Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado el 12 de enero de 2021. | Actualizado el 14 de enero de 2021


¿Cómo están las finanzas de tu agencia? ¿Las cuentas están al día o tienes dificultades para cumplir con tus compromisos? Saber organizar el sector financiero de una empresa es fundamental para mantener las finanzas equilibradas y, por supuesto, obtener los beneficios proyectados. ¡Conoce en este artículo los mejores consejos para alcanzar una gestión financiera exitosa!

Aplicar recursos financieros de una empresa eficientes y adecuados a tu tipo de negocio es imprescindible para garantizar su viabilidad en el mercado. En tiempos de crisis económica e incertidumbre, saber organizar las finanzas de una empresa posibilita hacer ajustes para, de este modo, seguir creciendo y logrando una buena rentabilidad.

La administración de tus finanzas demanda la consideración de un conjunto de procesos que incluye desde la valoración de la salud financiera de la agencia, la planificación estratégica para organizar el dinero que entra y sale de tu caja hasta la adopción de medidas que corrijan problemas que estén generando gastos excesivos.

¿Quieres poner tu sector financiero al día? ¡Consulta, en esta publicación, los mejores consejos para mantener organizadas las finanzas de tu agencia de comunicación!

¿Tu empresa cuenta con una buena salud financiera?

En primer lugar, es necesario realizar un diagnóstico de la salud financiera de la empresa analizando cuáles son sus costos de operación, así como su índice de rentabilidad. Esta medida permite saber si es momento de abrocharse los cinturones de seguridad y ahorrar o si es posible realizar nuevas inversiones.

Entender a detalle cómo está la salud financiera de la agencia genera tranquilidad para seguir desarrollando sus actividades en el mercado, cumpliendo con los plazos y compromisos asumidos con los clientes y los proveedores y, consecuentemente, obteniendo los beneficios deseados. A continuación, fíjate cuáles indicadores te ayudan a rastrear el desempeño de tu sector financiero.

Facturación de la agencia

Aunque resulte obvio, muchos gerentes no se molestan en verificar cuáles son los ingresos de la agencia. ¡Esta es una actitud que necesita ser eliminada lo antes posible!

Es necesario tener en cuenta que ser consciente de cuánto factura la empresa muestra cuáles son las operaciones realizadas y cuáles son los montos ingresados ​​en su caja.

Asimismo, este indicador te permite comparar y comprobar si se han cumplido o no las metas establecidas. Además, se puede saber si las estrategias adoptadas hasta entonces deben mantenerse o deben optimizarse.

Se recomienda monitorear los ingresos obtenidos por la venta de servicios, incluida la tarifa mensual (ingresos brutos) y los ingresos netos (después de descontar los impuestos).

Margen de beneficio

El estudio del margen de beneficio permite un análisis profundo de los gastos de la agencia. Esto se debe a que no es interesante tener un ingreso alto, sino presentar un margen de ganancia bajo, con muchos gastos y pérdidas.

Es fundamental que parte del monto total facturado se utilice para invertir en la empresa como para comprar herramientas, mejorar la estructura o contratar más empleados.

Otra parte del dinero que ingresa a la caja debe usarse para financiar operaciones como facturas mensuales y salarios de los empleados.

Por último, la cantidad restante se considera su beneficio o ganancia. Si no queda nada o si este valor está por debajo de sus costos, es una indicación de que hay un desequilibrio en las finanzas corporativas.

Flujo de caja

El flujo de caja no es más que las transacciones financieras que se realizan en la agencia, es decir, las entradas y salidas de dinero. En efecto, este es un indicador de vital importancia para el proceso de toma de decisiones.

Para analizar el flujo de caja, se debe crear un Demostrativo de Flujo de Caja (DFC). Este es un informe que resume todas las transacciones financieras realizadas en la empresa durante un período determinado.

El documento informa los costos de las actividades operativas como prestación de servicios, pago de facturas, compra de insumos, entre otras. Asimismo, el DRE abarca los montos relacionados con las inversiones (lugares donde la empresa invierte su dinero para obtener utilidades a largo plazo) y con las cuestiones de financiamiento.

Con estos datos en la mano, podrás tener una visión amplia y segura de la salud financiera de la empresa, sabiendo exactamente qué áreas generan más costos, ganancias o pérdidas.

¿Cómo elaborar un plan estratégico para la organización financiera?

La planificación estratégica de las finanzas de la empresa sirve de base para viabilizar sus acciones. Es una importante herramienta de gestión para las agencias, una vez que define las medidas a adoptar en el escenario en el que se ubica la agencia y señala cuándo es el momento adecuado para aplicar cada estrategia.

A través de la planificación de la gestión financiera, es más fácil mantener las cuentas equilibradas y positivas, incluso frente a entornos desfavorables y cambios en el mercado.

Para ello, es necesario seguir los siguientes pasos:

  • Crear una cultura de planificación en la agencia para que los empleados acepten y apliquen los planes de manera adecuada;
  • definir la misión, la visión y los valores del negocio para orientar las decisiones de la empresa;
  • realizar la planificación fiscal para elegir el régimen más adecuado para las actividades de la agencia;
  • desarrollar estrategias con metas financieras a largo plazo;
  • simular escenarios para determinar cómo la empresa debe actuar ante diferentes situaciones que afecten sus finanzas.

Un buen consejo para construir una planificación eficiente es utilizar lainteligencia de negocios, es decir, la recopilación de datos, para comprender cómo ha sido su desempeño financiero y, por lo tanto, establecer metas más realistas. 

Asimismo, es muy recomendable buscar ayuda especializada, visto que con el apoyo de un contador podrás concentrarte en tus actividades sin afectar el workflow —flujo de trabajo—, mientras el profesional te ayuda en el cumplimiento de tus obligaciones tributarias, legales y fiscales, por ejemplo.

6 tips increíbles para organizar los recursos financieros de una empresa y generar más resultados

Cuando el sector financiero de tu empresa está bien organizado, los gerentes pueden ver claramente cuáles son los costos, el nivel de endeudamiento, el desperdicio, las pérdidas y las inversiones comerciales. ¿Quieres evitar problemas en tus finanzas? ¡Sigue los consejos para hacer más eficiente el control financiero de la agencia!

1. Cuentas de agencia y personales separadas

Sin duda, esta es una de las actitudes más perjudiciales para una empresa, pues el pago de facturas personales puede llevar a una falta de dinero para cubrir los costos de la agencia, lo que genera una bola de nieve de endeudamiento. En esencia, es común que esto ocurra al inicio de la empresa debido a la falta de preparación de los gerentes.

Por tanto, si tienes socios, es fundamental dejar claro desde el principio que el dinero de la empresa no debe destinarse a cuentas personales. Para evitar este tipo de situación, es interesante definir un monto y programar retiros mensuales tanto para ti como para tus socios.

2. Busca personal capacitado

Aunque tengas conocimientos básicos de finanzas corporativas, es fundamental contratar un equipo especializado para gestionar el sector financiero. Los profesionales del área están plenamente capacitados para ayudarte en asuntos tributarios y fiscales, en el cumplimiento de los plazos para evitar multas, entre otros beneficios.

Una contabilidad bien estructurada puede contribuir al desarrollo de importantes insights sobre costos, balances, facturación e, incluso, oportunidades de mejora operativa que impacten positivamente en tus ganancias.

3. Utilizar tecnología de gestión para la empresa.

Al inicio de sus actividades, muchas empresas utilizan hojas de cálculo tradicionales para realizar su control financiero. Sin embargo, a medida que la empresa crece, resulta difícil mantener estos documentos actualizados manualmente.

Teniendo en cuenta este aspecto, se recomienda adoptar un software de gestión integrado para la agencia. Este modelo de plataforma cuenta con varias herramientas que van desde la automatización de la propuesta comercial hasta funciones que facilitan la gestión financiera.

Cuando se utiliza este recurso, es posible eliminar la realización de tareas manuales y repetitivas, lo que reduce la ocurrencia de errores y optimiza el trabajo de los gerentes financieros. Asimismo, la herramienta permite almacenar, compartir y actualizar los datos de flujo de caja diarios y mensuales, cuentas por pagar y por cobrar, proyección de ingresos, costos y cotizaciones de manera rápida.

4. Evalúa los costos de la empresa e identifica los obstáculos

¿Los costos actuales de la empresa son realmente necesarios o son el resultado de una falla en la gestión financiera? Teniendo en mente esta cuestión, evalúa todos los costos de la empresa, incluidos los costos fijos y variables.

Luego, verifica si alguno de estos costos es excesivo y por qué razón ocurre. De esta manera, puedes tomar las medidas adecuadas para solucionar problemas y reducir los costos.

5. Tener disciplina financiera

Para mantener las finanzas de la empresa siempre organizadas, es necesario tener disciplina financiera. Esto significa que, sin un objetivo y determinación para cumplir con las tareas requeridas para lograrlo, es imposible poner orden en el sector.

En virtud de esto, es fundamental hacer espacio en la rutina de trabajo para monitorear el desempeño de las finanzas corporativas, cumplir con los plazos de tus cuentas y organizarte para cumplirlos de la mejor forma posible. Además de controlar todos los movimientos de la empresa, intenta negociar buenas condiciones de pago para reducir intereses.

6. Utiliza métricas específicas de monitoreo 

Los resultados del área financiera deben ser monitoreados continuamente, lo que permite saber si algo anda mal y tomar medidas correctivas rápidas.

Para ello, es necesario utilizar métricas de seguimiento específicas, como facturación, costo total, costo fijo, margen de utilidad, utilidad nominal y nivel de endeudamiento. De este modo, tendrás acceso a datos seguros para nortear la gestión financiera.

Al considerar estos consejos sobre cómo organizar las finanzas de una empresa, tendrás más control sobre tus costos y estarás listo para asegurar el pago de tus facturas a tiempo. Asimismo, podrás identificar cualquier problema que esté impidiendo que la empresa alcance su máximo potencial financiero.

Como resultado, lograrás tener un mayor dominio sobre el dinero que ingresa al cajero de la agencia y será mucho más fácil asegurar su rentabilidad y su longevidad.

Ahora cuéntanos, ¿cómo controlas los costos de tu agencia? Si deseas mejorar los resultados minimizando la utilización de recursos, necesitas echarle un vistazo ahora mismo al artículo “5 acciones para optimizar tus gastos de Marketing”. ¡Esto te ayudará a obtener mejores resultados!

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