Saiba como fazer um relatório de gestão impecável para o seu trabalho

O excesso de dados na atualidade influenciou a elaboração do relatório de gestão, exigindo uma atuação mais analítica e criteriosa por parte dos profissionais. Por essa razão, é indispensável saber como desenvolver um documento de maior qualidade.

O relatório de gestão é uma ferramenta de Business Intelligence e influencia a tomada de decisão mais estratégica. Afinal, tomar uma decisão puramente por achismo tem um risco muito grande e pode colocar o negócio sob perigo.

Foi pensando nisso que criamos este artigo! Nele, vamos mostrar o que é esse documento, sua importância, como elaborá-lo e ainda dicas para melhorar a gestão. Confira!

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O que é um relatório de gestão?

O relatório de gestão é o documento que busca apresentar o desempenho de todas as atividades realizadas na empresa. Nele, devem constar as particularidades do negócio e a performance em determinado período.

Para compreender o uso desse recurso, é preciso entender o contexto em que ele surgiu. Inicialmente, as empresas desenvolviam apenas relatórios financeiros para verificar a viabilidade econômica do negócio, atendendo principalmente às exigências legais.

Apesar da necessidade desse recurso, identificou-se que ele contribuía pouco na tomada de decisão, por apresentar informações muito técnicas e brutas. Assim, surgiu um novo relatório, mais sucinto e objetivo, ainda que utilizando dados semelhantes.

Atualmente, entre os principais desafios para elaboração dos relatórios gerenciais, está a elevada quantidade de dados.

Um estudo da consultoria EY revelou que 2/3 dos CFOs entrevistados acreditam que “o volume e o ritmo crescentes dos dados estão afetando a capacidade de fornecer insights significativos aos conselhos”. Além disso, 56% deles acreditam ser uma prioridade rever o modelo de relatório.

Esses dados mostram uma elevada importância de acompanhar esse documento, mas também uma forte necessidade em criá-lo da forma correta.

Qual a importância e os benefícios desse recurso para as empresas?

A importância do relatório de gestão está relacionada aos diversos benefícios possíveis com o recurso.

Ele influencia diretamente a organização e administração da empresa. Entre os principais diferenciais de relatórios bem desenvolvidos, estão:

• viabiliza a mensuração e monitoramento de métricas estratégicas para acompanhar o desempenho em relação à concorrência e os desafios internos;
• permite entender a atual posição da marca no mercado, além de compreender o crescimento por período, o que torna viável o realinhamento das estratégias;
• o histórico obtido por meio de relatórios periódicos proporciona uma referência sobre o desempenho da empresa ao longo do tempo, oferecendo um benchmark regular;
• o conhecimento gerado pelos relatórios permite que a empresa identifique as melhores e piores práticas, podendo revisar o que não está bom e melhorar constantemente;
• impacta a comunicação entre os envolvidos, como colaboradores, gestores, diretores e fornecedores, melhorando a fluidez informacional;
• permite que os gestores tomem decisões com maior rapidez e assertividade, aproveitando cada oportunidade gerada no mercado e saindo à frente da concorrência.

Todos esses benefícios fazem com que o relatório de gestão seja um recurso indispensável para os negócios em um cenário de transformação digital.

Porém, essas vantagens só se concretizam quando o documento é de qualidade e estável, o que torna necessário saber como desenvolvê-lo corretamente.

Afinal, não adianta só listar vários indicadores aleatórios e colocá-los em uma apresentação. Eles devem ser bem escolhidos, de acordo com os objetivos, para que realmente consigam entregar os benefícios mostrados.

Quais elementos devem estar presentes no relatório de gestão?

Pensando nessa consistência do relatório, diversos elementos devem estar presentes no documento, de forma que eles sejam comparáveis e apresentem um histórico sólido da empresa. Confira os principais a seguir!

Título

Por mais simples que pareça, muitos relatórios sem título e informações básicas inviabilizam rastrear a origem e compará-lo com outros documentos.

Os relatórios devem ser comparados de período em período, por isso precisam estar bem organizados e ser facilmente encontrados.

Assim, o título deve conter o nome da empresa, o responsável pela elaboração, bem como a data de entrega e de correspondência dos dados. Se for o caso, também é preciso incluir o departamento a que se refere o relatório.

Contextualização

A contextualização do relatório consiste em um resumo do que será apresentado, exibindo de forma sucinta os principais tópicos que serão expostos e as perguntas respondidas.

Além disso, esse elemento serve para contextualizar a situação que originou a necessidade de elaboração. Por exemplo, um fechamento semestral, uma campanha específica de marketing, uma ação da concorrência etc.

Objetivos

A elaboração de um relatório é guiada pelos objetivos a que ele atende. Dessa forma, esse tópico deve ser bastante claro na estrutura do conteúdo apresentado. Para desenvolver os objetivos, pense em questões como:

• por que esse relatório é necessário?
• Quem vai ler?
• O que pretendo responder com ele?

Ao esclarecer essas questões, fica mais fácil compreender como estruturar as informações do conteúdo que será exposto.

Vale ressaltar que nenhum relatório deve ser criado se não tiver um objetivo claro. Caso contrário, será apenas mais um documento que tomará o tempo dos envolvidos para ser preenchido.

Estrutura dos dados

A estrutura dos dados é o desenvolvimento do relatório de gestão, apresentando os dados e informações complementares, que permitem responder aos objetivos estipulados inicialmente e agregar inteligência de negócio a quem ler.

Para que seja claro, o relatório deve seguir uma estrutura na apresentação dos dados. Por exemplo, se o objetivo é justificar um investimento em Marketing de Conteúdo e SEO, é preciso ter em mente que, para o gestor, a receita e o ROI são os dados mais relevantes.

No entanto, para chegar a essa informação, é interessante apresentar como a estratégia de conteúdo influenciou as listas de emails e como estas impactam o faturamento.

Assim, existe uma estrutura dos dados que informa sobre os quesitos mais importantes do processo, pois apenas o resultado final (ROI) dificilmente proporcionará insights.

Conclusões e recomendações

O documento deve ser encerrado com um resumo rápido do que foi descrito e o que se pode concluir a partir dos dados apresentados.

Por exemplo, em um relatório de marketing, abordar que o investimento Y em conteúdo proporcionou um aumento de X nas listas de e-mail e gerou um ROI de Z.

Em alguns casos, as recomendações também podem ser usadas para enriquecer o relatório e direcionar a tomada de decisão.

Por exemplo, investindo 10% a mais em marketing de conteúdo, aumentaremos em 30% as listas de e-mail, o que eleva o ROI em X%.

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Como elaborar um relatório de gestão impecável?

Como afirmamos, existem diversos desafios relacionados à criação de um relatório de gestão impecável, principalmente ao considerar o excesso de dados atualmente.

Dessa forma, algumas dicas oferecem mais clareza e objetividade ao processo, facilitando a elaboração do documento.

A seguir mostraremos um passo a passo de como elaborar um relatório de gestão com sucesso. É importante seguir cada etapa com atenção!

1. Planejamento do conteúdo

Para escrever bem é importante planejar o conteúdo antes de iniciar a escrita. Essa fase está diretamente associada à definição dos objetivos e compreensão do que será abordado.

Pense em como cada informação inserida vai atender às necessidades de quem vai ler. Elas vão ajudar a tomar uma decisão de negócio? Definir prioridades? Conhecer o funcionamento da estratégia?

Responda essas questões antes de iniciar a produção do relatório e já organize em qual sequência vai apresentar cada informação.

2. Definição dos KPIs

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são as métricas mais importantes para monitorar em uma empresa. Eles são definidos alinhadamente com os objetivos de negócio, portanto, dificilmente um relatório de gestão vai abordar dados fora desse escopo.

Conheça todos os KPIs do negócio, mas faça uma triagem de quais são, de fato, relevantes para atender aos objetivos indicados inicialmente.

O ticket médio, por exemplo, é um indicador-chave, mas não deve ser adicionado se não gerar uma informação nova e relevante para o momento da empresa.

Essa é a etapa mais estratégica da elaboração de um relatório de gestão, então, faça o levantamento dos dados e uma triagem minuciosa das informações inseridas.

Aqui também vale ressaltarmos que, para definir quais são os KPIs importantes, você precisa olhar novamente o objetivo traçado.

3. Contar uma história

Um relatório de qualidade une exposição e descrição, apresentando todas as informações mais relevantes sobre um fato. Porém, para que seja útil e aplicável, ele deve ter uma narrativa que esclareça os dados aos leitores, em vez de sobrecarregá-los.

Para cumprir essa meta, é indicado que o relatório contenha dados concretos e uma história, o que permite contextualizar o momento atual com outros períodos e extrair inteligência a partir desse processo.

Contar uma história também ajuda a contextualizar o documento (o que já falamos nos tópicos anteriores). Para quem está lendo, pode fazer mais sentido do que simplesmente encontrar números.

4. Clareza e linguagem

Diferentemente do que muitos profissionais pensam, um relatório de qualidade não é aquele que tem palavras difíceis. Pelo contrário, é justamente a leveza da linguagem que faz com que o texto seja fácil de ser compreendido e usado na prática.

Pensar no leitor é o primeiro passo para que o conteúdo seja claro. Lembre-se de que o gestor vai receber diversos relatórios e que ele não precisa saber de todos os desafios e problemas enfrentados na área.

O objetivo é informar apenas o essencial para que ele saiba como gerir a empresa. Dessa forma, preze pela clareza e relevância das informações apresentadas.

Se o seu relatório for tedioso, complexo e principalmente extenso, a atenção das pessoas será perdida antes que elas obtenham o conhecimento que você quis passar.

5. Revisão final

Um texto com erros ortográficos e gramaticais, inevitavelmente, é menos confiável do que um conteúdo impecável. Com isso em mente, faça uma revisão de conteúdo meticulosa, avaliando estrutura da informação, gramática e ortografia, o conteúdo em si e conclusões apresentadas.

Vale também confirmar todos os dados que foram inseridos. Alguns erros, mesmo de digitação, podem causar reações indesejadas dentro do contexto empresarial.

6. Ferramenta de criação

Um ponto muito importante e que muitas vezes não recebe muita atenção de quem monta um relatório gerencial é qual ferramenta utilizar para se criar o documento.

Imagine, por exemplo, uma reunião de apresentação de resultados, com os gestores de cada setor apresentando seus dados.

Então, cada relatório foi feito em uma ferramenta (excel, power point, sistema específico etc.). Isso pode gerar uma grande confusão, além de não gerar um padrão para a empresa.

Portanto, é interessante que se defina uma melhor ferramenta e que todos a utilizem. Além de criar um padrão, a edição, caso necessária, torna-se mais fácil.

Quais são os tipos de relatório de gestão?

Como visto nesse artigo, um relatório gerencial pode reportar aspectos bem distintos de uma empresa. Logo, existem diversos tipos de relatórios que atendem a diferentes necessidades gerenciais dentro da realidade uma agência.

O modelo ou tipo de relatório de gestão é determinado pela sua função, ou seja, qual conteúdo deve ser reportado para qual público.

A própria estrutura do relatório deve estar de acordo com o que é esperado para o seu conteúdo.

Um relatório sobre a eficiência dos processos de um determinado setor deve conter vários gráficos e detalhamentos de informações. Já um relatório financeiro simples pode ser apresentado até mesmo em forma de tabelas.

Para entendermos melhor a diversidade de relatórios de gestão, conheça os principais tipos de relatório gerencial a seguir:

1. Relatório financeiro

Por estar ligado ao lucro e seu cálculo, o relatório financeiro trata-se do tipo mais comum de relatório gerencial no meio empresarial.

Como o nome sugere, é um tipo de documento que abrange vários tipos de relatórios que lidam com a saúde financeira da agência, ou seja, o quão lucrativo é o negócio.

Um relatório financeiro compreende fatores, como investimentos, contas a pagar e receber, orçamentos e fluxo de caixa.

É importante não confundir um relatório financeiro com um relatório de transações, como é o caso do relatório de vendas.

O relatório de vendas não é um relatório financeiro, apesar de se relacionar com a entrada de capital, porque é voltado ao processo da venda e à eficiência de suas etapas.

Exemplo de Relatório Financeiro

O relatório de balanço patrimonial é um dos mais importantes e comuns entre os relatórios financeiros.

Esse tipo de documento trata, de maneira simples, a real saúde financeira de uma agência ao conter os dados referentes aos ativos e passivos da empresa e a seu patrimônio líquido.

2. Relatório de Vendas

Praticamente empatado com o relatório financeiro, o relatório gerencial de vendas também é imprescindível dentro de qualquer empresa. O motivo para isso acontecer parece óbvio: toda empresa tem como principal objetivo vender, seja produtos, seja serviços.

Assim, pode-se argumentar que o mais importante para uma empresa é vender e assegurar que as vendas estejam sendo aprimoradas. Como sabemos, a única maneira de gerir é mensurando tudo. Então, o que é reportado em um relatório de vendas?

Cada relatório deve atender as especificidades de seu produto ou serviço, mas alguns dados são essenciais para um diagnóstico bem realizado. 

Entre os elementos indispensáveis estão: a quantidade de vendas, o tempo médio do contato do cliente com a empresa até o fechamento da venda, a quantidade de conversões de leads em vendas e outros indicadores referentes ao desempenho do vendedor.

O relatório de vendas, quando bem utilizado, é uma ferramenta poderosa para aprimorar procedimentos e resolver problemas e gargalos nos negócios. Portanto, a formulação do relatório, diagnóstico e solução pode ser determinante para um aumento significativo nas vendas e, portanto, nos lucros da agência.

Para otimizar o discurso dos vendedores e buscar melhores práticas, também é interessante que sejam adicionados a esse relatório dados sobre as objeções de vendas. Por exemplo, quantas vendas foram perdidas e quais os motivos.

Dessa forma, o gestor do departamento pode traçar estratégias para superar essas objeções e aumentar os resultados.

3. Relatório de Marketing Digital

Os relatórios gerenciais de marketing estão ganhando muita relevância no mercado à medida que os anos passam, isso porque um e-commerce já é capaz de gerar uma receita bem importante para as empresas (quando não é o único canal de venda).

Nos dias atuais, o relatório de marketing digital já tem um papel importante em toda estratégia de comunicação de uma grande parcela das empresas brasileiras.

Como em todo relatório de marketing, o objetivo do documento é diagnosticar situações e problemas nos processos envolvidos na execução das ações de marketing — nesse caso de caráter digital.

Com a comunicação digital ganhando proporções cada vez mais dominantes no ambiente empresarial, esse tipo de relatório é muitas vezes indispensável para o planejamento de mídia eficiente.

Nesse documento podem entrar indicadores como:

• tráfego total no site;
• tráfego por canal de aquisição;
• número de pedidos;
• ticket médio;
• taxa de conversão;
• receita a partir de anúncios;
• custo dos anúncios em diferentes plataformas;
• ROI;
• CAC (Custo por Aquisição de Cliente);
• entre outros.

4. Relatório de Produtividade

Todo gestor dedicado sabe a importância de conhecer e acompanhar de perto o desempenho da empresa. Assim, o relatório de produtividade é primordial para desenvolver ações que resolvam obstáculos os quais possam estar gerando gargalos na produção.

Os processos de gestão, quando bem definidos, cercam os problemas e promovem ganhos bem representativos.

Além disso, esse tipo de relatório é importante na relação do funcionário com a agência, ao denotar as pessoas que estejam se destacando em seus trabalhos e poder conferir possibilidades de a gerência trabalhar e aprimorar esses talentos.

Para alcançar essa eficiência de análise, os relatórios de produtividade costumam ser complexos e envolver indicadores de difícil interpretação. 

Um relatório de produtividade leva em consideração diversos fatores que podem se desdobrar em relatórios específicos, como cadastro de clientes, vendas e conversões.

5. Relatório de Satisfação

Certamente é difícil achar um profissional que trabalhe com gestão de pessoas e que não valorize ou não conheça a importância da satisfação dos clientes e funcionários para a saúde organizacional.

O que é importante ressaltar nesse tópico é que quando se fala sobre medir o nível de satisfação, estamos nos referindo sobre conseguir mensurar em dados concretos e não se basear em especulações.

Isso significa que, ao medir o nível de satisfação de um cliente, também estamos medindo sua lealdade à agência em números que possam ser utilizados para a elaboração de soluções para melhoria nesse aspecto.

A avaliação de satisfação do quadro interno é feita comumente por meio de questionários e análises em relação a quão satisfeitos os colaboradores estão com seus cargos, seus contratos e com a empresa no geral.

De acordo com o diagnóstico realizado por meio dos relatórios de satisfação, é possível compreender a real situação no clima e na cultura organizacional da agência.

A partir de tais informações, também é possível traçar modos de melhorar a relação da agência com seus funcionários.

Mediante esse tipo de relatório, a gestão de pessoas passa a contar com a base necessária para atuar com assertividade na estratégia sobre a gestão de seus colaboradores.

6. Relatório de Cadastros

O relatório de cadastros se trata de um tipo de relatório gerencial bem simples e comum, porém crucial. Os relatórios de cadastro trazem relações e variações em banco de dados como de clientes, fornecedoras e distribuidoras. Além de informações básicas, o relatório pode incluir detalhes importantes sobre cada contato e a forma mais eficiente de negociar e de se comunicar com cada agente.

7. Relatório de estratégia de crescimento

Projetar e acompanhar o crescimento do negócio é fundamental para avaliar se ela está seguindo o caminho certo para atingir os objetivos estabelecidos.

Nesse sentido, existe o relatório de crescimento que aborda o desenvolvimento dos diferentes setores que compõem o negócio, ou até mesmo a organização como um todo.

Esse modelo de relatório contabiliza fatores, como o crescimento do número de vendas, do número de clientes, e do patrimônio da empresa. Com essas estratégias pode-se traçar novas estratégias para corrigir eventuais erros que estejam atrapalhando o seu desenvolvimento, por exemplo.

8. Relatório de pesquisa de mercado

Mesmo após o lançamento da agência, é indicado fazer uma pesquisa de mercado regular, o que serve para planejar e refinar as suas estratégias de marketing, como identificar novos clientes em potencial ou criar um plano de produtos.

Para a pesquisa de mercado é necessário coletar informações sobre os problemas, necessidades e desejos dos seus clientes. Desse modo, você encontra personas, clientes e problemas específicos que a sua empresa pode solucionar com o seu produto ou serviço.

De modo geral, há três tipos de pesquisas de mercado que podem ser feitas: a qualitativa, a de mercado e a de análise das estatísticas e características da concorrência, bem como as tendências do setor.

Em se tratando da elaboração do relatório de pesquisa de mercado, possivelmente você quer obter uma visão geral e aprofundada da pesquisa ou concentrar-se em uma determinada informação.

Por exemplo, um relatório de pesquisa de mercado pode identificar a demografia dos participantes (clientes e prospects). Ele categoriza os participantes de acordo com as suas profissões, localizações e tópicos considerados importantes.

Os resultados desse relatório de gestão trazem uma visão geral rápida de quem é o seu mercado e quais são os tópicos que interessam para ele. Basicamente, o documento apresenta as conclusões que você tirou depois da análise dos dados colhidos na pesquisa.

Entre elas estão quem é o seu público-alvo, necessidades dos clientes que não foram atendidas ou em quais áreas você pode expandir as suas atividades.

9. Relatório anual e semestral

Os relatórios anual e semestral têm a mesma finalidade, o que os difere é o período de tempo em que são realizados, sendo que o primeiro é feito no final de cada ano e o segundo ao fechamento de cada semestre.

Eles são mais abrangentes:

• apontam a declaração da missão da empresa
• mostram os dados de crescimento em termos financeiros, de produto e cultura
• demonstram de resultados e o seu fluxo de caixa
• colocam informações sobre os diretores e os demais responsáveis executivos do empreendimento
• determina os segmentos de negócios
• apresentam dados referentes as ações e dividendos no mercado
• divulgam casos de sucesso.

10. Relatório de controle

O relatório de controle está mais voltado para a parte interna da empresa, como parte da gestão de processos. Tão importante quanto os outros, esse documento pode conter dados como:

• estoque geral de itens da empresa;
• desperdícios de insumos.

Nesse documento também podem ser adicionadas metas, principalmente por se tratar da equipe interna.

Todos os envolvidos podem ser engajados para que os gastos sejam reduzidos e o aproveitamentos dos recursos seja aprimorado.

11. Relatório de fluxo de caixa

O relatório de fluxo de caixa é outro documento primordial. Afinal, para o dia a dia de uma empresa é importante que ela tenha recursos disponíveis e também que os gestores saibam como realmente está a situação financeira do empreendimento.

Esse relatório também ajuda a prevenir gastos extras, seja com empréstimos ou retiradas não programadas de outros recursos.

Outra possibilidade criada quando se faz um controle do fluxo de caixa é investir o dinheiro que fica “parado”. Por exemplo, se o valor que está disponível não está sendo gasto e nem investido, ele deixa de gerar novas oportunidades.

Se o gestor é capaz de observar isso no relatório, pode aplicar a diferença sem correr riscos de deixar a empresa com poucos recursos.

Diante desses relatórios, os gestores ficam a par do desempenho na empresa no período analisado. Assim, podem seguir os passos que estão dando certo ou traçar novos rumos para corrigir eventuais falhas.

Quais são os erros a serem evitados em relatórios de gestão?

Existem alguns erros recorrentes nos relatórios de gestão que inviabilizam o uso para o fim almejado: inteligência de negócio.

Assim, alguns problemas comuns podem ser evitados quando se conhece eles de antemão. Veja os principais a seguir!

Sobrecarga de informações

Muitos profissionais querem usar o relatório para apresentar os feitos e desafios da equipe, o que torna o documento inconsistente em relação ao propósito dele, pois aumenta o conteúdo, mas sem agregar informações úteis.

Além disso, há casos em que, na dúvida sobre quais KPIs selecionar, os gestores inserem todos os dados possíveis (alguns brutos). Assim, a sobrecarga de informações faz com que o relatório não gere os insights desejados.

Para evitar esse problema, pense somente no que realmente é essencial, isto é, aqueles dados que comprovarão a eficiência das ações com o objetivo traçado. Tudo o que for diferente disso deve ser deixado de fora!

Poluição visual

Além da sobrecarga de informações, você também deve tomar muito cuidado com a poluição visual.

Muitas pessoas tentam elaborar um relatório acrescentando muitas artes visuais ou até mesmo adicionando vários elementos em pouco espaço, como gráficos e tabelas.

Isso, se feito de forma descontrolada, pode gerar poluição visual e fazer com que a pessoa que está lendo não consiga extrair os dados necessários, perdendo-se no meio de tanta informação.

Confusão na apresentação das ideias

Mesmo com uma definição adequada dos dados a serem expostos, são comuns os relatórios que desenvolvem as ideias em estruturas confusas, o que impede o pleno aproveitamento dos dados expostos e pode, inclusive, limitar ou inviabilizar a compreensão do que foi apresentado.

Uma boa dica para não cometer esse erro é: após seguir todos os passos citados aqui para criar o relatório, apresente-o para alguém de sua confiança e veja se ela interpretará os dados da forma com que você espera. Avalie também a facilidade ou dificuldade com que ela captou as informações.

Problemas na redação

A redação do conteúdo também é um problema recorrente nos relatórios, devido aos erros de português e outros, fazendo com que o esforço para compreender a mensagem básica do documento inviabilize qualquer possibilidade de insight ou estratégia a partir daquele material.

É importante saber qual é o público que lerá o relatório, qual o tipo de linguagem que comumente é utilizado por essas pessoas e, a partir daí, elaborar a estrutura do texto e o tipo de linguagem.

Além disso, como já dissemos, um erro de escrita na construção do material pode causar um efeito bem negativo, gerando uma baixa expectativa para quem está lendo e desviando o foco dos resultados em si.

Portanto, como vimos ao longo deste conteúdo, o relatório de gestão é um importante aliado em uma tomada de decisão mais eficiente e estratégica, permitindo conhecer os aspectos mais relevantes de cada área da empresa e desenvolver uma solução integrada que vise o alcance dos objetivos do negócio.

Os diversos benefícios promovidos pelo relatório de gestão, entretanto, dependem da qualidade e consistência do documento apresentado, exigindo excelência dos profissionais na análise de dados e comunicação das informações.

Para ter sucesso e criar relatórios realmente eficientes, que ajudam a evitar os principais erros de gestão e aprimorar os ganhos, é fundamental que você siga o passo a passo que mostramos aqui, além de ter atenção com cada dica e cuidado que demonstramos.

Agora que já sabe como construir um bom relatório de gestão, venha aprender como identificar e definir metas realmente alinhadas com o propósito do seu negócio! Para isso, fique mais um pouco conosco e conheça o nosso ebook: OKR: Metas que Conectam Estratégia com Operação!