Para lograr organizar una empresa se requiere un enfoque más estratégico y se debe tener en cuenta varias etapas de optimización, por lo que la metodología 5S (control de calidad) ha sido una de las más utilizadas por las compañías para obtener este fin.
Funciona de manera práctica, dirigiendo los esfuerzos en cinco niveles distintos, con el objetivo de hacer que la empresa logre un alto nivel de actuación y que esta perspectiva se difunda por la cultura organizacional.
Por supuesto que trabajar la optimización de cada uno de estos parámetros trae resultados positivos. Las organizaciones que aplican el método 5S pueden alcanzar muchas ventajas.
En esta publicación aprenderás acerca de qué se trata y cómo ejecutarlo, conocerás las 5 bases de trabajo, cómo logran la organización de tu empresa y cuáles son los beneficios que se consiguen con su aplicación. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es y cómo surgió la metodología 5S?
5S es un método dirigido a la organización de empresas, en varios niveles estructurales.
En general, la propuesta es que opere con los recursos que necesita, que preserve a los colaboradores, que siempre esté limpia y que mantenga un buen nivel de productividad.
Para entender un poco más la metodología 5S es necesario conocer cómo, curiosamente, ha surgido:
Japón recién salía de la Segunda Guerra Mundial, momento histórico que dejó marcas profundas en el país, incluso, a nivel estructural.
Por lo que la propuesta era erguirse nuevamente como nación, principalmente después del episodio de los ataques atómicos de Hiroshima y Nagasaki, y además de evolucionar económicamente, para convertirse en la gran potencia que es hoy en día.
La metodología, desde ese momento en adelante, comenzó a aplicarse en varios sectores de la sociedad japonesa, principalmente en las grandes empresas. Debido a esta nueva conducta hacia la gestión de las compañías, se hizo posible el desarrollo basado en métodos rigurosos.
De esa manera, los resultados fueron muy positivos. A pesar de tener que lidiar con la reestructuración general, Japón logró avanzar y hoy, es una de las naciones que inspiran al mundo.
Por lo tanto, la metodología 5S tiene estímulos muy relacionados con la cultura japonesa, especialmente con respecto a la disciplina.
Y aunque es una herramienta muy sencilla, su efectividad se da por haber sido pensada para traer resultados concretos en un tiempo determinado.
Esto es precisamente lo que hace que la metodología 5S sea tan solicitada en todo el mundo, yendo más allá del ambiente de una fábrica, donde ha nacido.
¿Cómo funciona la metodología 5S?
El origen del nombre de la metodología 5S está inspirado en 5 términos que dan origen a sus pilares. Ellos son:
- Seiri (sentido de uso);
- Seiton (sentido de organización);
- Seiso (sentido de limpieza);
- Seiketsu (sentido de normalización);
- Shitsuke (sentido de la disciplina).
Estos principios son aplicados en las empresas con la propuesta de establecer un control de calidad basado en la cultura oriental.
A continuación, comprende mejor lo que cada una de las etapas del método 5S aporta para la organización de las empresas:
Seiri
El sentido de uso es un importante parámetro para que las empresas puedan organizar sus recursos.
En esta etapa, el trabajo gira en torno a reducir al máximo lo que se utiliza, desde roles, equipos fundamentales para las actividades, etc.
La idea es minimizar el uso de estos materiales, lo que genera ahorro, libera espacios de almacenamiento y hace una gestión inteligente. Todo este trabajo gira en torno al cuestionamiento de qué es lo que la empresa realmente necesita.
En muchos casos, los documentos antiguos todavía ocupan demasiado espacio en los archivos, por ejemplo.
En este sentido, la transformación digital ha brindado aún más posibilidades para trabajar ese aspecto en tu empresa, principalmente a través de la digitalización, teniendo como resultado que tu compañía tenga menos elementos para administrar, lo que se traduce a una mayor productividad.
Seiton
En el 5S el sentido de organización es también uno de los pilares fundamentales para las empresas.
El método predica que es necesario que el ambiente de trabajo sea organizado, facilitando el desempeño de los colaboradores. Por este motivo, los sectores deben organizarse adecuadamente, con mesas, compartimientos y armarios adecuados y presentables para trabajar.
La organización es vista como una de las bases del éxito de una empresa, por lo que Seiton aplica esa idea en todos los espacios del negocio.
Es necesario relacionar los objetos para crear inventarios que sean fáciles de manejar. También, deben organizarse separando los elementos por nombres y categorías. Sobre las mesas deben haber solamente objetos utilizados con frecuencia, evitando el desorden.
Seiso
Seiso es el pilar que trata sobre la limpieza. En Oriente se cree que ese elemento es más que una simple cuestión de higiene, ya que además tiene un impacto directo en el sitio y puede proporcionar un entorno de alta productividad y rendimiento.
Se propone que mantener el lugar de trabajo limpio es responsabilidad de todos y no solo del equipo designado a esa función específica.
Cada colaborador debe supervisar a sus compañeros de trabajo, también se deben mantener buenas prácticas que conserven a la empresa limpia, desde la eliminación adecuada de la basura hasta el hábito de no guardar el material que se debe desechar.
Aunado a lo anterior, Seiso valora la buena apariencia personal que requiere una higiene adecuada y una presentación correcta en el trabajo.
Seiketsu
Las buenas prácticas van más allá de las buenas ideas y su sugerencia.
La metodología 5S solo funcionará adecuadamente con la perpetuación de las prácticas, y eso es precisamente lo que trae Seiketsu.
Este pilar pretende normalizar las ideas ya vistas, centrándose en la organización, la limpieza y el buen uso de los recursos. De esta manera se hace realmente posible implementar estas nuevas costumbres, fijándolas.
Para ello, la empresa necesita trazar reglas y rutinas de supervisión de los pilares ya promovidos. La idea es que todo se practique realmente, convirtiéndose en parte integral de la cultura de la empresa.
Los nuevos valores son debidamente observados y se debe trabajar para reforzar estas ideas, lo que garantiza que los colaboradores entiendan lo importante de estas bases y las practiquen en el cotidiano.
Shitsuke
Shitsuke puede ser considerado un valor de continuidad, íntimamente ligado a Seiketsu. Su enfoque principal es el apoyo al colaborador, de modo que se logre cumplir la metodología 5S.
Aquí, la propuesta es enraizar las nuevas prácticas en el cotidiano de la empresa, pero haciéndolo por medio de la capacitación. Se debe dar todo apoyo e instrucción para obtener los resultados pretendidos.
Capacitaciones, conferencias, comunicados y otros recursos deben ser utilizados en esta etapa. De este modo, los colaboradores podrán comprender la importancia de sus prácticas.
El enfoque continuo de estos temas también hace que nunca se olviden estas bases. Paralelamente a este soporte, es importante que las empresas realicen evaluaciones periódicas, lo que ayuda a entender la evolución frente a las bases de la metodología 5S.
¿Cuáles son las ventajas de usar la metodología 5S en una empresa?
La aplicación de las 5S (control de calidad) brinda amplios beneficios para las empresas que se pueden observar desde el aumento de la productividad hasta la mejora de la fidelidad de los colaboradores.
¡A continuación, entiende cómo este método hace que las empresas funcionen mucho mejor!
Las operaciones se vuelven más fáciles
Un mejor uso de los recursos, la limpieza y la organización de los ambientes de trabajo hacen que las prácticas de las distintas actividades en el espacio de una empresa sean más simples.
Con las mejores condiciones posibles, las operaciones se vuelven más fáciles en todos los niveles y sectores de una compañía. Así, los empleados tienen condiciones de trabajo perfectas, lo que reduce los impedimentos.
Se incrementa el nivel de productividad
La productividad es uno de los factores resultantes de la aplicación de la metodología 5S. Con los métodos adecuados, la empresa puede tener un enfoque mayor en las actividades principales de su negocio.
Cada una de las bases propuestas por el método, incluidas las de continuidad, hacen que el lugar de trabajo sea más propicio a obtener buenos resultados.
La productividad se convierte en una consecuencia natural para la compañía.
El lugar de trabajo se hace más acogedor
Los colaboradores también necesitan de buenos lugares de trabajo para sentirse comprometidos y ser capaces de realizar bien sus funciones.
Con los pilares de la limpieza y la organización, los sectores se vuelven más atractivos y permiten al trabajador desempeñar su función sin problemas. Convirtiéndose en lugares donde la práctica de su función se realiza de manera más simple y menos agotadora.
Se logra seguridad en la operación
Los colaboradores también necesitan de seguridad en el desempeño de sus funciones. La organización ayuda a mantener buenos métodos de trabajo, alejando a los empleados de cualquier tipo de accidentes.
Eso garantiza, además de la preservación de la salud, el aumento de la productividad una vez que se puede ejecutar las tareas sin mayores preocupaciones.
¡La seguridad es la clave para un buen ambiente de trabajo!
Se busca mejorar continuamente
Gracias a Seiketsu y Shitsuke, las mejoras propuestas por el método 5S se implementan y ejercen a largo plazo.
La supervisión acompañada del apoyo al colaborador, garantiza que la empresa tendrá resultados exitosos a lo largo del tiempo. Esto se convierte en el camino para un profundo cambio cultural en la compañía.
Para concluir
Implementar la metodología 5S es un paso importante para la reorganización de tu empresa.
Estas bases fueron esenciales para una de las naciones más importantes del mundo en un momento decisivo de su historia, y también podrían ser el punto de inflexión en tus negocios.
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