Eficiência, eficácia e efetividade: saiba quais são os três Es da administração e qual a diferença entre eles

Na administração, muitos conceitos, por serem parecidos, acabam sendo confundidos e tratados como sinônimos. Eficiência, eficácia e efetividade são exemplos disso. Apesar de terem algumas semelhanças, são termos com significados bastante diferentes.

Para realizar um bom trabalho de gestão, porém, é preciso entender exatamente o que significa cada um desses conceitos.

Dessa forma, com a aplicação correta em cada caso, você consegue realmente definir se um funcionário é eficiente, eficaz ou efetivo.

Quer saber mais? Continue a leitura para entender a importância de diferenciar os três conceitos, o real significado de cada um deles, as diferenças e como estimular essas características dentro da sua empresa. Confira!

Qual é a importância de saber diferenciar os três conceitos?

Independentemente da sua área de atuação, conhecer e entender o significado dos termos mais utilizados em sua rotina de trabalho é fundamental para o sucesso da sua organização, especialmente na hora de montar o planejamento estratégico.

Por isso, saber diferenciar os três Es da administração pode ser fundamental na hora de planejar as suas estratégias de gestão de equipe, por exemplo.

Como determinar aprodutividade de uma equipe? Quem precisa melhorar e quem já pode ser considerado um funcionário efetivo?

Com essas definições bem claras dentro da sua organização, é possível concluir se determinada equipe ou funcionário está desempenhando o seu papel de maneira correta ou se alguma mudança precisa ser feita para que os resultados sejam mais satisfatórios.

Para ter sucesso nas suas ações, e tornar os processos mais sustentáveis em longo prazo, é importante fazer essa diferenciação. Se você quer que a sua equipe apresente os melhores resultados, é obrigatório saber identificar qual funcionário é eficiente, eficaz ou efetivo.

Qual é o significado de eficiência, eficácia e efetividade?

Para que você entenda melhor a diferença entre os três Es e consiga identificar e estimular essas características na sua empresa, detalhamos cada um desses conceitos sob a perspectiva da administração e mostramos seus principais indicadores. Confira!

Eficiência

Quando um trabalho é realizado da melhor maneira possível, utilizando apenas os recursos disponíveis e não gerando custos além do esperado, ele pode ser considerado eficiente.

Ou seja, ao conseguir reduzir os custos, perdas ou qualquer tipo de desperdício ao realizar determinada atividade, um funcionário está sendo eficiente.

O conceito de eficiência está relacionado ao custo-benefício da operação e consiste nacaracterística de uma equipe que consegue produzir exatamente o que era esperado dela, entregando um trabalho de qualidade, no prazo exigido e dentro do orçamento.

Quanto menor for o esforço necessário para realizar uma tarefa, maior será a eficiência do trabalho produzido.

Por exemplo, um sinal de eficiência é melhorar e otimizar os resultados de um setor de um mês para outro, utilizando os mesmos recursos disponíveis anteriormente.

Eficácia

Enquanto o conceito anterior está diretamente relacionado a otimizar os processos de trabalho, fazer o mesmo serviço e ainda conseguir gerar economias, a eficácia consiste em utilizar todos os recursos disponíveis para apresentar o melhor trabalho possível e, consequentemente, gerar resultados positivos para a sua empresa — ou seja, fazer o que deve ser feito.

Uma equipe eficaz é aquela que utiliza da melhor forma possível todos os recursos e prazos disponibilizados. Vamos supor que a sua empresa disponibilize uma verba de R$ 10.000 para determinado projeto demarketing.

Se o trabalho for eficaz, todo o orçamento vai ser utilizado para garantir que o resultado final seja o mais satisfatório possível.

A preocupação, nesse caso, é a qualidade da entrega em si, e não a redução dos custos da operação. Aqui, o foco é ter um desempenho que alcance os objetivos e as metas estipuladas inicialmente.

Efetividade

Esse conceito reflete o melhor cenário possível para qualquer empresa: uma equipe que seja efetiva. Na administração, efetividade é a habilidade de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo, ou seja, de atingir as metas definidas no prazo e orçamento estabelecidos e conseguir apresentar um resultado final satisfatório para a empresa.

Efetividade representa, portanto, a capacidade de reduzir os custos operacionais de determinado projeto, mas ainda assim garantir que o produto final seja o melhor possível.

Ou seja, aliar os dois conceitos anteriores de maneira que, no fim, o trabalho tenha gerado uma economia de recursos e tempo para a organização, mas sem perder em nada no quesito qualidade.

O objetivo final desse conceito é, portanto, a otimização dos recursos disponibilizados, gerando um impacto positivo para a empresa e possibilitando o alcance das metas traçadas inicialmente — garantindo que os resultados alcançados sejam, de fato, reconhecidos.

Qual é a relação entre esses conceitos no cotidiano de uma empresa?

No dia a dia de uma organização, esses três conceitos estão presentes o tempo todo e estão sempre se relacionando, por isso, é importante entender as suas diferenças para garantir que os processos internos sejam feitos da maneira esperada.

Ao realizar uma análise SWOT, você tenta identificar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e desafios do seu negócio para, assim, traçar as estratégias com maior chance de gerar resultados positivos para a sua empresa, certo?

Vamos supor que a análise indicou, como principal desafio, garantir a entrega do projeto com números melhores que os do ano anterior, porém, com os mesmos recursos.

Ao conseguir identificar quais profissionais se destacam pela eficiência, eficácia ou efetividade, você pode montar uma equipe voltada exatamente para realizar a função necessária.

Por exemplo: você não pode aumentar a verba para o projeto e precisa de resultados ainda melhores? O que você está buscando é eficiência, ou seja, que os funcionários tornem os recursos disponíveis ainda mais úteis, melhorando o custo-benefício da operação.

Para entender se um trabalho foi feito de maneira mais eficiente ou não, o recurso mais utilizado é a comparação com situações anteriores.

Ou seja, é preciso medir se o mesmo trabalho foi feito com menos ou mais recursos em relação ao período anterior. Apresentar os mesmos resultados — ou melhores — e reduzir os custos é um claro sinal de eficiência.

Caso o objetivo seja garantir uma entrega importante e que satisfaça exatamente os desejos do cliente, a solução é identificar quais são os trabalhadores mais eficazes.

Isso significa que, independentemente dos recursos e prazos disponibilizados, a meta traçada vai ser alcançada por essa equipe, garantindo a entrega do trabalho de forma satisfatória.

Nessa situação, nem sempre vai existir a preocupação com a eficiência dessa produção, já que o objetivo é garantir que o trabalho seja, de fato, produzido e entregue. Otimizar recursos e reduzir gastos não será uma prioridade nesse caso.

Agora, caso você busque apresentar um resultado final melhor que o esperado sem aumentar os recursos utilizados ou o prazo disponível, é de uma equipe efetiva que você vai precisar, ou seja, de profissionais que saibam otimizar as ferramentas disponíveis e reduzir os gastos, mas que não se esqueçam das metas traçadas.

Como estimular essas características na sua empresa?

Entender as diferenças entre esses conceitos é o primeiro passo para melhorar os resultados e o desempenho dentro da sua organização. É preciso, porém, saber como estimular que essas características aconteçam no dia a dia. Para isso, separamos quatro dicas para você colocar em prática!

Incentive a proatividade

Estimular um ambiente em que todos os profissionais busquem novos conhecimentos e aprendizados constantemente é fundamental para que as características presentes nos três Es da administração façam parte de seu negócio.

Encoraje a busca por crescimento

Quem busca mais conhecimento procura também crescimento — pessoal e profissional.

Quando os profissionais envolvidos na sua organização almejam novos desafios, a tendência é que eles busquem cada vez mais formas de realizar as suas funções de maneira mais eficiente, eficaz ou efetiva.

Crie um senso de responsabilidade

Ao entender que também têm suas responsabilidades e desafios no negócio, os profissionais vão sempre buscar maneiras de utilizar as características dos Es da administração.

Afinal, por mais que sejam diferentes, todos visam o melhor para a empresa e o cliente final. Portanto, criar um senso de responsabilidade é outra forma de estimular essas características dentro da sua empresa.

Entenda a responsabilidade da liderança

Todos os itens acima estão diretamente relacionados ao papel de liderança dentro de uma organização.

Portanto, é fundamental que os tomadores de decisão da empresa estejam sempre atentos aos conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, visando garantir que os objetivos traçados sejam alcançados.

Esses conceitos são muito importantes no cotidiano da sua empresa. Saber as diferenças entre cada um deles é o primeiro passo para que eles se tornem cada vez mais presentes na rotina de trabalho da sua organização. Com algumas práticas simples, já é possível estimular esse fortalecimento.

Como medir os KPIs de eficácia, eficiência e efetividade?

Existem diversos tipos de indicadores de qualidade que podem ser utilizados para medir o desempenho das empresas. A seguir, destacamos os principais para mensurar os KPIs de eficácia, eficiência e efetividade. Cada empresa deve avaliar o que é mais apropriado para o seu cenário.

Indicador de eficiência

O indicador de produtividade tem como objetivo mensurar o consumo de recursos da empresa, tais como tempo gasto para transporte interno ou externo, uso de insumos e ferramentas, mão de obra e horário de trabalho. Ao analisar o resultado, é possível identificar quais são os pontos de melhoria para otimização dos processos.

Vários benefícios são obtidos com a utilização desse indicador, como:

• redução de recursos;
• diminuição dos custos com horas extras desnecessárias;
• aumento da produtividade.

Indicador de eficácia

A análise dos objetivos alcançados é uma ótima forma de verificar se a sua empresa está oferecendo o serviço ou produto de acordo com o que foi planejado. O indicador de eficácia pode ser realizado por meio de questionários feitos aos consumidores, que vão avaliar se tudo está sendo entregue conforme o esperado.

Ele permite identificar os erros que podem afetar a execução da tarefa, o alcance das metas e a qualidade final, ajudando a melhorar a satisfação do cliente. Além disso, adotar esse indicador pode trazer vantagens, como:

• maior confiabilidade com o cliente;
• menor tempo de execução das atividades;
• mais lucratividade.

Indicador de efetividade

O indicador de efetividade une as métricas de eficiência e eficácia para verificar se os objetivos estabelecidos foram atingidos, considerando os recursos gastos. Ele mostra a relação entre serviços e produtos e suas consequências para o negócio.

Com esse indicador, é possível reduzir custos, aumentar a rentabilidade e a satisfação do cliente final.

Como alcançar um bom desempenho com seu time?

Liderar uma equipe é uma tarefa desafiadora e o seu sucesso depende diretamente do desempenho dos seus colaboradores. Para que você conquiste o reconhecimento profissional, sua equipe deve trabalhar em alta performance.

Pensando nisso, preparamos um passo a passo para ajudar a levar seu time ao topo. Quer saber como? Acompanhe, a seguir!

Crie metas desafiadoras e alcançáveis

É fundamental que o líder saiba estabelecer metas desafiadoras, mas realizáveis, para que a equipe consiga trabalhar com foco e determinação dentro de uma constância para alcançar os objetivos. Dessa forma, os resultados serão positivos e os colaboradores ficarão motivados para continuar rendendo.

É importante evitar estabelecer metas inalcançáveis, pois isso cria um ambiente desestimulante e impede que seu time renda da melhor forma possível. Metas realistas e estimulantes levam à otimização do desempenho da equipe, com resultado mais satisfatório.

Determine um prazo razoável para alcançar metas

Para que sua equipe alcance as metas definidas, é essencial que se estabeleça um prazo. Porém, tome cuidado para que ele não seja demasiado apertado, pois isso pode causar estresse e comprometer a produtividade dos trabalhadores.

Ao estabelecer um tempo coerente e desafiador, todos terão um objetivo a ser atingido e trabalharão em um ritmo contínuo, alcançando os resultados planejados. Por isso, tenha sabedoria e bom senso para que os funcionários possam realizar seu trabalho com motivação, sem se sentirem pressionados.

Mantenha metas, prazos e KPIs transparentes

É essencial que os objetivos e prazos definidos sejam claramente transmitidos aos funcionários. Por exemplo, se a meta é aprimorar o atendimento ao cliente, é importante que os termos “rapidez” e “métricas” sejam especificados para que não haja dúvidas quanto ao que é esperado do time.

Além disso, é importante que sejam definidos indicadores de desempenho, de modo que todos saibam exatamente quais critérios de avaliação serão utilizados. Assim, a equipe estará ciente das metas a serem alcançadas e dos passos necessários para chegar a isso.

Divida as funções entre os profissionais

É necessário atribuir funções específicas a cada membro do time para alcançar a meta desejada. Assim, cada um deve ter um papel para desempenhar e saber o que estão fazendo e os motivos para isso, de forma que, unidos, possam superar os desafios.

Não é suficiente dizer que todos devem melhorar o atendimento ao cliente para garantir um trabalho de excelência.

Fracione a meta para alcançá-la

Comece por dividir a meta em pequenas etapas. Essa divisão proporciona que cada parte seja alcançada aos poucos, e os resultados vão sendo percebidos. Isso ajuda a manter o fator motivacional da equipe elevado, pois cada conquista vai sendo validada.

Além disso, as etapas são mais fáceis de serem monitoradas, o que facilita o trabalho dos gestores. Portanto, ao estabelecer metas para a sua equipe, divida-as em partes menores. Essa estratégia ajudará a manter a motivação de seus colaboradores, além de proporcionar maior controle dos resultados obtidos.

Invista em ferramentas de produtividade da equipe

Como líder de um time, você precisa encontrar formas de auxiliar seus funcionários a alcançar suas metas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é usar a tecnologia para otimizar o processo de trabalho.

Logo, investir em modernidade pode trazer resultados significativos em produtividade e desempenho. Por isso, busque maneiras de incorporar as tendências e inovações mais recentes do mercado ao seu dia a dia. Utilize essas ferramentas para ajudar sua equipe a produzir mais e melhor.

Monitore o desempenho do seu time

A tecnologia pode ser a melhor amiga do gestor para realizar o monitoramento e avaliação do desempenho dos colaboradores. Para que isso aconteça, é importante que esteja atento aos resultados do trabalho e acompanhe de perto seus progressos para atingir as metas.

Ao acompanhar a produtividade da equipe, é relevante contar com um sistema de gestão que permita monitorar o tempo de trabalho de cada um. Com essas informações, dados relevantes são obtidos para planejar estratégias e tomar decisões mais precisas. É possível, portanto, motivar os funcionários a trabalharem em prol do alcance das metas de maneira produtiva e saudável.

Faça a comunicação entre os setores

É imprescindível que todos os setores se comuniquem de forma clara e compreendam todos os processos. Sem isso, não é possível melhorar a gestão da empresa.

A tecnologia permite que os setores sejam integrados a partir de um software de gestão online, facilitando a comunicação entre todos os envolvidos.

O que mais pode ser feito para melhorar a gestão da sua empresa?

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa simples. Grande ou pequena, existem operações e tarefas diárias que precisam ser executadas para garantir o crescimento, a venda de produtos e a prosperidade do negócio.

Logo, se ela for organizada, com um sistema que otimize a gestão e aumente a produtividade, pode garantir um sucesso maior, além de melhorar a qualidade de vida dos colaboradores. Para ajudar você nessa administração, separamos dicas fundamentais. Confira!

Estabeleça objetivos de médio e longo prazo

Se você ainda não definiu os objetivos de médio e longo prazo do seu negócio, é hora de começar a planejar. Desse modo, é preciso considerar vários fatores, como os seus clientes, mercados, colaboradores, produção e vendas.

Separe conta pessoal e profissional

Se você deseja ter sucesso como empreendedor, é importante que saiba separar contas pessoais de contas do negócio. Misturar as duas prejudica a lucratividade e impede que a empresa cresça.

Tenha um capital de giro

É imprescindível você conte com um capital de giro adequado. Ele é o principal suporte para que o negócio mantenha o seu fluxo de caixa equilibrado, possibilitando que os compromissos sejam cumpridos e que os imprevistos sejam contornados com facilidade.

Além disso, manter um bom capital de giro é fundamental para que a empresa sustente uma boa imagem junto ao mercado, clientes e fornecedores. Por isso, é preciso ter em mente que o dinheiro em caixa não é suficiente para o equilíbrio financeiro da empresa.

É necessário gerenciar e controlar esse recurso para que ele possa auxiliar no crescimento e na manutenção da saúde financeira.

Não se esqueça das pequenas despesas

Gerenciar as finanças é primordial. Ainda que sejam pequenas, as despesas devem ser acompanhadas de perto para que não causem prejuízos a longo prazo.

Uma boa saída para monitorar todos os gastos é criar uma planilha para administrar as finanças. Dessa forma, é possível ter um controle total das despesas e evitar que elas cresçam sem controle.

Tenha consumo consciente

As empresas têm uma grande responsabilidade de contribuir para que o desenvolvimento do país seja sustentável. Assim, é necessário que sejam realizados investimentos na área da responsabilidade social e ambiental.

É importante que se preste atenção aos danos causados ao meio ambiente por parte das suas atividades e instalações. Assim, é possível promover ações e projetos sociais que incentivem o comprometimento dos colaboradores e da própria sociedade.

Inclua os colaboradores na administração de empresas

Ao incluir os colaboradores na administração e na organização da empresa, é possível aprimorar as atividades cotidianas. Para isso, é essencial estabelecer claramente as funções e responsabilidades de cada um, afinal, a participação deles é fundamental para o sucesso dos negócios.

Saiba aproveitar o feedback dos clientes

Realizar avaliações de satisfação de forma periódica e criar canais apropriados para ouvir as queixas e sugestões dos clientes é importante. Monitorar redes sociais e plataformas de reclamação, como o Reclame Aqui, também é uma boa ideia.

Entretanto, não basta conhecer os elogios e críticas dos seus consumidores, é necessário tirar proveito desse feedback para melhorar a empresa, seu atendimento, produtos e serviços.

Agora que você já entendeu quais são os três Es da administração e as diferenças entre esses conceitos, que tal conferir outros conteúdos importantes para tornar a sua empresa mais produtiva?

Você sabe o que é Marketing 4.0? Leia este artigo e entenda quais podem ser os impactos na sua empresa!