Por Paula Obeso

Publicado el 25 de agosto de 2017. | Actualizado el 29 de enero de 2020


Benchmarking es un análisis estratégico profundo de las mejores prácticas llevadas a cabo por empresas del mismo segmento que el tuyo. Benchmarking viene de la palabra de origen inglés “benchmark”, que significa “referencia”, y es una herramienta de gestión esencial para el perfeccionamiento de procesos, productos y servicios.

La transformación digital y el surgimiento masivo de startups ha hecho que la corrida por la atención de los clientes potenciales sea cada vez más compleja para las empresas.

En un escenario de alta competitividad, quienes dejan de actualizarse y mejorar sus soluciones comerciales se arriesgan fuertemente a caer en el olvido y perder relevancia en el mercado.

De esta necesidad de desarrollo constante viene el proceso del benchmarking, que consiste en analizar los errores y aciertos de otras empresas del mismo segmento para extraer ideas aplicables a la realidad de una determinada organización.

En este artículo conocerás a detalle este concepto, cómo hacer un benchmarking y por qué no debes dejarlo a un lado en tu empresa. ¡Acompáñanos!

¿Qué es benchmarking?

En inglés, benchmark significa “punto de referencia”, y benchmarking significa “evaluación comparativa”.

Es decir, que el benchmarking consiste en evaluar y analizar los procesos, productos, servicios y/o demás aspectos de otras compañías o áreas para compararlos y tomarlos como punto de referencia para tus futuras estrategias.

La intención es aprender de la experiencia de los demás para mejorar tu propio desempeño. Contrario a copiar, esto te permitirá diferenciarte de los demás de una manera efectiva.

El benchmarking es un proceso continuo que ayuda a las empresas a mantenerse a la vanguardia e innovar en un mundo de constante cambio. Por eso exige aprendizaje constante y adaptabilidad.

¿Cuál es la importancia del benchmarking?

Cuando analizas tu empresa y el mercado en el que actúas (lo que, como has visto, incluye la competencia), no sólo pasas a conocer mejor tus potenciales clientes. También descubres ideas inspiradoras e innovadoras aplicables en tu organización.

Aparte, puedes reconocer las fuerzas y debilidades de tus competidores y, de ese modo, mejorar tu posicionamiento en el mercado.

Sin embargo, lo más importante que el benchmarking puede proporcionarte, es el conocimiento sobre tu propia empresa.

Es a través del bencharking que logras identificar los desajustes de tu negocio y observar con claridad dónde están tus propias debilidades.

Eso te permite desarrollar planes de acción para optimizar o adaptar las mejores prácticas, con la finalidad de aumentar tu propio desempeño a corto, mediano o largo plazo.

Siendo así, es esencial que hagas el benchmarking en tu empresa, analices las acciones y estrategias de tu negocio y todo lo que la competencia ha elaborado y que ha dado excelentes resultados.

Al unir esas informaciones, tienes un camino más claro a seguir para optimizar costos, tiempo y conquistar más clientes.

¿Qué objetivos tiene el benchmarking?

El principal propósito del benchmarking es descubrir cómo puedes mejorar tu desempeño continuamente, conociendo, entiendo y adaptando lo que otros (o incluso tu mismo) están haciendo.

Eso se hace a través del establecimiento de metas comparables y del entendimiento de los procesos que capacitan a las mejores empresas a conseguir sus mejores resultados.

Los objetivos elementales que un proceso de benchmarking busca alcanzar son: 

  • definir nuevos conceptos de análisis;
  • ampliar el conocimiento de la propia empresa;
  • identificar las áreas que deben mejorarse;
  • establecer objetivos realistas y viables;
  • permitir un conocimiento mayor de la competencia y del nivel competitivo del mercado;
  • ajustar la organización con las mejores prácticas del mercado;
  • plantear nuevas estrategias y salir adelante de los competidores;
  • mejorar la comunicación empresarial;
  • perfeccionar procesos;
  • disminuir el número de errores;
  • reducir costos.

¿Qué tipos de benchmarking existen?

Benchmarking interno

Si pensabas que el benchmarking se aplicaba únicamente a la competencia, piensa otra vez.

El benchmarking interno consiste en evaluar y analizar una o más áreas de una misma empresa. Esto permite compararlas y determinar en qué aspectos necesitan fortalecerse y qué pueden aprender unas de otras.

Por ejemplo, si hay un departamento que tiene un mejor desempeño que los demás en algún aspecto, el benchmarking es la manera de averiguar qué están haciendo bien para que esas acciones se adapten a los demás departamentos.

Benchmarking de competencia

Sin embargo, si no llevamos nuestra mirada fuera de nuestra organización, podemos llegar a tener una visión muy miope de las innovaciones y otras cosas interesantes que pasan en nuestra industria.

El benchmarking de competencia estudia otras compañías de un mismo sector con el fin de analizar sus prácticas. Esto ayuda a identificar tus puntos débiles en cuanto a servicio, procesos y estrategias se refiere, y así tomar acciones para ser más competitivo.

Por ejemplo, si tienes un restaurante de comidas rapidas a domicilio pero recibes constantes quejas por la demora en las entregas, debes estudiar otros negocios similares al tuyo, analizar cómo gestionan su servicio y determinar si tienen prácticas que puedas aplicar (o incluso, perfeccionar) en tu negocio.

Benchmarking funcional

Pero si lo que quieres es innovar, la inspiración puede venir del lugar menos esperado.

El benchmarking funcional o estratégico toma como referencia las estrategias o procesos específicos de empresas de otros sectores que no son necesariamente competidores.

Continuando con el ejemplo de la comida rápida, en ese caso podrías analizar compañías de mensajería o de ventas por internet.

Este tipo de benchmarking ayuda a replantear los paradigmas propios de una industria, ya que implica ver más allá de tu sector.

¿Cómo hacer un benchmarking?

¿Quieres poner en práctica un análisis de benchmarking? Estas son las etapas que te recomendamos para que diseñes y hagas correctamente el proceso de benchmarking eu tu empresa.

1. Estudiar a tu negocio

Estudiar a tu propia empresa es muy importante para que entiendas qué procesos internos o prácticas empresariales deben mejorarse.

Ese análisis puedes hacerlo, por ejemplo, identificando las quejas más comunes entre los feedbacks de tus clientes.

2. Seleccionar el tipo de benchmarking

Seleccionar el tipo de benchmarking dependerá mucho de tu propósito y de quién es la referencia en ese aspecto.

A partir de lo que definas en la primera etapa, tu comparación de prácticas se hará entre departamentos de tu propia empresa, organizaciones con perfil similar, pero no necesariamente del mismo segmento, o con tus competidores directos.

3. Elegir las empresas que se van a analizar

Dependiendo de los procesos y prácticas que quieras mejorar, tendrás que analizar otras empresas. Lo ideal es que elijas de una a tres empresas.

Busca siempre optar por aquellas que son líderes de mercado y que tienen acciones exitosas en sus históricos.

4. Definir los datos que se van a recolectar

Aquí es el momento de determinar las informaciones que se van a recolectar, es decir, reunir aquellos datos relacionados con los aspectos comparativos de las empresas que has elegido.

Por ejemplo, si lo que deseas es un análisis de benchmarking de la presencia digital, tendrás que recolectar las informaciones en línea de las empresas.

Investiga sus redes sociales, blog o sitio, su posición en los motores de búsqueda, si hay muchas reclamaciones, la velocidad de su respuesta, su inversión en tráfico de pago, etc.

5. Analizar los datos recolectados

Una vez tengas todos los datos recolectados, el siguiente paso es analizarlos. Has comparaciones, observa la magnitud de las diferencias, descubre las relaciones que puedes crear con tu propio negocio y comprueba los factores que puedes usar y los que no son relevantes para ti. 

De esta manera, utilizarás lo que ha funcionado como referencia y tendrás en cuenta las fallas para no repetirlas en tu planificación.

6. Implementar las mejoras

Con todo esto en las manos, llegó el momento de optimizar tus procesos y prácticas.

Antes, no te olvides de elaborar un informe con todas las conclusiones obtenidas, las oportunidades encontradas, los puntos importantes de mejora en tus estrategias, además de las posibles amenazas y de sugerencias de cómo evitarlas.

Crea una planificación estratégica y un plan de acción para implementar las mejoras identificadas durante el benchmarking.

Recuerda de buscar superar y agregar algo nuevo en tus mejoras, eso te permitirá diferenciarte de los demás.

3 herramientas para realizar un benchmarking digital

El benchmarking tiene múltiples aplicaciones, también, en el entorno digital. Así, existen herramientas que te permiten comparar tu posicionamiento con el de páginas similares, además de otra información relevante sobre tráfico, búsquedas, duración de las visitas, etc.

Aquí te presento tres de las más útiles:

Google Trends

Una herramienta gratuita de Google que te muestra las tendencias de búsqueda y te permite comparar la popularidad de varias palabras clave.

Es fácil de usar, está en español y los resultados aparecen de una forma muy visual. En este artículo te explicamos a detalle cómo usar Google Trends.

SEMrush

Una de las herramientas más completas, ya que te permite analizar datos de tu sitio y de cualquier otro que te interese.

SEMRush brinda información minuciosa sobre palabras clave, ubicación geográfica, competidores orgánicos, entre muchos otros datos que seguro encontrarás interesantes. Está disponible en español y puedes acceder a algunas funciones gratuitas.

Si quieres aprender a usar Semrush como un maestro, no dejes de leer este tutorial completo sobre Semrush que hicimos.

Similarweb

Esta sencilla herramienta te permite analizar tu competencia, descubrir nuevas oportunidades, identificar tendencias, encontrar nuevas audiencias, entre otros.

SimilarWeb tiene versión gratuita, pero solo está disponible en inglés.

¿Qué ejemplos de benchmarking existen?

Xerox

Xerox es posiblemente la más conocida pionera en benchmarking.

A finales de la década de 1970, los ejecutivos de la empresa estadounidense Xerox estaban temerosos con el avance de competidores extranjeros en el mercado de copiadoras. 

Un estudio en profundidad (benchmarking) pudo identificar qué cambios fundamentales eran necesarios en Xerox.

Para entender cómo debería ocurrir, la empresa decidió evaluar sus competidores. Los resultados del estudio sorprendieron la compañía.

Sus rivales japoneses estaban vendiendo máquinas por el precio de coste de Xerox. Eso no podía explicarse por diferencias de calidad. 

El análisis estratégico descubrió que, en comparación con sus rivales japoneses, Xerox tenía nueve veces más proveedores, estaba rechazando diez veces más máquinas en la línea de producción y llevando el doble de tiempo para colocar los productos en el mercado. 

El benchmarking también mostró que la productividad necesitaría crecer un 18% por año durante cinco años si quisiera alcanzar sus competidores.

En esta situación, la visión proporcionada por el benchmarking, fue extremadamente útil para la empresa.

Xerox se centró en las mejores prácticas de cada sector de su empresa y, luego, en las prácticas de otras organizaciones que podían ser incorporadas en su proceso de trabajo.

Con base en eso, la empresa pudo reaccionar, determinar nuevos objetivos y realizar el seguimiento adecuado.

En las décadas siguientes, la práctica de benchmarking se amplió e intensificó en todas las áreas de Xerox, que adoptó el análisis como estrategia de mejora continua.

Conclusión

Incorporar el benchmarking en tu empresa es importante para mantener una cultura innovadora y de mejora continua. ¡Así que no temas aprender de los demás! Una mentalidad flexible y abierta al cambio es la clave para mantenerte vigente y relevante para tus clientes.

Para saber más sobre herramientas de análisis de competencia, ¡no te pierdas la oportunidad de descargar nuestro ebook completo sobre el tema!

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