Tudo que você precisa saber sobre eventos híbridos em 2022

A pandemia de coronavírus mexeu com a realidade dos negócios. As empresas tiveram que se adaptar ao distanciamento social, criar formas de trabalho remoto e acelerar sua transformação digital. Mas, embora algumas mudanças já tenham ficado para trás, outras ainda vão durar por algum tempo. É o caso dos eventos híbridos.

À medida que aprendemos a combater o Covid-19, as restrições impostas pela pandemia vão sendo flexibilizadas. Então, muitos eventos já estão sendo realizados presencialmente, enquanto algumas pessoas ainda estão receosas com a volta a essa “normalidade”.

Por isso, muitos eventos vem sendo planejados de forma híbrida, ou seja, com algumas características de eventos online e outras de presenciais. Mas será que essa vai ser a realidade a partir de agora? E como se preparar para esse tipo de evento?

Essas são as questões que vamos analisar neste artigo. Você vai ver agora o que é um evento híbrido, quais são os seus benefícios para as empresas e como organizar o evento da melhor forma. Acompanhe!

O que é um evento híbrido?

Evento híbrido é aquele que reúne características de eventos presenciais e virtuais. Pode ter diferentes configurações, mas, na prática, o principal modelo de evento híbrido é aquele realizado presencialmente com transmissão simultânea e interações online.

Esses eventos podem ser shows de música, apresentações teatrais, jogos esportivos, mas estamos falando aqui especialmente de eventos empresariais, como palestras, cursos, seminários, congressos, feiras e conferências.

Tradicionalmente, esse tipo de evento sempre foi presencial. Neles, é possível assistir às falas de especialistas, fazer networking, conhecer parceiros e fornecedores e se atualizar no mercado. Graças à tecnologia, há alguns anos já é transformá-los em eventos online, com a realização de cursos virtuais e webinars, por exemplo.

Durante a pandemia de Covid-19, muitas empresas adotaram a modalidade online para viabilizar a realização dos eventos empresariais e manter sua programação, no contexto de distanciamento social que o coronavírus impôs.

Já no momento de retomada das atividades presenciais, as empresas passaram a adotar um modelo híbrido de evento, que conta com atividades presenciais, mas também com a participação virtual do público. Mais uma vez, graças à tecnologia, é possível adotar diferentes modelos para se adaptar às diferentes realidades.

Porém, é preciso entender também o que não é um evento híbrido. Algumas pessoas podem pensar que basta disponibilizar um conteúdo gravado depois das palestras ou fazer uma transmissão ao vivo. Mas não é bem assim…

Um evento híbrido precisa ser bem planejado e contar com tecnologias e equipamentos adequados.

A transmissão online e a experiência remota devem ter a mesma qualidade da experiência ao vivo, de maneira que todos os participantes possam se engajar com o evento. Mais adiante, você vai ver as dicas para criar um evento híbrido inesquecível.

Por que realizar eventos híbridos? Entenda os 6 principais benefícios

Mesmo fora do contexto de pandemia, os eventos híbridos apresentam vantagens, que mostram que eles podem continuar a ser adotados nos próximos anos.

A seguir, conheça os benefícios de realizar esse tipo de evento para a sua empresa:

1. Maior alcance de participantes

Os eventos híbridos têm potencial para atrair um maior número de participantes. Afinal, eles não têm limites para alcançar mais e mais pessoas.

Você pode atender àquelas pessoas que gostam de participar dos eventos presencialmente, mas também àquelas que não estão na mesma cidade, que não conseguem se deslocar, que se sentem inseguras em relação às aglomerações ou que simplesmente preferem participar de forma remota.

Uma pesquisa realizada ainda em 2019 pela VM Consultoria em parceria com SSK Análises mostrou que o principal motivo para a realização de eventos híbridos é ampliar a abrangência de público.

Fonte: Moblee

2. Atratividade para patrocinadores

O maior alcance de participantes tende a tornar o evento mais atrativo para parceiros, apoiadores e patrocinadores. Para eles, também é valioso poder expor sua marca para mais pessoas e se relacionar com um maior número de potenciais clientes.

Além disso, os eventos híbridos podem oferecer formas mais inovadoras e atrativas de patrocínio e relacionamento entre público e patrocinadores, que vão além da mera exposição da marca e integram as interações online nas suas ações.

3. Melhor aproveitamento do conteúdo

Os eventos híbridos podem aproveitar melhor os conteúdos que os presenciais. Se você vai gravar todas as palestras e apresentações, por exemplo, pode oferecer um pacote de acesso à gravação depois do evento e monetizar esse conteúdo sob demanda.

Além disso, esse conteúdo pode se transformar em publicações nas redes sociais e materiais para compartilhar com a sua audiência nos canais digitais. Portanto, é mais conteúdo de qualidade para nutrir os leads no seu funil de vendas.

Assim, enquanto os eventos presenciais têm dia e hora para acabar, o rendimento dos híbridos pode ainda se expandir por muito tempo depois.

4. Segurança para o público

Os eventos híbridos também oferecem mais segurança para quem não se sente confortável de compartilhar espaços fechados com outros participantes.

Nos eventos presenciais, essas pessoas simplesmente deixariam de participar. Já nos eventos híbridos, elas têm a segurança de poder participar e aproveitar todo o conteúdo sem se expor aos riscos do coronavírus e de outras doenças.

5. Melhor retorno sobre investimento

Os eventos híbridos tendem a oferecer um melhor retorno sobre investimento (ROI), principalmente devido ao maior alcance e escalabilidade.

Você pode alcançar mais pessoas e ganhar mais com os patrocinadores, sem precisar investir mais. Além disso, você pode reduzir os custos do evento presencial ao trabalhar com espaços menores, já que não vai precisar receber todos os participantes presencialmente.

6. Prevenção para eventualidades

Ninguém esperava passar por uma pandemia nesses últimos anos. Mas essa foi apenas uma entre várias eventualidades que podem surpreender e prejudicar a sua programação.

Problemas no transporte público, tempestades ou até mesmo outro vírus de escala global podem dificultar novamente o comparecimento da sua audiência.

Então, planejar um evento presencial sem a infraestrutura de uma transmissão online pode ser arriscado. Por outro lado, quando você planeja um evento híbrido, tem a garantia de que ele pode acontecer normalmente pela internet se alguns desses problemas forem observados.

Por que os eventos híbridos serão uma realidade em 2022? 

No contexto da pandemia de Covid-19, especialmente no momento de retomada das atividades presenciais, os eventos híbridos passaram a ser a solução para engajar o público. 

Como muitas pessoas se sentem inseguras de compartilhar espaços fechados com outros participantes, a ideia é oferecer a opção de acompanhar o evento sem sair de casa.

Mas, como já vimos, esse tipo de evento provavelmente deve ser usado no futuro mesmo que a pandemia acabe de vez. Por isso, 2022 promete ser o ano dos eventos híbridos.

De acordo com o estudo The Future of Events Report, realizado em 2020, 3 em cada 4 entrevistados (74%) disseram que tinham um evento híbrido planejado para os próximos 12 meses — percentual maior que eventos apenas presenciais (70%).

Além disso, 95% concordaram que a abordagem híbrida vai ser amplamente usada nos próximos anos.

Por isso, a indústria de eventos e as empresas que pretendem abraçar o digital nessa área precisam se preparar. Se esse mercado já teve que se reinventar durante a pandemia de coronavírus, os eventos híbridos tendem a mobilizar novas estratégias para oferecer a melhor experiência aos participantes.

Como realizar eventos híbridos?

Tanto no ambiente físico quanto no online, as pessoas querem experiências valiosas. Com a vida cada vez mais acelerada, elas só querem dedicar seu tempo a algo que realmente vale a pena. Por isso, a abordagem híbrida deve atender a essas expectativas e exigências.

Apesar disso, poucas empresas têm experiência com eventos híbridos. Por isso, ainda há muitos desafios a serem vencidos para encantar os participantes e ter bons resultados.

A seguir, vamos ver algumas dicas de como lidar com esse tipo de evento:

Planeje um evento que seja híbrido desde o começo

Algumas empresas caem na armadilha de planejar um evento presencial e, somente nos últimos momentos, incluir uma transmissão ao vivo.

Em geral, isso causa problemas porque um evento híbrido requer planejamento de ações que vão além da transmissão e uma série de cuidados para que tudo dê certo. Sem isso, a experiência dos participantes remotos tende a ser prejudicada.

Portanto, pense na abordagem híbrida desde o início do planejamento do evento. Assim, você consegue elaborar um evento completamente focado na sua persona e pensar em todos os detalhes para encantar os participantes.

Ofereça uma experiência valiosa para todos os participantes

Um dos principais problemas no planejamento de eventos híbridos é negligenciar a experiência do participante remoto. As empresas ainda costumam focar no evento presencial, enquanto o online se resume a uma transmissão ao vivo, muitas vezes com problemas de áudio e conexão.

No relatório The Future of Events Report, a pesquisa mostrou que criar uma experiência física e digital igualmente boa para os participantes é o maior desafio para os eventos híbridos. Embora seja uma grande barreira, é isso que vai fazer o seu evento se diferenciar e encantar as pessoas.

Por isso, pense nos participantes da mesma forma, independentemente de como eles participam do seu evento. Eles devem se sentir bem atendidos, interessados no conteúdo e envolvidos com as possibilidades de interação.

Assim, todos se sentem engajados e valorizados.

Fonte: Marketing Charts

Crie experiências de interação online

Os participantes remotos também devem se sentir integrados ao evento, não apenas como uma audiência isolada. Por isso, pense em formas de interação do público online com o evento. 

Mas não deixe de lado os participantes presenciais. Eles também querem experiências diferenciadas, que vão além de uma audiência passiva. Então, as interações online também podem integrar quem está ao vivo no evento.

Você pode oferecer, por exemplo, uma plataforma ou aplicativo do evento, que promova perguntas, enquetes, quizzes, chats, gamificação e outros conteúdos interativos.

Além disso, como o networking é um elemento essencial dos eventos, pense também em como integrar os participantes presenciais e remotos, de maneira que eles interajam entre si.

Ofereça novas formas de patrocínio

Além dos participantes, pense também na experiência dos patrocinadores. Eles também podem aproveitar novas possibilidades de patrocínio, que gerem exposição da marca e envolvimento do público.

Se você utilizar um aplicativo para o evento, por exemplo, pode oferecer espaços de divulgação da marca nessas plataformas. Além disso, os patrocinadores podem promover as interações com participantes e nutrir um relacionamento com eles depois do evento.

Tenha uma boa infraestrutura para a transmissão

A tecnologia usada para transmitir o evento online deve ser eficiente. Não confie apenas no seu celular para transmitir o evento da sua empresa, ok?

Câmeras, microfones, mesa de som, iluminação e uma conexão estável com a internet são essenciais para garantir a qualidade da imagem, do som e da transmissão.

Você também vai precisar de uma plataforma de transmissão ao vivo. Em alguns casos, ela é integrada a uma plataforma de eventos, ou você pode fazer a transmissão pelo YouTube ou redes sociais, se forem relevantes para a sua estratégia.

Além disso, não pense que uma pessoa apenas consegue lidar com tudo sozinha. Em geral, é necessário contar com uma equipe profissional de produção de vídeo, que tenha experiência nessa área e com esses equipamentos.

Teste todos os equipamentos e ferramentas

Antes de realizar o evento, garanta que tudo esteja funcionando corretamente. Teste os equipamentos de som e vídeo, veja se a conexão está bem estabelecida e se as plataformas estão integradas.

É claro que imprevistos podem acontecer. Mas uma boa revisão de todos os equipamentos e ferramentas diminui as chances de problemas. De qualquer forma, procure sempre ter um Plano B para superar esses desafios inesperados e não prejudicar a experiência dos participantes do evento.

Enfim, adaptar-se aos eventos híbridos é uma necessidade para as empresas atualmente. A tecnologia da indústria de eventos e de transmissões ao vivo já permite criar experiências valiosas com esse tipo de evento e atender às expectativas cada vez mais exigentes dos participantes.

Mas, para isso, é preciso adotar novas abordagens na realização de eventos empresariais. Se a pandemia do coronavírus forçou muitas empresas a acelerar a transformação digital, é hora de aproveitar as oportunidades que a nova realidade oferece.

Agora, se você quer saber outra dica para fazer marketing fora da caixa, leia sobre account based marketing aplicado a eventos online. Você vai saber como criar um evento memorável com essa estratégia!