Segundo dados da pesquisa Marketing Tools LATAM 2019, mais de 11,4% das empresas latino-americanas não usam nenhuma ferramenta de gestão de projetos.
A era digital já é uma realidade e, no entanto, muitos gerentes e diretores de organizações não consideram necessário automatizar suas tarefas uma vez que “a empresa não é grande o suficiente e ainda pode ser gerida manualmente”.
Infelizmente, eles não consideram que estão em constante crescimento. Além disso, perdem muito tempo informando sobre tarefas, reunindo a equipe, organizando reuniões, alocando recursos, entre outras atividades do gênero.
E na sua empresa, como você gerencia prazos e processos? Com um software de gestão de projetos, você economiza tempo, melhora a comunicação da equipe e o desempenho é expandido.
Afinal, esses programas virtuais visam otimizar e controlar o planejamento e a execução de qualquer tipo de projeto, independentemente do tamanho da empresa.
Neste texto, você conhece 4 importantes ferramentas que podem auxiliar seu negócio nesse sentido. São elas:
Continue lendo e descubra qual ferramenta de gestão de projetos melhor se adapta à sua organização!
1. Trello
Nos últimos anos, o Trello se tornou uma plataforma bastante popular (inclusive entre 30,6% dos entrevistados no Marketing Tools LATAM 2019). Isso devido à qualidade e facilidade de organização de tarefas.
Visualmente, essa ferramenta é como um quadro com pequenos post-its aos quais você pode adicionar comentários, anexos, data de início e entrega, entre outras informações.
Também é possível criar etiquetas por e-mail e compartilhá-las com quem precisar estar informado sobre o andamento das atividades.
E mais: você pode convidar outras pessoas a cooperar no projeto.
Esse software é compatível com plataformas digitais Android e iOS e possui um plano gratuito e uma versão Premium.
Outro ponto interessante do Trello é que ele se baseia no método Kanban: ele classifica as tarefas, de acordo com seu status, em três colunas principais:
- To do: tarefas a fazer;
- Doing: tarefas que estão sendo realizadas;
- Done: tarefas finalizadas.
Por isso, torna-se muito mais fácil e rápido acompanhar as atividades da empresa.
2. Google Sheets
O Google Sheets é uma ferramenta gratuita do Google Docs que consiste em planilhas online. Embora tenha semelhanças com o Excel, não é tão complexo.
Nele, você pode usar funções, fórmulas, linhas e colunas para adicionar, separar e analisar as informações.
Por ser uma folha em branco com vários instrumentos internos, você pode moldá-la às suas necessidades, modificar o que precisa e adicionar outras informações relevantes.
Outro ponto interessante é que várias pessoas podem preencher informações em um arquivo (como um registro de chamadas ou adicionando tarefas) e o documento será atualizado sem criar cópias (como acontece com o Excel quando o Dropbox é incorporado).
Lembre-se de que, como é uma ferramenta manual, o controle dependerá de você e dos membros da sua equipe de trabalho, portanto, tome cuidado para não negligenciar as datas de entrega (ou a quem corresponda à realização de uma tarefa).
Marketing Tools Latam 2019: pesquisa mostra cenário de marketing
3. Asana
A ferramenta Asana é ideal para organizar tudo em um só lugar — emails, planilhas, tarefas e atividades etc —, e é muito recomendada para gerentes de projetos.
A ferramenta também incluiu várias funções úteis para aumentar a produtividade, como:
- calendário de planejamento;
- linha do tempo de início e fim do projeto;
- painel para personalizar campos e rastrear informações importantes;
- listas de criação de tarefas;
- notificações de prazo de entrega;
- instruções para as tarefas;
- comentários;
- arquivos multimídia;
- definição de prioridades;
- compartilhamento de arquivos;
- e, o mais importante, permite rastrear todo o projeto para garantir que está se desenrolando sem problemas ou contratempos.
Além disso, é compatível com plataformas digitais Android e iOS e também possui um plano gratuito e uma versão Premium.
4. Microsoft Project
O Microsoft Project ou MPS é um software da Microsft para gerenciar projetos, portfólios e recursos de iniciativas grandes e pequenas.
Têm vários anos no mercado (desde 1988) e é um dos mais utilizados no mundo.
O uso dessa ferramenta pode ser um pouco complexo se você não tiver experiência, no entanto, é muito útil para as organizações, já que permite:
- trabalhar de qualquer lugar em colaboração com os membros da equipe;
- fazer um planejamento completo do projeto;
- atender a todos os detalhes e melhorar a tomada de decisão;
- usar cores para destacar informações críticas;
- acompanhar todo o processo do projeto.
Além de ser útil para gerenciar projetos, também permite atribuir recursos com gráficos de Gantt, planejar orçamentos e criar diagramas para visualizar os dados do projeto.
O Microsoft Project se integra a outros produtos do Microsoft Office, mas funciona somente nas plataformas Windows e tem apenas um plano Premium (por meio de uma assinatura do Office 365). Seu armazenamento é tanto local como na nuvem.
Bônus: Studio
O Studio é uma solução mais avançada que junta a gestão de projetos com ERP.
Apesar de não ter sido citada na pesquisa, essa solução está atraindo a atenção das equipes de agências por sincronizar as métricas de negócio com métricas operacionais, facilitando o gerenciamento da equipe e a precificação dos serviços.
Os softwares de gestão de projetos podem facilitar sua vida e melhorar os resultados da sua empresa. Além disso, eles se adaptam a qualquer tipo de negócio e necessidade — basta escolher qual funciona melhor para você e sua empresa.
Deseja saber quais foram as ferramentas de marketing mais usadas na América Latina em 2019?
Então baixe a pesquisa Marketing Tools LATAM 2019 e descubra o que os especialistas disseram sobre a administração de processos e realização de suas atividades!
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