Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 1 de julho de 2020. | Atualizado em 8 de setembro de 2020


A necessidade de saber fazer uma gestão remota de qualidade tornou-se ainda mais intensa com a pandemia do novo coronavírus. Agências de comunicação precisam buscar as soluções e ferramentas tecnológicas adequadas ao seu negócio para obter, de fato, bons resultados.

As medidas de isolamento social, adotadas como forma de enfrentamento ao novo coronavírus, fizeram com que o home office se tornasse uma realidade nas mais diversas empresas, inclusive nas agências de comunicação. Isso, porém, tem exigido bastante da liderança, que precisa garantir a produtividade dos colaboradores. Nesse cenário, a gestão remota se torna um desafio.

Certificar-se de que todo o trabalho continuará a fluir, mesmo diante de uma nova forma de vivê-lo, pode não ser uma tarefa fácil, mas é plenamente possível. Neste artigo, vamos falar mais acerca desse “novo normal” e dar dicas de como conviver com ele da melhor forma, contando também com a ajuda da tecnologia. Continue a leitura!

Qual é a importância do preparo?

Primeiramente, é relevante falarmos acerca da importância de estar preparado para todos os tipos de adversidades que podem atingir uma agência de comunicação, sejam elas internas, sejam externas. No caso da pandemia do novo coronavírus, essa necessidade se tornou ainda mais evidente, mostrando que é preciso ter uma espécie de plano B para qualquer eventualidade.

Os desafios e as surpresas não estão relacionados somente à readaptação do trabalho ao home office, mas podem surgir a todo momento nesse ambiente.Os entraves podem incluir desde algo relacionado ao uso de algum aparelho eletrônico até o comportamento inadequado de um colaborador.

Portanto, o gestor deve ter um plano de ação que contemple as várias possibilidades que envolvem o trabalho remoto. Pense em tudo que pode não dar certo e monte estratégias para cada problema previsto.

Se faltar energia elétrica na casa de um funcionário, por exemplo, como agir? Se a internet falhar, o que fazer? Lembre-se também de ocasiões pontuais relacionadas à própria motivação dos colaboradores. É necessário mantê-los bem, satisfeitos e empolgados.

Como prever eventuais problemas?

Sim, estar preparado é fundamental. Também já mencionamos que na gestão remota é preciso fazer uma lista de tudo o que pode dar errado e trabalhar em ações que realmente façam sentido para essa modalidade. Nesse aspecto, montar um cronograma é uma ótima opção.

No entanto, só isso não basta. Outra atitude fundamental é testar possibilidades. Não somente tenha em mente o que fazer, mas submeta sua estratégia a uma avaliação prática. Seus métodos deram certo? É melhor modificá-los em alguns aspectos?

Nunca se esqueça de que tentar prever eventuais problemas e preveni-los é essencial para evitar danos ao negócio, sobretudo em uma nova realidade, em um ambiente diferente.

Por que a cultura da agência é um fator importante?

Não é novidade que toda agência de comunicação precisa de uma cultura forte, atuante, verdadeiramente capaz de engajar os colaboradores. Em um universo em que é necessário ter foco, criatividade e disposição, preparar o ambiente para que propicie motivação e bem-estar é crucial.

Quando esses aspectos fazem parte da cultura interna, ao sair do local compartilhado para o home office as questões que envolvem o trabalho se tornam mais fáceis. As pessoas tendem a levar a ideia de colaboração, atuação contínua e compartilhamento de conteúdo para onde estiverem.

É preciso ter em mente, entretanto, que não se pode deixar todas essas boas características se perderem com o tempo e a distância. É fundamental que a agência realize treinamentos e reuniões para manter todos unidos, a fim de continuar fortalecendo a sua cultura.

Dessa forma, as pessoas continuam a se manter integradas e há ganhos, inclusive, em relação à autoconfiança. Além disso, elas também sentem que todos estão agindo, que existe uma busca em prol do bem comum.

De que forma a tecnologia pode ajudar nesse processo?

Para que a gestão remota seja verdadeiramente eficiente, contar com boas ferramentas é mais um passo de extrema importância. Nesse sentido, acredite na tecnologia e, mais do que isso, torne-a uma aliada da sua agência.

Atualmente, existem sistemas que podem contribuir muito para esse processo, ajudando a gerenciar tarefas e prazos. Com a distância, fica mais difícil saber o que os colaboradores estão fazendo em cada período do dia. Muitos deles podem achar complicado manter a produtividade. Assim, com um acompanhamento mais próximo do que está sendo realizado, a equipe poderá se empenhar mais.

Outra vantagem é que você saberá exatamente quanto tempo o time gasta para executar o serviço de cada cliente. Dessa maneira, é possível não só controlar o tempo que deve ser investido em cada tarefa, como também maximizar os lucros do seu negócio. Em uma época em que tanto se fala de crise econômica, isso é algo ainda mais valioso.

Essa é, aliás, uma segurança a mais para o próprio cliente. Todos os dados relativos ao acompanhamento da atuação dos colaboradores poderão ser compartilhados com quem está contratando o serviço. Assim, o cliente verá todo o empenho da equipe e terá acesso, em tempo real, caso seja possível e necessário, a tudo o que está sendo realizado.

Ao optar por utilizar esse tipo de ferramenta, porém, crie um diálogo aberto com os colaboradores. Mostre todos os benefícios, inclusive para eles, e esteja aberto a responder quaisquer dúvidas. Essa postura evita a desmotivação e o turnover, algo muito temido em uma agência de comunicação.

Esse alinhamento não deve ser feito somente no começo. Ao longo das semanas e meses de trabalho remoto, dê feedbacks ao time. Pensem juntos acerca do que está dando certo e sobre o que pode ser aperfeiçoado. Chame as pessoas para perto de você e mostre o quanto elas são importantes.

Como buscar uma solução tecnológica para a sua agência?

Os recursos para gestão remota são de extrema importância, conforme destacamos neste artigo. Na hora de adquiri-los, entretanto, não se esqueça de que eles devem se adequar ao seu tipo de negócio.

Busque uma opção que se encaixe às especificidades de uma agência e às suas necessidades. As ferramentas devem ser capazes de gerenciar prazos e tarefas, mas também contribuir para uma comunicação mais eficaz, mesmo à distância, e auxiliar nas dificuldades que podem surgir em meio aos colaboradores.

Faça uma excelente pesquisa antes de tomar qualquer decisão. Ter bons recursos é relevante, mas de nada adianta se não forem os mais adequados para você.

A gestão remota é um desafio que precisa ser assumido de maneira exemplar pela direção da agência de comunicação. Investir em um processo de transição para o home office que seja o mais fluido possível é essencial. Dessa forma, a adaptação se dará de forma mais natural e bem aceita. A confiança dos colaboradores nesse processo será fundamental para que ele tenha continuidade.

Gostou deste conteúdo? Quer saber mais acerca de como o trabalho em casa pode ser melhor? Leia este artigo sobre ergonomia no home office.

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