existem profissionais específicos que devem atuar de acordo com a proposta do projeto e esse não será um problema se os funcionários designados forem suficientes para dar andamento, sem que cada um sinta a pressão por excesso de trabalho.

A falta de flexibilização do cronograma ou a determinação de metas difíceis de alcançar faz com que muitos profissionais absorvam a demanda sem ter condições de atender dentro do prazo e, por isso, extrapolem seus horários na tentativa de garantir a entrega.

Quais os fatores levam à sobrecarga no trabalho?

Antes de apresentarmos as principais dicas para evitar a sobrecarga no trabalho, separamos os três principais motivos que levam a esse fator. Veja:

Falta de organização

A organização é um assunto delicado, pois envolve uma série de fatores que nem sempre têm relação com a capacidade que cada funcionário tem de se organizar em seu ambiente de trabalho.

Vamos usar como exemplo o atendimento, profissional que precisa lidar com diversos clientes ao mesmo tempo e captar todas as informações necessárias para startar um projeto ou job.

Caso não haja o mínimo de organização, como o preenchimento de um briefing padronizado, os colaboradores envolvidos no projeto encontrarão dificuldades para executar sua parte. O resultado? Atrasos recorrentes nas entregas e, consequentemente, a insatisfação dos clientes.

Em muitos casos, a própria equipe percebe o gargalo, mas – por medo de represálias ou de interpretações equivocadas – acabam não externalizando a sua própria percepção sobre o problema.

Nesse caso, estabelecer processos e organizar a casa é fundamental para não ter surpresas ruins lá na frente. A seguir, separamos algumas dicas rápidas:

• crie um cronograma para cada projeto realizado na agência;
• tenha um conhecimento dos recursos disponíveis para que as ofertas de serviços sejam traçadas de forma eficaz;
• distribua as tarefas de forma adequada, alocando profissionais certos para as atividades certas;
• promova um controle centralizado das tarefas a partir da otimização de processos;
• crie um bom planejamento das atividades, determinando um esquema de divisão de tarefas entre os funcionários.

Microgerenciar os colaboradores

Um dos principais motivos para a sobrecarga no trabalho é, certamente, uma microgestão equivocada, sem critérios estabelecidos corretamente, o que afeta o bom andamento das atividades.

Aqui, não estamos falando que os gerentes não devem supervisionar as etapas do trabalho, mas sim sobre o excesso de interferência aplicada de forma incisiva, demonstrando uma total falta de confiança e, em muitos casos, subestimando a capacidade dos colaboradores.

O resultado disso é a sobrecarga de ambos os lados: tanto dos funcionários, que acabam se sentindo pressionados diante das constantes fiscalizações, quanto dos gestores, que de certa forma tomam para si a responsabilização pela tarefa.

Nesse caso, uma boa dica é, antes da execução de cada projeto, evidenciar quais os objetivos em torno das demandas e explicar como devem ser realizadas. Saber delegar, conhecendo os limites e, ao mesmo tempo, dando autonomia ao time é fundamental para o sucesso das entregas.

Metas inatingíveis

Estabelecer metas é uma prática importante em qualquer negócio, pois são elas que direcionam a criação de ações e estratégias alinhadas aos objetivos dos clientes. No entanto, é preciso tomar um cuidado redobrado quando o assunto é estabelecer metas certeiras e realizáveis.

Do contrário, haverá um esforço mental desnecessário por parte da equipe em alcançar propósitos inatingíveis, gerando a sobrecarga no trabalho e até motivando o time a pensar que não está realizando um bom trabalho.

Mas como estabelecer métricas de forma eficiente? O primeiro passo é entender quais são as prioridades e criar um planejamento em torno delas. Um outro fator importante é conhecer a equipe e entender os seus pontos fortes e fracos.

O motivo disso é que as metas estão relacionadas com planos de ação executados por cada um. Nesse caso, é crucial alinhar as expectativas e delegar funções conforme a capacidade produtiva do profissional.

5 consequências da sobrecarga no trabalho

A sobrecarga pode causar desconforto, impacto no desempenho diário, alteração do clima organizacional e gerar consequências graves dentro de uma agência. Veja algumas sequelas desse tipo de problema!

1. Fadiga mental

Em uma agência, a criatividade é um dos pontos altos, seja do profissional de criação, edição, produção ou design. O cérebro humano tem uma capacidade incrível de criar, mas, para isso, é preciso que a mente esteja descansada.

O excesso de tarefas, os prazos apertados e as metas que parecem cada vez mais distantes afetam o estado criativo, pois o profissional tende a se sentir ansioso e estressado, o que acarreta fadiga mental e perda da criatividade.

2. Síndrome de burnout

Esse é um mal que tem afetado não só o segmento de agências, mas de todo o mundo, que, acelerado, demonstra a cada dia um estado de urgência, intolerância e falta de empatia.

Diante disso, as pessoas estão se sentindo exaustas, mal-humoradas, tristes e doentes. Uma dessas doenças, a síndrome de burnout, afeta o estado emocional e gera uma sensação de irritabilidade, com sintomas de hipertensão, falta de ar, sudoreses e náuseas — não precisamos dizer que um profissional nessas condições terá um sub-rendimento, certo?

3. Desmotivação

Se o trabalho não se desenvolve da maneira correta e no prazo estabelecido, os atrasos começam a surgir, comprometendo não apenas os resultados, mas a motivação do profissional para seguir em frente.

Muitos colaboradores, quando percebem que não estão conseguindo desempenhar bem as suas funções ou que a agência não oferece o suporte necessário para que um projeto seja executado de forma adequada, se sentirão desmotivados e pouco dedicados.

4. Improdutividade

Pessoas cansadas, desmotivadas e doentes são improdutivas e, por mais competentes que sejam, todas as habilidades se perdem quando não existe um clima de total harmonia em um ambiente com condições favoráveis de trabalho.

As dificuldades de cumprir as metas e cada etapa do projeto estimulam um comportamento de procrastinação, comprometendo os resultados, a eficiência da agência e, inevitavelmente, a entrega de uma boa experiência ao cliente.

5. Retrabalho

Pior do que não finalizar um projeto é descobrir que ele contém diversos erros e falhas, obrigando a equipe a refazer vários processos. O retrabalho, além de causar frustração, gera custos e insatisfação do cliente.

A refação pode ser evitada se todas as consequências anteriores inexistirem ou forem detectadas em seu estágio inicial, para a tomada de providências que evitem mal maior, prejudicial ao profissional, à agência e ao negócio.

Quais ações colocar em prática para evitar a sobrecarga no trabalho?

Chegamos no momento mais importante: entender, de fato, o que fazer para não deixar que a sobrecarga seja um fator recorrente na agência.

Ofereça treinamentos

Oferecer treinamentos com o intuito de aprimorar habilidades e conhecimentos dos colaboradores é fundamental para que sua agência ofereça soluções cada vez melhores — desenvolver as hard skills é fundamental, mas não se esqueça de que as soft skills ajudam a manter os profissionais emocionalmente estáveis.

Ao aplicar essa prática de forma constante, as chances de sobrecarga são menores, já que a empresa estará gerando a oportunidade de otimizar o trabalho dos funcionários, apresentando novas técnicas e ferramentas capazes de tornar a rotina mais produtiva.

Ações de valorização das competências têm efeito positivo na conduta de trabalho dos profissionais de uma agência, fortalecendo o vínculo e o desejo de desenvolver um bom trabalho e mostrar do que são capazes.

Foque no desenvolvimento organizacional

Não pense que os treinamentos devem ser voltados apenas a assuntos relacionados ao trabalho propriamente dito, existe uma infinidade de temas que podem ser abordados com o intuito de motivar os funcionários.

É aí que entra o desenvolvimento organizacional, técnica que envolve os esforços de uma empresa para melhorar os processos e solucionar problemas de forma eficaz e colaborativa.

Aqui na Studio, por exemplo, denominamos esse momento como “Falando de Cultura”, onde abordamos temas importantes para a empresa a partir de reuniões semanais com toda a equipe.

O mais interessante é que essa técnica pode ser aplicada em diferentes tipos de organizações, incluindo agências de comunicação.

E como estamos falando sobre a sobrecarga no trabalho, por que não utilizar esses encontros para apresentar dicas e recursos capazes de potencializar a produtividade, falar de boas práticas para motivar e engajar os funcionários, entre outros?

Reavalie o fluxo de trabalho

Em alguns casos, a sobrecarga dos colaboradores pode estar mais relacionada com os processos de trabalho estabelecidos pelas empresas do que aos profissionais. Nesse caso, é preciso ir além, entendendo os principais gargalos e tomando medidas cabíveis para solucioná-los.

No caso de agências de comunicação, o fluxo de trabalho é naturalmente movimentado, o que pode contribuir para a queda de produtividade, atrasos nas entregas e altos índices de refações.

Não é segredo, portanto, que o próximo item da lista – quando não há uma organização recorrente do fluxo de trabalho – é a sobrecarga na rotina de trabalho. Mas não se preocupe, há formas de reverter esse quadro.

• Mapeando processos: a primeira forma de fazer isso é mapeando os processos para entender como as demandas se convertem em serviços e dão origem a uma campanha.
• Criando um planejamento: depois de reunir informações sobre o processo produtivo da agência, é hora de usar esses dados para construir um planejamento e pensar em soluções para possíveis gargalos identificados.
• Automatizando processos: quem não gosta de recorrer a ferramentas que facilitam os processos? Nesse caso, buscar ferramentas que dão suporte às atividades e integram as informações entre cada um dos setores é fundamental. Distribuição de tarefas, controle dos jobs, documentação das atividades são só alguns dos seus benefícios.

Simplifique processos

Como profissionais, é comum definirmos a forma como executamos nosso trabalho como a mais funcional e prática, não é? Seja utilizando planilhas para controlar cada detalhe ou lançando mão de ferramentas que prometem otimizar nossos processos.

E se alguém sugere outra ferramenta ou recurso, quase sempre pensamos na dificuldade de migrar todas as informações de forma segura. Diante disso, uma coisa é certa: é fácil se acostumar com um modelo único de trabalho, mesmo que ele já não atenda às nossas necessidades.

Mas por que continuar seguindo procedimentos que só consomem mais tempo? Por que correr o risco de perder informações importantes em todas essas planilhas? É um caso a se pensar.

A importância de contar com inovação nos processos

Uma boa forma de simplificar processos e evitar uma possível sobrecarga é reunir todas as informações dados em uma única plataforma.

No mercado, já existem sistemas pensados especificamente para o dia a dia das agências de comunicação. Tais softwares tendem a melhorar a produtividade, pois contam com timesheet integrado e um gráfico de gantt – assim, ninguém mais perde o deadline e os clientes recebem as demandas com a mesma qualidade.

Pense em um software para gestão de agências como fator motivacional, pois, ao implementar uma ferramenta otimizada, você estará oferecendo ao time da agência a oportunidade de trabalhar de uma forma organizada e padronizada, com todas as informações concentradas em um mesmo lugar — um ganho significativo de tempo.

Lembre-se de que em um segmento em que encantar o cliente é a premissa básica de trabalho, é essencial voltar os olhos para dentro da empresa e cuidar daqueles que internamente contribuem para o êxito de cada projeto.

Sabemos que o marketing cresceu e que muitas agências estão em busca dos melhores profissionais para atuarem à frente dos seus projetos. A sobrecarga no trabalho é um mal que pode incidir no aumento do turnover e você não vai querer perder para a concorrência, não é mesmo?

Gostou do artigo? Que tal deixar um comentário neste artigo com sua opinião sobre o assunto e mais sugestões sobre como evitar a sobrecarga de trabalho para ter um ambiente saudável e produtivo?