Por Tatiana Grapsas

Publicado el 2 de abril de 2019. | Actualizado el 21 de agosto de 2019


El Kanban es un sistema basado en el funcionamiento de los supermercados que reduce la procrastinación en todas las áreas de la empresa.

¿Alguna vez has oído hablar del método Kanban? Esta palabra, de origen japonés, se puede traducir como “tarjeta” o “cartón”. Representa un sistema que tiene como objetivo aumentar la eficiencia de la producción de una empresa y es esencial hoy en día.

Desarrollado por Toyota en la década de 1940, su simplicidad y beneficios lo convirtieron en uno de los métodos más utilizados por empresas de todos los segmentos.

Si aún no lo conoces y quieres saber un poco más sobre esta técnica, sigue leyendo. A continuación descubrirás todo lo que necesitas saber sobre el método Kanban y aprenderás cómo ponerlo en práctica en tu negocio.

¿Qué es el método Kanban?

Como mencionamos anteriormente, el método fue desarrollado por Toyota y, en resumen, es una forma de registrar tareas y acciones a través de simbologías visuales.

Pero, ¿qué es efectivamente el Kanban?

Originalmente, se trata de un sistema de gestión y control de inventario y flujo de piezas que utiliza pequeñas hojas de papel autoadhesivo, conocidas como post-its.

También recibe el nombre de gestión visual debido al uso de los colores como señalización.

Quizás te estés preguntando: ¿el método usa post-its, esos pequeños papeles coloridos tan utilizados en nuestra vida cotidiana?

Así es. La idea central del método es muy simple y el material de fácil acceso utilizado ya forma parte del día a día de las empresas y oficinas.

¿Cómo funciona el método Kanban?

Ahora que has entendido la esencia del método, es importante visualizar cómo funciona.

El sistema Kanban se basa, principalmente, en referencias visuales. Los papeles coloridos son colocados en productos, en los espacios de la empresa, murales e incluso en las computadoras que tienen un programa electrónico del Kanban.

La facilidad de visualización e interpretación hace que la comunicación entre los funcionarios se vuelva mucho más rápida y efectiva, una vez que todos saben exactamente qué tareas deben hacerse y cuáles ya se han realizado.

Todo el método se apoya en el sistema de “producción de extracción”, en otras palabras, la producción de un nuevo producto solo comienza cuando se vende un ítem del stock, muy diferente del modelo fordista (producción continua).

De ese modo, se instalaban murales visibles en la línea de producción de la compañía y se usaban papeles de varios colores y tamaños para definir las acciones completadas, las acciones que se estaban tomando y las que aún no se habían comenzado.

Los dos tipos de Kanban

Existen dos modelos básicos de Kanban que se utilizan ampliamente en las industrias, pero que pueden aplicarse exitosamente en el día a día empresarial: el de producción y movimiento.

En el Kanban de producción, los murales o el software están disponibles para todas las personas responsables de realizar las tareas en la fase de producción. Así, se divide en tres etapas:

  • to do: tareas a realizar;
  • doing: tareas que están siendo realizadas;
  • done: tareas completadas.

Las tarjetas se colocan en cada una de las etapas y, generalmente, contienen una breve explicación de la tarea, como la fecha límite para comenzarla y finalizarla y, el nombre de la persona responsable.

El Kanban de movimiento se utiliza para comunicar a los sectores de producción sobre el momento ideal para realizar una tarea o cuando se debe esperar el comando para iniciar la siguiente fase de la cadena de producción.

El Kanban en la actualidad

Cuando el método surgió, se utilizaban murales y tarjetas de colores, y estaba básicamente destinado a la línea de producción industrial. Actualmente, el Kanban se ha difundido y tiene aplicaciones interesantes en varios segmentos del mercado.

Ante tanta información, mensajes, emails, hojas de cálculo, listas de tareas e informes para verificar y rastrear, reunir todo en una información visual fácil de interpretar ha atraído a muchos gerentes.

La aplicación más común en estos días es a través de una pizarra blanca dividida en 3 etapas (hacer, haciendo y hecho) y la colocación de los post-its de acuerdo con el desarrollo de la tarea.

Por lo tanto, se puede usar para rastrear cualquier estrategia y sector de una empresa: desde el control de inventario hasta la preparación y creación de proyectos de marketing.

¿Cuáles son los beneficios de usar el método Kanban?

Si después de leer todo esto aún no te has convencido de que el método puede contribuir para una mayor eficiencia en tu sector y negocio, sigue leyendo y acompaña algunas razones importantes para usarlo.

Muchas empresas de todo el mundo ya aprovechan sus ventajas y han podido encontrar un nivel excelente de productividad que se mantiene continuo y con menos fallas. Echa un vistazo en algunos beneficios más.

Evita que los empleados estén inactivos

Tener un equipo de trabajo inactivo es un problema común que enfrentan los gerentes y emprendedores. Eso porque, además de representar pérdidas financieras, acaba afectando la motivación y el compromiso en el trabajo.

Sin embargo, con el uso del sistema Kanban esto tiende a neutralizarse. Como los colaboradores siempre observan las tareas y las acciones que deben tomar, trabajan más duro para garantizar que sus responsabilidades se cumplan y se registren correctamente en el mural.

Reduce el tiempo de ejecución de los procesos

Otro aspecto notable es la reducción del tiempo requerido para completar una tarea.

Al poner las responsabilidades y plazos a disposición de todo el equipo se logra disminuir el tiempo de realización de la actividad.

En general, las tareas se completan dentro de un plazo razonable, pero la mayoría suele completarse incluso antes de la fecha límite.

Además, la división en tres fases de producción evita que se altere la secuencia de las acciones, evitando fallas de producción y baja calidad del producto final. Es decir, tenemos un proceso más rápido y al mismo tiempo de alta calidad.

Es simple y fácil de aplicar

El material y la metodología aplicada en este método es bastante simple y de fácil acceso.

Con una inversión baja, puedes implementarlo y disfrutar de todos los beneficios presentados.

Con referencias visuales claras, se elimina toda la burocracia de un proceso de producción, ya que las demandas se identifican fácilmente sin la necesidad de analizar informes, cartas y notas.

Elimina actividades que no agregan valor al equipo

Cuando los procesos se delimitan y se gestionan adecuadamente, el equipo se preocupa por lo que realmente aporta resultados.

Esto elimina tareas y obligaciones que no contribuyen para el éxito de la actividad y que representan una pérdida de tiempo.

Reduce los costos y el desperdicio en la empresa

La reducción de costos es uno de los objetivos de las grandes empresas. Independientemente del tamaño o segmento de tu negocio, es natural que siempre estés buscando estrategias que reduzcan tus gastos operativos.

En este contexto, el método Kanban puede ser uno de tus grandes aliados una vez que su aplicación reduzca el índice de stock máximo y limite los gastos innecesarios o no planificados durante el desarrollo del producto.

¿Cómo implementar el método Kanban en tu empresa?

Con todos los datos presentados hasta ahora, seguramente ya has concluido que apostar por este método de gestión de proyectos es muy provechoso. Después de todo, el costo no es alto, no se requiere tecnología y los beneficios logrados son significativos.

Por esa razón, hemos reunido algunos consejos para que puedas ponerlo en práctica en tu negocio y tengas éxito al final del ciclo.

Evalúa tus necesidades

El primer paso para implementar el sistema Kanban exitosamente es analizar tus necesidades.

Debes evaluar los procesos y proyectos que has estado desarrollando e identificar aquellos que pueden transportarse a dicha técnica.

Además, debes analizar la demanda de la tarea y el plazo promedio para que se complete a fin de crear un cronograma preciso que se ajuste a tus necesidades.

Confecciona tus etiquetas o adquiere post-its

Dado que el método se basa en etiquetas de color, es importante elegir los colores que se utilizarán, así como un título claro y objetivo sobre sus significados.

Es posible, por ejemplo, que el color rojo represente una falla en la operación, como retrasos y problemas con los proveedores. Esto facilitará la identificación del problema y la fase en la que sucedió.

Limita las actividades gestionadas con el Kanban

El siguiente consejo es limitar las actividades que se gestionarán simultáneamente a través de la técnica Kanban.

Como hemos dicho, usar este método reduce la inactividad, pero aplicarlo a todos los procesos y actividades puede llevar a la situación opuesta.

Además de crear una carga de trabajo para tu equipo, les resultará difícil mantenerse al día con todo el trabajo y las tareas que necesitan realizar, provocando una pérdida de productividad.

Establece objetivos que coincidan con la capacidad de tu equipo

Tener objetivos de rendimiento bien diseñados es otro factor clave para el éxito del método.

En general, necesitas encontrar el equilibrio entre el desafío y la capacidad de producción de tu equipo.

Los objetivos extremadamente desafiantes pueden afectar la motivación del grupo y representar numerosas tarjetas en la sección de tareas a realizar o siendo realizadas. Por lo tanto, ten cuidado al elaborar metas y objetivos plausibles.

¿Cuáles son los ejemplos exitosos del método Kanban?

Para finalizar este material, hemos reunido algunos ejemplos prácticos de cómo puedes aplicar el sistema Kanban en tu empresa y lograr más eficiencia y productividad en tus acciones.

Recuerda que, debido a que es extremadamente flexible y asequible, es posible utilizar este método en varios sectores de una empresa, incluso si no hay producción de un producto en progreso.

Desarrollo de una campaña de mercadotecnia

Sabemos que desarrollar una campaña de mercadotecnia suele llevar mucho tiempo y puede ser bastante complejo. Pero aplicar la metodología Kanban puede simplificar este proceso.

A través del método, el gerente de marketing puede dirigir todas las actividades y tareas que deben realizarse, así como asignar la responsabilidad para cada una de ellas.

Por lo tanto, a medida que se cumplen, ocurre la revisión del personal, lo que hace que el seguimiento y la gestión del equipo sea mucho más rápido y eficiente. Además, todas las actividades se pueden realizar y completar de manera más rápida y motivada.

Gestión de las redes sociales de la empresa

Estar en el mundo virtual es casi un requisito para las empresas contemporáneas. Con un consumidor cada vez más activo y participativo en las redes sociales, es importante que las empresas inviertan en marketing de contenidos y en estrategias de gestión de redes sociales.

Estas actividades, debido a que requieren un monitoreo constante, se pueden administrar y coordinar a través de la Administración Visual. De esa manera, logras un monitoreo más efectivo de tus canales.

Por ejemplo, puedes dividir las responsabilidades por tarea, como responder a comentarios, publicar nuevas publicaciones y verificar posibles contactos de clientes.

A través del color, el gerente de marketing tiene el control total de la situación y sabrá todo lo que se ha hecho y lo que aún está en progreso.

Control financiero de la empresa

Por último, una excelente manera de disfrutar los beneficios del Kanban es en el departamento de finanzas de tu empresa. Mantener tus gastos actualizados es el primer paso para que tu empresa crezca, por lo que es importante centrarse en esta tarea.

De este modo, puedes utilizar un Kanban en ese sector, usando una ubicación que sea fácilmente visible para todos y distribuir tareas como facturas por pagar, comunicarse con clientes, confirmar pagos, entre otros.

Para concluir

A lo largo de este post, presentamos una gran cantidad de información sobre el método Kanban. Si este fue tu primer contacto con este concepto, resaltamos que es una apuesta inteligente y que, sin dudas, puede contribuir eficazmente para el éxito de tu empresa.

Principales empresas del mercado (como McDonald’s) están utilizando este sistema, lo que demuestra lo importante que puede ser para el día a día. ¡No pierdas más tiempo, aprovecha nuestros consejos y comienza a aplicarlo en tu negocio!

¿Te gustó este contenido y deseas continuar mejorando tu conocimiento y lograr el éxito empresarial? Entonces, es hora de que conozcas la metodología scrum. ¡Está increíble!

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