Como señala el análisis FODA o DOFA, cada gerente de marketing necesita saber cuáles son las fortalezas y debilidades de una empresa para desarrollar nuevas ideas que puedan fortalecer a la compañía y acercarla a sus objetivos.
Cuando esto implica diseñar proyectos, es esencial utilizar la Matriz RACI.
¿Has visto esos proyectos corporativos que terminan en un gran desastre porque nadie sabe con certeza cuáles son las responsabilidades de cada miembro? ¿O incluso aquellos que nunca comienzan porque todos se desaniman antes del inicio?
El uso de la Matriz RACI puede resolver estos problemas y muchos otros. Para saber cómo funciona esto, la manera de aplicarlo y consejos sobre cómo usarlo en tu negocio ¡quédate con nosotros y aprovecha la lectura!
¿Qué es la Matriz RACI?
La Matriz RACI también se conoce como una matriz de asignación de responsabilidad o un gráfico de responsabilidad lineal.
Describe el uso de varias funciones relacionadas con las actividades realizadas en una empresa. Las siglas significan:
- Responsible (Responsable);
- Accountable (Autoridad);
- Consulted (Consultor);
- Informed (Informado).
La función de la matriz es definir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en los proyectos y procesos de la empresa. Incluso porque muchas veces un solo empleado puede realizar varias funciones y es por eso que todo necesita ser documentado.
Veamos un ejemplo: un equipo de marketing está compuesto por 10 analistas y 1 gerente.
Sin embargo, dentro de un proyecto específico uno de los analistas asume el rol de administrador del mismo, por lo tanto, debe responder como responsable del proyecto, incluso si su cargo en la empresa es el de analista.
En el entorno laboral, debe poder cumplir con sus obligaciones de analista y de gerente de proyectos.
Para comprender mejor cómo funciona esto dentro de la Matriz RACI, veamos el significado de cada letra en la sigla.
R (Responsible o Responsable)
La primera letra está dirigida a quienes realizan el trabajo para completar una tarea.
Aunque la persona que se encargue de este trabajo se lo haya delegado a terceros, será él quien deba responder por la entrega de la tarea.
A (Accountable o Autoridad)
Esta letra se refiere al responsable por la finalización adecuada de una tarea, es decir, es quién delega las tareas que deben ser ejecutadas en pro de realizar la tarea asignada a la persona responsable.
C (Consulted o Consultor)
Son aquellos que brindan opiniones de valor, generalmente son expertos en el tema con quienes hay comunicación en ambas direcciones.
Las personas que responden a esta letra son aquellos buscados por los involucrados en el proyecto para comprender mejor un tema determinado.
I (Informed o Informado)
Los informados son actualizados sobre el progreso del proyecto, que generalmente ocurre al momento de la finalización y la entrega de la tarea.
A menudo sucede que quien es responsable de una tarea o entrega también es responsable de completarla (indicado en la matriz de la tarea o entrega, siendo responsable de ella, pero sin ninguna función responsable por su finalización, es decir, está implícito que, en ese caso, el responsable debe culminarla)
Como dijimos anteriormente, una persona puede ejercer más de una función dentro de un proyecto, lo cual es muy común en los Lean Startup. Con esto, la persona responsable de una tarea (letra R) también puede encargarse de delegarla (letra A).
Sin embargo, si falta una persona que corresponda a la letra I para asegurarse de que las entregas se hayan realizado correctamente y tampoco hay un responsable de la letra C para proporcionar consultas más específicas, la matriz no está completa y es poco probable que el proyecto tenga éxito.
Por lo tanto, además de que todas las letras estén presentes, debido a problemas de organización, se recomienda que cada persona se corresponda solo con una. Para aclarar esto, veamos ahora cómo se puede crear la Matriz RACI.
¿Cómo crear una matriz RACI?
Hemos realizado la encuesta de 5 pasos necesaria para crear la Matriz RACI dentro de un proyecto en tu empresa. ¡Veámoslo!
Paso 1: especifica las funciones del proyecto
El primer paso es determinar quién está involucrado en el proyecto.
Una confusión que a menudo ocurre incluso en las mejores compañías es que más de una persona es responsable de una tarea, lo que hace que otros miembros no sepan a quién acudir, además de las funciones esenciales, cuando nadie las ejerce.
Te sugerimos que identifiques a las personas por las letras en la matriz, pero también puedes usar nombres creados por tu equipo. Puedes llamar a la persona a cargo de Jaspion, por ejemplo, pero lo más importante es que todos sepan que sus tareas corresponden a las tareas de la letra R.
Paso 2: identifica tareas y entregas del proyecto
Una vez que se hayan asignado todas las funciones, revisa el proyecto y divídelo en tareas que deban realizarse y entregarse.
Preferiblemente, como en una estrategia de Marketing de Contenidos, documéntalas todas (puede ser en las mismas planillas), especificando en una columna qué se debe hacer y en otra columna, quién lo hará.
Determina los plazos en los cuales se deben entregar estas tareas y deja en claro que todos deben respetarlas. De lo contrario, cualquier persona involucrada podría caer en la trampa de decir cosas como: "sé que prometí cumplir el lunes, pero como estoy muy ocupado, lo haré el viernes".
Esto no puede suceder, pues se convierte en una bola de nieve en la que muchas personas pueden hacer lo mismo, lo que perjudica o incluso cancela la entrega del proyecto.
Paso 3: aplica la matriz RACI para cada función y tarea
Ahora que las tareas están asignadas, es hora de aplicarles la Matriz RACI. Aunque hemos recomendado esto en el primer paso, en la práctica, las funciones de cada persona no siempre están claras dentro de las letras de la matriz. Es en este momento que este trabajo debe realizarse.
Con eso en mente, elige cuidadosamente los responsables, consultores e informados. Por ejemplo, si tienes una persona en tu equipo que todavía no está en el nivel de un especialista no es recomendable tenerlo como consultor.
Paso 4: haz que todos se involucren
En los proyectos, es común que las funciones jerárquicas de una empresa se modifiquen. Por ejemplo, un administrador de un equipo puede convertirse en el ejecutor de una tarea administrada por un analista.
Es decir, mientras que un profesional gestiona el trabajo del otro en las actividades principales que realizan en el proyecto, esto puede invertirse.
Por lo tanto, antes de comenzar a trabajar, realiza una reunión con tu equipo para asegurarte de que todos estén de acuerdo con los roles asignados y con el compromiso que tendrán con el proyecto.
Se recomienda que esta reunión sea sencilla y objetiva. Además, no tiene que ser presencial, puede hacerse por audio o videoconferencia. Por lo tanto, evita crear temas innecesarios que desencadenan largas discusiones.
Una vez que lo que se comunica es realizado y todos están de acuerdo, es el momento de comenzar el proyecto, ¿verdad? A continuación de diremos el último paso.
Paso 5: define herramientas y plazos del proyecto
¿Recuerdas esas ideas que tuviste y que, incluso, pudiste haber desarrollado algunas acciones para ponerla en práctica pero nunca lo hiciste? Los proyectos son susceptibles a este mismo riesgo.
En la emoción, todos están de acuerdo en hacerlo, pero días después, dejan de priorizar el proyecto y simplemente lo dejan ir.
Para que eso no suceda define las herramientas de trabajo para evitar que las personas involucradas abandonen las entregas porque no pueden hacerlas y, en consecuencia, no pueden cumplir con los plazos.
Las herramientas premium como Asana son muy eficientes para la gestión de proyectos. Pero si no tienes el presupuesto para esto, también te pueden servir las hojas de cálculo de Google Drive y los eventos de Google Calendar.
¿Cuáles son los beneficios de la Matriz RACI?
Finalmente, te mostraremos a continuación las principales ventajas de la Matriz RACI. ¡Sigue leyendo!
Simplificación de la comunicación
¿Ya has participado de algún trabajo cuyas tareas están distribuidas entre muchas personas que no tienen la menor idea de por qué las realizan?
Esto no sucede cuando aplicas la Matriz RACI, porque todos conocen sus funciones en apoyo del proyecto, lo que simplifica la comunicación entre los involucrados.
Eliminación de la sobrecarga de trabajo
En muchos trabajos, cuando una persona asume toda la responsabilidad termina estresándose porque tiene que realizar y resolver muchas cosas.
Esta sobrecarga también se soluciona por medio del RACI, comenzando por las diferencias entre responsables, consultores e informados las tareas que, generalmente, recaen sobre los hombros de un gerente de proyecto, terminan siendo distribuidas entre diferentes personas en la matriz.
Definición clara de expectativas
Una vez que la Matriz RACI se incorpora a un proyecto, todos los involucrados comienzan a tener las expectativas correctas de cómo se ejecutará el proyecto, así como las responsabilidades que cada uno tiene sobre él.
Después de todo, cuando surge una nueva idea y un grupo decide trabajar en ella, es común que una persona inicialmente asignada para realizar una determinada tarea termine realizando muchas otras o ninguna o que no se colmen las expectativas que tenía cuando comenzó el proyecto.
La Matriz RACI no permite que esto suceda porque, desde el primer momento, todos saben lo que deben hacer, lo que ayuda a tener una visión de cómo se realizará el proyecto.
Al seguir estos pasos y los consejos que te damos en esta publicación, podrás aplicar con éxito la Matriz RACI en tu empresa, lo que garantiza una mayor eficiencia y agilidad para completar las tareas.
Te recordamos que en este trabajo, es importante que tengamos la seguridad de que todos sean productivos.
¿Te gustó el artículo? Entonces te invitamos a leer este contenido sobre la gestión de Marketing y aplica otras técnicas para mejorar tus procesos.
