Google Forms: aprenda o passo a passo de como criar um formulário na ferramenta

Como forma de apoio à atuação na tecnologia para ensino, escritórios e Marketing Digital, o Google não se cansa de disponibilizar produtos de altíssima qualidade, totalmente gratuitos. O Google Forms é um ótimo exemplo disso.

É claro que o serviço deixa a desejar, quando comparado às principais plataformas pagas. Mas se tratando de formulários e pesquisas básicas, ele dá conta do recado com tranquilidade, e é o meio mais prático de se fazer isso.

Neste artigo, você aprende a utilizá-lo, passo a passo, e conhece um pouco mais sobre essa ferramenta que ajuda estudantes, profissionais e empresas do mundo todo. Confira!

Como funciona o Google Forms e quem pode utilizá-lo?

O Google Forms é um aplicativo para criação e gerenciamento de formulários, apresentado oficialmente em 2012. Sua plataforma é online (SaaS) e está disponível, gratuitamente, para todos os usuários Google.

Existe a possibilidade de “incrementar” o serviço, contratando um plano do Google Workspace (antigo G Suite), mas nenhuma funcionalidade é adicionada.

São apenas incluídas algumas vantagens para empresas, como maior armazenamento no Google Drive, novas opções de segurança, controle administrativo de contas e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.

O que essa ferramenta é capaz de fazer?

O Google Forms disponibiliza muitos modelos e recursos. Com ele, é possível criar:

• enquetes;
• pesquisas;
• formulários de contato;
• avaliações (com questões de múltipla escolha, discursivas ou escala numérica).

E não para por ai. Com um pouco de criatividade, é possível dar ainda mais funções aos formulários. Podemos criar sistemas básicos de cadastro para vendas, apresentar termos de consentimento de maneira intuitiva e muito mais. É possível desenvolver até pequenos jogos!

Foi o que fez o professor de história Tiago Rattes para levar um processo de aprendizado ativo às suas aulas remotas. No jogo pedagógico chamado O Conselho do Rei, os estudantes devem responder questões como se fossem um monarca do século XVI, e as respostas os conduzem a diferentes acontecimentos.

Como criar um formulário no Google Forms?

Agora, é a hora de você criar o seu formulário Google, um processo muito mais simples do que imagina. Basta acompanhar o passo a passo, a seguir!

1. Acesse o site do Google Forms

Para começar, devemos acessar o site oficial da ferramenta. Você chegará à home do serviço que oferece a opção Pessoal e a inclusa no Google Workspace. Seguiremos, aqui, na primeira opção: “Ir para os Formulários Google”.

Para acessar, é necessário estar logado em uma conta Google. Certifique-se de que está usando uma conta de sua preferência ou crie uma nova.

2. Escolha um modelo ou inicie um novo formulário

Na página seguinte, o Google apresentará alguns modelos de formulário pré-editados para você usar e, abaixo, serão exibidos os últimos formulários que produziu. Para tornar o nosso tutorial mais intuitivo, criaremos um formulário do zero, clicando na primeira opção: “Em branco”.

3. Edite o conteúdo do seu formulário

Você está no editor de formulários, o local em que os títulos, as descrições, as perguntas e as respostas são inseridos e editados.

No primeiro bloco, você edita o título e a descrição do seu formulário, que deve apresentar uma explicação sucinta sobre seu objetivo e orientações para o respondente. No menu lateral, você tem acesso às seguintes funções:

• adicionar pergunta: um novo bloco de pergunta é criado;
• importar perguntas: para você usar perguntas já criadas em outros formulários;
• adicionar título e descrição: inclui um novo bloco de título e descrição;
• adicionar imagem: permite a inclusão de uma imagem do seu computador, da câmera, da web (URL) ou da sua conta no Google;
• adicionar vídeo: permite buscar e adicionar vídeos do YouTube;
• adicionar seção: inclui uma nova seção, com título e descrição, para a criação de formulários de várias etapas.

Ao adicionar um bloco de pergunta, uma série de opções estará disponível na caixa de seleção à esquerda, como resposta curta, múltipla escola, caixa de seleção, entre vários outros.

Você também pode escolher se a resposta será obrigatória ou não, bem como ordenar as suas perguntas, clicando e arrastando para a posição desejada.

4. Personalize o visual do seu formulário

Ainda no editor, clique no ícone em formato de paleta de tinta, no canto esquerdo do cabeçalho (Personalizar tema), para ter acesso às opções de estilo.

O Google Forms permite adicionar uma imagem de cabeçalho, escolher a cor do tema (bordas e botões) e a tonalidade do fundo, que também obedece à cor do tema. Além disso, são disponibilizadas algumas opções de fonte para o texto.

5. Confira seu formulário

Para se certificar de que o formulário ficou do jeito que queria, você pode pré-visualizá-lo, clicando no ícone em formato de olho no cabeçalho do editor.

Um nova aba se abrirá, exibindo o seu formulário exatamente como seus respondentes o verão. Caso algum ajuste seja necessário, basta retornar à aba do editor e providenciar as atualizações.

6. Configure o funcionamento do seu formulário

Clicando no ícone em formato de engrenagem no cabeçalho, o painel de configurações surgirá na tela.

Na primeira guia, Geral,você tem as seguintes opções:

• Coletar emails: os emails dos respondentes são salvos;
• Recibos de respostas: uma cópia das respostas é enviada aos respondentes;
• Limitar a 1 resposta: os respondentes precisarão fazer login no Google e só poderão responder o formulário uma vez;
• Editar após envio: permitir edição das respostas após envio do formulário pelos respondentes;
• Ver gráficos de sumário e respostas de texto: os respondentes poderão visualizar suas respostas posteriormente.

Na guia Apresentação, as opções são:

• Mostrar barra de progresso: uma barra é exibida indicando o trecho do formulário no qual o respondente se encontra;
• Embaralhar a ordem das perguntas: as questão são exibidas de maneira aleatória;
• Mostrar link para enviar outra resposta: marcada essa opção, um link é exibido ao fim do formulário, permitindo o envio de outra resposta.

Após escolher as opções, você também pode criar uma mensagem de confirmação, que será exibida logo após o participante enviar as suas respostas. Na última aba, Testes, ao habilitar a opção “Criar teste”, o seu formulário passará a contabilizar as respostas corretas e erradas. Dentro desse recurso, você tem as seguintes opções:

• Liberar nota imediatamente após o envio: que é exibida ao respondente logo após o envio das respostas;
• Libertar nota posteriormente, depois da revisão manual: o resultado é enviado posteriormente, quando você desejar (essa opção ativará a coleta de emails);
• As pessoas que responderem podem ver perguntas erradas: apenas as questões respondidas incorretamente são exibidas aos respondentes;
• As pessoas que responderem podem ver respostas corretas: apenas as questões respondidas corretamente são exibidas aos respondentes.
• As pessoas podem ver valores: serão exibidos aos usuários o total de pontos obtidos.

Após ajustar as opções de configuração, clique em “Salvar”.

7. Compartilhe o seu formulário

Após concluir a edição e a configuração do seu formulário, basta clicar no botão “Enviar”, no canto superior esquerdo do editor. Ao fazer isso, uma nova caixa de diálogo surgirá com algumas opções finais.

Selecionando a opção “Coletar e-mails”, os endereços de emails informados por você já serão coletados. Logo abaixo, observe que na linha “Enviar via”, o Google Forms oferece três maneiras de compartilhar o seu formulário:

• Enviar por email: você deverá informar o destinatário (podem ser vários), o assunto (ou título do email) e uma mensagem;
• Link: um link de acesso (longo ou curto) é gerado para você compartilhar seu formulário em um post personalizado nas redes sociais, chats, mensagens ou conteúdos;
• Incorporar HTML: um código HTML é gerado para você “embedar” o seu formulário no seu site ou plataforma online;
• Compartilhar pelo Facebook: uma publicação para o Facebook é gerada;
• Compartilhar no Twitter: uma publicação para o Twitter é gerada.

Você pode usar o meio que desejar ou todos eles. No fim da caixa de diálogo, há também a opção “Adicionar colaboradores” para permitir que outros usuários editem seu formulário.

Como acompanhar os resultados do meu formulário Google?

Após algum tempo, você gostará de conferir o andamento dos resultados do seu formulário. Para fazer isso, basta acessar a home do Google Forms novamente e clicar sobre o seu formulário, que estará disponível em “Formulários recentes”.

Você voltará ao editor, mas, dessa vez, deve clicar na guia “Respostas”. Nela, você encontrará os resultados integrados de cada questão do formulário ilustrados em gráficos.

À direita do título da guia, o número de respondentes é exibido e, logo abaixo, você pode desabilitar a opção “Aceitando respostas” para interromper os envios. Ao fazer isso, uma mensagem será exibida informando que o formulário foi encerrado.

Na mesma região, você também pode clicar em menu (três pontinhos) para receber notificações por email, fazer download das respostas, imprimir ou excluir os dados (caso queira refazer a pesquisa, cadastro ou prova).

Por fim, ao clicar no ícone do Planilhas Google, à esquerda do menu, você pode exportar todos os dados para uma planilha.

Como tornar meus formulários mais seguros?

O Google ainda não disponibiliza o serviço captcha de maneira nativa nos seus formulários, mas podemos improvisar criando algo semelhante.

O que faremos, aqui, é gerar uma seção anterior às perguntas com um teste básico para garantir que seus respondentes são pessoas, de fato. A solução é muito simples, e você aprende a fazer, a seguir.

1. Crie uma nova seção em seu formulário

Acesse o seu formulário e, no editor, selecione a última pergunta. Em seguida, crie uma nova seção, clicando na última opção do menu lateral.

Essa nova seção (geralmente, nomeada como “Seção sem título”) deve vir antes das perguntas. Para reordenar, clique em menu, na seção recém-criada, e em “Mover a seção”.

Na tela que surgir, arraste a nova seção para o topo e, depois, clique em “Salvar”.

Feito isso, aproveite para criar um nome de sua preferência para a nova seção inicial. Por aqui, optamos por “Verificação de Segurança”.

2. Crie uma pergunta de múltipla escolha com imagens

Na sua nova seção de segurança, crie uma pergunta, clicando em “Adicionar pergunta” no menu lateral e selecione a opção “Múltipla escolha”. Certifique-se de que a opção de resposta obrigatória está habilitada.

Aqui, vamos criar uma espécie de formulário captcha manualmente, no qual os usuários precisarão escolher a única imagem que corresponde ao solicitado.

Como exemplo, usaremos o texto “Selecione a foto que contêm um semáforo”, mas você pode escolher o que desejar, tendo em mente que precisará procurar por imagens relacionadas depois.

Nas alternativas, clique em “Adicionar imagens” (ícone de imagem) para escolher as fotos, respeitando a lógica utilizada.

Você pode encontrar fotos em um banco de imagens gratuito, como o pixabay.com, e adicioná-las pela URL (clique com o botão direito do mouse sobre a foto e copie o endereço da imagem).

Adicione, pelo menos, mais três imagens parecidas com a correta (cuidado para não confundir as pessoas) e as organize da maneira que achar melhor.

Apenas evite deixar a resposta certa na primeira opção e, caso reordene as imagens, lembre-se de renomear a numeração das opções, deixando sempre na ordem 1, 2, 3 e 4.

3. Crie uma seção para página de erro

Tal como fizemos anteriormente, selecione o último bloco de pergunta e crie uma nova seção. Essa será a nossa página de erros para os robôs. Você pode nomeá-la, simplesmente, como “Erro”.

Mova a seção e posicione-a entre as outras duas.

Não se esqueça de salvar!

4. Crie dois caminhos para a seção de segurança

Volte para o bloco da sua seção de segurança, clique em menu (três pontinhos ao lado da opção “Obrigatória”) e selecione “Ir para a seção com base na resposta”.

Uma nova opção surgirá em frente às opções. Para a resposta correta, marque para ir para a seção 3, onde está o seu formulário (que no nosso exemplo é intitulado como “Formulário 1”). Para as demais respostas, marque para ir para a seção 2 (Erro).

Agora, todos que clicarem na resposta errada seguirão para a página de erro. Os que clicarem na resposta certa seguirão para o formulário. Acesse a pré-visualização para testar.

Isso foi só um exemplo. Você pode usar outras funções da ferramenta para criar outros tipos de estratégias de proteção. O limite é a sua criatividade.

Quais são as vantagens e desvantagens do Google Forms?

O Google Forms não é perfeito. Suas opções de customização, por exemplo, são muito limitadas, o que faz com que os formulários dificilmente se afastem da identidade da ferramenta, que é um tanto formal.

O aplicativo também apresenta limitações no tamanho dos textos e das imagens utilizadas, o que pode tornar a plataforma inviável para grandes projetos.

De maneira geral, o Google Forms entrega muito, sobretudo, por ser gratuito. A ferramenta atende bem a usuários que precisam realizar pesquisas pontuais ou criar enquetes, provas ou cadastros simples. É, sem dúvidas, a primeira opção no diz respeito à criação de formulários online.

E por falar em formulários, você sabe como usá-los para captar leads? Continue conosco e aprenda a criar uma poderosa lista de contatos!