Como fazer assinatura eletrônica: confira agora o passo a passo

Exemplos de assinatura eletrônica são importantes para que você tenha o conhecimento de como a sua empresa pode estar sempre atualizada com a ajuda dessa tecnologia. Assim, pode acompanhar as tendências de mercado, além de investir em ferramentas que otimizem o seu dia a dia no trabalho.

Portanto, quando se trata de organização de documentos, o que não pode faltar na sua gestão é uma plataforma de assinatura eletrônica.

Alguma vez você perdeu uma venda porque o cliente mudou de ideia durante o trâmite de assinatura do contrato físico? Sentiu necessidade de ter mais agilidade ao contratar um novo funcionário ou fornecedor? Sua gestão de documentos é uma bagunça?

Se tiver respondido “sim” a, pelo menos, uma dessas perguntas, fique conosco até o final deste texto, pois mostraremos exemplos de assinatura eletrônica e como essa ferramenta pode tornar o seu negócio mais competitivo. Acompanhe!

O que é uma assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica é o termo designado à aprovação ou reconhecimento de uma pessoa a partir de algum meio eletrônico. Portanto, ela tem sido bastante usada a fins de substituição da assinatura física de contratos.

Afinal, as etapas que envolvem a assinatura manual são bastante morosas, pois envolvem firmar o documento em cartório, além de taxas de envio caso uma das partes resida em outra cidade ou país.

Ao adotar a assinatura eletrônica, esse processo se torna mais simples, pois ela pode ser feita com o toque de um botão.

Aliás, vale dizer que suas formas de reconhecimento do signatário não se restringem somente a firmas. Usar um token para acessar um serviço online ou a biometria no caixa eletrônico também são modos de assinatura eletrônica.

Claro que ela não faz com que a prática de assinar documentos manualmente seja extinta, visto que empresas tradicionais ainda mantêm esse hábito. 

No entanto, a adoção eletrônica não pode ser deixada de lado, principalmente nos dias de hoje em que diversas empresas aderiram ao trabalho home office, o que facilita o procedimento de contratação de funcionários, por exemplo.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Segundo a legislação brasileira, há três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada.

A assinatura eletrônica simples possibilita a identificação da pessoa a partir de dados eletrônicos, tal como vemos nas biometrias e dispositivos de reconhecimento facial.

Já a assinatura eletrônica avançada comprova a autoria e integridade dos documentos eletrônicos para que você tenha certeza de que foi realmente a parte designada que fez a assinatura.

Por fim, a assinatura eletrônica qualificada recebe o selo do ICP-Brasil, órgão responsável pela infraestrutura das chaves públicas brasileiras.

Qual é a importância da assinatura eletrônica?

Por mais que a assinatura eletrônica pareça dizer respeito somente a uma modalidade de firma de documentos e reconhecimento de identidade, ela traz uma série de benefícios à rotina das empresas. Destacamos aqui as principais.

Menos gastos

Quando você usa documentos físicos na administração do seu negócio, diversos custos são envolvidos: toner para impressora, resmas, envio dos arquivos via motoboy, Correios ou transportadora, entre outros.

Se você tem a necessidade de emitir muitos contratos mensalmente para seus funcionários, fornecedores e clientes, o valor correspondente a essas saídas do seu caixa certamente não é baixo.

Ao adotar a assinatura eletrônica, você passa a não precisar mais desses processos, o que trará uma grande vantagem econômica.

Mais organização

Documentos físicos precisam ser adequadamente armazenados. Empresas que não contam com muitos arquivos conseguem guardá-los num armário, mas outras (como escritórios de contabilidade, por exemplo) podem necessitar de uma sala inteira só para isso.

Imagine a demora para encontrar um contrato em um ambiente como esse, sobretudo se estiver tudo desorganizado.

A assinatura eletrônica evita que isso aconteça, pois todos os documentos ficam armazenados e ordenados dentro da plataforma. Ao fazer uma busca, você os encontra em poucos segundos.

Mais agilidade

Independente do seu ramo de atuação, uma característica vem se tornando unânime em todos os nichos de mercado: agilidade. Da mesma forma que você consegue abrir uma conta bancária, chamar um táxi ou pedir um delivery em poucos segundos, os seus processos também devem ser velozes.

A assinatura eletrônica, na maioria dos casos, envolve apenas um clique para ser concluída, o que agiliza as suas contratações internas e fechamentos de negócios.

Afinal, você não quer deixar um possível cliente esperando enquanto você procura a minuta do contrato num armário cheio de papéis, não é mesmo? Se você não atendê-lo prontamente, com certeza seu concorrente o fará.

Garantia da segurança da informação

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sancionada em 2018, entrou em vigor no ano de 2020. Isso fez com que as empresas tivessem de se adaptar para coletar e armazenar as informações de clientes e outros públicos de relacionamento de forma correta.

Uma das vantagens de contar com os serviços de assinatura eletrônica é que eles são criptografados. Isso significa que eles possuem uma camada de segurança na programação dos softwares.

Com isso, as informações armazenadas ficam seguras e o vazamento de dados é evitado, o que afasta a possibilidade de a empresa ter de pagar multa por não cumprir a legislação.

Além disso, organizações que aderem à assinatura eletrônica são mais confiáveis e transmitem mais segurança para os públicos de relacionamento da empresa, pois possui validade jurídica, de acordo com as determinações da MP nº 2.200-2/2001, Art. 10, § 2o e da Lei 14.063/2020.

Promoção do marketing verde

A preocupação com a preservação do meio ambiente permeia toda a sociedade, e é nesse cenário que as estratégias de marketing verde podem ser um forte aliado para a marca da empresa. Isso porque, as organizações que fazem uso da assinatura eletrônica reduzem significativamente o uso do papel. 

Assim, não é preciso utilizar grande quantidade de madeira e água para a fabricação de novos papéis e, com isso, é possível preservar o meio ambiente.

Ao utilizar as estratégias de marketing verde, a sua organização ganha notoriedade como uma organização sustentável, o que agrega mais valor a seus produtos e serviços.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Agora que você já entendeu o conceito de assinatura eletrônica, trazemos uma pergunta que muitas pessoas costumam fazer quando se deparam com o assunto pela primeira vez: assinatura eletrônica e digital são a mesma coisa?

É comum pensar assim, pois os dois termos parecem sinônimos e ambos podem ser adentrados na modalidade de assinaturas online. Mas, apesar dessas semelhanças, eles não são a mesma coisa.

O que é assinatura digital?

Para saber a diferença, vejamos primeiro o que entende-se como assinatura digital. Ela é um tipo de assinatura eletrônica usada para validar a identidade de alguém.

Além disso, a assinatura digital utiliza um certificado digital para comprovar a autoria dos seus signatários.

O que torna a assinatura digital diferente da eletrônica?

De acordo com os exemplos que citamos algumas linhas acima, a assinatura eletrônica é bem versátil, pois é aplicada a várias modalidades de reconhecimento.

Já a assinatura digital conta com um sistema de criptografia emitido por um certificado digital que comprova a sua validez.

Por isso, para ter uma assinatura digital, é necessário recorrer ao ICP-Brasil para fazer a emissão. O processo é burocrático, pois requer um pagamento referente às taxas, além de seguir à risca os passos determinados pelo instituto.

Exemplos de Assinatura Eletrônica: em que áreas utilizar?

A assinatura eletrônica pode ser usada em diversos setores dentro de uma organização. Confira a seguir!

 No RH

Com a assinatura eletrônica, é possível deixar seus processos de contratação mais rápidos, ao fazer a substituição dos papéis por uma experiência que acontece em sua totalidade no ambiente online, a exemplo de:

• formulários de inscrição;
• recrutamento e seleção;
• integração de formulários de admissão;
• integração com sistemas;
• assinatura de termos relacionados às políticas da empresa.

 Área Jurídica

Ao contar com os serviços de assinatura digital, é possível organizar de forma bastante ágil o fluxo de validação dos seus documentos. Com isso, o departamento jurídico conquista mais tempo na coleta de assinaturas de registros como:

• acordos trabalhistas;
• contratos com parceiros e fornecedores e;
• contratos comerciais.

Área Financeira

A assinatura eletrônica confere mais confiabilidade e segurança para as transações financeiras da sua empresa. Como os processos envolvem muitas pessoas e processos, ao contar com esse serviço, você ainda assegura que todas as garantias jurídicas estão sendo cumpridas, pois a assinatura eletrônica tem a mesma validade da assinatura tradicional.

Ou seja, a assinatura eletrônica é válida juridicamente, pois cumpre todos os requisitos legais.

Vendas

Ao utilizar a assinatura eletrônica nas plataformas de vendas do seu negócio, você reduz as atividades burocráticas dos seus vendedores. Com isso, eles ganham mais tempo para vender mais, tornando o negócio mais competitivo.

Também pode enviar automaticamente propostas comerciais, o que torna os processos mais simplificados. Além disso, é possível otimizar:

• cotações e orçamentos;
• PDFs organizados;
• formulários diversos;
• contratos e propostas.

Compras

Ao contar com fluxos de trabalho digitais e inteligentes, é possível garantir a entrega adequada no local certo, na hora certa, melhorando os processos de gestão de contratos com fornecedores , formulários de cadastro de novos fornecedores e organização de RFPs e gestão de orçamentos.

Qual é o passo a passo de como fazer assinatura eletrônica?

Agora explicaremos como você pode assinar documentos eletronicamente de forma rápida e simples. Para isso, vamos mostrar o passo a passo de como fazer isso pela ferramenta ZapSign.

Passo 1: faça o cadastro na plataforma

Em primeiro lugar, você deve realizar o registro na plataforma da ZapSign que apresenta dois planos corporativos:

• plano profissional: com ele, você consegue fazer a assinatura de até 20 documentos e incluir até 6 usuários a partir de R$ 29 mensais;
• plano completo: este permite uma emissão ilimitada de assinaturas e a inclusão de até 11 usuários por R$ 65 por mês.

Caso você queira experimentar a ferramenta antes de decidir qual plano te atende melhor, há também o plano essencial que inclui a geração de até 5 documentos assinados por mês gratuitamente.

Assim, para começar com o plano gratuito, é muito simples: ao acessar o site oficial da ZapSign pelo computador ou celular, clique em “Testar grátis” na parte superior da tela.

Após o clique, você será conduzido à tela de cadastro para inserir o seu e-mail e criar uma senha que será usada a caráter de login na plataforma quando o cadastro estiver concluído.

Depois de fazer a inserção, clique em “Criar conta” e seu registro estará terminado.

Passo 2: faça o upload do documento a ser assinado

A plataforma da ZapSign aceita apenas arquivos PDF, por isso você deve gerar ou converter o seu documento para esse formato antes de subi-lo.

Aliás, o processo é bem simples. Basta clicar em “+ NOVO” para ser apresentado à tela de upload.

Em seguida, você precisará selecionar o arquivo que está no seu computador ou celular. Clique em “Selecionar Documento” para executar essa ação.

Passo 3: defina os signatários

Depois de subir o arquivo à plataforma, é a vez de determinar quais serão as pessoas a assiná-lo.

Se você precisar de mais informações além do nome, basta recorrer à opção “Autenticação Avançada” na qual é possível solicitar dados como: e-mail, número de telefone e documento de identificação. Em seguida, clique em “Continuar”.

Na tela seguinte, acontece algo muito interessante: você pode especificar em qual parte do documento a assinatura será feita tal como ocorre em contratos físicos.

Essa funcionalidade é proposital para que as pessoas que estão habituadas a assinar manualmente seus documentos tenham uma experiência similar na versão online.

Depois de fazer essa inserção, clique em “Salvar e continuar”.

Passo 4: faça o envio do link de assinatura

Neste próximo passo você deverá coletar as assinaturas. 

Se você já estiver em contato com o signatário em tempo real, basta copiar o link gerado e colá-lo no meio de comunicação online que vocês estiverem usando.

Por sinal, se esse meio for o WhatsApp, há um botão para que o envio do link seja feito diretamente no aplicativo.

Caso você prefira enviar o link por e-mail, há uma opção que fiz “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” para que o endereço de e-mail do signatário seja inserido.

Após personalizar a mensagem de envio (caso queira), clique em “Enviar e finalizar”.

Passo 5: colete a assinatura do signatário

Após o documento ser gerado, a pessoa deverá clicar no link que você enviar para visualizar a tela que traz na parte inferior o botão de assinatura.

O signatário precisará inserir o nome completo, e-mail, telefone e clicar em “Continuar”.

Na tela seguinte, o signatário poderá firmar a partir de um clique ou assinando com o dedo tal como fazemos nos documentos físicos (essa função está disponível apenas na versão mobile).

Pronto! Após seguir esses passos, a assinatura eletrônica é concluída com sucesso e você recebe um e-mail com a confirmação.

Os documentos assinados eletronicamente, além de mais práticos, também possuem validade jurídica. Para saber como ela funciona, continue conosco e leia este artigo que escrevemos sobre o assunto!