Em tempos de serviços digitais, empresas digitais, comércio digital e Marketing Digital, as assinaturas não podiam ficar de fora dessa transformação, não é mesmo?
A solução não é nova. A regulamentação das assinaturas digitais e eletrônicas no Brasil teve início em 2001, com a criação da infraestrutura de chaves públicas brasileiras, a ICP-Brasil. Só em 2019, porém, que passou a ser obrigatória para qualquer empresa com mais de 5 funcionários.
Para além da legislação, porém, o crescimento da contratação de profissionais e de prestadores de serviços pela internet nos últimos anos também impulsionou esse tipo de tecnologia, popularizando plataformas que simplificam esse processo.
A questão é que, mesmo quando não são obrigatórias, as assinaturas eletrônicas podem simplificar muito o seu dia a dia, pois dispensam visitas e demoradas idas em cartórios. E o melhor é que, caso a sua demanda seja pequena, existem várias formas de assinar documentos de forma digital e gratuita!
Continue a leitura para saber tudo sobre esse assunto e conferir as principais plataformas gratuitas que oferecem esse serviço!
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O que é assinatura digital?
É importante entender que o termo assinatura digital não trata apenas do meio em que essa atividade é realizada, mas de um conjunto de diretrizes e técnicas com regulamentação federal que garantem a validação de documentos em formado eletrônico.
Seu uso depende da criação de um certificado digital que assegura a identidade de uma pessoa ou empresa, agregando à assinatura eletrônica o mesmo valor legal de uma assinatura em punho reconhecida em cartório. Os dois tipos de certificado mais usados no Brasil são:
- A1: em que o certificado é instalado diretamente no dispositivo que será utilizado para assinar, limitando esse processo a um computador ou celular específico;
- A3: em que o certificado é armazenado em um token (cartão ou pendrive) que funciona como uma chave para confirmar a assinatura.
Vale destacar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital, tendo em vista a definição citada.
Isso significa que existem diferentes formas de assinar um documento eletronicamente, e é fundamental conhecê-las.
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Assinatura eletrônica é um termo mais amplo que o diferencia de outros também parecidos, como assinatura digitalizada ― que trata apenas de uma assinatura a punho que foi escaneada em um equipamento de digitalização.
As plataformas que oferecem assinatura eletrônica podem utilizar diferentes técnicas e recursos para validar usuários e documentos, como SMS, GPS, senhas, códigos e outras tecnologias.
Todos esses meios permitem gerar assinaturas eletrônicas com base jurídica que podem ser utilizadas em vários tipos de documentação, como:
- contratos de aluguel;
- seguros;
- planos de saúde;
- formulários de RH;
- relatórios de Marketing;
- prestação de serviços;
- compra e venda com fornecedores.
A assinatura digital no Brasil, por sua vez, também utiliza recursos tecnológicos para validar os dados, como cruzamento de bancos de dados e operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica.
A principal diferença é que a entidade que a oferece precisa estar licenciada no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, a unidade que fornece certificados digitais no padrão ICP-Brasil.
Como os documentos são assinados eletronicamente?
Existem diversas formas de validar documentos, das mais simples às mais robustas. A tecnologia adotada depende do grau de segurança que o contrato exige para ter validação legal, bem como possíveis regulamentações envolvidas.
Há assinaturas eletrônicas que podem ser realizadas utilizando apenas um endereço de e-mail ou número de telefone, por exemplo, assim como por certificados de selo de hora brasileira, Federado/SSO, códigos de acesso, autorização de terceiros, autenticação em pessoa, entre outros recursos.
Na assinatura digital, porém, é adotado um sistema de criptografia assimétrica que envolve dois tipos de chaves:
- a chave privada: é um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor que identifica o autor do arquivo;
- a chave pública: que é derivada da anterior e serve para validar a assinatura do autor.
Ao criar um certificado digital, você receberá uma chave privada que não deve ser compartilhada com ninguém, nem mesmo com a plataforma que a forneceu.
A pública, por sua vez, é divulgada pelo proprietário para que a outra parte valide a sua assinatura. O processo também prevê o uso de tokens locais ou portáteis.
Essa é a mesma técnica de criptografia utilizada nos certificados SSL dos sites, que garante a autenticidade de páginas e protege as informações trocadas entre o navegador e o servidor.
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Quando devo usar a assinatura digital?
Como foi explicado, a diferença da assinatura digital em relação às demais assinaturas eletrônicas, é que ela segue uma regulamentação nacional.
Essa característica que a torna obrigatória para a validação de uma série de documentos legais e fiscais, sendo a certificação digital exigida para empresas com mais de 5 funcionários, inclusive as optantes pelo Simples Nacional.
As assinaturas digitais são obrigatórias, por exemplo, em várias documentações de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) e em prescrições médicas de fármacos controlados realizadas eletronicamente. Você deve, portanto, verificar quais documentos relacionados à sua atividade exigem esse tipo de certificação.
Para a maioria dos contratos e documentações, porém, a assinatura eletrônica convencional é suficiente, mas é preciso garantir que ambas as partes utilizem a mesma plataforma.
A boa notícia é que várias soluções do mercado oferecem assinatura eletrônica e digital grátis para um número limitado de documentos, o que é extremamente vantajoso para quem precisa apenas de uma solução pontual.
Quais são as melhores ferramentas gratuitas para assinar eletronicamente?
Chegou a hora de conhecer as melhores plataformas para assinar documentos sem precisar pagar nada. Há opções até para fazer assinatura digital grátis, de acordo com todas as diretrizes federais.
É claro que existem limitações nesse caso. Empresas que necessitam realizar várias autenticações de maneira frequente, precisarão investir em um plano pago, mas os valores, em geral, são acessíveis.
Confira, a seguir, as melhores opções que oferecem serviços gratuitos!
ZapSign
A ZapSign é uma plataforma de assinatura eletrônica brasileira que foi desenvolvida para tornar esse trabalho o mais simples possível. Nela, você conta com diversos tipos de assinatura eletrônica, podendo, inclusive, assinar com certificado digital.
A empresa oferece um plano experimental gratuito e várias opções pagas, de acordo com as suas necessidades.
O destaque da ferramenta está na facilidade de uso em dispositivos móveis, tornando-a ideal para a assinatura de documentos por meio de aplicativos de mensagem e redes sociais.
DocuSign
A DocuSign é uma plataforma norte-americana equivalente à ZapSign. Nela, você pode preparar, enviar, gerenciar e, claro, assinar documentos digitalmente.
Existem diferentes tipos de tecnologia de validação, incluindo a utilização de certificados digitais.
Você pode utilizar o serviço gratuitamente no plano de demonstração, mas para ter acesso a todos os recursos da ferramenta precisará assinar um dos planos pagos. Há opções para negócios de todos os tipos e tamanhos.
Gov.br
Por fim, saiba que você também pode assinar documentos eletronicamente por meio do portal Gov.br.
O acesso à plataforma se dá pelo seu login único, o mesmo utilizado para todos os serviços federais vinculados a ela, mas é preciso que a sua conta tenha nível prata de confiabilidade para ter acesso aos recursos de assinatura digital gratuitos.
Para subir seu nível, você pode:
- realizar uma validação facial pelo aplicativo oficial do Gov.br, que compara sua foto com a imagem da sua CNH (Carteira de Habilitação);
- realizar a validação de dados por meio do serviço de internet banking de algum banco credenciado;
- ou validar suas informações por meio do login e senha do SIGEPE, caso seja servidor público federal.
No site, você tem caminhos tanto para assinar documentos eletronicamente, quanto para emitir um certificado digital (para assinatura digital).
A emissão do certificado no portal é feita pela plataforma Serpro, que pode validar os dados por videoconferência. Os preços atuais variam de R$218 à R$3.150 (sem token), a depender dos recursos contratados e da validade do serviço.
Qual é a importância das assinaturas eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas se inserem na chamada Transformação Digital, movimento tecnológico e cultural que prevê a integração de processos e serviços em sistemas eletrônicos. A regulamentação para a assinatura digital no Brasil teve como base justamente essa transição entre meios físicos e digitais no mercado.
No dia a dia das empresas, no entanto, o impacto das assinaturas eletrônicas pode ser gigantesco, sobretudo no sentido de desburocratizar uma série de validações essenciais.
Há de se considerar benefícios não apenas para a empresa, mas também para o meio ambiente tendo em vista a diminuição brusca do uso de papéis, bem como a redução do deslocamento de pessoas.
Como você pôde perceber, as plataformas que oferecem assinatura digital e eletrônica grátis também permitem que os processos sejam mais seguros e transparentes, além de torná-los muito mais ágeis. É a tecnologia contribuindo para um mundo corporativo mais eficiente e sustentável.
E falando em assinaturas, há outro tipo que também é essencial na rotina dos negócios: as assinaturas de e-mail. Continue conosco e confira 8 modelos prontos e também dicas para criar a sua!
