El acceso rápido a la información es vital para un buen desempeño y liderazgo en una agencia de comunicaciones o en departamentos de marketing.
Sin embargo, hoy en día, con tantas herramientas que generan miles de datos simultáneamente, tu equipo puede enfrentar un verdadero caos al analizar procesos y tomar decisiones. El uso de un dashboard, en ese sentido, es una excelente manera de organizar mejor la información de la empresa y mantener todo centralizado para una gestión más eficiente.
A partir de un dashboard, que consiste en un panel que recopila la información relevante, les resultará más fácil analizar los datos y tomar decisiones efectivas tanto a ti como a tu equipo. ¿Te imaginas cómo sería acompañar el rendimiento de tu agencia en un solo lugar? Pues, ¡descubre todo lo que necesitas saber sobre los dashboard a continuación!
¿Qué es un dashboard?
El dashboard o también conocido como panel de información o panel de gestión, es una interfaz gráfica que ayuda a los usuarios a visualizar indicadores clave de desempeño o KPI y métricas para la toma de decisiones que llevarán a la empresa a lograr sus objetivos. Por esta razón, muchos profesionales lo ven como un informe de progreso.
Básicamente, reúne una gran cantidad de datos que se encuentran disponibles en la organización, transformándolos en KPI, con tablas y gráficos.
Los dashboards siempre deben mostrarse en forma de presentación visual en una sola pantalla del panel de control, lo que evita las barras de desplazamiento y facilita la realización de comparaciones y el seguimiento de los objetivos.
Esta herramienta está destinada a facilitar la comprensión de todo lo que ocurre en la empresa, de forma ilustrativa y objetiva, para que tanto los directivos como los empleados puedan asimilar la información y, así, buscar mejoras estratégicas.
Vale destacar que vivimos en plena era de la información y del Business Intelligence. Esto significa que la definición automatizada de métricas se considera una ventaja competitiva en el mercado.
¿Cuáles son los principales tipos de dashboard que podemos crear?
Existen diferentes tipos de dashboards, donde cada uno de ellos cumple la función de atender determinada escala del negocio con sus atribuciones y lo que se debe acompañar. Descubre los principales tipos de dashboard.
Operacionales
Este modelo se utiliza para mostrar las métricas que necesitan ser monitoreadas por los analistas para que puedan hacer optimizaciones en sus actividades y ganar más agilidad en la corrección de rutas de negocio.
Sin cruzar datos de diferentes áreas, el analista tendría que realizar diferentes operaciones, dedicando más tiempo a sus actividades, lo que compromete su productividad.
Financieros
Son aquellos que incluyen información importante sobre el sector financiero de la empresa, lo que permite al gerente y su equipo evaluar cómo se encuentra la salud económica del negocio.
Tácticos
Es un panel dirigido al equipo de gestión. La información evidenciada por este recurso ayuda a la toma de decisiones, con el objetivo de alcanzar los objetivos en el mediano plazo. Los datos disponibilizados en este panel deben estar controlados exclusivamente por profesionales que ocupen cargos directivos.
Estratégicos
Es el dashboard que usa la directiva, ya que ayuda a tomar decisiones y establecer metas a largo plazo. Sin embargo, su información debe estar disponible para todos los empleados, ya que facilita el compromiso del equipo.
Los datos financieros, los resultados de las metas establecidas, el desempeño de las áreas y la empresa en su conjunto se muestran en este modelo de dashboard.
¿Cómo crear un dashboard a partir de los datos correctos?
En definitiva, es posible insertar cualquier tipo de información en un dashboard, siempre y cuando represente algún valor para la gestión o la empresa. Por ejemplo, la tasa de retorno de la inversión o ROI en proyectos ejecutados, detalles sobre el desempeño del equipo y el estado crítico del sistema.
Con este recurso, también es posible desplegar información sobre todos los procesos de producción y KPI. Y, el gerente de cada área puede visualizar la información en general o por categorías, lo que segmenta los datos y facilita su interpretación.
Es posible seguir los indicadores en tiempo real o consolidados periódicamente. Generalmente, dicha información es generada por herramientas de Business Intelligence.
¿Para qué sirve un dashboard?
Cada vez es más utilizado entre empresas que necesitan agilidad y precisión en sus procesos, el dashboard puede cumplir un papel estratégico en tu agencia de comunicación. Aprende para qué sirve esta herramienta.
Análisis de datos
Como ya se mencionó, el dashboard recopila información relevante sobre un área determinada. Por lo tanto, es posible analizar los datos con mayor facilidad, ya que se muestran de forma visual, con números, tablas o gráficos.
Apoyo a la toma de decisiones
Detrás de cada empresa de éxito hay un equipo de gestión experimentado que genera cambios. Al utilizar paneles, se beneficia el proceso de toma de decisiones, ya que los gerentes y los equipos se apoyan en datos más precisos. Esto resulta en una mayor precisión en sus acciones.
Monitoreo en tiempo real
En tu rol de gerente, debes saber exactamente qué está sucediendo dentro de la agencia. Teniendo esto en cuenta, el dashboard te brinda acceso a toda la información en una sola pantalla y en tiempo real, como los indicadores de tus campañas y el retorno de la inversión, permitiendo identificar las fallas y corregirlas rápidamente.
Más organización de la información
La información contenida en el dashboard se separa, organiza y actualiza estratégicamente antes de ser distribuida. Con esto, tienes la posibilidad de detectar riesgos de manera oportuna y tomar decisiones preventivas para reducir los riesgos.
¿Qué no hacer en un dashboard?
Muchos de los errores que se cometen al crear un dashboard están relacionados con el exceso. Ten en cuenta que todo lo que sea excesivo puede salir del alcance de la vista centralizada, comprometiendo el trabajo del analista.
Esto es lo que debes evitar al crear un panel de información:
- demasiados colores: esto puede generar confusiones en lo que realmente es una prioridad y también causa fatiga visual, dificultando el análisis de datos.
- Muchos efectos visuales: el uso de elementos como 3D o transparencias distrae al usuario, sacando el foco del análisis.
- Demasiada información: es fundamental que el panel sea objetivo. Para esto, se recomienda mostrar solo los indicadores más necesarios e importantes en la pantalla. Demasiados datos también hacen que el analista pierda su sentido de prioridad.
Como puedes ver, el dashboard es un gran aliado para una gestión exitosa, ya que apoya tus decisiones, permitiendo medidas más precisas y, en consecuencia, lograr los resultados proyectados.
Con este tipo de sistema, todas las empresas, especialmente las agencias de comunicación, mejoran su trabajo y realizan entregas más eficientes a los clientes.
¿Cómo te ayuda Studio a comprender a tus clientes?
Cuando hablamos de dashboard para agencias y equipos de marketing, es imposible no mencionar a Studio. Después de todo, este es el primer software de gestión en la nube del mercado que se hizo pensando solo en las necesidades de las empresas de comunicación. Antes de eso, era necesario utilizar programas genéricos, que no siempre cumplían con todas las demandas.
Los programas genéricos están diseñados para servir a todo tipo de empresas. Independientemente de si tu negocio es una zapatería, una farmacia, una fábrica de automóviles o una agencia de medios, el dashboard es siempre el mismo.
Sin embargo, es evidente que la realidad de estas organizaciones es bastante diferente, ¿no? Por eso debes buscar un sistema que realmente haya sido diseñado para satisfacer las necesidades de tu negocio.
El dashboard es muy completo e intuitivo y, para atender las demandas de agencias y equipos de marketing, el sistema cuenta con funcionalidades que facilitan la comunicación interna, como pestañas de Comentarios sobre cada tarea y notificaciones por email.
Con estas características, el gerente puede verificar el avance de los procesos, monitoreando el trabajo y dirigiendo al equipo.
Además, el dashboard también posee la opción de registrar clientes en base a ciertas características comunes, creando categorías como industria, retail, proveedores de servicios, entre otras.
También está el dashboard de servicio, que proporciona una visión completa de las actividades que se llevan a cabo en la agencia. De esta forma, el equipo se organiza y cumple con todos los plazos de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
Este seguimiento le permite al gerente adaptar el dashboard a medida que va ganando intimidad con el cliente y percibe sus intereses, exigencias y gustos, algo fundamental para que el servicio sea siempre de calidad y que todas las demandas se cumplan siguiendo un checklist.
Sugerencias para el dashboard: ¿cómo verificar y analizar informes?
Studio también permite generar una serie de informes de inteligencia a medida que los equipos realizan las actividades. Para acceder a ellos, simplemente marca los campos correspondientes en el dashboard.
Para el profesional de los medios, por ejemplo, se pueden generar informes con listas de programas, la inversión requerida para la ejecución de campañas en cada vehículo de comunicación, planificación de exposición de marca, entre otros.
También existen estrategias de Business Intelligence en las que el gerente adquiere una visión integral de cada cliente, haciéndolos mucho más eficientes, ya que se analizará la realidad de cada cuenta de forma aislada.
¿Cómo hacer la gestión financiera?
La gestión financiera también se puede realizar a través del dashboard de Studio. Este registra todas las transacciones realizadas en esta área, tales como transferencias, emisión y recepción de facturas, centros de costos, conciliaciones bancarias, entre otros.
En este departamento, no podemos dejar de mencionar la regla de cobranza. Con esta herramienta es posible verificar y automatizar los contactos realizados con los clientes para cobrar por los servicios prestados por la agencia.
La regla de cobranza permite reducir la morosidad, evitando además que los responsables del sector financiero pierdan mucho tiempo enviando correos electrónicos o realizando llamadas telefónicas para realizar los cobros.
¿Cómo personalizar el flujo de trabajo?
Studio también permite personalizar el flujo de trabajo de tu dashboard. Esto facilita mucho los esfuerzos de tus colaboradores y el tuyo, además de poner en práctica metodologías ágiles como Scrum. El software ofrece a los usuarios layouts de dashboard. A continuación, presentaremos cada uno de ellos brevemente. ¡Descúbrelos!
Visión en bloques
En este modelo, las actividades se categorizan en bloques, mostrando quién es el responsable de cada tarea, el plazo, el horario, las demandas que llegan tarde, entre otros. Esta vista es bastante neutral y excelente para los usuarios que desean tener una visión amplia de todo lo que sucede en la agencia.
Lista
La organización del dashboard enumera las tareas en orden alfabético o en orden ascendente a medida que se registran los trabajos. Una de las ventajas de ordenar en listas es el hecho de que puedes aplicar filtros para encontrar una tarea específica.
Diagrama de Gantt
En este caso, se muestran barras que representan la línea de tiempo de cada tarea. La idea es brindar una visión clara de los plazos que deben cumplirse, siendo un excelente modelo para trabajos que requieren una secuencia de tareas.
Al preparar una pieza gráfica, por ejemplo, el proyecto comienza con el escritor, pasa por un revisor, luego por el diseñador y finalmente pasa a la aprobación final. Todos estos pasos se pueden seguir en una línea de tiempo para ver cómo progresa todo.
Kanban
Este modelo de visualización utiliza un flujo de producción organizado en tarjetas virtuales, como si fueran post-its. El uso de tarjetas virtuales en Kanban también brinda una visión amplia de los proyectos y ayuda a agilizar la ejecución y el control de las tareas.
Ahora que entiendes perfectamente qué es un dashboard y qué información debe contener, y también sabes más sobre Studio, el mejor sistema de gestión para agencias del mercado.
¿Quieres conocer más sobre las facilidades de control que te proporcionan sus informaciones? ¡Descubre Studio y cómo puede ser la solución perfecta para la colaboración interorganizacional que tanto necesitas!
