Como definir termos de uso e política de privacidade da sua empresa

Termos de uso e política de privacidade são uma espécie de contrato que rege a relação entre usuários da Internet e proprietários de sites. Os dados dos usuários podem ser requeridos nas páginas — e até em redes sociais — por meio de formulários de contato ou inscrições em newsletters.

Além disso, eles podem ser coletados indiretamente, durante a visitação, por meio de cookies e web beacons. Os rastros deixados pelos usuários abrangem desde o histórico de navegação até a sua geolocalização.

As informações coletadas são usadas em estratégias de marketing e de vendas, seja para proporcionar experiências de consumo personalizadas, seja para ofertar produtos ou serviços mais adequados à persona. O fato é que os termos de uso e a política de privacidade protegem tanto os usuários quanto os proprietários da página, uma vez que inibem qualquer questionamento quanto à postura da empresa na gestão de dados de terceiros.

Neste artigo, você confere informações sobre termos de uso e política de privacidade. Veja, a seguir:

Qual a importância desse documento para os proprietários de páginas?

Antes, os termos do Código de Defesa do Consumidor e do Marco Civil da Internet regiam a coleta, o uso, o armazenamento e o compartilhamento de dados pessoais em âmbito digital. Entretanto, com a vigência da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), os usuários têm o respaldo jurídico necessário para uma navegação mais segura na Internet.

A LGPD estabelece direitos e garantias claras para os detentores dos dados, além de reafirmar a responsabilidade civil de empresas, pessoas físicas — somente em casos específicos (como o de influenciadores digitais) — e órgãos públicos, quando há perda ou vazamento de dados de terceiros.

Os termos de uso e política de privacidade mantêm o compliance das empresas que atuam em âmbito digital, funcionando como um contrato que rege a relação entre visitantes e proprietários de sites. Uma das vantagens de manter esses requisitos na página é a confiabilidade dos usuários, pois isso aumenta a percepção de cuidado do ponto de contato com a integridade do público.

O Google Analytics e o Google Ads fazem rastreamento de dados e preferências para compreender melhor a intenção do usuário e direcionar informações e anúncios conforme essa apuração. Por esse motivo, o gigante da tecnologia exige que seus anunciantes tenham termos de uso e uma política de privacidade claras e em conformidade com a lei para a coleta de dados dos seus visitantes.

Além disso, buscadores como o Google e o Bing valorizam empresas que fornecem experiências de uso mais adequadas aos seus visitantes. A segurança e o compliance são requisitos indispensáveis para a usabilidade do site.

Logo, os termos de uso e políticas de privacidade visíveis, claros e condizentes com a legislação do país elevam a classificação das páginas nas SERPs. Afinal, atestam esse cuidado da empresa com a experiência dos usuários do seu site.

Com mais confiança, os usuários aumentam taxas de permanência na página e taxas de engajamento, que também sinalizam essa qualidade na experiência para os search engines. Além disso, a confiança faz com que leads percorram a sua jornada pelo funil de conversões sem objeções. Assim, os resultados do negócio também tendem a ser melhores.

Como criar uma política de privacidade?

Os termos de uso e a política de privacidade deve responder aos principais questionamentos dos visitantes relacionados à coleta e ao uso de dados pessoais de terceiros pela empresa. Na elaboração do documento, você precisa ter em mente que a transparência é a melhor forma de conquistar a confiança das pessoas.

Por isso, o usuário deve saber qual a finalidade dos dados que serão coletados, se eles serão compartilhados com terceiros e a periodicidade de um futuro contato, seja para envio de promoções, seja para comunicações da empresa, com as newsletters e outras práticas do email marketing, por exemplo.

Além disso, você precisará facilitar o acesso e a edição dos dados coletados, já que esse é um dos requisitos instituídos pela LGPD. Nesse canal, você ainda pode orientar os usuários quanto ao funcionamento de alguns recursos do site, como botões de compartilhamento. Ainda, abordar questões sensíveis, como as boas práticas adotadas para manter a segurança da página, especialmente, se existe a integração com um ambiente de vendas, como uma plataforma de e-commerce.

Isso porque o ambiente em que ocorrem transações financeiras é mais suscetível à tentativas de intrusões. Logo, é preciso prover todos os recursos necessários para manter a segurança de dados dos clientes. Informações financeiras são do tipo sensível, e a aplicação de sanções penais pode ser ainda mais rígida.

Nesse ambiente, também é preciso oferecer políticas para trocas e devoluções, orientar sobre os requisitos para despacho e envio das mercadorias. Além disso, informar os usuários sobre a política de privacidade de parceiros, caso o processo de pagamento seja intermediado por outras plataformas integradas.

Quanto ao conteúdo dos termos de uso e política de privacidade em si, você precisará considerar as seguintes questões:

• Quais tipos de informações serão coletadas dos visitantes (nome, endereço, números de telefone, email, endereço de IP, data e hora de acesso à Internet)?
• As informações serão armazenadas de que forma?
• Os dados serão identificáveis e poderão ser posteriormente editados ou eliminados pelo seu detentor?
• Por que o seu site coleta informações dos usuários?
• A coleta de dados é apropriada para a atividade da sua empresa ou para as transações que ocorrem em seu ambiente virtual?
• Como essas informações são coletadas (por meio de cookies, weblogs, pesquisas, formulários de contato, boletins informativos, no ato da compra)?
• Os dados financeiros, como informações do cartão de crédito, precisarão ser armazenados?
• Para que servirão essas informações e quem terá acesso a elas?
• O site é hospedado por um servidor externo? O que eles farão com as informações?
• O site usa algum tipo de ferramenta de análise como o Google Analytics? Em caso afirmativo, você informou ao usuário e forneceu instruções para desativar o rastreamento analítico?
• Por quanto tempo as informações coletadas serão armazenadas?
• Como os usuários serão informados se suas políticas de privacidade mudarem (incluindo mudanças na forma como as informações serão usadas)?
• Como os visitantes que questionarem o seu termo de uso ou política de privacidade poderão entrar em contato?
• Quais ferramentas são usadas para proteger as informações dos usuários (criptografia, controle de identidade e acesso, certificado TSL e SSL)?
• Existem maneiras alternativas de os usuários fornecerem suas informações confidenciais, como por meio de um número de telefone ou email?

Os princípios de transparência e as boas práticas da gestão de informações exigem que o consentimento seja obtido antes da coleta de dados. Além disso, os usuários devem ser informados se os seus dados forem usados para qualquer propósito diferente daquele para o qual foi consentido, ou o seu compartilhamento com terceiros.

Quais ferramentas podem ajudar a criar o conteúdo de termos de uso e política de privacidade?

Existem ferramentas e sites que agilizam o processo de criação de termos de uso e políticas de privacidade a partir de modelos pré-fabricados. Embora seja muito mais fácil. é importante que você revise os termos e seções da página para adaptá-los ao seu negócio e a forma como a sua empresa lida com dados pessoais de terceiros.

Conforme já abordamos, essa é uma questão muito sensível, que está diretamente relacionada à credibilidade da sua marca e o compliance da sua empresa. Por isso, ao escolher modelos prontos, sempre priorize os que permitem fazer edições no conteúdo, para que você consiga adaptá-los corretamente para o seu negócio. Veja alguns desses sites que criam o documento a partir do preenchimento de alguns dados da sua empresa.

Shopify

O gerador de termos de serviço e política de privacidade da Shopify é gratuito, foi desenvolvido e revisado por especialistas da área jurídica da empresa e inclui os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Européia e da LGPD no Brasil. Para usá-lo, o usuário deve:

1. acessar o link da Shopify;
2. adicionar alguns dados da sua empresa e o seu email de contato;
3. receber a política de privacidade personalizada por email e fazer a incorporação em seu site.

GuruPME

A política de privacidade da GuruPME também é gratuita e bem fácil de criar. Basta preencher os campos de formulário da página — nome da empresa, endereço completo e email — e fazer a solicitação.

O site também oferece outros modelos, para a criação de uma política de troca em e-commerces, termos para compras em sites e política de reembolso, por exemplo. Além disso, tem diagnósticos e ferramentas que ajudam empreendedores em várias fases, desde a criação da empresa até a otimização para motores de pesquisa.

Nuvemshop

A política de privacidade criada pela ferramenta da Nuvemshop tem um conteúdo completo e personalizado, pois permite adicionar informações do negócio, a fim de cumprir os requisitos da LGPD. Para criá-la, você deve:

1. preencher as informações solicitadas no formulário;
2. ler o termo de isenção de responsabilidade legal e, caso concorde, marcar a caixa de seleção;
3. clicar no botão “Gerar texto”;
4. copiar a política de privacidade e adicionar ao seu e-commerce.

Zyro

Assim como as ferramentas anteriores, o gerador de política de privacidade do Zyro é fácil de usar. Basta adicionar as informações sobre a sua empresa, o nome do site e um email, aceitar as condições de envio do documento e receber o conteúdo editável. Embora tenha informações personalizadas, ele permite adicionar outros termos para que você consiga adequá-lo ainda mais ao seu negócio.

O modelo de Política de Privacidade é compatível com a exigência da Lei de Proteção à Privacidade Online da Califórnia (CalOPPA), o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR), a Lei de Privacidade ao Consumidor da Califórnia (CCPA) e a LGPD.

Como adicionar termos de uso e política de privacidade no WordPress?

No WordPress, CMS largamente usado para a gestão de conteúdos de site na Internet, as informações dos usuários são coletadas de várias formas, mas, principalmente, por meio do uso de widgets e plugins. Além disso, formulários de contato e banners para inscrições em newsletters armazenam nome, email e outros dados pessoais, de acordo com a estratégia da empresa.

O próprio WordPress fornece um template de política de privacidade para sites da plataforma. Veja as instruções para fazê-lo, a seguir:

• acesse a página “Configurações” e clique em “Privacidade”;
• o WordPress cria um rascunho da página de Política de Privacidade automaticamente e você pode usá-lo clicando no botão “Usar esse rascunho”.

Entretanto, caso você queira criar uma nova página de Política de Privacidade do zero, o WordPress também fornece um padrão para que possa fazer as edições que julgar necessárias. É só clicar no link “Editar” para fazer alterações e publicá-la.

Depois de abrir a página da política de privacidade para edição, você verá uma notificação no topo, com um link para o guia.

Na página para edição de conteúdo da política de privacidade, também existem instruções sobre como alterar cada seção. Isso porque há diferentes maneiras de coletar informações pessoais por meio das ferramentas do WordPress: comentários, cookies de login, formulário de contato, relatórios de análise e incorporações, por exemplo.

Algumas ferramentas já têm recursos compatíveis com o compliance requerido para o uso de dados pessoais, como os formulários de contato criados a partir do plugin WPForms. Depois de revisar o conteúdo conforme as instruções sobre a criação de termos e política de privacidade que ressaltamos no início do artigo, principalmente, em relação às mudanças exigidas pela vigência da LGPD, você pode clicar no botão “Publicar” para salvar as alterações.

Como adicionar o link para a página de Política de Privacidade no rodapé do site em WordPress?

A maioria dos sites exibe um link para a página de política de privacidade no rodapé porque, dessa forma, o usuário pode fazer consultas sempre que achar conveniente. Além disso, como o link aparece em todas as páginas, não há necessidade de ter uma seção específica ocupando espaço no menu de navegação principal.

Alguns templates do WordPress têm seções prontas para widgets no rodapé, que também são chamadas de barra do rodapé. Acesse a seção de “Aparência” da sua interface do usuário WordPress e clique em “Widgets”.

Se o seu tema tem uma área de widget de rodapé, você poderá usá-la para exibir links informativos, como os termos de uso e a política de privacidade. Para isso, crie um novo menu de navegação personalizado, clicando em “Aparência”, depois, em “Menus”. Em seguida, clique no botão “Criar um novo menu personalizado” na parte superior da página.

Em seguida, você deve criar um nome para o menu de navegação. Depois disso, selecione as páginas da coluna à esquerda e clique no botão “Adicionar ao menu”.

As páginas selecionadas aparecem no menu recém-criado, basta que você organize os itens, movendo-os para cima ou para baixo, e salve as alterações. Depois, clique em “Aparência”, “Widgets” e adicione a opção “Menu de navegação” à área de widgets do rodapé.

Selecione o menu personalizado que você criou anteriormente nas configurações do widget, e clique no botão “Salvar” para armazenar as alterações. Existem casos em que o template não terá a opção da área de widget ou menu de navegação no rodapé.

Se essa for a situação do seu site, você precisará adicionar o link para sua página de política de privacidade manualmente, por meio de código HTML. Para alguns usuários que não têm experiência em codificação, isso pode parecer bem difícil — de fato, criar um tema WordPress não é tão fácil assim. Entretanto, basta que você edite o arquivo footer.php na pasta wp-content/themes.

Depois que você acessar o arquivo footer.php, adicione o código HTML antes da tag </body>:

<a href=”http://suapagina.com/politicadeprivacidade“> Política de Privacidade </a>

Nesse código, o endereço em negrito corresponde à URL da página em que a sua política de privacidade foi criada. Depois, é só você salvar as alterações e visualizar o site para conferir se o link realmente foi adicionado.

Agora que você sabe como criar termos de uso e uma política de privacidade para o seu site e, ainda, como adicioná-los ao WordPress, que tal entender um pouco mais sobre a LGPD e o que, realmente, a Lei Geral de Proteção de Dados institui como responsabilidade de órgãos públicos e jurídicos quanto ao tratamento de dados em âmbito digital?

Confira nosso artigo sobre LGPD na prática e tire, agora, todas as suas dúvidas acerca da vigência da lei!