Um guia para fazer a implementação de sistemas sem erros

ilustração sobre implementação de sistemas

    As plataformas de gestão são parte fundamental da estrutura empresarial nos dias de hoje. Tarefas de todos os níveis, desde aquelas mais operacionais, até as estratégicas, voltadas à tomada de decisão, são executadas nesses ambientes digitais. A cada aquisição de um novo serviço ou a troca por um mais recente, a implementação de sistemas é um trabalho que precisa ser realizado.

    Nesse processo, algumas análises que precisam ser realizadas, a começar pelo entendimento do momento certo em adotar um novo software na empresa. Seja para atender uma necessidade da rotina de trabalho, seja para otimizar os recursos à disposição dos colaboradores, upgrades são sempre necessários. Cada vez que isso acontece, uma nova jornada de implementação se inicia.

    Neste conteúdo, mostraremos como a implementação de sistemas é uma demanda importante e, principalmente, de que forma ele deve ser conduzida, minimizando erros. Confira a seguir!

    O que é uma implementação de sistemas?

    A implementação de sistemas é o processo em que uma empresa começa a utilizar um novo software de gestão de automação de Marketing, de produtividade, ou de qualquer outra categoria. Esse momento merece atenção, uma vez que uma série de tarefas, operacionais e administrativas, dependerão diretamente do uso dessas soluções na rotina do negócio.

    Esse período de implementação está ligado não somente ao funcionamento adequado do sistema, mas também à etapa de escolha da solução ideal. Assim, a empresa consegue garantir que esse software é o mais adequado às suas necessidades e, principalmente, que o fornecedor responsável prestará todo suporte no período de implementação e, posteriormente, no uso cotidiano.

    Quando essa escolha por um sistema é definida, há também o momento em que os colaboradores são integrados à nova interface e às suas funcionalidades. Por mais que esses sistemas sejam comuns à rotina empresarial, especialmente pela transformação digital, novos softwares requerem um tempo de ambientação e de aprendizagem.

    O impacto da implementação de sistemas aos resultados

    Um processo de implementação de sistemas precisa considerar o impacto dessa aquisição ou transição à rotina da empresa. Por exemplo, começar com um novo software de gestão para agências é um grande passo, já que esses sistemas concentram uma série de funcionalidades de diferentes setores, como financeiro, atendimento, criação, entre outros.

    As ferramentas de business intelligence também têm grande impacto, já que são os responsáveis por captar e tratar dados que vão gerar informações precisas para alimentar KPIs. Sendo assim, cada um desses sistemas precisa ser implementado da melhor forma possível, evitando dificuldades que impactem o andamento das demandas e que impliquem queda de produtividade.

    Qual é a hora de adquirir um novo sistema de gestão?

    A tomada de decisão por um novo sistema de gestão é um momento em que as empresas precisam ter a percepção das suas necessidades e refletir como uma solução adequada vai ajudar. Basicamente, esse momento é originado de duas formas: a partir de dificuldades com o sistema atual ou ao perceber que é um software que pode ajudar em determinada demanda.

    A seguir, analise algumas motivações e entenda melhor como funciona a percepção do momento certo de adquirir ou mudar o sistema de gestão que a empresa utiliza.

    Quando sua agência precisar de soluções específicas

    Gerenciar uma agência é um trabalho repleto de desafios e dificuldades, especialmente para os negócios de médio porte, com menos recursos e com equipes enxutas. Há muitas tarefas cotidianas importantes, especialmente na administração do negócio, que só podem ser desenvolvidas com eficácia quando há soluções digitais à disposição dos colaboradores.

    Dessa forma, não existe mistério quando há a sensação de que falta a ferramenta adequada para executar determinadas demandas. Esse é o momento de percepção de que falta um recurso adequado e, a partir disso, os próximos passos serão a escolha, e, consequentemente, a implantação de sistemas adequados.

    Quando os colaboradores têm dificuldades com demandas

    Algumas demandas podem ser mais complexas do que os colaboradores conseguem solucionar. Um bom exemplo é a gestão financeira, que depende não só do controle de fluxo de caixa, mas também das cobranças, acesso a contratos, emissão de documentos fiscais, e uma série de outras pequenas tarefas cotidianas. Sem uma solução ideal, é impossível cuidar de tudo.

    Nesses casos, a busca pelo sistema ideal precisa ser otimizada, o que significa buscar a ferramenta que seja capaz de cuidar de toda a etapa de trabalho que têm gerado dificuldades. Uma plataforma completa é a melhor escolha, desde que o fornecedor garanta, além das funcionalidades do sistema, o suporte continuado.

    Quando o sistema antigo já não atende mais

    A defasagem de sistemas é algo bastante comum, afinal, a tecnologia se desenvolve cada vez mais rápido, o que também faz com que o nível de trabalho, em relação à qualidade, aumente. Ferramentas antigas e que não passaram por atualizações tendem a se tornar obsoletas, ou ao menos não conseguem mais apresentar o nível de eficácia que já tiveram em outro momento.

    Cabe à empresa ter essa percepção de quando os seus recursos não são mais qualificados para as demandas que o mercado e a rotina de trabalho apresentam. É fundamental entender que, por mais que a implementação de sistemas exija investimentos e uma dedicação à transição, os resultados dessa fase são aqueles ainda mais satisfatórios, além da produtividade otimizada.

    Como acontece o processo de implementação de sistemas?

    Há muitas dúvidas sobre como esse processo de implementação de sistemas precisa ser feito, principalmente de maneira que ele não impacte o fluxo de trabalho em uma agência. No entanto, o processo tem mais etapas e começam antes mesmo do contato dos colaboradores com a nova interface.

    A seguir, saiba quais são cada uma dessas fases de implementação — da decisão até o monitoramento dos resultados —, e veja quais devem ser as preocupações de gestores e colaboradores.

    Planejamento estratégico

    O planejamento estratégico é a fase inicial em que gestores devem entender, primeiramente, qual é a necessidade da empresa e quais as razões da escolha de um novo sistema. Se é um upgrade, a busca deve ser voltada para um software mais moderno e que seja capaz de resolver as dificuldades que estão sendo enfrentadas. Só assim a ideia de melhoria de nível é atendida.

    O planejamento também deve contemplar os casos em que a contratação da solução é voltada para preencher alguma lacuna, seja ela operacional, seja de gestão. Nessa etapa prévia, devem ser definidas as funcionalidades, recursos e todos os detalhes de funcionamento que se espera desse novo sistema. A partir disso, a busca é mais criteriosa, guiando uma escolha precisa.

    Instruções do fabricante

    Cada fabricante de sistemas tem as instruções adequadas para o uso daquela solução, ao menos deveria oferecer. Assim, é fundamental que esse processo de implementação seja baseado por essas instruções e pelo material de apoio que o fornecedor desenvolveu. É nesse conteúdo que constam as orientações de uso, de transição de uma ferramenta para outra, e toda a teoria necessária.

    Por isso, é fundamental também que haja um entendimento de como esse conteúdo técnico com as instruções se apresenta, antes mesmo de contratar um sistema. Quanto mais completo, melhor será o processo de início de uso, especialmente naquela fase inicial de transição. Assim, há maior autonomia para a agência e a adaptação aos novos recursos se torna mais rápida.

    Estudar as funcionalidades necessárias

    Um ponto extremamente importante nesse processo de implementação de sistemas é o entendimento interno acerca do que a agência necessita como funcionalidade no seu cotidiano. Assim, há a garantia de que nenhuma demanda, seja administrativa, seja operacional, deixará de ter um recurso adequado e que ajude a conseguir mais produtividade na execução.

    Por isso, uma análise mais aprofundada entre os gestores pode concluir em quais pontos do trabalho cotidiano há necessidades mais urgentes. Os colaboradores também precisam participar desse processo já que eles também têm suas necessidades e sabem em quais questões o sistema e o fluxo de trabalho atual deixam a desejar.

    Treinamentos para a equipe

    Ainda que as instruções estejam completas e oferecendo um bom nível de autonomia, os treinamentos ajudam a tornar esse processo de integração com as novas tecnologias ainda mais tranquilo e facilitado para os colaboradores. Eles precisam passar por um nível de ensino mais intensivo, já que necessitam ter total ambientação com os sistemas o mais rápido possível.

    Muitas vezes, são os próprios fornecedores da tecnologia do sistema que se tornam responsáveis por fazer esses treinamentos, preferencialmente dentro das empresas. Isso garante que o colaborador tenha contato com informações estratégicas e que ele seja ensinado por quem tem expertise total. É fundamental oferecer os treinamentos no período de integração aos sistemas.

    Monitoramento e adequações

    Por fim, uma vez que a implementação de sistemas foi concluída, o trabalho deve ser focado na continuidade e na análise em relação aos resultados obtidos com a solução contratada. Trata-se de um acompanhamento dos resultados que foram obtidos a partir do uso desse sistema, avaliando como ele impactou positivamente a produtividade e os processos nos diversos setores do negócio.

    Pode ser que, durante essa avaliação, sejam percebidas necessidades pontuais de adequações, o que não deve ser visto como um problema. Essa etapa de mensuração da qualidade dos resultados oferecidos é fundamental justamente para que a empresa consiga chegar ao máximo de desempenho, de modo que esse software seja totalmente capaz de entregar resultados.

    Sem mistérios, a implementação de sistemas é um período importante e repleto de diversas etapas que compõem uma transição ou uma adequação segura, caso seja optado um software novo. Quanto mais esse processo for bem acompanhado, melhor será o retorno de resultados dentro da proposta que a agência espera da tecnologia contratada.

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