Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 12 de agosto de 2020. | Atualizado em 12 de agosto de 2020


Como estão as finanças da sua agência? As contas estão em dia ou há dificuldades para quitá-las? Saber como organizar o financeiro de uma empresa é imprescindível para manter as finanças equilibradas e, claro, obter os lucros projetados. Confira neste artigo dicas essenciais para uma gestão financeira bem-sucedida!

Aplicar uma gestão financeira eficiente e adequada para o seu tipo de negócio é de suma importância para garantir a sua viabilidade no mercado. Em tempos de crise na economia e incertezas, saber como organizar o financeiro de uma empresa permite que você faça ajustes que lhe permitam continuar crescendo e obtendo boa lucratividade

A administração das suas finanças exige um conjunto de processos, o que inclui desde a avaliação da saúde financeira da agência, planejamento estratégico para organizar o dinheiro que entra e sai do seu caixa até a adoção de medidas que corrijam problemas que estejam gerando gastos excessivos.  

Quer colocar o seu setor financeiro em dia? Confira, neste post, as melhores dicas manter as finanças da sua agência de comunicação organizadas!

Sua empresa está financeiramente saudável? 

Antes de qualquer coisa, é preciso fazer um diagnóstico da saúde financeira da empresa, o que consiste em analisar quais são os seus custos para operar, bem como o seu índice de lucratividade. Essa medida permite que você descubra se é hora de apertar os cintos e economizar ou se é possível fazer novos investimentos. 

Entender com riqueza de detalhes como está a saúde financeira da agência gera tranquilidade para seguir realizando as suas atividades no mercado, cumprindo os prazos e compromissos assumidos com clientes e fornecedores e, consequentemente, obter os lucros desejados. Veja quais indicadores acompanhar o desempenho do seu setor financeiro.  

Faturamento da agência 

Mesmo sendo uma questão óbvia, ainda há muitos gestores que não se preocupam em checar qual é o faturamento da agência. É necessário ter em mente que ficar por dentro do quanto a empresa fatura mostra quais são as comercializações realizadas e quais os valores entraram no seu caixa.  

Com esse indicador você também pode comparar e comprovar se as metas estabelecidas foram cumpridas ou não. Além disso, pode-se descobrir se as estratégias adotadas até então devem ser mantidas ou precisam de otimizações.  

Recomenda-se acompanhar a receita obtida a partir da venda dos serviços, incluindo o fee mensal (faturamento bruto) e a receita líquida (depois de descontar os impostos).  

 Margem de lucro 

O estudo da margem de lucro possibilita uma análise aprofundada das despesas da agência. Isso porque, não é interessante ter um faturamento alto, mas apresentar uma margem de lucro baixa, com muitos gastos e prejuízos.  

É fundamental que do valor total faturado, uma parte seja utilizada para investir na empresa, como para a compra de ferramentas, melhorias na estrutura ou contratação de mais funcionários.  

Outra parte do dinheiro que entra no seu caixa deve ser voltada para o custeio das operações, como contas mensais e salário dos colaboradores.  

O valor que sobrar é considerado o seu lucro. Se não sobrar nada ou se este valor estiver abaixo dos seus custos, é o indicativo de que há um desequilíbrio nas suas finanças.  

Fluxo de caixa 

O fluxo de caixa nada mais é do que as movimentações financeiras realizadas na agência, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro. Trata-se de um indicador substancial para o processo de tomada de decisões.  

Para analisar o fluxo de caixa, você deve construir um Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), que é um relatório que resume todas as transações financeiras feitas na empresa durante um determinado período.  

O documento relata os custos com as atividades operacionais (prestação de serviços, pagamento de contas, compra de suprimentos, entre outros), investimentos (locais em que a empresa investe o seu dinheiro para obter lucros a longo prazo), e financiamento (de onde a companhia obtém os fundos, como empréstimos).  

Com esses dados em mãos, você poderá ter uma visão ampla e segura da saúde financeira da empresa, sabendo com exatidão quais áreas geram mais custos, lucros ou prejuízos.  

Como traçar um plano estratégico de organização financeira? 

O planejamento estratégico das finanças da companhia serve de base para viabilizar as suas ações. Ele é uma importante ferramenta para a gestão para agências, uma vez que define as medidas a serem adotadas no cenário em que a agência se encontra e qual é o momento adequado para aplicar cada estratégia.  

Por meio do planejamento da gestão financeira há mais facilidade para manter as contas equilibradas e positivas, mesmo diante de ambientes desfavoráveis e mudanças do mercado.  

Para tanto, é necessário seguir os seguintes passo: 

  • criar uma cultura de planejamento na agência para que os planos sejam melhor aceitos e aplicados pelos funcionários; 
  • definir a missão, visão e valores do negócio para orientar as decisões da empresa; 
  • fazer um planejamento tributário para escolher o regime de tributação mais adequado às atividades da agência; 
  • elaborar estratégias com metas financeiras a serem alcançadas a longo prazo;  
  • simular cenários para determinar como a empresa deve agir em diferentes situações que afetam as suas finanças. 

Uma boa dica para construir um planejamento assertivo é utilizar o business intelligence, ou seja, a coleta de dados, para entender como tem sido o seu desempenho financeiro e, assim, traçar metas mais realistas. Também é altamente recomendado buscar ajuda especializada, como o suporte de um contador você pode focar nas suas atividades sem afetar o workflow, enquanto o profissional ajuda no cumprimento das suas obrigações tributárias, legais e fiscais, por exemplo.  

6 dicas de como organizar o seu financeiro e gerar mais resultados! 

Quando o setor financeiro da sua empresa está bem organizado, os gestores podem enxergar com clareza quais são os custos, nível de endividamento, desperdícios, prejuízos e investimentos do negócio. Quer evitar problemas nas suas finanças? Acompanhe dicas para tornar o controle financeiro da agência mais eficiente. 

1. Separe as contas pessoais e da agência 

Sem dúvidas, essa é uma das atitudes mais prejudiciais para uma empresa, pois o pagamento das contas pessoais pode acarretar a falta de dinheiro para arcar com os custos da agência, o que gera uma bola de neve de dívidas. É comum que isso aconteça no início do empreendimento, devido à falta de preparo dos gestores. 

Portanto, se você tem sócios, é fundamental que fique claro desde o início que o dinheiro da empresa não deve ser usado para contas pessoais. Recomenda-se definir um pró-labore para você e os seus sócios para que sejam feitas retiradas mensais programadas, sem que isso afete o seu caixa.  

2. Busque pessoal treinado 

Mesmo que você tenha conhecimentos básicos sobre finanças empresariais, é indispensável contratar uma equipe especializada para comandar o setor financeiro. Os profissionais da área ajudam com questões tributárias, fiscais, no cumprimento de prazos para evitar multas, entre outros benefícios.  

Uma contabilidade bem estruturada pode contribuir para insights importantes sobre os custos, balanços, faturamentos e até mesmo oportunidades de melhoria operacional que impactam positivamente no seu lucro.  

3. Use tecnologia de gestão para o negócio 

No início das suas atividades, muitas empresas utilizam as tradicionais planilhas para realizar o seu controle financeiro. Porém, conforme o negócio vai crescente, torna-se difícil manter esses documentos atualizados de forma manual. 

Levando isso em consideração, indica-se adotar um software de gestão integrado para a agência. Esse modelo de plataforma conta com diversas ferramentas, que vão desde a automatização da proposta comercial até funções que facilitam o gerenciamento financeiro. 

Ao utilizar esse recurso, você elimina a realização de tarefas manuais e repetitivas, o que reduz as chances de erros e otimiza o trabalho dos gestores financeiros. A ferramenta também permite o armazenamento, compartilhamento e atualização dos dados do fluxo de caixa diário e mensal, contas a pagar e receber, projeção de receitas, custos, e cotações de maneira rápida.  

4. Avalie os custos da empresa e identifique gargalos 

Será que os custos atuais da empresa realmente são necessários ou são resultantes de alguma falha na gestão financeira? Sendo assim, avalie todos os custos da empresa, incluindo os fixos e variáveis. 

Em seguida, verifique se alguns desses custos são excedentes e por qual motivo isso está ocorrendo. Dessa forma, você poderá tomar as medidas certas para corrigir problemas e enxugar os gastos.  

5. Tenha disciplina financeira 

Para manter as finanças da empresa sempre organizadas, é necessário ter disciplina financeira. Isso significa que sem um objetivo e determinação para o cumprimento das tarefas exigidas para alcançá-lo, é impossível colocar ordem no setor financeiro. 

Abra espaço na sua rotina de trabalho para acompanhar o desempenho das suas finanças, conheça os prazos das suas contas e organize-se para cumpri-los. Procure negociar boas condições de pagamento para reduzir juros, além de controlar todas as movimentações da empresa. 

6. Utilize métricas específicas de monitoramento  

Os resultados da área financeira devem ser acompanhados continuamente, o que possibilita saber se algo está errado e tomar medidas de correção rápidas. 

Para isso, é preciso utilizar métricas específicas de monitoramento, como faturamento, custo total, custo fixo, margem de lucro, lucro nominal e nível de endividamento. Assim, você terá acesso a dados seguros para orientar a gestão financeira.  

Com essas dicas de como organizar o financeiro de uma empresa, você terá mais controle sobre os seus custos, garantindo o pagamento das suas contas em dia, além da identificação de eventuais problemas que estejam impedindo o negócio de alcançar todo o seu potencial financeiro.  

Quanto mais organização você tiver em relação ao dinheiro que entra no caixa da agência, mais facilidade terá para assegurar a sua lucratividade e longevidade.  

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