En el ambiente empresarial, identificar rápidamente las causas de un problema es fundamental para evitar perjuicios, corregir errores y reducir atritos entre los equipos.
En este sentido, por más expertos que sean los gerentes, no es recomendable contar solamente con la opinión personal o con la intuición. Al final, una organización jamás puede estar rehén de “creencias” para tomar decisiones, ¿correcto?
Sabiendo de eso, preparamos esta publicación sobre Diagrama de Ishikawa, una metodología de análisis empresarial que permite investigar los orígenes de los problemas o cuellos de botellas.
Al aplicarlo, podrás optimizar tu tiempo e implementar mejoras rápidas en tu gestión de proyectos procesos. Acompaña para comprender mejor.
¿Qué es el Diagrama de Ishikawa?
También llamado de Diagrama de Causa y Efecto, Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de los 6Ms, el diagrama de Ishikawa es una herramienta que ayuda a identificar las causas raíces de un problema, analizando todos los factores involucrados en la ejecución de un proceso.
El problema, también llamado de efecto, puede ser cualquier comportamiento o resultado indeseado. Por ejemplo, las faltas constantes de un colaborador o un reclamo específico de un cliente importante.
El nombre del método viene de su creador, el Ingeniero Kaoru Ishikawa, que dió origen al gráfico visual en 1943. En las décadas siguientes, el análisis fue perfeccionado para ayudar a equipos a llegar a las causas reales de problemas enfrentados en los procesos.
Uno de los méritos del Diagrama de Ishikawa es que puede ser utilizado por cualquier persona, desde los funcionarios “menores”, pasando por los profesionales de marketing, hasta los directores.
Por tratarse de una herramienta visual, es bastante aplicada para facilitar la organización y el raciocinio de los equipos.
El diagrama parte de la premisa de que cada problema tiene una causa específica. Así, eliminar la causa raíz significa corregir el propio problema. Por eso, el método se esfuerza en probar y analizar cada sugerencia de causa hecha por el equipo de colaboradores.
¿Cuáles son las principales aplicaciones del Diagrama de Ishikawa?
Siempre que exista una situación indeseada en tu empresa, el diagrama puede ser aplicado. De todos modos, su principal utilización es la identificación de causas de dispersiones e inconformidades.
Un ejemplo de eso es cuando una industria produce un lote de productos defectuosos. ¿Cómo explicar que, entre tantos productos ya elaborados, apenas algunos huyeron del patrón estipulado? En estos casos, el diagrama ayuda a encontrar las explicaciones para el “misterio”.
Además de esa aplicación, el Diagrama de Ishikawa también es utilizado para:
- ver una situación de modo más comprensivo y sistémico;
- visualizar no solo la causa principal, también las secundarias de un problema;
- encontrar soluciones para los inconvenientes a partir de los recursos que la empresa posee;
- generar mejoras continuas en los procesos.
¿Cuáles son las mayores ventajas del Diagrama de Ishikawa?
El Diagrama de Ishikawa trae varios beneficios para las organizaciones, y puede hasta ser utilizado en conjunto a otras metodologías. Entre estas ventajas, están:
- mejoras de los procesos;
- identificación de causas;
- jerarquización de las causas encontradas;
- mayor visibilidad de los problemas;
- registro visual, facilitando análisis futuros;
- participación del equipo en la gerencia de calidad;
- organización de ideas;
- trabajo en equipo.
¿Cómo aplicar el Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Causa y Efecto?
Ahora que ya sabes qué es el Diagrama de Ishikawa y conoces sus beneficios y aplicaciones, es hora de verificar cómo aplicar el método. Abajo, compartimos un paso a paso para facilitar. ¡Acompáñanos!
1. Define el problema
El primer paso es definir el problema (efecto) que será analizado. En ese momento, es importante ser específico, definiendo el obstáculo de manera objetiva.
También es fundamental que esta cuestión pueda ser mensurada, si no, será difícil determinar si la causa fue eliminada.
2. Crea la espina de pescado
Haz un guión horizontal. En la extremidad derecha de ese guión, incluye un rectángulo y escribe el efecto (problema) dentro de él.
En seguida, haz guiones perpendiculares a esta línea horizontal. Cada uno de los guiones perpendiculares será una categoría de causas.
La versión original del Diagrama de Ishikawa cuenta con 6 tipos de causas, los llamados 6 Ms:
- método: secuencia de acciones en forma de patrones, que son utilizadas para ejecutar el proceso;
- máquina o equipamiento: diversos problemas son derivados de errores o fallas en máquinas. Dentro de esa categoría, las causas pueden ir desde falta de manutención hasta la utilización inadecuada;
- mano de obra o personas: la falta de calificación, la desmotivación y la imprudencia de colaboradores o proveedores pueden ser la causa de muchos problemas. La influencia también puede venir de la familia, por ejemplo;
- materiales: puedes ser la materia prima utilizada en el proceso o cualquier otro material fundamental;
- medida: es la categoría de las decisiones y acciones tomadas anteriormente. Ellas pueden haber alterado el proceso y dar origen al problema;
- medio ambiente: es el contexto que puede favorecer el surgimiento de problemas. Polución, calor y falta de espacio son algunos ejemplos.
3. Reúnete con el equipo y analiza las causas
Ese es el momento de levantar todas las posibles causas para el surgimiento del problema, llevando en cuenta la estructura de los 6Ms.
La sugerencia es hacer una lluvia de ideas con la participación de las personas involucradas con la cuestión, así como profesionales de otras áreas, con diferentes visiones y perspectivas.
Investiga todos los puntos que surjan, incluyendo aquellos que parecen improbables. Una pregunta que suele ayudar es “¿por qué esto está pasando?”. Escribe cada una de las causas dentro de las 6 categorías.
4. Haz subgrupos
Analiza cada categoría de causas y crea subgrupos. Por ejemplo, al investigar las faltas de un empleado, dentro de “máquina” o “equipos”, puede estar la subcategoría “coche”.
Dentro de esa subcategoría pueden existir otras causas, como “motor”, “neumáticos”, etc.
5. Destaca la causa principal
Después de concluir el diagrama, destaca la causa principal que generó el problema. Dependiendo del caso, puede haber más de una.
6. Planifica acciones
¿Encontraste la razón principal? Ahora, es necesario que pienses en posibilidades de solución que estén al alcance del equipo.
Después de analizar diferentes alternativas, crea un plan de acción para solucionar la cuestión discutida. En ese momento, define responsables y estipula plazos para cada actividad que será hecha.
Como vimos, el Diagrama de Causa y Efecto puede ser utilizado en diversos contextos empresariales, independientemente del área de actuación de la empresa, sea una industria, sea una agencia de Marketing Digital o de publicidad.
Incluso, nada te impide que utilices el Diagrama de Ishikawa para encontrar la causa de problemas en tu vida personal, solucionando diversas situaciones indeseadas. Así como cualquier herramienta, cuanto más practicas su aplicación, más natural se vuelve su uso.
Y, ya que estamos hablando en metodologías para diagnósticos de empresas, aprovecha para ver nuestro artículo completo sobre cómo hacer un análisis FODA.
