La gestión de procesos es una de los principales retos que enfrenta una empresa en cualquiera de sus áreas, pues la optimización de recursos, la entrega en el tiempo determinado y la disponibilidad de la mano de obra, son siempre variables que dificultan llevar a cabo esta gestión de forma efectiva.
¿Has pasado por la dificultad de gestionar un proyecto, hacer que realmente se lleve a cabo y coordinar las entregas de los responsables? Si este es tu caso, la metodología Scrum es una grandiosa ayuda para sobreponerse a estas dificultades, las cuales sabemos que nunca faltan si vas a iniciar una estrategia de marketing digital.
A continuación, te contaremos de qué se trata esta metodología que es tendencia en el mundo empresarial, cómo está siendo aplicada y las ventajas de su aplicación para tu negocio.
¿Qué es la metodología Scrum?
Etimológicamente, la palabra Scrum hace referencia a un término usado en el rugby. No se trata de una abreviación o sigla, sino que significa melé, un tipo de jugada, en la que todos los jugadores de ambos equipos se agrupan para luchar por el balón.
Por su relación con equipos y los proyectos dentro del ámbito empresarial, se creó la metodología Scrum, que permite encarar proyectos complejos en los que se necesita flexibilidad para ejecutarlos.
Como bien menciona su co-creador Jeff Sutherland, la metodología Scrum se trata de "hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo".
¿Cómo se aplica en los proyectos empresariales?
En el Scrum se trabaja con varios pasos que describen el proceso y su desarrollo:
- Se inicia con la creación del llamado product backlog, se trata de un archivo genérico que engloba las tareas, sus requisitos y las funciones de los responsables que requiere el proyecto.
- De allí se pasa a release backlog, en donde se definen las tareas y responsables del paso anterior.
- Luego se sigue al sprint backlog, que es la consolidación de las entregas finales, este es un documento en el que se hará seguimiento en cada sprint "reunión del proyecto".
Cada Sprint o integración debe suponer un avance en las etapas del proyecto, y el burn down es donde se acompaña el progreso del proyecto. Tiene una duración preestablecida de entre 2 y 4 semanas, obteniendo como resultado un nuevo estado del proyecto con próximos pasos.
Lo que se busca es minimizar al máximo las reuniones poco productivas o mal preparadas para lograr dar avance al proyecto. Por ese motivo, su duración debe ser corta y se debe ser conciso y concreto en la información a entregar. Suele ponerse en marcha de este modo:
- Cada miembro responsable informa el status de su tarea asignada, la ayuda que necesita por parte de otros integrantes del equipo y la previsión de tiempo de entrega de acuerdo a las condiciones que presenta.
- Luego, se pasan los proyectos por etapas como "to do", "doing" y "done" (el modelo kanban suele ser bastante funcional para dar este seguimiento).
Es muy importante definir un tiempo límite para la reunión para que cada equipo o participante pueda continuar en el desarrollo de sus proyectos.
Roles que intervienen en la metodología Scrum
Para dar un seguimiento y control al proyecto, conviene asignar responsables por llevar a cabo la metodología Scrum.
Los siguientes roles que intervienen son:
- Scrum Master: Quien irá a liderar el proyecto y velar para que se cumplan las normas y procesos establecidos. Es quien se encarga de eliminar los posibles retrasos que surjan en el proyecto para que este avance. Además, trabaja de la mano del Product Owner para maximizar el retorno sobre la inversión del proyecto.
- Product Owner: Representante de los inversionistas y parte financiera del proyecto, encargada de demostrar el ROI, comunica las expectativas al equipo, interviene en la creación del product backlog.
- Equipo: Profesionales que cuentan con las habilidades requeridas para ejecutar las diferentes tareas del proyecto, directos responsables por el desarrollo de la Sprint y su avance, así como de informar en el burn down los avances del proyecto.
Ventajas de usar la metodología Scrum
Como habrás notado, esta es una metodología enfocada en la optimización del tiempo, y busca siempre implementar acciones que maximicen el ROI de una empresa.
Sus principales ventajas son:
Fomentar el trabajo en equipo
Al hacerse responsable por el avance del proyecto, el equipo debe interactuar de la manera necesaria que garantice el resultado deseado, todos hacen parte y cada quien debe cumplir con su responsabilidad hacia el equipo.
Optimizar el tiempo de reuniones
Consolida las reuniones muchas veces innecesarias, y se convierte en un encuentro productivo, en donde cada responsable informa el estado de su responsabilidad, en un periodo corto de tiempo que permita dar continuidad y que garantice la participación de todos.
Reducir riesgos al dividir grandes tareas
Suele suceder que tras encarar un proyecto grande, una empresa vea los riesgos o errores ya en la etapa final del mismo. Con la metodología Scrum, se busca ser más eficiente y tener la capacidad de adaptación y flexibilidad en pequeñas entregas que minimicen un riesgo futuro.
Conclusión
La metodología Scrum es una excelente alternativa para empresas que quieren comenzar la ejecución, modificar su proceso de entrega de grandes proyectos y tener un acompañamiento efectivo que no demande el tiempo de todos y que permita garantizar un retorno a la inversión eficiente.
Esta sin duda es una excelente alternativa para los retos que enfrentan los equipos de marketing. Para saber más acerca de ellos, te invitó a descargar este excelente ebook que hemos preparado para desarrollar aún más tu conocimiento.
