Software de gestão de tarefas: o que é e por que usar?

Os modos através dos quais as empresas se organizam e se planejam têm mudado. E você provavelmente já está acompanhando essa evolução. A gestão se adapta de acordo com a cultura, costumes, contexto, ecossistema mercadológico, necessidades do consumidor, e com outras questões ainda mais complexas.

Nesse sentido, é imprescindível otimizar ao máximo alguns pontos quer facilitem a gestão de um time e empresa como um todo e essa situação é possível através de ferramentas de última geração, o então chamado de “software de gestão”. 

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O que é um Software de Gestão?

Um software tem por objetivo principal automatizar os processos da empresa e otimizar as tarefas dos colaboradores. Nele, as tarefas de uma empresa se concentram em um só lugar, permitindo maior organização e interação entre os setores e colaboradores. 

Como um software ajuda os colaboradores a trabalhar melhor?

Agora que você já tem uma ideia do que é um Software de Gestão, conheça agora os benefícios desse tipo de ferramenta.

Organização

Quando se fala em organização, a tecnologia ajuda. Principalmente quando pensamos na qualidade aliada à rapidez.

Em um processo manual, uma tarefa poderia demandar horas e horas de execução por um colaborador, e isso interfere na qualidade final do serviço, já que ele se exausta e acaba não realizando a tarefa da melhor maneira possível.

É possível pensar no contrário também. Se o colaborador quisesse concluir uma tarefa de modo mais eficaz possível, isso demandaria um tempo enorme dele, o que poderia prejudicar os prazos estabelecidos pela empresa. Mas é melhor respeitar os prazos e ser produtivo do que tentar se alongar demais em uma tarefa só.

Uma das frases que mais circulam no mundo empresarial é a famosa “Feito é Melhor do que Perfeito”, que é, inclusive, o lema de Sheryl Sandberg, diretora de operações do Facebook.

Perfeccionismo

É normal que a gente queria fazer sempre o nosso melhor. O perfeccionismo é algo que permeia o mundo atual. Ainda mais com tanta comparação na internet e com as redes sociais nos mostrando modelos ideais o tempo todo, e com a FOMO nos atacando todos os dicas, tudo fica mais difícil.

Mas dependendo da maneira com que você lida com isso, essa “tara pela perfeição” pode acabar interferindo no progresso da sua empresa, uma vez que o perfeccionismo pode resultar em procrastinação. o que causa atrasos na entrega de suas tarefas. E sabemos que não é legal deixar um cliente esperando, certo?

Um software de gerenciamento une qualidade e eficiência. Para que um negócio cresça, é fundamental que a empresa tenha organização, planejamento e gestão de tempo para controlar as suas ações.

Além disso, ele permite visualizar o período no qual cada tarefa foi concluída e mostra quanto esse “amor pela arte” está prejudicando a sua produtividade e gerando custos para a agência porque você quer ficar admirando seu PSD no Photoshop. Tudo bem, o job é lindo. Mas trabalho é trabalho! E trabalho tem que dar lucro. Afinal, você não estima um job de forma eficaz para lucrar?

Onde aplicar?

Um software pode ser implementado em qualquer empresa, até mesmo nas PME’s (pequenas e médias empresas). Sabemos que gerenciar as micros e pequenas empresas com métodos tradicionais, como papel e caneta, quadro de lousa ou até mesmo planilhas no Excel, já está ultrapassado.

A velocidade e a competitividade do mercado, hoje, não permitem mais que uma empresa gaste muito tempo em questões que podem ser automatizadas por um software. Caso contrário, seu espaço no ramo dos negócios fica comprometido, pois os seus concorrentes vão estar sempre buscando novas alternativas para liderarem.

De uma PME até uma startup – os softwares de gerenciamento te tarefas estão presentes em qualquer empresa que não deseja correr riscos de perder prazos e, consequentemente, seus clientes.

Como implementar de forma adequada?

O uso de software requer treinamento e conhecimento. Para implementar esse sistema em uma corporação, é preciso que não só o gestor receba o máximo de informações possíveis sobre aquele sistema, mas também toda a sua equipe deve passar por uma capacitação.

Se um software de controle de tarefas é inserido na gestão da empresa sem que os colaboradores saibam de todas as funcionalidades que ele oferece, certamente suas vantagens não serão totalmente extraídas.

Com a popularização dos computadores nos últimos anos, bem como o advento de novas tecnologias e o aperfeiçoamento das telecomunicações, as questões de tempo e distância passaram a ser mais discutidas. 

Assim como todas as tecnologias, os sistemas de gestão organizacionais também vão se aperfeiçoando com o tempo. E aí surgem os softwares de gestão de tarefas, para facilitar ainda mais os processos de gerenciamento das empresas. 

Quais benefícios na Gestão Empresarial?

A gestão financeira de uma empresa é o que vai apontar se ela está indo bem nos negócios ou não. E quando uma organização não possui um mecanismo eficiente de controle financeiro, todo o esforço dos colaboradores pode acabar sendo em vão e a empresa pode ir à falência ou entrar em uma grave crise.

Em um software, esse gerenciamento das finanças pode se tornar mais prático, já que alguns processos ficam automatizados e as atividades no geral são otimizadas. Nas empresas, o software permite o acompanhamento de fluxo de caixa, receitas, despesas e estoque de produtos. Alguns softwares permitem ainda a emissão de notas fiscais e de boletos bancários.

Com a implementação de uma ferramenta de gerenciamento como os softwares, a empresa tem um banco de informações de todos os seus clientes e colaboradores por meio de painéis, assim como a possibilidade de armazenar documentos importantes.

Como funciona em uma Gestão em Agências?

Assim como em uma empresa de qualquer outro ramo, uma agência de comunicação precisa de uma gestão eficiente. Ainda mais que a questão dos prazos é cumprida à risca a todo momento. Ou pelo menos deveria ser.

Aqui no blog, já explicamos a importância de efetuar o controle de jobs em uma agência. Afinal, é o tráfego que vai organizar todas as peças e os jobs que chegam para a agência produzir no prazo definido pelo cliente. Por isso, é muito importante que haja um profissional que vá estabelecer esse controle para que tudo saia de acordo com o desejado pelo cliente.

É este profissional, geralmente chamado de “profissional do tráfego”, que vai listar as atividades da agência para poder distribuir aos funcionários responsáveis por cada etapa. Dessa forma, ele garante que o projeto seja executado de forma qualificada e agilizada.

Existem agências com cinco funcionários, com dez ou até com mais de vinte. Em qualquer uma delas, é fundamental que exista uma ferramenta eficiente para o controle desses jobs. Um software adequado é a maneira mais eficiente de otimizar um fluxo, já que integra todos os departamentos da agência e impede gargalos no processo.

Vamos exemplificar: um cliente solicitou à agência uma campanha para o Dia das Mães. O profissional responsável pela delegação das tarefas colocou o funcionário A para o planejamento, o B para a criação das artes e o C para a publicação nos canais daquele cliente.

Para que o processo chegue até o final de modo esperado pelo cliente, é importante que cada colaborador saiba com quem está a tarefa e quais passos estão sendo dados. Isso porque este processo requer a interdependência de cada departamento.

O funcionário que vai fazer as artes gráficas precisa conversar com o que fez o planejamento, que, por sua vez, precisa conversar com quem vai publicar nos canais de divulgação, e assim por diante. Com um software de controle, todo esse processo fica alinhado, interativo e organizado.

Por que usar um Software de Gestão?

Se não está convencido depois de ter lido isso tudo, tenho algumas considerações a fazer ainda.

A função primordial de um software de gerenciamento é a melhoria das funções e atividades de uma empresa, mantendo-as organizadas dentro de um planejamento pré-estabelecido. Depois do planejamento, o software permite o acompanhamento do histórico e do progresso de cada tarefa, gerando relatórios de mensuração dos dados da sua agência.

O software também permite a gestão de tempo com o recurso do Timesheet, ferramenta que contabiliza as horas que cada colaborador leva para executar determinada tarefa. Com isso, as chances de o funcionário focar na atividade são maiores, já que o sistema cronometra o tempo que ele está empregando naquela tarefa. No final das contas, a produtividade e a eficiência daquele colaborador também aumentam.

A integração da equipe da empresa também é um ponto a favor de um software. Como os colaboradores conhecem todas as etapas do processo, o ambiente se torna muito mais colaborativo. Isso resulta em um maior compartilhamento de informações e dados, e essa troca de experiências só tende a beneficiar todos da empresa e impulsionar seu crescimento.

E agora?

Depois de conhecer melhor o o seu significado, você já sabe o quão é importante ter uma ferramenta que te dê a exatidão que você precisa quando o assunto é a gestão da sua empresa. Clique na imagem abaixo e comece a usar gratuitamente o melhor software de gestão para agências.