Aprenda a fazer o inventário da sua empresa passo a passo

Você já ouviu falar em inventário? Essa ferramenta é negligenciada por muitos empreendedores, tanto pelos que têm loja física quanto virtual. Mas aplicá-la no seu negócio é fundamental para manter o controle e visualizar o panorama do seu estoque e patrimônio.

Conhecer a quantidade de itens que estão armazenados é o ponto de partida para a tomada de decisões importantes, como o fluxo de compras com os fornecedores, a necessidade de reposição, o desempenho do seu mix de produtos e o seu espaço físico disponível.

É por esse motivo que abordaremos a importância do inventário e como fazê-lo no seu empreendimento nesse artigo. Não deixe de acompanhar as próximas linhas para se inteirar sobre o assunto!

O que é inventário?

Fazer o inventário é um processo que engloba a identificação, a classificação e a contagem de todos os objetos contidos no seu estoque ou no patrimônio da sua empresa, bem como o acompanhamento das movimentações desses itens.

Essa ferramenta é importante a todo empreendimento, mas especialmente relevante às organizações que trabalham com vendas. Afinal, nesses casos, o que está armazenado no estoque é o que gera receita para o negócio, logo, o seu crescimento.

Quais são os tipos de inventário existentes?

Há três tipos de inventários e cabe a cada empreendedor analisar cada um deles e identificar qual é adequado ao seu negócio. Na verdade, é possível lançar mão de mais de uma solução ao mesmo tempo. Vejamos quais são esses modelos:

Inventário periódico

As empresas que adotam o inventário periódico fazem a contagem e a atualização do estoque em períodos predeterminados, que podem ser semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, e assim por diante.

Nesse caso, as vendas não atualizam o números automaticamente, mas somente quando uma nova verificação ocorrer.

A periodicidade com a qual o inventário é atualizado está diretamente relacionada com a importância do fluxo de movimentações do armazém para o core business do empreendimento.

Em geral, o modelo periódico é mais adequado às empresas que não têm grandes movimentações de estoque ou que fazem grandes reposições de mercadorias junto aos fornecedores.

Inventário permanente

Como o nome sugere, as organizações que utilizam o inventário permanente fazem a atualização do estoque em tempo real, toda vez que uma mercadoria entra ou sai dos depósitos.

Obviamente, para que os relatórios sejam fidedignos, o empreendedor deve contar com o auxílio de um software de gestão que possua a função de controle de estoques integrada. Dessa forma, o sistema fará o controle de forma automática, reduzindo a incidência de erros humanos.

A grande vantagem do inventário permanente é obter informações atualizadas a qualquer momento, já que o gestor não dependerá de contagens que só ocorrem em datas predeterminadas. Com isso, a tomada de decisões torna-se mais segura.

Inventário patrimonial

Se os dois primeiros modelos apresentados tratam de gestão de estoques, no inventário patrimonial o foco está nos bens permanentes da empresa: prédios, carros, móveis, equipamentos e tudo mais.

É relativamente fácil ter ciência de todos os bens que compõe os pequenos empreendimentos. Mas todo negócio deve estar preparado para crescer, não é verdade? É por tal motivo que a manutenção do inventário patrimonial é indispensável a todos.

Esse inventário oferece uma visão ampla e controlada do que se utiliza dentro e fora da empresa, quem são os responsáveis pelo uso, e colabora com a manutenção e a segurança dos equipamentos.

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Quais são as vantagens de fazer inventário?

A essa altura, você já identificou a principal vantagem de manter um inventário, independentemente do modelo adotado: ter controle sobre o patrimônio e o estoque do seu empreendimento.

Dessa vantagem se originam várias outras, dentre elas:

Evitar desperdícios

A obsolescência de produtos é um fator de risco que não pode passar despercebido por qualquer empreendedor. Especialmente em alguns ramos específicos, como alimentação e tecnologia. Afinal de contas, de que adianta ter produtos em seu depósito  que não podem ser utilizados ou  que ninguém quer mais comprar?

O inventário é útil ao propósito de manter o controle sobre o prazo de validade e de utilidade das mercadorias e, assim, evitar perdas por inutilização.

Reduzir custos

Como evitar reposições desnecessárias? Essa é uma pergunta feita por muitos empreendedores e que encontra sua resposta justamente no inventário de estoque.

Os relatórios obtidos por meio desse processo colaboram para que os pedidos de reposição sejam mais precisos e adequados a demanda dos clientes, o que resulta em diminuição de custos.

Com o auxílio dos relatórios de saídas, é possível identificar aqueles produtos com desempenho baixo e adequar o seu volume de pedidos. Ou, até mesmo, deixar de vender tais mercadorias.

Diminuir a perda de vendas

Provavelmente você já visitou alguma loja — física ou virtual — e, ao procurar um determinado produto, descobriu que ele está em falta. É o famoso “tem, mas acabou“, tão comum em comércios. Você já parou para pensar em quantas vendas deixam de ser concretizadas por tal motivo?

Estudando diversos relatórios, que incluem as movimentações do estoque, as sazonalidades dos seus produtos e as médias de vendas, torna-se viável garantir a disponibilidade dos produtos na medida certa.

Em mercados cada vez mais concorridos, os empreendedores que trabalham de modo a evitar essa situação saem na frente e crescem. A melhor forma de alcançar esse objetivo é contar com o inventário.

Adequar seu espaço físico e a sua força de trabalho

Será que o tamanho do seu depósito é adequado ao volume de movimentações e armazenamentos que a sua empresa possui? E a quantidade de computadores disponíveis no seu patrimônio, é adequada às necessidades do negócio?

É muito difícil responder a essas perguntas sem contar com inventários de estoque e de patrimônio, respectivamente. Esses processos fornecem informações valiosas que ajudam a identificar se o seu espaço físico e a quantidade de funcionários é ideal ou se há a necessidade de redução ou expansão.

Então, como fazer o inventário de estoque?

Muito bem! Agora que você já conhece o que é inventário de estoque e de patrimônio e as vantagens que oferecem para a sua empresa, o próximo passo é entender como aplicá-los.

Lembre-se que, a depender do tamanho do seu empreendimento, a realização do inventário pode ser uma tarefa complexa. Por isso, é fundamental que você faça um bom planejamento.

Além disso, os seus funcionários devem estar inteirados acerca do procedimento, das normas a serem adotadas e do cronograma estabelecido.

Vamos conhecer cada etapa!

1ª etapa: escolher o método mais adequado ao seu negócio

Como vimos, o inventário pode ser permanente o periódico. A escolha pelo método adequado ao seu negócio cabe a você. Para decidir, devemos considerar:

• a relevância da movimentação do estoque para o sucesso do seu negócio;
• a logística da sua empresa;
• o seu volume de vendas;
• o tamanho do seu empreendimento.

É possível adotar os dois modelos simultaneamente. Desse modo, a atualização do inventário é realizada permanentemente, mas periodicamente há a recontagem das mercadorias a fim de aumentar a confiabilidade dos números.

2ª etapa: definir categorias de produtos

As classificações de produtos são intrinsecamente relacionadas com os tipos de mercadores armazenadas. Em uma loja de autopeças, por exemplo, os produtos podem ser classificados como pneus, rodas, volantes, sensores, lâmpadas, acessórios de som etc.

É importante que as categorias sejam definidas previamente, a fim de assegurar que a contagem seja eficiente.

3ª etapa: separar e classificar as mercadorias

Chegou a hora de agrupar fisicamente os objetos armazenados de acordo com as categorias definidas na etapa anterior. É nesse passo que ocorre a especificação de cada mercadoria, de acordo com o seu tamanho, peso, cor, preço de custo e venda, entre outros atributos.

Esteja preparado para rearranjar o espaço físico do estoque, mudando caixas, armários, pallets e prateleiras de lugar — é possível que haja essa necessidade.

4ª etapa: fazer a contagem de cada item

Agora que você decidiu a metodologia, definiu as categorias, separou fisicamente os produtos e os classificou, chegou o momento mais trabalhoso: fazer a contagem de cada item, um a um.

Tenha muita atenção e oriente os seus colaboradores nesse sentido. Contagens erradas prejudicam todo o propósito do trabalho, portanto, é preciso ser bastante criterioso.

Ao final desse passo, deve-se ter em mãos uma relação dos itens presentes no estoque, suas categorias e a quantidade disponível de cada um.

5ª etapa: manter o inventário atualizado

A diferença entre inventário periódico e permanente é apenas a frequência com a qual os números são atualizados. Entretanto, em ambos os casos é fundamental manter os números em dia.

No caso do modelo periódico, as atualizações devem seguir um cronograma preestabelecido. Respeite o calendário a fim de manter a confiabilidade dos seus números.

Já no caso do inventário permanente, a atualização deve ser constante: todas as mercadorias que entram e saem do armazém devem ser registradas instantaneamente. É justamente por esse motivo que o auxílio de um sistema é indispensável.

E o inventário patrimonial?

As cinco etapas do inventário de estoque se aplicam ao patrimonial, mas com duas especificidades:

• não é necessário separar os bens fisicamente, afinal de contas, são (em geral) do uso da empresa no dia a dia. Entretanto, a classificação deles é importante;
• é comum que que esse tipo de inventário seja atualizado periodicamente, tendo em vista que o volume de compra e venda de bens não é tão alto quanto o de mercadorias.

No mais, deve-se manter o nível de planejamento e execução que se exige do inventário de estoque. Afinal, é importantíssimo ter uma visão clara acerca do patrimônio da organização.

Existem exigências legais acerca do inventário?

As empresas enquadradas no Simples Nacional ou aquelas que adotam o regime de tributação com base no lucro presumido devem escriturar o Livro de Registro de Inventário anualmente.

Já nas organizações cuja tributação ocorre com base no lucro real, o livro deve ser escriturado ao final de cada período de apuração.

Além da escrituração do Livro de Registro de Inventário, as informações sobre devem ser incluídas no SPED Fiscal — sistema por meio do qual os gestores devem informar, periodicamente, os seus inventários ao governo.

Portanto, muito além de um importante processo de gestão, o inventário também é importante para adequar-se a lei. Nesse caso, o seu contador poderá identificar qual é o enquadramento tributário da sua empresa e, assim, informar o procedimento a ser adotado.

Há ferramentas colaboram com o processo?

Se a tarefa de fazer inventário parece muito difícil, saiba que, sim, existem ferramentas que colaboram de modo que o processo seja mais rápido e confiável. Confira!

Código de barras

Esse é um recurso tão comum no nosso dia a dia e que faz toda a diferença no controle do seu estoque — e, como consequência, do seu inventário.

Por meio dos códigos de barras, o controle sobre os materiais armazenados e o fluxo de entradas e saídas de mercadorias torna-se muito mais simples e eficaz.

Sendo assim, a sua utilização contribui para a redução de erros humanos e confere maior agilidade na contagem de produtos.

ERP (Sistema de Gestão Empresarial)

Os sistemas ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) são bastante populares entre as empresas, e não é para menos: as soluções integram todos os setores e, como consequência, melhoram o fluxo das informações entre as diversas áreas da organização.

Tais softwares poderosos englobam a administração do estoque e geram relatórios sobre as movimentações gerais e de cada item de forma altamente detalhada.

Portanto, trata-se não só de uma ferramenta que contribui para a contagem e atualização dos depósitos, mas oferece informações precisas para a sua otimização.

SRM (Gestão de Relacionamento com Fornecedores)

Não há estoques sem fornecedores, concorda? É justamente por isso que os sistemas de SRM (sigla que representa Supplier Relationship Management) se tornaram tão relevantes.

As organizações utilizam o SRM como forma de otimizar o fluxo de comunicação com os seus fornecedores e, assim, manter os números sempre em dia, com a categorização de compras, previsão de entregas, tipos de materiais fornecidos e custos envolvidos.

Esse tipo de sistema de informação oferece, portanto, dados importantes que contribuem para uma gestão eficiente do seu inventário.

Ao longo do texto, batemos em uma tecla muito relevante: fazer o inventário do seu negócio, tanto do estoque quanto do patrimônio, é a maneira mais eficiente de manter o controle e tomar decisões importantes.

O processo está diretamente relacionado com o seu desempenho de vendas. Justamente por isso, é tão decisivo para o sucesso da sua empresa.

Portanto, não caia no erro comum de acreditar que fazer inventário é apenas uma obrigação fiscal. Pelo contrário: possui grande relevância para uma boa gestão.

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