Como a tecnologia vem revolucionando o setor de eventos

Você deve estar se perguntando: qual a vantagem em organizar eventos na minha empresa? Não dá trabalho?

Atualmente, a gestão de eventos corporativos vem se mostrando mais facilitada graças à transformação digital. E seus resultados, cada vez mais satisfatórios. Isso porque o evento corporativo ajuda a marca a se sobressair para potenciais clientes.

Tudo isso é importante para um mercado que vem sendo cada vez mais competitivo. Só em 2018, o investimento em startups cresceu 51% no país, segundo a Associação Latino-Americana de Private Equity e Venture Capital. 

Com tantas empresas oferecendo diversos serviços ao cliente, é preciso ter uma estratégia eficiente para se destacar nessa multidão de produtos e serviços.

Por isso, diversas empresas de pequeno a grande porte vêm apostando na produção de eventos próprios para alavancar a divulgação e o engajamento da marca. Isso pode ter ajudado a fazer com que o mercado de eventos crescesse 14% ao ano, segundo a revista Exame.

Mas, como produzir o evento perfeito e atrativo ao cliente de maneira facilitada? Hoje, vamos falar sobre tecnologia em eventos e como esse recurso vem facilitando a gestão de eventos corporativos como um todo.  

1.  Adeus, planilhas

Você ainda conta com planilhas para organizar custos e tarefas entre a sua equipe? Pois o setor de eventos já está deixando esse velho hábito para trás. Isso porque organizar eventos exige disciplina, boa comunicação e capacidade de lidar bem com imprevistos e com uma série de dados.

Portanto, tudo o que vem para facilitar o trabalho do organizador, para que ele tenha o mínimo de preocupações possível, é muito bem-vindo. 

As planilhas podem ser engessadas, pouco funcionais e complexas — especialmente se você estiver lidando com um grande volume de dados e precisar lidar com funcionalidades além daquelas mais básicas.

Atualmente, é possível integrar todas as informações necessárias ao planejamento de eventos em um único software, que permite o acesso de onde estiver por meio do armazenamento na nuvem, diferentemente das planilhas.

Basta ter acesso à internet para que você e sua equipe possam conferir análises de CRM, budget, contato de palestrantes e fornecedores etc. Além disso, esses softwares costumam ter a interface clean, o que permite o seu uso quase intuitivo, eliminando de vez toda a complexidade das planilhas. 

2. Organize tarefas entre fornecedores com a nuvem

Você já usa sites de organização de tarefas como o Trello, Todoist ou Evernote? Pois saiba que é possível usá-los também para organizar eventos. Para o organizador de eventos, essas ferramentas online são interessantes para organizar demandas por grupos de profissionais ou empresas contratantes. 

Sites como esses funcionam como um quadro de tarefas, em que é possível criar diferentes projetos ou processos (que são separados por cartões) e, a partir deles, controlá-los de ponta a ponta, desde o briefing até o processo de aprovação. 

É possível, ainda, adicionar membros da equipe para controlar a execução e fazer o acompanhamento de cada uma das atividades. Veja como fica mais fácil organizar essas informações com o auxílio da tecnologia!

3. Divulgar, divulgar, divulgar: invista no Marketing de Conteúdo!

Lembre-se que uma das cartadas geniais para organizar eventos é saber que eles podem funcionar como um grande reforço de marca da sua empresa no mercado. Algumas startups, inclusive, já contam com seus próprios setores de eventos e live marketing, voltados para a gestão dessa estratégia.

Mas, para que seu evento alcance os objetivos da sua empresa, você precisa contar com o empurrãozinho do Marketing de Conteúdo.

Produza conteúdos sobre o evento no blog de sua empresa e nas redes sociais. Não deixe de disparar email marketing semanalmente para a sua base de leads, divulgando novidades sobre o evento como palestrantes, lotes de ingressos, sorteios e promoções — investir nelas é sempre importante! Pense em assuntos atrativos para colocar no email, fazendo com que seu conteúdo seja irresistível e altamente clicável.

Além disso, é uma boa ideia enviar emails de Save the date, lembretes por SMS sobre o evento e confirmação de RSVP — respondé si vou plait — personalizados para cada convidado. Mas lembre-se que tudo isso deve estar alinhado com as personas da sua empresa. 

Um bom Marketing Digital pode ser o que você precisa para fazer com que seu evento não saia da cabeça do cliente.

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4. Tecnologia em eventos: QR Codes e Pulseiras NFC

Você sabia que o credenciamento é uma das maiores preocupações de quem organiza eventos? É nessa hora que podem acontecer imprevistos — especialmente se o credenciamento ainda é feito no papel, dependendo muito do trabalho humano.

Se o número de participantes for alto e o acesso ao evento for diferenciado por grupos, a dificuldade de organização é ainda maior.

Porém, a tecnologia em eventos é capaz de reverter esse problema. Isso porque evita as temidas filas, especialmente pelo uso do QR Code, que já vem sendo popularizado em feiras corporativas e festivais de música. 

A leitura de QR Codes, enviados com antecedência para o smartphone dos participantes agiliza bastante o acesso, por exemplo.  A partir do mesmo QR Code, ainda é possível obter todos os dados do participante que sua empresa pode precisar, como nome completo, telefone e email. 

Mas não é só o QR Code que vem revolucionando o acesso a eventos. Você sabia que aquelas pulseiras de acesso podem ter muitas utilidades além da identificação e controle de acesso do convidado? 

As pulseiras que contém a tecnologia NFC (Near Field Communication) possuem um chip que funciona via sinais de radiofrequência. A pulseira de cada convidado conta com um código que varia de pessoa para pessoa.

Com a tecnologia NFC, basta que a pessoa aproxime sua pulseira de um leitor, e então seu nome é rapidamente localizado, bem como demais dados que possam ser pertinentes para a organização do evento.

É o que acontece nos casos de consumo, já que o convidado tem muito mais praticidade ao consumir produtos nos bares e restaurantes do evento, eliminando de vez a ficha de papel.

Essas pulseiras já são usadas em grandes festivais que são referência no mundo todo, como o Rock In Rio, SXSW, o Coachella e o Tomorrowland.

Que tal aplicá-la também ao seu evento?

5. Aplicativo para eventos e engajamento

Muitas empresas que organizam seus próprios eventos preferem contar com um aplicativo próprio e personalizado para uso do participante. O app para eventos oferece informações que importam ao convidado, como reserva em hotéis, guia de restaurantes, acesso ao evento (via QR Code ou pulseira NFC) e agenda com as atividades que ele participará.

Além disso, os aplicativos oferecem um espaço para que o patrocinador do evento divulgue anúncios e, ainda, um feed onde participantes podem compartilhar conteúdos — que vão para as suas redes sociais — e ainda estabelecer contato com outros participantes.

Apps para eventos ainda mais avançados oferecem também gamificação, que é importante para ajudar o participante a engajar com seu evento. Essa estratégia utiliza conceitos, teoria e mecânicas de jogos digitais para engajar ou influenciar o comportamento dos participantes. 

Para eventos de médio a grande porte, os apps personalizados para o seu evento são uma saída interessante. Empresas de software para eventos costumam oferecer esse serviço junto a outras funcionalidades que ajudam — e muito — a vida de um organizador de eventos.

6. Realidade virtual — e acessível

A Realidade  Virtual (Virtual Reality — VR) é a grande estrela dos eventos atualmente, especialmente daqueles voltados para tecnologia e experiência do cliente.

Mas antes de falar sobre o uso de VR em eventos, é preciso esclarecer esse conceito, já que muitos ainda confundem a Realidade Virtual (Virtual Reality – VR) com a Realidade Aumentada (Augmented Reality – AR). 

• Realidade virtual: a experiência com o VR leva o usuário a um ambiente 3D. Os óculos de realidade aumentada, como o Google Glass, são os exemplos mais populares desse recurso.
• Realidade aumentada: a realidade aumentada traz o mundo virtual para o real. É a partir dela que funciona os apps de jogos como o Pokémon Go, ou aplicativos nos quais o usuário tira uma foto do produto e recebe várias informações sobre ele. 

Essas tecnologias são capazes de oferecer uma experiência única ao participante, especialmente porque podem dar um “gostinho” da sua marca ou produto a um potencial cliente. Os setores automobilístico, de robótica e inovação já aproveitam — e muito — desse recurso. Que tal começar a investir nele também?

Hoje já existem empresas que oferecem serviços de VR e AR a um custo mais acessível, fazendo com que essas tecnologias saiam dos filmes de ficção científica e ajudem a alavancar as vendas da sua empresa, graças à produção de eventos corporativos. 

Agora que você já sabe como a tecnologia vem facilitando a produção de eventos, que tal começar a usar essa estratégia para alavancar a visibilidade da sua empresa?

A gestão de eventos parece complexa, mas com a ajuda de soluções tecnológicas acessíveis e de última geração, já é possível deixar o profissional cuidar da parte estratégica da organização de eventos, enquanto a tecnologia lida com melindres de dados, acesso ao evento, marketing e outros. 

Para ajudar você nessa tarefa, faça o download gratuito do Ebook 8 ferramentas indispensáveis para um organizador de eventos. 

Conteúdo produzido por InEvent.