¿Qué es el workflow y cómo aplicarlo a tu negocio?

A veces, durante la gestión de marketing, algunos profesionales sienten tener exceso de tareas y dificultades para gestionarlas.

Después de todo, cada proceso que se realiza en tu negocio requiere muchos pasos, por lo que el crear un workflow se vuelve muy necesario.

Cuando se habla de Marketing Digital, por ejemplo, debemos considerar que se trata de una estrategia que involucra varios canales y cada uno de ellos tiene su propia planificación. Veamos algunos casos:

Al realizar una acción de medios pagada en Facebook Ads se hace necesario crear una campaña que tenga un objetivo específico, que puede ser generar más clics en un enlace, obtener más seguidores , aumentar las conversiones en venta, etc.

A continuación, se hace necesario especificar a qué público se debe llegar y el conjunto de anuncios que pertenecerán a esa campaña.

Como puedes ver, esta acción tiene un flujo de trabajo compuesto para la creación de campañas, la elección de audiencia y la creación de anuncios de campañas.

Si esta orden no se sigue, el flujo se romperá, el trabajo no se ejecutará bien y, dificilmente, se alcanzará el objetivo. Por esta razón, se hace necesario el workflow.

Y, para que sepas qué es workflow, qué tipos puedes adoptar en la administración de tu empresa, escribimos este post y lo invitamos a leerlo hasta el final.

¿Qué es workflow?

El workflow, también llamado flujo de trabajo, es la forma en que las personas realizan el trabajo y puede ser descrito como una serie de pasos que deben ser completados secuencialmente en un diagrama o lista de verificación.

Básicamente, el workflow consiste en un trabajo que fluye de una etapa a otra, ya sea a través de una herramienta o a través de otro proceso.

Puedes ejecutar un workflow completo (como escribir, editar y publicar un post de blog) o puedes involucrar a varias personas (como realizar una venta compleja a un cliente).

Sin embargo, no se debe confundir el workflow con una tarea o con varias tareas juntas, ya que esto sería un proyecto.

Workflow es una cadena de tareas que ocurren en una secuencia, además de ser algo que haces regularmente.

Para tener una mejor idea de cómo funciona esto, veamos un ejemplo práctico: la contratación de empleados.

Cada vez que contratas a un nuevo empleado para tu equipo, debes explicar cómo funciona la empresa, cuál es su función, entre otros.

Veamos otro ejemplo simple de un flujo de trabajo en el proceso de ventarketing o smarketing en el que participan varias personas:

1. el analista de marketing genera leads o oportunidades de ventas;
2. el representante de ventas se pone en contacto con el líder y cierra la venta;
3. el equipo de facturación genera el ticket para que el cliente pague;
4. el equipo financiero recibe el pago y se lleva la contabilización.

Al crear contenido para el blog de tu empresa, se puede realizar un workflow de la siguiente manera:

1. escribir blog post;
2. hacer optimización SEO;
3. revisar la ortografía y la gramática;
4. publicar en el blog.

A menudo, en los negocios, los workflows son más complicados. Algo como la contratación de un empleado puede involucrar varias reuniones, informes, tareas y departamentos.

Es a este nivel que deben ser monitoreados, administrados y optimizados adecuadamente para garantizar que sean lo más eficientes posible.

¿Cuáles son las principales ventajas de workflow?

La adopción de un flujo de trabajo aporta una serie de beneficios a tu empresa, los principales son:

• reducción de costes y reducción de desperdicios;
• mayor eficiencia y eficacia de los procesos;
• mayor transparencia en el uso y procesamiento de la información;
• mayor colaboración entre los miembros del equipo y del trabajo en equipo;
• mejora continua de los procesos.

¿Cómo funciona un workflow?

Básicamente, el sistema workflow se divide de la siguiente manera:

AD HOC

Es un proceso manual simple cuyos elementos se pueden cambiar o mover de acuerdo con las reglas y procedimientos establecidos por la empresa y cuando sea necesario.

Productivo

Esto se refiere a procesos que pueden tener intervención humana o no. Después de todo, son más repetitivos, tienen mayor complejidad y requieren niveles más altos de calificación y acceso a varios sistemas de información.

Administrativo

Es el punto medio entre el «ad hoc» y el flujo de trabajo de «producción». Implica actividades débilmente estructuradas, repetitivas y predecibles con reglas simples de coordinación de tareas.

Colaborativo

Estos son los procesos que involucran el trabajo cooperativo realizado por varios departamentos de la empresa, pero con un objetivo común.

Este es un proceso más completo ya que involucra a varios equipos cuyas habilidades se pueden explorar de forma colaborativa.

Transaccional

Estos son procesos de trabajo cuyas tareas se llevan a cabo de manera conjunta, pero en diferentes unidades, para garantizar mayor confiabilidad y aplicación exacta.

¿Qué ejemplos de workflow existen?

¿Quieres empezar a documentar tus flujos de trabajo, pero no sabes con quién comenzar? Aquí hay algunos ejemplos comunes que pueden ser utilizados por mayoría de las compañías.

Marketing de Contenidos

Quien trabaja con marketing sabe que Marketing de Contenidos no se trata solo de la creación de un buen texto para blogs, sino que requiere muchos pasos estratégicos.

En la mayoría de los casos, la publicación de un solo artículo requiere la colaboración entre cuatro profesionales diferentes:

• primer el responsable del desarrollo de la agenda de contenidos o Content Manager;
• luego el redactor que necesita escribir el contenido;
• el revisor debe verificar si el texto es pertinente a la agenda, así como a la gramática y la ortografía;
• por último, el profesional de marketing digital debe optimizar este contenido para los motores de búsqueda como Google y publicarlo en el blog.

Si publicas contenidos por semana en el blog corporativo de tu empresa, este flujo de trabajo no será demasiado laborioso.

Sin embargo, si el blog tiene una alta producción de artículos hechos por varios escritores, el proceso puede ser confuso si no tienes un flujo de trabajo claro.

La producción de algunos contenidos puede haber retrasado y la publicación puede no seguir el calendario editorial, los plazos pueden perderse, etc.

Por lo tanto, crear un flujo de trabajo para el marketing de contenidos ayuda a dar seguimiento de todo el proceso para que todas las tareas se realicen correctamente.

Si quieres saber las razones por las que el Marketing de Contenidos es la mejor opción para la estrategia digital de tu empresa, puedes encontrarlas en este e-book completo y gratuito. ¡Descárgalo!

Email Marketing

Cuando hablamos de email, un claro ejemplo de flujo de trabajo es la automatización del marketing por email, lo que requiere una serie de pasos para que funcione.

Aunque el email marketing puede abarcar acciones más simples, como el envío de boletines semanales, crear un flujo de trabajo (también llamado, flujo de nutrición) es importante para atraer tus clientes potenciales y acercarlos al momento de la compra.

Veamos paso a paso cómo sucede esto:

1. se hace la agenda para que un ebook esté disponible en tu blog;
2. el texto para el ebook es producido por un redactor publicitario;
3. el design del ebook es creado por un designer;
4. el ebook es publicado en una landing page dentro de tu blog;
5. se crea una secuencia de correos electrónicos para que todos los que descarguen el ebook lo reciban;
6. esta secuencia se inserta en una herramienta de automatización de marketing digital.

Reclutamiento de empleados

La entrada de empleados es un momento importante en las empresas.

Después de todo, es en este momento que los procesos de trabajo deben transmitirse claramente a los nuevos empleados, además de hacer que la experiencia sea placentera para ellos, porque es el primer contacto que tienen con la empresa.

Si el proceso de contratación se realiza de la manera correcta, esto hace con que los nuevos empleados estén más dispuestos a beneficiar al negocio, así como aumenta la retención de talento en tu equipo de marketing.

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento de los empleados.

1. una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo electrónico de bienvenida al empleado más nuevo;
2. se ingresar la información personal de este empleado en la base de datos de la compañía;
3. se realizan todos los procedimientos legales (como firmar la tarjeta de trabajo, emitir el cupón de transporte, el cupón de comida, entre otros beneficios);
4. presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo;
5. preparación de los materiales de trabajo que él necesitará (computadora, cuenta de e-mail, acceso al software, etc.);
6. capacitar al empleado para que él pueda llevar a cabo sus tareas laborales.

Es decir, el workflow adopta una serie de procesos que no pueden faltar en la gestión de una empresa. Y, cuando hablamos de marketing, hay innumerables procesos de modo que se vuelve difícil determinar cuáles deben reciben la mayor atención.

Entonces, ahora que sabes qué es el flujo de trabajo, para saber en qué procesos de marketing debes enfocar tus esfuerzos de administración, ¡descarga nuestra guía completa y gratuito de Marketing abajo!