6 passos para medir a produtividade no trabalho da agência

Você já sabe que os colaboradores da sua agência são o seu mais importante recurso. Mas, na hora de avaliar a produtividade e desempenho da sua equipe, se depara com uma série de dificuldades. As avaliações podem ser muito subjetivas ou conter dados de difícil interpretação, o que dificulta o acompanhamento da gestão — ou seja, é preciso medir a produtividade no trabalho da agência.

Afinal, apesar de todas as dificuldades, essa avaliação é essencial para que você consiga atender às expectativas dos seus clientes e garantir um resultado de qualidade do seu time. Só assim, o seu negócio consegue desenvolver um diferencial e se destacar no mercado.

Quer saber como isso é possível? Descubra agora algumas dicas para medir a produtividade da sua equipe e comece hoje mesmo a melhorar o trabalho dos seus colaboradores!

 

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Divida o trabalho em etapas

As tarefas de uma agência podem envolver uma série de colaboradores e grande investimento de tempo. Dessa forma, uma estratégia eficaz para mensurar a produtividade do seu time é a divisão do trabalho em etapas, estabelecendo metas e prazos para cada uma delas.

Para entender melhor como realizar essa tarefa, imagine que a sua equipe precisa produzir uma peça gráfica para determinado cliente. Para isso, eles precisam fazer reuniões com o cliente de forma a entender a demanda, planejar a peça e executar o trabalho. Cada um desses processos consiste em uma etapa da produção do time.

Dessa forma, você pode colocar um prazo específico para cada uma dessas etapas e deixar claras as expectativas sobre os resultados esperados. Ao final de cada passo do processo, avalie o resultado e mensure o tempo real gasto pelos colaboradores na execução do projeto.

 

Avalie o trabalho individual e em grupo

Não foque apenas a avaliação do trabalho individual dos seus colaboradores, porém, não desconsidere esse aspecto levando em conta apenas os resultados da equipe como um todo.

Em outras palavras, faça uma avaliação em conjunto, tanto dos funcionários individualmente quanto da equipe na qual eles estão inseridos. Compare os resultados entre si e tente identificar práticas que geram o aumento da produtividade.

Você pode, por exemplo, identificar que um dos seus colaboradores apresenta uma produtividade maior quando trabalha em grupo, ou o contrário. Com isso, consegue modificar a rotina de trabalho da sua equipe de forma a aumentar a produtividade da empresa como um todo.

 

Crie metas e indicadores numéricos

Na área da comunicação e publicidade, você pode se deparar com elementos que parecem intangíveis. Como medir, por exemplo, o quão original é uma peça ou o quão criativo foi determinado trabalho? Esse é um dos elementos que fazem com que as avaliações de produtividade e desempenho sejam muito subjetivas e ineficazes.

Porém, você pode criar indicadores numéricos e objetivos que demonstrem esses elementos. Esses são os famosos KPIs. Alinhados a metas bem definidas, eles podem indicar o quão produtiva é a sua equipe de maneira eficaz.

Para isso, revise o planejamento estratégico da sua agência e invista na criação de KPIs que demonstrem que os seus colaboradores estão gerando os resultados esperados. Crie critérios para avaliação dos resultados das atividades e mensure esses indicadores com frequência, comparando-os às metas estabelecidas.

 

Utilize a tecnologia a seu favor

Você pode utilizar planilhas ou softwares para o acompanhamento do trabalho na sua agência e mensuração da produtividade dos seus colaboradores. Alguns permitem que você designe tarefas, indique a prioridade de cada uma das atividades e acompanhe em tempo real o andamento do projeto na sua agência.

Com isso, você melhora o controle e a gestão do tempo da sua equipe. Também é capaz de gerar e acessar dados preciosos sobre o tempo gasto em cada uma das tarefas, assim como a produtividade individual dos colaboradores e do time como um todo.

 

Foque as tarefas e os resultados gerados

Produtividade é uma relação entre a quantidade de resultados gerados, qualidade das entregas e tempo investido na atividade. Ou seja, ela não é sinônimo de quantidade de horas trabalhadas, assim como não é igual à quantidade de tarefas executadas.

Isso significa que mensurar apenas o tempo que a sua equipe passa trabalhando dentro da empresa não indica o quão produtiva ela é. Ou seja, o colaborador que passa mais tempo na agência não é, obrigatoriamente, o mais produtivo. De forma análoga, a quantidade de tarefas executadas também não é sinônimo de produtividade. Isso quer dizer que um funcionário pode entregar mais resultados do que outro, porém, em qualidade bastante inferior à do colega.

Portanto, na hora de mensurar a produtividade no trabalho da agência, foque os resultados entregues, assim como a qualidade do trabalho. Também leve em conta o tempo que cada colaborador investiu em determinada atividade e a quantidade de entregas que conseguiu realizar em determinado período de tempo, cruzando esses dados entre si.

 

Inclua os custos na sua avaliação

Medir a produtividade no trabalho da agência inclui um monitoramento dos custos de cada colaborador ou equipe para o negócio. Ou seja, é importante que você mensure quanto custa cada um dos funcionários de acordo com os resultados que ele gera para a empresa.

Para entender melhor, imagine que a sua equipe conseguiu completar cinco projetos de complexidade semelhante em determinado mês. Isso significa que o custo do time para a empresa equivale a todo o investimento realizado em cada um dos colaboradores que fazem parte da equipe dividido pela quantidade de trabalho gerado.

Você pode também atribuir pesos diferentes a cada um dos projetos, dependendo do tamanho, complexidade e tipo de esforço exigido. Dessa forma, o seu controle da produtividade e desempenho dos colaboradores fica mais eficaz e numérico, facilitando a interpretação dos dados e avaliação do negócio como um todo.

Portanto, medir a produtividade no trabalho da agência é essencial para o sucesso do seu negócio. Além de melhorar o seu controle e gestão como um todo, aumenta a satisfação dos clientes e permite que você identifique falhas e gargalos que estão prejudicando o trabalho da sua equipe.

Para continuar trabalhando para o melhoramento contínuo da sua empresa, é preciso pensar em estratégias para potencializar a produtividade do time. Saiba mais em nosso ebook.