Cuando hablamos de acciones de comunicación y marketing, el primer público objetivo que viene a la mente de la mayoría de los emprendedores es el externo, formado principalmente por los clientes, ¿no es cierto?
Por otra parte, no siempre se recuerda el público interno, lo que es un gran problema para las empresas. A fin de cuentas, los colaboradores son los responsables del funcionamiento de la máquina.
Sin que se establezca una buena comunicación con ellos, tus estrategias probablemente no generarán los resultados esperados ¿O acaso crees que un empleado desinformado y desanimado será productivo?
Dichos problemas se pueden resolver o minimizar con una eficiente comunicación interna.
Este proceso es sumamente importante para las empresas que saben que necesitan profesionales enganchados para alcanzar sus objetivos.
Si te pareció interesante el tema, ¡acompaña el artículo hasta el final! Conocerás qué es la comunicación interna, cuáles son sus beneficios y 10 estrategias que puedes aplicar a tu negocio ¡Sigue con nosotros!
El concepto de comunicación interna
El proceso de la comunicación interna es un segmento de la comunicación integrada que enfoca sus acciones en los colaboradores de una empresa.
Sus objetivos esenciales son la transmisión y distribución de información relevante y estratégica en un ambiente corporativo.
Este intercambio de discursos y mensajes puede ser ejecutado de las siguientes maneras:
- la vertical, hecha entre líderes y liderados y viceversa;
- la horizontal, que se produce entre empleados del mismo nivel jerárquico.
¿Pero de qué trata esa información?
Bueno, esta es una cuestión flexible. El mensaje puede ser más amplio, como la reproducción de los valores, las misiones, visiones y objetivos organizacionales, o más segmentado y restricto a un grupo de empleados, como la retroalimentación y las metas por departamento.
El principal objetivo de la comunicación interna es mantener a los colaboradores alineados y compromisados con las aspiraciones, causas y discursos de la organización. De esa manera, se establecen y estimulan conductas que se conectan a lo que manifiesta la empresa.
Para que eso ocurra, la relación con los profesionales de la compañía deberá ser transparente, constante, comprensiva y sencilla.
La importancia de la comunicación interna para una empresa
Para que entiendas mejor la relevancia de esta área, vamos a listar las ventajas de tener una comunicación interna eficiente en la empresa. Míralas:
Mejora el clima organizacional
Si ya has trabajado en una empresa, debes tener una idea de lo fastidioso que es un ambiente laboral en el cual las personas no interactúen mucho, ¿verdad?
Por medio de la comunicación interna, los profesionales son estimulados a desarrollar relaciones interpersonales y el espíritu de colaboración.
Se reducen las distancias entre los departamentos, lo que ayuda a que las personas puedan vincularse y trabajar en armonía.
Con un mayor enlace entre los empleados, el engranaje opera con más velocidad y cada equipo se fortalece. Esta combinación favorece la formación de un clima más sereno, respetuoso y provechoso.
Aumenta la productividad interna
A partir del momento en que los colaboradores se sientan enganchados a los objetivos de la empresa, es natural que se esfuercen más para ser útiles a la organización.
Cada empleado comienza a entender mejor su papel dentro de la compañía, su importancia y el impacto que su trabajo produce en los resultados globales de la empresa.
Todo esto hace que los profesionales sepan cuánto ellos y sus respectivos equipos necesitan producir para que el negocio se beneficie en un ámbito general.
Estando más motivados y enfocados, la tendencia es que los colaboradores aumenten su productividad.
Reduce la tasa de rotación
Dichas nociones de productividad y relevancia para la organización también contribuyen para un mayor tiempo de permanencia de los colaboradores.
Pero eso no es todo. Empleados más estimulados, más reconocidos e insertados en un ambiente laboral agradable son más felices y prácticamente no tienen razones para salir de la empresa.
Se tendrá menos en cuenta un cambio de aires cuando la calidad de vida en el trabajo indique que merece la pena seguir en el equipo.
Es como una relación matrimonial: si la relación es verdadera, transparente e integrada (valores que propone la comunicación interna), las chances de separación disminuyen.
Facilita la adaptación de nuevos empleados
Un profesional recién contratado que llega conociendo la historia de la empresa, sabiendo las funciones que deberá cumplir y siendo bien acogido por los actuales colaboradores tiende a integrarse más fácilmente.
Como la comunicación interna estimula la existencia de un clima organizacional amigable y dinámico, es esencial que los nuevos empleados no se queden aislados y se adapten lo más rápido posible.
Es importante que no haya barreras. Así, los principiantes se sentirán más cómodos para exponer dudas, proponer sugerencias y acercarse a las demás personas.
Minimiza los rumores y chismes
Si hay factores destructivos para cualquier ambiente corporativo, los rumores y chismes seguramente componen la lista.
Esas acciones son consecuencias de información oculta, incoherente y mal distribuida por los líderes y sus liderados.
Imagínate, por ejemplo, que el director de una empresa le haya relatado a un empleado cercano que está negociando la mudanza de la oficina a otra ciudad, pero sin revelar el destino.
Si este empleado se lo cuenta a otra persona, esa información incompleta se esparcirá de a poco por la organización, abriendo camino para especulaciones y preocupaciones innecesarias sobre la nueva sede de la empresa.
Cuando la idea es hacer que la comunicación interna sea honesta, el mensaje debe ser transmitido de manera clara a los colaboradores, ¿correcto?
Reduce los efectos de una crisis
Cuando una empresa pasa por un momento difícil y elige revelar al público interno su real situación y las estrategias proyectadas para la mejora, logra reforzar la unión entre los colaboradores.
Pero es necesario resaltar que eso solo será posible si todos los beneficios anteriores sean reconocidos por los colaboradores.
No puedes esperar que sea compromisado un empleado que no esté conectado a los objetivos de la empresa, insatisfecho con el ambiente laboral o menospreciado.
Un ejemplo de acción de comunicación interna que favorece la reducción de una crisis es la apertura a la participación de los colaboradores en las decisiones estratégicas de la compañía.
Si hay un canal que les permita transmitir sus propuestas de mejora y recibir una retroalimentación por eso, las chances de que las soluciones aparezcan son mayores.
10 mejores prácticas de comunicación interna
Poner en práctica este concepto no es algo tan complejo como parece. Hay estrategias sencillas que pueden progresar significativamente el intercambio de información dentro de la empresa.
¿Quieres conocerlas? Entonces, revisa las 10 que componen nuestra lista:
1. Conoce bien tu empresa y tus colaboradores
Comencemos por el comienzo. Como la comunicación interna busca la integración entre los empleados y las estrategias de la organización, es necesario que ambos sean muy bien estudiados.
Empieza con una investigación acerca de tu empresa, enfocándote en los siguientes atributos:
- valores de la organización;
- objetivos que quiere alcanzar;
- historia hasta el momento;
- pilares de la cultura;
- datos de mercado.
Esa información será básica para que sepas qué será compartido con el público interno.
A su vez, los colaboradores deben ser comprendidos con base en sus experiencias profesionales, valores personales, personalidades, niveles de formación y otros caracteres que ayudarán a que se definan las formas de distribuir la información.
2. Elabora una planificación para esta área
Igual que cualquier otro proyecto, la comunicación interna demanda una planificación para poner en orden todo lo que será hecho posteriormente.
Una estrategia organizada y consistente depende de una planificación que adelante las acciones que serán ejecutadas y los objetivos que deben ser alcanzados.
En el caso de la comunicación interna, los objetivos cambian de empresa a empresa, pero algunos más conocidos son:
- aumentar el enlace de los colaboradores con los discursos de la organización;
- impulsar el nivel de satisfacción de los empleados;
- disminuir el turnover de la empresa;
- mejorar la participación de los profesionales en las reuniones estratégicas o en las acciones sociales de la compañía;
- y potenciar el índice de metas logradas por empleado o equipo.
3. Estimula la comunicación clara y accesible
La sencillez en los diálogos es un requisito básico en la comunicación interna. No importa si un mensaje viene de arriba hacia abajo o entre distintos departamentos, pues necesita ser comprendido por todos los receptores.
Y para que eso pase, es importante que cada uno conozca bien el perfil de quienes recibirán la información.
El responsable del sector financiero necesita evitar al máximo un lenguaje técnico cuando se comunique con un miembro del equipo de marketing, por ejemplo.
Cuando un gestor le hace un pedido a un nuevo empleado o practicante, no puede dejar que su posición jerárquica o nivel de erudición predominen en el mensaje.
En esos dos ejemplos, es fundamental promover un abordaje más explicativo y didáctico, para evitar ruidos y errores en las tareas solicitadas.
4. Sé transparente con los empleados
Ya hemos hablado del tema en el artículo, pero no es demasiado resaltar la importancia de la transparencia en la relación con los colaboradores.
Mantener a los empleados enterados de las novedades de la empresa (ya sean positivas o negativas) es una de las maneras de garantizar la confianza y el enganche del público interno.
Por lo tanto, haz que ellos sean los primeros en conocer los cambios que impactarán su rutina de trabajo. Al final, es más sensato que los descubran por fuentes internas que externas.
Para eso, puedes enviarles comunicados especiales por e-mail, videos, redes sociales internas o reuniones presenciales.
5. Flexibiliza el contacto entre los departamentos
Cualquier tipo de impedimento entre las diferentes áreas de una empresa solo refuerza la creación de grupos apartados y la retención de información relevante.
No es razonable que los empleados tengan que llenar formularios o agendar horarios para ponerse en contacto con sus superiores o compañeros de otros sectores.
Los procesos necesitan ser más sencillos y rápidos, lo que puede ser hecho, por ejemplo, con la eliminación de barreras físicas, con la inclusión de un área de descanso común o la utilización de un software de comunicación interna.
Los espacios de coworking también se configuran con la concepción de que un ambiente laboral menos rígido favorece el intercambio de ideas y de información entre los colaboradores.
Lo importante es abrir un espacio para las conversaciones y hacer que la información fluya de una manera más suelta.
6. Escucha lo que el público interno tiene que decir
El empleado que se hace escuchar tiende a sentirse más estimado por la empresa. Este es uno de los factores que refuerzan la sensación de pertenencia a la organización.
A los colaboradores les gusta observar que sus opiniones están siendo recibidas, consideradas y reconocidas por sus líderes.
Ellos saben que, por experimentar más la parte táctica y operativa de la empresa, tienen las condiciones necesarias para indicar fallas y sugerir mejoras para muchos de los procesos internos.
Así que no dejes de abrir canales, como encuestas internas de opinión, para recibir las ideas y críticas de los empleados. Sé receptivo y muestra que estás dispuesto a escucharlos.
7. Utiliza distintos canales de comunicación
Dejamos para ejemplificar los demás canales en este subtítulo, por la diversidad y por las distintas formas de abordaje para cada uno.
Los medios más usuales son:
- e-mail;
- videos;
- pancartas informativas;
- convenciones;
- reuniones;
- intranets;
- TVs corporativas.
No tienes que utilizar todos esos canales, pero es interesante flotar entre los medios tradicionales, los eventos presenciales y los canales digitales.
Así, contemplarás las preferencias de todos los empleados y tendrás más opciones para adaptar los contenidos de los mensajes.
Por ejemplo, el mismo balance financiero de un mes puede ser enviado por e-mail (texto), audio, presentaciones de slides o videos. De esa manera, si un empleado está ocupado con una tarea y no puede leer el contenido, podrá escucharlo.
8. Crea acciones y eventos de relación
Para estimular una convivencia mejor entre los empleados y agilizar la integración con los nuevos contratados, la promoción de eventos internos es siempre una buena idea.
Eso puede ser ejecutado con fiestas temáticas, almuerzos colectivos, happy hours, viajes del equipo (en caso de que sea pequeña, por supuesto) y con celebraciones por metas alcanzadas.
De todas formas, esas reuniones sociales son buenísimas para acercar a los colaboradores y enriquecer sus relaciones interpersonales.
9. Reconoce los esfuerzos de los colaboradores
Si las informaciones, opiniones, críticas y sugerencias son compartidas frecuentemente en la comunicación interna, ¿por qué las acciones de reconocimiento quedarían afuera?
Incluso, es altamente recomendable la práctica de reconocer públicamente los esfuerzos y buenos resultados de un empleado o un equipo y recompensarlos.
Difunde los mejores del mes y aquellos que han manifestado una conducta ejemplar para la organización.
Hazlo en eventos internos, en publicaciones en los grupos de Facebook de la empresa o en cualquier medio que llame la atención de los demás colaboradores.
La intención es hacer que los profesionales se sientan más valorados y dispuestos a echarle todas las ganas que tienen en pro de la empresa.
10. Acompaña y optimiza los indicadores del sector
Para garantizar que las acciones de comunicación interna alcancen los resultados esperados y puedan tener su valor comprobado, tendrás que establecer métricas. Con ellas, es posible hacer una medición correcta.
Por ejemplo, si el objetivo es reducir la salida de empleados en 6 meses, debe ser medida la tasa de turnover en este período.
Las métricas e indicadores de desempeño están siempre vinculados a los objetivos estratégicos de la comunicación interna.
Sus datos deben ser construidos por herramientas de gestión y análisis (como en el caso de los turnovers) o por medio de investigaciones internas (en caso de que el objetivo esté enlazado a la satisfacción o a la integración de empleados).
La información recolectada actuará como una base para seguir con lo que le funcionó a la empresa y evaluar nuevamente las acciones que no cumplieron las expectativas.
La comunicación interna es, definitivamente, una herramienta elemental para una empresa exitosa.
Su concepto propone una relación más abierta, integrada y estrecha con uno de los activos más valiosos de cualquier negocio: los colaboradores.
Y eso es fundamental para promover un mejor servicio a los clientes, un equipo más enganchado, una cultura organizacional más fuerte y una empresa más competitiva.
Bueno, un concepto bastante cercano al de comunicación interna y que termina dejando confundida a mucha gente es el de endomarketing.
Ambos son similares, ¡pero no son iguales! Por eso, te invitamos a descubrir qué es endomarketing y cómo este método puede favorecer la motivación y la productividad de tus colaboradores.
