Saiba quais são as 6 principais metodologias usadas para priorização de projetos

É de comum senso que algumas ações precisam ser realizadas antes que outras. Porém, é fato que grande parte das pessoas usa do intuitivo para definir as prioridades dos projetos, o que pode suceder em resultados ruins.

Qualquer gestão de projetos precisa adotar um método (ou mais) para garantir que todas as atividades sejam realizadas no tempo certo e com o esforço certo. Isso traz mais produtividade para equipes e lucros para empresas.

Além disso, a competição do mercado exige, cada vez mais, a excelência do produto ou serviço junto a agilidade e preço.

Logo, apenas “entregar” o que o cliente pediu não é mais o suficiente. Uma marca precisa impressionar para se destacar e, um dos pilares para alcançar resultados excelentes, é a organização.

A seguir, conheça as principais metodologias usadas para a priorização de projetos e quais as vantagens de adotá-las!

Quais as principais metodologias de priorização de projetos?

1. BASICO

A Matriz BASICO costuma ser usada para auxiliar em decisões importantes.

Por meio de uma escala de notas de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário), qualquer pessoa consegue mapear tarefas e ações por prioridades.

O nome desse método de priorização tem relação com a inicial de cada critério que é preciso considerar para a pontuação, como:

• Benefícios para a empresa;
• Abrangência dos resultados;
• Satisfação do cliente interno;
• Investimento necessário;
• Cliente externo satisfeito;
• Operacionalidade simples.

Cada um desses itens deve receber uma nota — de 1 a 5 — conforme sua relevância dentro de um projeto, ação, tarefa ou processo.

Depois de somar a nota de cada tópico, use a pontuação total para comparar com as notas de outras necessidades em sua agenda. Pronto! Você já sabe o que precisa ser feito antes e o que pode esperar.

2. GUT

Esse método também utiliza a pontuação de 1 a 5 para classificar a prioridade dos seus projetos.

A sigla GUT foi criada com base em três critérios que essa metodologia utiliza para priorizar ações:

• Gravidade: classifica as ações que você precisa realizar conforme o impacto que elas terão em outras atividades ou projetos;
• Urgência: considera o tempo restante para resolver cada situação;
• Tendência: é uma projeção da velocidade que um problema não resolvido pode levar para piorar.

Para visualizar melhor como funciona a matriz GUT, basta montar uma tabela com cada critério e a nota referente, assim:

Depois disso, cada um de seus projetos precisa ganhar três notas: uma para gravidade, outra para urgência e a última para tendência.

Com a soma desses números, você terá a pontuação de cada projeto para compará-los. Obviamente, as maiores notas indicam o que é prioridade para você no momento.

3. RICE

Assim como as matrizes anteriores, a sigla RICE também é a abreviação de cada um dos fatores considerados para classificar as prioridades dos seus projetos. N

esse caso, eles são:

• Reach(alcance):quantidade de pessoas que serão impactadas com o seu projeto;
• Impact(impacto):como que cada pessoa será impactada com esse projeto;
• Confidence (confiança):quão confiante você e sua equipe estão quanto a esse projeto;
• Effort (esforço): considera o tempo, a dificuldade e o esforço colocados na realização desse projeto.

Por meio da análise de cada um desses fatores, a matriz RICE serve para medir a importância de cada projeto, também baseada em pontuações para realizar as comparações de prioridades.

Nesse caso, você precisa dar uma nota para cada um dos parâmetros listados acima (a decisão da nota mínima e máxima fica ao seu critério).

Depois, para chegar ao resultado da nota de cada projeto, é preciso resolver a seguinte fórmula:

R x I x C / E

Com o resultado do cálculo acima, é possível identificar a pontuação de prioridade de cada um dos seus projetos.

4. Matriz de Custo x Benefício

Esse método de priorização de projetos é o mais fácil de compreender, afinal, muitas pessoas já estão familiarizadas com o termo “custo x benefício”.

Nesse caso, a matriz ajuda a esclarecer qual o valor de um projeto e a relação disso com o resultado esperado do projeto.

Para fazer esse balanço, utilizamos uma matriz dividida por cores e quadrantes, assim:

Com a matriz custo x benefício não é preciso calcular nada, apenas pegar os dados previstos para o seu projeto e encaixá-los nos quadrantes coloridos.

A lógica das cores nesse método, é:

• Vermelho: representa o pior resultado possível, com custo elevado e baixo retorno;
• Amarelo: mostra um resultado intermediário, em que o custo e o benefício são considerados ok;
• Verde: se trata de um projeto com baixo custo, mas que não trará muitos benefícios;
• Azul: é a melhor das opções, pois representa os melhores resultados possíveis para um projeto.

5. Matriz de Eisenhower (Urgência X Importância)

Você pode achar que as prioridades denominadas como urgentes e importantes são parecidas, mas não é bem assim.

Enquanto os projetos classificados como urgentes demonstram que o tempo para concluir as tarefas é mais curto, os projetos considerados importantes são aqueles que terão um impacto maior nos resultados.

E agora, como definir prioridades considerando esses dois fatores?

Bom, a Matriz de Eisenhower é indispensável para esse tipo de situação. Para definir o que deve ser priorizado, esse método considera uma escala numérica de 1 a 4, que relaciona os dois critérios:

Sendo assim, você deve realizar uma pergunta com base naquilo que você precisa identificar a relevância.

A resposta será uma das notas que estão dentro dos quadrantes acima. Por exemplo: o projeto precisa de mais agilidade no processo ou mais tranquilidade para melhorar a qualidade e ter mais impacto? Nesse caso, qual nota, de 1 a 4, ele ganharia?

Desenvolva mais de uma pergunta se necessário, depois compare as pontuações entre os projetos, tarefas e ações.

6. Matriz Esforço x Impacto

Novamente, temos o impacto como um fator importante para definir a prioridade dos projetos.

Mas, dessa vez, o outro critério relevante é o esforço, ou seja, o tempo e trabalho gastos para realizar uma função, processo ou atividade.

Para colocar o método Esforço x Impacto em prática é bem fácil e você vai precisar de uma matriz nesse formato:

Depois, é só criar uma lista das ações necessárias para colocar em prática ou concluir um projeto.

A partir dessa listagem, distribua as tarefas conforme a pontuação que você acredita que elas mereçam, considerando o que é mais impactante e o que demanda mais esforços seus ou da sua equipe.

Considere que:

• Quadrante 1: ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados;
• Quadrante 2: ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem um grande esforço;
• Quadrante 3: ações fáceis, porém, com baixo impacto;
• Quadrante 4: ações com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.

Quais as vantagens dos métodos de priorização de projetos?

É claro que a primeira vantagem que nos vem à cabeça é organizar a ordem de prioridade das ações e projetos, obviamente.

Mas os métodos de priorização também beneficiam você e sua empresa de outras formas. Veja!

Clareza nas prioridades

Nem sempre os profissionais sabem porque devem priorizar um projeto em comparação ao outro.

Com as metodologias de priorização, os critérios utilizados para mapear as prioridades ficam claros para todos, o que facilita não só a ordem das ações, mas o entendimento sobre a importância de cada uma delas.

Agilidade para tomar decisões

Quando você tem pouco tempo para tomar uma decisão importante, o ideal é que seus projetos já estejam organizados por ordem de prioridade.

Assim, fica mais fácil para decidir o que pode ficar para depois e o que tem que ser resolvido imediatamente, além do peso de cada ação dentro de um cenário macro.

Evita a perda de foco

Quanto maior o projeto, mais chances de acontecer perda de foco pelo caminho. Ou seja, que o objetivo final não esteja mais claro para as equipes e nem para os gestores.

Uma metodologia de priorização evita isso, justamente porque exige que as metas sejam claras para que a prioridade seja definida.

Melhores resultados

A soma de todos os benefícios gerados por um método de priorização reflete diretamente na qualidade dos seus resultados.

Com o tempo e importância adequados para cada projetos, entregar mais do que sua empresa e seus clientes esperam será rotina. Afinal, o customer experience começa com uma boa organização!

Achamos que você também pode se interessar por estes conteúdos sobre gestão
Avaliação de desempenho: guia para aplicar em sua empresa
5W2H: o que é, vantagens e como aplicar no seu negócio
Análise SWOT ou Matriz F.O.F.A.: o que é e como fazer [templates]
ICE score: o que é, como funciona e como aplicar essa metodologia?

Como escolher o método de priorização de projetos a ser utilizado?

Como você deve ter percebido, cada método tem foco em um objetivo diferente. Logo, para escolher qual deles é o melhor para priorizar os seus projetos, pense no que é mais importante considerar nesse momento:

• O seu foco é no financeiro? Teste o método do custo x benefício primeiro;
• O seu foco é no tempo? Use a matriz urgência x importância;
• O seu foco é nos resultados? Tente a matriz esforço x impacto;
• A prioridade é geral? Fique com os métodos BASICA e RICE.

Sentiu dificuldade de identificar qual das necessidades é a sua? Bem, isso pode acontecer quando não foram definidas as metas dentro de um projeto.

Logo, antes de medir qualquer tipo de prioridade, é extremamente necessário ter um alinhamento em torno dos principais objetivos.

Para isso, conheça agora mesmo o OKR, um método utilizado por grandes empresas, como o Google, para definição e mensuração de metas. Aprenda tudo sobre esse sistema, de um jeito prático e rápido, com o nosso e-book OKR: metas que conectam estratégias com operação.