Automatización del Marketing: ¡aprende aquí todo lo que necesitas saber para ganar tiempo para tu equipo!

Quien ya ha oído hablar de Marketing Digital, seguramente también ha oído sobre la automatización de Marketing. ¡Y no en vano!

El público disponible en Internet es inmenso y las estrategias de marketing digital que pueden ayudarte a atraerlos son innumerables. Sin embargo, realizarlas con primacía es un grande desafío tanto para los pequeños emprendedores, como para las grandes compañías.

¡Es aquí que entra la automatización de marketing!

Ella ayuda a las empresas a alcanzar clientes potenciales en gran escala, pero de forma personalizada.

Si todavía tienes dudas sobre cómo funciona y por qué debes adoptarla, ¡no te preocupes! En este post, te voy a explicar los principales puntos que necesitas saber:

• Qué es la automatización de marketing;
• Cuáles son los beneficios de la automatización;
• Cuáles son las preguntas más comunes sobre el tema;
• Qué hace una buena herramienta de automatización;
• Cuáles son los principales consejos para tener una automatización exitosa;
• Cómo elegir la herramienta de automatización ideal para tu empresa.

¿Listo? ¡Entonces vámonos!

¿Qué es la automatización de marketing?

La automatización de marketing es la práctica de utilizar softwares y demás tecnologías para actuar en escala y aumentar los resultados de una empresa. A través de ella es posible identificar, acompañar y actuar de forma personalizada con tu público, mejorando la relación en general y, consecuentemente, las ventas.

Por ejemplo, piensa en la rutina de un equipo de marketing digital: cada semana necesitan publicar contenidos en el blog para atraer a nuevos visitantes. Después, deben divulgar esos posts en las redes sociales y gestionar todo el enganche que ellos generan. Además, necesitan generar contactos, es decir, leads para el equipo de ventas, por ese motivo capturan emails ofreciendo una newsletter.

Pero, el equipo de ventas necesita más información antes de contactar a un lead. Por eso, el equipo de marketing produce ebooks, webinars y planillas que se ofrecen después de llenar un formulario, que solicita información como nombre, teléfono, cargo, sitio, etc.

Al evaluar las respuestas de los formularios, es posible identificar que algunas personas son clientes ideales para tu empresa, pero otras ni tanto. Para ese segundo grupo, es necesario nutrir la relación con la ayuda de contenidos educativos.

Como si todo esto ya no bastara, el equipo de marketing también necesita medir los resultados de sus acciones y campañas, además de evaluar, junto con el equipo de ventas, si están atrayendo a los clientes adecuados para la empresa.

Resumiendo, el volumen de actividades y procesos necesarios para hacer que esta "máquina" funcione es gigante. Y cuanto más la empresa crezca, mayor será el número de contactos a generar y trabajar.

Es por ese motivo que los equipos de marketing necesitan herramientas que reduzcan el trabajo manual. Ellas ayudan a aumentar la eficiencia del equipo y reducir el tiempo gastado en cada tarea. Y en este caso, ¡tiempo es dinero!

Con la ayuda de una herramienta de automatización de marketing, es posible programar las publicaciones en los medios sociales, disparar emails específicos de acuerdo con datos o acciones de los contactos, evaluar a las personas que están realmente listas para hablar con el equipo de ventas, medir los resultados de las campañas y mucho más.

¡Y eso no es todo! Para conocer las demás ventajas de las herramientas de automatización, sigue leyendo.

Los beneficios de la automatización de marketing

Las empresas grandes, que se ocupan de miles de contactos y clientes, ven en la automatización un beneficio evidente: facilita el día a día de los empleados y mejora la gestión en todos los sentidos.

Pero quien todavía está empezando, puede sentirse reticente cuanto a realizar una inversión de ese tipo. Después de todo, si la empresa sigue siendo pequeña, es posible administrar estos detalles manualmente, ¿no es así?

Independientemente de cuál sea tu caso, la automatización tiene mucho más que ofrecer:

Mayor generación de leads

Si tu empresa ya tiene la jornada de los clientes bien mapeada, es mucho más fácil crear guías y procesos que te ayuden a atraer y captar más leads.

De acuerdo con la encuesta TechTrends 2017, si lo haces con la ayuda de una herramienta de automatización, puedes conquistar 2 veces más contactos.

Mejor generación de oportunidades de venta

Una persona puede no tener interés en tu producto hoy, pero tal vez cambie de idea de aquí 2 o 3 meses. En este caso, necesitas mantenerte ocasionalmente presente en su vida, nutriendo la relación con contenido útil y educativo, preparándola para el momento de la compra.

Con la automatización de marketing es posible hacer este seguimiento de forma personalizada, lo que aumenta la generación de oportunidades de negocio para tu equipo de ventas.

Sin esa práctica, tal vez la gente tarde aún más en sentirse preparadas o ni siquiera llegue a la etapa de decisión de compra.

Reduce el ciclo de ventas

Como la herramienta de automatización te ayuda a acompañar, gestionar y nutrir tus contactos, puedes dejar el proceso de ventas más consultivo.

Esto quiere decir que los futuros clientes gastan menos tiempo argumentando, lo que vuelve el proceso de compra más rápido y eficaz.

Reduce el CAC

CAC es el acrónimo del término en inglés "cost to acquire customers" o costo de adquisición del cliente. Es la métrica que indica cuánto dinero necesitas gastar para conseguir un nuevo cliente para tu empresa.

Ahora, imagina que tu equipo de marketing realizó una promoción especial para el Black Friday y tuvo un retorno increíble: atrajeron a 20 nuevos clientes por $12.74 dólares cada uno. A pesar de eso, tuvieron que cuidar de cada proceso manualmente, analizando perfil a perfil, verificando la información de cada cliente antes de transferirlas al equipo de ventas, lo que tomó días y días de trabajo de tu equipo.

En ese ritmo, tu equipo no puede aumentar el impacto o realizar múltiples campañas, a menos que contrates más mano de obra.

Pero, con una herramienta de automatización, las tareas agotadoras y procesales se optimizan, y las informaciones se procesan mejor. De esta forma, tu equipo tiene tiempo suficiente para ampliar los esfuerzos de la campaña, alcanzar a más personas y, consecuentemente, atraer más clientes con la misma inversión. Resumiendo, ¡reduces tu CAC!

Qué hace una buena herramienta de automatización de marketing

Ahora que ya has entendido qué es la automatización y los beneficios que esta plataforma te entrega, llegó el momento de conocer las principales características de una buena herramienta y cómo pueden colaborar con tus estrategias de marketing.

Medios sociales

Quien trabaja con marketing digital ya sabe: "el contenido es el rey, y la divulgación es la reina".

Para tener éxito no basta producir contenido, es necesario invertir tiempo y dinero en la divulgación y, en esos casos, ¡los medios sociales son nuestros grandes aliados!

El problema es que publicar en la frecuencia adecuada para cada red, además de acompañar y gestionar todos los compromisos es una tarea y tanto. Es por eso que las buenas herramientas de automatización pueden ayudarte a:

• Programar tus posturas en las redes;
• Monitorizar likes, comentarios, compartidos, etc;
• Monitorizar los clics que atrajiste por los medios sociales;
• Identificar, integrar y acompañar las interacciones de los usuarios en múltiples plataformas.

Si tienes interés en aprender más estrategias de Marketing para las Redes Sociales, no dejes de descargar nuestro kit sobre el tema:

Email marketing

Otro excelente canal para la divulgación de contenidos es el email y, por esta razón, esta funcionalidad también es fundamental para las herramientas de automatización.

Con ella debidamente configurada es posible realizar disparos masivos para divulgar tu newsletter, materiales ricos, promociones, etc.

Para maximizar los resultados, también es posible personalizar los mensajes con información como: nombre del contacto, nombre de la empresa y otros datos relevantes, dejando el email con una apariencia más personal y amigable.

Descarga nuestra guía de email marketing y descubre todo el potencial que esta estrategia puede ofrecer a través de la automatización:

Generación de leads

Parte fundamental de una buena estrategia de Inbound Marketing, la generación de leads debe ocupar un lugar destacado en las funcionalidades de una buena herramienta. Debe contar, por ejemplo, con las opciones:

Crear calls-to-action

Los CTAs o, en inglés, calls-to-action, son llamadas a la acción que te ayudan a atraer la atención del lector e indicar los próximos pasos.

Pueden ser en formato de botón, imagen o texto y se utilizan para incentivar acciones como:

• Invitar al usuario a visitar una landing page y descargar un material rico;
• Suscribirse a una neswletter;
• Entrar en contacto con tu equipo de ventas;
• Llevar el lector a una página de tu sitio o blog;
• Realizar una llamada;
• ¡y muchas más!

Crear formularios y personalizar campos

Para generar leads es necesario capturar información y, en este caso, los formularios con campos personalizados son tus mejores amigos.

Con la ayuda de una herramienta de automatización, puedes definir cuáles son los datos esenciales para diferentes momentos de la jornada de tu consumidor y, poco a poco, enriquecer tu base de datos.

Crear landing pages y thank-you-pages

Las landing pages te ayudan a convertir a los visitantes en leads a través de ofertas como:

• Ebooks;
• Webinars;
• Planillas;
• Checklists;
• Cursos;
• períodos de test gratuito;
• Descuentos, etc.

Ya las thank you pages son aquellas que los visitantes ven al llenar el formulario de la homepage con éxito.

Además de crear estas páginas, una buena herramienta te permite hacerlo a través de un editor de arrastrar y soltar, lo que simplifica el proceso y no deja a tu equipo de marketing dependiente de un diseñador o programador.

Para maximizar los resultados de estas páginas, también es importante que la herramienta facilite la realización de pruebas A/B.

Configurar los flujos de nutrición

Parte complementaria del email marketing, los flujos de nutrición permiten disparar una secuencia de mensajes que tienen como objetivo construir o mejorar tu relación con los contactos.

Esta práctica es fundamental para educar a los leads y reducir el ciclo de ventas, por lo que una buena herramienta te ayudará a:

• Programar el envío de emails en fechas y horarios específicos;
• Disparar mensajes de email cada vez que un contacto visite una página relevante como, por ejemplo, la página de precios o los casos de éxito;
• Enviar contenidos similares o complementarios después de descargar un material rico;
• Enviar recordatorios para la renovación del contrato, la actualización de datos y mucho más.

Para dominar las tácticas de generación de leads, no dejes de leer nuestro material:

Gestión de leads

Cuidar de una base de 10 contactos es fácil, ¡pero manejar una base de 100, 1.000 o 10.000 es otra cosa! Y es por eso que las herramientas de automatización son como superheroínas para tu equipo de Marketing. Con la ayuda de ellas puedes:

Segmentar tu base

Incluso si trabajas con una sola persona, aun así, puedes segmentar tu base de innumerables formas para crear mensajes más personalizados y entregar contenidos realmente relevantes.

Las buenas herramientas te permiten crear múltiples listas de segmentación basándote en la información de tus contactos o en el comportamiento que tienen.

Lead scoring

Para facilitar el seguimiento de la jornada del cliente, las herramientas de automatización de marketing permiten asignar puntos para las características y acciones realizadas por tus contactos. Por ejemplo:

• Abrir un email = 5 puntos
• Descargar un ebook = 15 puntos
• Visitar la página de precios = 150 puntos
• Empresa ubicada fuera de Brasil = - 1.000
• Empresa con más de 50 empleados = 75 puntos
• Cargo igual a gerente o director = 50

Los candidatos que presenten las puntuaciones más altas tienen mayores posibilidades de cerrar un negocio.

De esta forma, el lead scoring ayuda a tu equipo de ventas a identificar rápidamente cuáles son los contactos que deben ser tratados con prioridad.

Integración con CRM

Otra característica fundamental para una automatización exitosa es la integración con un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Así, es posible hacer el paso de los candidatos calificados para ventas y aún mantener todo el historial de las interacciones realizadas con esos contactos.

Tener ese tipo de conexión ayuda a implementar la estrategia de Ventarketing y garantizar la sinergia entre los equipos de Marketing y Ventas.

Análisis y seguimiento de métricas

Etapa fundamental de cualquier estrategia, la medición y evaluación de los resultados es esencial para comprender lo que está funcionando (o no) en tu estrategia y realizar mejoras.

Con la ayuda de una buena herramienta, serás capaz de producir informes con información más confiable y detallada. Además, muchas herramientas producen gráficos y comparaciones automáticamente, facilitando el análisis general.

Principales dudas sobre la automatización de marketing

Para quien no está muy familiarizado con las prácticas y herramientas del Marketing Digital, es común que surjan algunas dudas sobre este tema, por lo que vamos a abordar las 2 más comunes:

¿La herramienta de automatización y de email marketing son lo mismo?

¡No, no son lo mismo!

Aunque las herramientas de email marketing también son un tipo de automatización (ya que permiten el envío de mensajes en gran escala), no ofrecen la misma gama de características que una herramienta de automatización completa.

¿La herramienta de automatización y el CRM son lo mismo?

Una vez más, ¡la respuesta es no!

Las dos son herramientas diferentes, pero complementarias. No es casual que las buenas herramientas de automatización de marketing ya ofrezcan la posibilidad de integrarse con una herramienta de CRM.

Mientras que la primera es extremadamente valiosa para el equipo de marketing, la segunda facilita el día a día de los vendedores.

Por eso, recomendamos el uso de las dos: la de automatización de marketing para atraer, convertir y nutrir leads; y el CRM para acompañar, organizar y registrar los procesos de ventas.

Cómo garantizar el éxito de tu automatización

A pesar de todos los beneficios que ya citamos al comienzo del texto, existen empresas que invierten en una herramienta de automatización y dicen no alcanzar el retorno que esperaban con la inversión.

En estos casos, es común que los usuarios de la plataforma no hayan recibido el entrenamiento necesario para utilizar las funcionalidades de la mejor manera.

Para que esto no te suceda, recuerda los siguientes consejos:

Ten procesos y objetivos bien claros

Si aún no has definido cuál será el proceso predeterminado para una tarea concreta o si no sigues el proceso manual, es posible que no estés listo para automatizarlo.

En estos casos, comienza con tareas pequeñas y planifica todas ellas estratégicamente. Define los objetivos de cada una de ellas, así como los KPIs que te ayudarán a evaluar tu rendimiento.

Cuando notares que estás progresando, busca oportunidades de mejora y automatiza las tareas más aburridas o laboriosas.

Con el tiempo, tendrás mayor dominio sobre tus estrategias de Marketing, así como de las funcionalidades de tu herramienta.

Manten un seguimiento próximo

Un error común de los principiantes es creer que la herramienta es mágica y cuidará de todo sola. ¡No hagas eso!

Al igual que toda tecnología, las herramientas de automatización deben supervisarse y modificarse constantemente para lograr los resultados deseados.

Además, los errores ocurren, así como cambios en la plataforma, por lo que tú y tu equipo deben estar siempre preparados para actuar cuando sea necesario.

¡Automatiza, pero no generalices!

Aunque la herramienta te ayude a realizar acciones en masa, nunca te olvides de invertir tiempo en la personalización.

¡Utiliza las listas de segmentación y de los token de personalización — ellos harán toda la diferencia cuando el usuario esté interactuando contigo!

No te olvides de los clientes actuales

Aquí en el texto hablamos mucho sobre tácticas de atracción, conversión y nutrición, pero eso no quiere decir que debes olvidarte de la fidelización.

Utiliza tu creatividad para automatizar acciones que pueden ayudar a tus clientes a aprovechar tus productos al máximo, aumentando las posibilidades de convertirlos en promotores de tu marca.

Enviar cupones de descuento en el día de su cumpleaños, realizar encuestas de satisfacción y ofrecer productos complementarios son algunos ejemplos de pequeñas acciones que puedes automatizar.

Realiza revisiones y mejoras continuas

¡No dejes tu herramienta actuando en el piloto automático! Mantente atento a las actualizaciones del sistema y, siempre que sea posible, realiza pruebas A/B en busca de oportunidades de mejora.

A veces lo que trae un excelente resultado hoy puede no desempeñar de la misma forma de aquí a 6 meses debido a cambios mercadológicos o conductuales.

Resumiendo: procura innovar con cierta frecuencia.

Manten tu herramienta organizada

Hoy puedes tener un equipo pequeño y todo el mundo sabe qué es y qué hace cada página o flujo de tu herramienta, pero si todo va bien, dentro de unos meses tendrás nuevos empleados y un número mucho mayor de campañas.

Por eso, sé estratégico desde el primer día: crea reglas de nomenclatura para tus landing pages, emails y flujos.

Esto facilitará la comprensión de lo que ya está en la herramienta, así como el aprendizaje de los colaboradores que se unirán a tu equipo en el futuro.

Cómo elegir la mejor herramienta para tu empresa

Ahora que ya sabes todo sobre la automatización, debe estar ansioso para elegir tu herramienta y verla funcionando en la práctica.

Antes de contratar la tuya, analiza cuáles son las mejores opciones para tu tipo de empresa y utiliza los períodos de test para evaluar:

Funcionalidades

Ni siempre tu empresa va a necesitar o utilizar todas las funcionalidades de una herramienta. Por lo tanto, al contratar la tuya, comprueba si ofrece lo que necesitas y si estas funcionalidades tienen el rendimiento que esperas para facilitar tu día a día.

Facilidad de uso

Y por hablar en facilidad, asegúrate de contratar una herramienta que sea práctica e intuitiva. De lo contrario, perderás tiempo y energía tratando de configurar tus acciones, ¡lo que es contraproducente!

Customización

Si deseas una herramienta que maximice tu rendimiento, necesitas que te ofrezca una amplia posibilidad de personalización. Esto es fundamental para crear procesos, páginas y emails que realmente transmitan tu marca y tu estilo.

Personalización

¡Cuanto más personalizado, mejor! Asegúrate de que la herramienta tiene tokens de personalización y muchas posibilidades de segmentación. Recuerda que este es el secreto para una comunicación minuciosa.

Integración con otras herramientas

Así como es importante lograr integrar tu herramienta de automatización con una herramienta de CRM, existen otros softwares que pueden ser fundamentales para tu empresa.

Antes de tomar tu decisión, asegúrate de que la herramienta permite la integración con otras plataformas y observa cómo funciona en la práctica. Si el proceso es muy complejo o imperfecto, es posible que tengas que considerar otra opción.

Análisis e informes

• ¿Cuáles números son importantes para tu empresa?
• ¿Cómo los acompañarás?
• ¿Es posible cruzar datos de diferentes plataformas?
• ¿La herramienta crea gráficos y comparaciones automáticamente?
• ¿Puedes descargar esta información y mantener un historial de datos?

Todo eso debe influir en tu evaluación. Si la herramienta de automatización no proporciona información relevante, es difícil seguir el rendimiento de las acciones que realizas en ella.

Entrenamiento y soporte técnico

Pasar por un proceso de onboarding y tener fácil acceso al soporte técnico son atributos primordiales para que tengas éxito con tu herramienta.

En este caso, no dejes de examinar la duración de los entrenamientos, los conocimientos que serán compartidos, cuál es el horario de atención del equipo técnico y el plazo límite de respuesta de los tickets de soporte.

En el momento de la contratación esto no parece tan relevante, pero cuando surjan problemas en el día a día, necesitas estar seguro de que estarás bien asistido.

Costos totales

Además de todo lo que ya citamos, es inevitable citar los costos de la herramienta. Algunas trabajan con un precio fijo por las funcionalidades y un valor variable en relación al número de contactos almacenados, mientras que otras ofrecen paquetes de acuerdo con el número de empleados que utilizarán la herramienta y el número de contactos de tu base.

Al evaluar tus opciones, no dejes de hacer una previsión del retorno de tu inversión (ROI) y tener en cuenta cuánto estos valores progresan con el crecimiento de tu empresa y de tu base de contactos. ¡Creéme, esto evitará futuros problemas!

3 Ejemplos de herramientas de automatización de marketing

Como el tema es muy complejo y lleno de posibilidades, nada mejor que conocer lo que ya está haciendo éxito en el mercado para orientar tus investigaciones y facilitar la búsqueda por la herramienta perfecta.

Aquí vamos a hacer una breve explicación sobre el RD Station, el HubSpot y el Maltic, algunas de las herramientas de automatización de Marketing más populares de Brasil de acuerdo con la encuesta TechTrends 2017.

RD Station

El RD Station fue desarrollado por la empresa brasileña, Resultados Digitales, y es por eso que es una de las herramientas de mayor adhesión del mercado brasileño.

A través de ella es posible realizar el disparo de email marketing, optimizar tus contenidos para motores de búsqueda, crear acciones de automatización y landing pages, gestionar tus medios sociales y tu base de contactos, configurar una estrategia de lead scoring y acompañar las acciones realizadas por tus leads (lead tracking).

Ofrecen 3 planes de contratación, cada uno con un número de características y un límite específico para la cantidad de contactos que puedes tener en tu base. El plan básico, el más barato, comienza en $83.96 dólares por mes.

HubSpot

Mundialmente famosa, la herramienta de automatización de marketing de HubSpot es una de las más completas del mercado. Sin embargo, solo es utilizada por el 10,4% de las empresas brasileñas - principalmente debido a que su precio es en dólares estadounidenses y no tiene ni tutoriales, ni soporte en portugués.

Además de las funcionalidades más populares de este tipo de herramienta, quien contrata a HubSpot también puede beneficiarse con:

• Integración con el propio CRM de HubSpot;
• Seguimiento en tiempo real de los resultados de email y conversión de landing pages;
• Listas de segmentación de alta especificidad;
• Dashboards e informes personalizados;
• Chat para la atención a los clientes;
• Lead scoring basado en machine learning;
• tokens de personalización con fallback;
• opciones inteligentes de pruebas A/B de email marketing;
• ¡y mucho más!

Por el valor de la inversión y el número de funcionalidades de la herramienta, yo personalmente solo indicaría a HubSpot para empresas de gran tamaño o de conocimientos avanzados en Marketing Digital.

Mautic

Mautic es una herramienta de automatización gratuita y de código abierto. Para aquellos que poseen conocimientos en programación o un equipo de soporte para esos asuntos, puede ser una excelente opción.

Dependiendo de las habilidades de tus programadores, es posible incrementar las funcionalidades con la ayuda de plugins e integraciones con otras herramientas.

Quien no es tan talentoso con los códigos, puede utilizar la configuración predeterminada y disfrutar de las funcionalidades de:

• Generación y nutrición de leads;
• Creación de landing pages;
• Campañas de automatización;
• Y monitorización de los medios sociales.

Conclusión

Como debes haber notado, la automatización de marketing significa interpretar y actuar de forma personalizada en gran escala.

Si no dominas tus procesos y no conoces bien a tu público, la herramienta de automatización solo te ayudará cometer errores con más frecuencia y mayor intensidad.

Por eso, sé estratégico: escoge la herramienta de mayor costo beneficio para tu empresa, aplica nuestros consejos de éxito y ten los ojos en los resultados.

Con el tiempo, ganarás más experiencia con la herramienta y conocimiento sobre tu público. A partir de ese momento, basta mantener la fórmula del éxito y cosechar los beneficios.

Y si quieres conocer más una oportunidad de automatización para tu empresa, ¡no dejes de aprender acerca de las estrategias de Marketing para Chatbots!