Aprenda como potencializar a eficiência do seu negócio usando a gestão de processos

Gestores sempre buscam tornar as empresas mais organizadas, especialmente, no que diz respeito às suas demandas. Uma operação mais prática, certeira e conduzida pelos profissionais adequados traz resultados de destaque.

Para isso, a gestão de processos é a metodologia que mais se destaca. Ela capacita mais pessoas a fazerem tarefas de todos os tipos em um negócio!

Ao implementar esse conceito, as empresas se preparam, principalmente, para se mostrarem mais competitivas ao mercado. Não por acaso, é cada vez mais é necessário ter eficiência de dentro para fora.

Ainda que o negócio tenha bons produtos e serviços, ou mesmo um bom plano de marketing e investimentos expressivos em publicidade, a otimização de suas demandas internas faz toda a diferença para o sucesso das ações.

Neste post, você vai aprender o que é a gestão de processos. Veja em detalhes no que consiste essa metodologia, conheça também os benefícios que ela pode trazer para um negócio e saiba como implementá-la agora mesmo!

O que é a gestão de processos?

A operação de uma empresa é constituída por uma série de processos que acontecem no cotidiano operacional.

Dos mais simples aos mais complexos, eles envolvem uma série de departamentos, gestores e colaboradores, cada um com sua participação em uma etapa. A gestão de processos tem a função de organizar e definir como esses trabalhos são executados, buscando sempre a otimização.

A metodologia tem como foco tornar as práticas mais eficazes. Como resultado, essa melhora contínua coloca o negócio em posição de destaque. Se ele funciona bem internamente, é natural que esteja pronto para fazer frente aos concorrentes do setor.

Do contrário, qualquer demanda necessária nesse dia a dia de trabalhos se tornará um verdadeiro problema, atrapalhando a produtividade.

O fluxo de tarefas que compõem um processo é repleto de etapas, em que todas as informações têm grande valor. Com boas práticas, elas são compartilhadas adequadamente, permitindo que cada colaborador envolvido nessas fases tenha uma base mais sólida para contribuir com sua parte.

Gerir processos é definir os melhores métodos de execução de cada um dos passos de uma demanda comum do cotidiano da empresa. Assim, cada um dos envolvidos tem a plena certeza da sua importância e influência na entrega de bons resultados.

Além disso, os colaboradores estão amparados por métodos padronizados, desenvolvidos sob a certeza de que são os mais adequados.

O impacto da tecnologia na gestão de processos

O avanço da tecnologia e a transição para a era da transformação digital são fatores que impactam diretamente a gestão de processos. Atualmente, sistemas e aplicativos fazem parte da rotina das empresas, e eles são as plataformas de trabalho em que as etapas dos processos são conduzidas.

Dessa forma, é possível definir o padrão de trabalho em cada um desses estágios com o suporte de um sistema. Em sua maioria, os processos são executados em softwares e, a partir disso, a gestão se torna ainda mais dependente da tecnologia para funcionar.

A busca por maior integração

A tecnologia é também uma grande aliada na busca pela integração de departamentos dentro das empresas, seja o de marketing, o RH, o financeiro ou qualquer outro. Esse é um dos pilares atuais da gestão de processos, prezando pelo maior envolvimento de diferentes colaboradores em cada demanda realizada.

Com sistemas de gestão eficiente, é possível buscar uma proposta mais disruptiva, fugindo um pouco da velha ideia de departamentos e setores.

Se mais pessoas podem trabalhar em um processo, sem limitação, é natural que isso agregue mais produtividade. No entanto, essa integração maior deve ser feita com o suporte da tecnologia adequada, que permita trocar informações e registrar cada trabalho de maneira eficiente.

Quais as vantagens obtidas?

Quando a implementação da gestão de processos acontece, a empresa obtém uma série de vantagens. Os resultados melhoram, a produtividade aumenta e o negócio se desenvolve como um todo. Confira a seguir quais os principais benefícios!

Os processos são revistos e otimizados

O primeiro trabalho da gestão de processos consiste em revisar e avaliar tudo que está sendo feito na empresa momentaneamente. Assim, há o apontamento dos gargalos, do que tem sido feito de maneira muito lenta e quais os problemas são enfrentados.

A partir desses relatórios, soluções eficientes são pensadas de acordo com cada ponto observado. A gestão de processos revisa todas essas práticas operacionais e define as mudanças necessárias. Antes de tudo, é uma otimização do que já é feito e, se necessário, novas práticas são implementadas.

A empresa se torna mais competitiva

Com mercados cada vez mais disputados e clientes mais exigentes, é nos detalhes que uma empresa consegue se destacar no seu segmento. Processos eficazes têm impactos amplos, tanto externa quanto internamente. Isso capacita uma companhia a crescer e ser mais eficaz.

A otimização do trabalho operacional traz mais competitividade para os negócios que trabalham na gestão de suas demandas. Assim, com maior agilidade, produtividade, motivação dos funcionários e métodos modernos, é possível disputar de igual para igual com a concorrência.

A tomada de decisões se torna estratégica

Os dados são parte importante do trabalho de muitas empresas atualmente, reflexo da era em que vivemos. Com eles, é possível entender perspectivas, avaliar a atuação no momento e ter bons insights.

Os dados também são fundamentais para entender as melhorias necessárias na gestão de processos e prever possíveis necessidades.

Quando uma empresa tem os melhores procedimentos, todo o trabalho fica mais transparente e certeiro. Assim, os gestores têm um entendimento muito mais claro da real situação do negócio, o que os capacita para as tomadas de decisões estratégicas, buscando atingir as metas.

A empresa ganha em produtividade

Uma empresa com processos eficazes é, naturalmente, mais eficiente e produtiva. No mundo dos negócios, quanto mais puder ser feito com a melhor gestão do tempo possível, melhor! Sabe aquele jargão “tempo é dinheiro”? A gestão de processos ajuda a fazer ele valer de verdade!

Com uma operação otimizada, os colaboradores estarão capacitados a entregar o que é necessário com muito mais agilidade. Esse é um dos principais fatores que tornam uma empresa competitiva. Tudo isso com segurança e manutenção de altos padrões de qualidade de trabalho.

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Como implementar a gestão de processos?

O processo de implementação da gestão de processos é extremamente importante! Ele garante que a empresa vai obter o sucesso necessário na sua operação, otimizando o que pode ser mudado e aplicando novos métodos. Veja a seguir quais são as etapas da implementação!

Elabore o mapa dos processos

O mapa dos processos é o início, a etapa em que toda a empresa é avaliada. As demandas recorrentes e base da operação são estudadas, como forma de entender em que pontos elas podem ser melhoradas.

São gerados relatórios com as informações mais importantes e que serão trabalhadas. É a partir desses registros que as melhorias e as mudanças serão aplicadas.

Defina os indicadores de desempenho

Gestores precisam de indicadores para avaliar como está o desempenho de colaboradores e da empresa de maneira geral. Antes mesmo de começar as otimizações, é muito importante definir o que precisa ser acompanhado, com os KPIs mais apropriados para isso.

Só assim, é possível entender a eficiência das mudanças. Os indicadores são definidos para serem acompanhados em curto, médio e longo prazo.

Identifique as bases de melhoria

Com o mapeamento realizado, as melhorias já podem ser pensadas. Nessa etapa, os gestores devem avaliar quais mudanças surtirão efeito diante do que não está bom e do que pode ser potencializado dentro dos processos.

Essas decisões devem ser tomadas com base nos dados de desempenho obtidos antes da implementação, buscando sempre melhorá-los.

Teste os novos métodos

Novos métodos nem sempre serão eficientes, afinal, na prática, as coisas podem mudar. Então, é importante e seguro definir um período de testes para as otimizações e mudanças nos processos de trabalho.

Defina o período em que as mudanças serão feitas em caráter experimental. Nesse tempo, utilize os indicadores definidos para avaliar os resultados.

Aplique os métodos e adapte a cultura da empresa

Se os novos processos se mostrarem satisfatórios, é hora de torná-los o padrão de atuação da empresa dali em diante. Oficializá-los, no entanto, nem sempre é simples e, sobretudo, não depende apenas de um comunicado.

A companhia, no geral, precisa se adaptar, especialmente, os colaboradores. Os gestores devem se unir para aplicar a nova cultura da maneira menos impactante possível.

Treine seus colaboradores

Os colaboradores também vão precisar de suporte técnico em algum momento. Processos diferentes nem sempre são absorvidos e assimilados rapidamente, o que demanda treinamentos, palestras, workshops e outros eventos do tipo.

Se necessário, não deixe de oferecer a qualificação necessária. Isso é fundamental para obter os resultados esperados.

Monitore os resultados

Uma vez aplicadas, as mudanças precisam ser acompanhadas de perto. Na implementação da gestão de processos, metas de curto, médio e longo prazo são definidas, para ajudar na mensuração da eficiência das mudanças.

É fundamental acompanhar os indicadores e o quanto a empresa está conseguindo alcançar os objetivos relacionados às mudanças dos processos.

Qualquer empresa pode buscar ajustes que trarão maior produtividade e resultados acima do esperado. A gestão de processos tem essa missão, sempre tendo a tecnologia como suporte para as mudanças e integração dos colaboradores.

Como fazer a gestão de processos em uma agência de comunicação?

Para iniciar a padronização dos processos, é preciso que o gestor desenhe as rotinas e atividades desempenhadas por seus colaboradores, produzindo um padrão de procedimento. No caso do departamento de atendimento da agência, é indispensável delinear como as tarefas devem ser executadas desde a chegada de um novo cliente até a finalização de um job.

Além disso, é importantíssimo estabelecer um modelo de briefing e limitar horários de envio desse documento para que a criação possa trabalhar — afinal, um departamento de criação sem briefing não executa suas tarefas. Aliás, para esse departamento, é preciso indicar as ponderações sobre manuais de marca, programas utilizados, modelo de envio de job para o atendimento, entre outros tópicos.

Esse amplo processo se denomina macroprocesso. Quando estiver traçado, é preciso dividi-lo em etapas menores, indicando o colaborador responsável por tarefa ou, se for de preferência do gestor, por área.

Após os processos traçados, é preciso prever os possíveis gargalos e problemas além da rotina delineada. Para isso, é imprescindível utilizar a bagagem dos colaboradores que atendem e executam as tarefas da agência. Esses profissionais conhecerão com profundidade os problemas que podem se desenrolar na prática e não terão uma visão idealizada e distante da realidade, como o gestor pode ter.

Com as possíveis dificuldades que podem se suceder em mente, faz-se necessário estabelecer padrões de procedimentos perante essas situações. Veja alguns exemplos!

Modelo de procedimento

• Situação: solicitação de saída de job impresso e envio para gráfica.
• Profissionais responsáveis: os que atuam no atendimento e na criação.
• Procedimento de rotina: após envio do job pela criação, o atendimento deverá conferir se todas as informações presentes no briefing foram executadas na arte. Em seguida, é preciso encaminhar o material para a revisão. Feita uma segunda conferência, o material deverá ser enviado para a gráfica com as especificações de impressão, como esquema de cores, tipo de papel, quantidade, entre outras informações requeridas.
• Exceções à rotina e equívocos: envio de saída errada para o cliente.
• Como proceder perante o problema: após conferência dos arquivos, telefonar para a gráfica em menos de meia hora a fim de impossibilitar a impressão do job e prevenir um prejuízo para a agência e para o cliente. Em seguida, encaminhar o arquivo correto e solicitar a impressão do material certo.
• Com os processos fixados, é preciso apresentar os procedimentos para a equipe. Além de apresentá-los, porém, é preciso se certificar de que todos compreenderam e que vão aderir à cultura organizacional da agência.

Isso significa que o gestor deve se preocupar em fazer os procedimentos serem praticados além de escritos no papel. Para tornar essa compreensão prática, uma boa opção é o uso de infográficos em uma reunião com toda a equipe para a apresentação.

Quais as vantagens de um software para a gestão de processos na agência de comunicação?

A elaboração de procedimentos não é uma tarefa difícil, devido ao conhecimento e experiência reunidos dos colaboradores e gestores. Mas a administração desses processos é complexa.

Após a padronização deles, a automação feita a partir de softwares de gestão é imprescindível para otimizar o tempo dos gestores e profissionais da agência. A automação é benéfica à rotina da agência por vários motivos. Veja mais sobre essas razões a seguir!

Melhor comunicação com o cliente

Um software de gestão para agências oferece uma plataforma ágil e precisa para o estabelecimento de comunicação com o cliente. O diálogo sobre os projetos e atividades pode ser realizado com transparência e facilidade, o que otimiza a rotina e facilita o alinhamento entre os objetivos do consumidor e as propostas da sua empresa de comunicação.

Melhor gestão do fluxo de trabalho

Uma solução informatizada para agências conta com módulos para a montagem do fluxo de trabalho de forma gráfica. Com essa ferramenta, é possível visualizar gargalos e discernir quais são as melhores possibilidades para o enfrentamento de problemas. A esquematização facilita a avaliação dos processos, o estabelecimento de conexões e a implementação de novas possibilidades para a construção de alternativas.

Acompanhamento do que a equipe está produzindo

Os softwares para agências contam com recursos para a visualização das tarefas não planejadas, em andamento e concluídas, seguindo a metodologia kanban. Com isso, é possível controlar o fluxo de ações com mais precisão e qualidade.

Além disso, há a possibilidade de monitorar o que está sendo executado pelos colaboradores. Isso dá ao gestor um maior controle do andamento das atividades e ajuda a evitar a perda de prazos.

Comunicação entre os outros departamentos e o financeiro

Um programa para gestão de agências possibilita integrar as informações dos distintos setores, de forma que todos os processos se comuniquem com o financeiro. Isso facilita a precificação e a avaliação do retorno obtido com cada projeto. Dessa forma, você pode avaliar a rentabilidade obtida com determinado cliente, além de identificar quando há prejuízo em um ciclo de ações.

Aumento do controle dos processos

Com um software para a gestão de agências, é possível controlar as pautas em dashboards, o que otimiza o acompanhamento das atividades. Além disso, a ferramenta fornece relatórios sobre variáveis como produtividade, indicadores financeiros, vendas e planejamento de mídias. Isso auxilia na análise de performance e ajuda na realização de uma gestão estratégica.

Otimização da rotina

A rotina é otimizada, o tempo é economizado e toda a equipe é interligada em um só sistema com o objetivo de realizar as tarefas de forma eficaz. O time absorve uma visão sistêmica do processo compreendendo as funções de cada setor, como eles se interligam e de qual forma cada indivíduo se insere na organização. Assim, a taxa de erros por parte dos colaboradores é reduzida.

Facilitação dos processos

Com os procedimentos implantados de forma sistêmica, situações como planejamento de mídia não viram retrabalhos em situações de desligamento de algum profissional, por exemplo. Afinal, esses documentos, juntamente aos processos de compra e de mídia, estão armazenados no software de gestão e, mesmo com o desligamento, essas informações não são perdidas.

Além dessa situação, existem outras que são possibilitadas com um sistema de gerenciamento específico para agências de comunicação. Por esses e outros motivos, a automação de procedimentos por meio de um sistema de gestão é importante para uma agência se desenvolver de forma sustentável e organizada. Afinal, só otimizando o gerenciamento de processos se torna possível ter tempo para se pensar estrategicamente.

Com as dicas acima, você poderá aperfeiçoar a sua gestão de processos. Além disso, conseguirá tornar a estrutura da sua agência mais flexível, simplificando procedimentos e, até mesmo, reduzindo a burocracia. Gerenciar processos é uma tarefa fundamental para alcançar melhores resultados e promover a satisfação do cliente com os serviços. Com um bom gerenciamento das atividades na empresa, é possível colher frutos positivos para o negócio.

Na agência de comunicação, a gestão de processos pode trazer uma série de benefícios. Essas potencialidades podem ser maximizadas com o apoio de um software para gerenciamento especializado em corporações do ramo da comunicação.

Outra ferramenta importante na otimização da operação é a cronoanálise industrial. Veja aqui como ela funciona e de que forma pode ajudar as empresas em sua avaliação de processos e produtividade!