O que é comunicação assertiva e como aplicá-la no dia a dia de trabalho?

Você já percebeu que passa mais tempo com os colegas de trabalho do que com alguns membros da sua própria família? Isso significa que encontrar maneiras de interagir de uma forma positiva com sua equipe é fundamental para conquistar um bom clima organizacional.

Pensando nisso, investir em uma comunicação assertiva pode ser o primeiro passo para incentivar melhorias no cotidiano de todos.

Como ninguém tem tempo a perder, comunicar-se de maneira objetiva é a melhor forma de agilizar os processos internos e tornar toda a empresa mais dinâmica para atender os clientes.

Se você quer saber quais os melhores passos para conquistar essa melhora na comunicação na sua empresa, continue a leitura e acompanhe nossas dicas!

Conceito de comunicação assertiva

A comunicação assertiva se refere à capacidade de qualquer indivíduo expressar seus pensamentos, ideias, opiniões e emoções de maneira direta e de fácil compreensão. Entretanto, que esse conceito não seja confundido com uma interação desrespeitosa, insensível ou até agressiva.

Logo, o objetivo desta comunicação é permitir que você consiga se fazer entender pelos demais, ou seja, que sua mensagem seja entregue da maneira como imaginou que ela chegaria aos outros.

Existem algumas características pessoais que contribuem para desenvolver essa forma de se comunicar. Ser uma pessoa confiante, segura e transparente, contribui diretamente para potencializar a capacidade de desenvolver esse tipo de contato com os demais.

Diferença entre comunicação agressiva e assertiva

Um erro bastante comum é pensar que assertividade se refere a uma situação em que o indivíduo está sempre certo. Entretanto, essa característica está mais ligada à capacidade de transmitir ideias e sentimentos de maneira clara.

Outro erro comum se refere a uma comunicação que pode se tornar violenta e desconfortável, especialmente quando se trata dos colegas de trabalho. Existem diversos elementos, sejam eles verbais ou não, que definem sua postura junto aos colegas.

Por isso, especialmente aqueles que estão em cargos de liderança, precisam manter a cama e uma comunicação amigável, independentemente dos problemas que o time enfrenta.

Quando um líder afirma para o seu time que é importante não cometer erros em um determinado projeto, isso pode ser classificado como uma comunicação assertiva que trata do cuidado que certa atividade merece.

Essa mesma situação pode gerar desconforto no time se for conduzida de maneira agressiva, tal como a criação de cobranças excessivas para evitar erros no projeto.

Benefícios da comunicação assertiva no trabalho

Existem diversas vantagens de adotar esse tipo de prática no ambiente de trabalho. Primeiro, tal mudança contribui para que a rotina de todos seja mais agradável e tranquila. Isso não significa que a empresa mudará seu estilo ou deixará de produzir.

Na verdade, com melhorias no espírito de cooperação da equipe, é possível perceber melhora na produtividade e no engajamento entre os setores.

Tais mudanças afetam especialmente a qualidade do atendimento e a disposição do time comercial para buscar soluções para os consumidores, além de auxiliar na jornada de compra desses indivíduos.

Por fim, é possível verificar melhoras em termos de retenção de talento e redução da taxa de rotatividade da empresa. Quando o ambiente é desagradável, muitos colaboradores mantêm uma constante busca para mudar de emprego.

Já para as corporações que criam um ambiente favorável, geralmente seus funcionários se mantêm engajados e felizes com sua rotina.

Características da comunicação assertiva

Entender como ter clareza na sua comunicação com o seu time é importante e pode gerar bons frutos. Nesse sentido, é necessário aprender as características de cada tipo de mensagem que você deseja passar aos colaboradores.

Abaixo, destacamos algumas informações essenciais. Confira!

Comunicação assertiva não verbal

A comunicação não verbal é realizada por meio de gestos, com expressões em sua face, com a postura que adota no cotidiano de trabalho. Por meio dela, é possível passar muito profissionalismo e conquistar os seus liderados.

Ela é tão importante quanto a comunicação verbal. Por exemplo, em um feedback com um colaborador, é preciso ter uma comunicação não verbal firme para passar confiança e garantir assertividade na mensagem que quer passar. Assim, é possível obter melhores resultados.

Comunicação assertiva verbal

Outra forma de se comunicar com os membros da sua equipe é com a comunicação verbal. Com a intenção de ter mais clareza, é fundamental ter coerência entre as formas de comunicação que você adota.

Além disso, evite falar de braços cruzados, pois tal atitude pode transparecer que você não aceita sugestões ou críticas. Também deixe as pessoas completarem as falas, cuidado com o volume da sua voz e faça contato visual.

Essas características são essenciais para ter uma comunicação assertiva verbal eficiente.

Comunicação assertiva paraverbal

A outra forma de se comunicar com as pessoas é a paraverbal. Ele está associado ao tom de voz, ritmo da fala e outros fatores que fazem toda a diferença para encantar os seus liderados e conseguir melhorar o engajamento do time.

Por exemplo, uma das principais características da comunicação assertiva paraverbal é a fluidez na fala que você consegue adotar.

Ter momentos de picos e de vales durante sua fala ajuda a prender a atenção de quem está ouvindo. Cuidar para não exagerar no tom também é fundamental.

Práticas de comunicação assertiva durante o trabalho

Agora que você já conhece os principais aspectos desse tipo de comunicação, é hora de entender como ela pode ser praticada em seu cotidiano. Assim como muitas habilidades sociais, essa maneira de interação com os colegas não vem com um conjunto fixo de regras. Por isso, vale praticar no dia a dia para melhorar tal aptidão.

Tenha escuta ativa

Você já frequentou uma sala de reunião em que todos à sua volta querem falar ao mesmo tempo? Esse tipo de situação cansativa e desgastante acontece com frequência na maioria das empresas, trazendo diversos problemas para que as informações sejam trocadas entre os colegas.

Por isso, é necessário praticar a escuta ativa, ou seja, ouvir de maneira atenta o que o outro tem a dizer. Pode parecer uma atividade simples, mas muitas pessoas apenas estão esperando pela oportunidade de falar e não estão realmente presentes para ouvir.

No ambiente de trabalho, a escuta ativa é essencial para evitar que prazos sejam perdidos, tarefas esquecidas, documentos extraviados e demais problemas que podem resultar da falta de atenção ao que é dito.

Busque esclarecimentos

Em diversos casos, é normal sentir vergonha de questionar ou de dizer que não entendeu o que foi solicitado. Isso gera diversos problemas, pois tentar adivinhar o que um colega está lhe pedindo, por exemplo, pode demandar muito tempo e esforço.

Por isso, vale buscar esclarecimentos sempre que a dúvida aparecer. Assim, mesmo que você considere uma questão boba ou passageira, é importante esclarecer com os demais alguma ideia que não ficou muito clara.

Isso pode ser feito em um ambiente privado ou até mesmo durante a pausa para o café. Desse modo, não haverá problemas quanto aos prazos, ao tipo de atividade desenvolvida e as metas que precisam ser cumpridas até o final do período.

Repita as mensagens

Quando se fala em comunicação, a maioria das pessoas pensa direto na capacidade de falar e como isso afeta as relações. Entretanto, também é importante observar os aspectos não verbais no ambiente de trabalho.

Ao repassar metas, estabelecer atividades e distribuir tarefas entre os membros de sua equipe, é importante observar a linguagem corporal dos colaboradores. Caso eles aparentam tranquilidade e confiança, você pode seguir com a explanação de suas ideias.

Do contrário, não deixe de repetir sua mensagem até que cada membro demonstre confiança quanto a suas atribuições. Perto de prazos importantes ou de atividades decisivas, vale reafirmar avisos e pedidos para que todos estejam cientes do fluxo de compromisso a ser cumprido.

Faça perguntas abertas

A comunicação assertiva carece de exemplos para que os demais colaboradores sejam incentivados. Por isso, durante as reuniões com o time, realize perguntas abertas, curtas e objetivas para estimular o debate.

Isso contribui para que a equipe comece a investir em contatos menos formais e passe a adotar formas diretas de comunicação. Esse tipo de comportamento também cria um ambiente de confiança para que todos possam levantar suas dúvidas e esclarecê-las por meio do debate.

Já para quem está na liderança, vale fazer as perguntas de maneira que possa unir o time, ou seja, ao invés de questionar como os membros da equipe vão realizar algum processo, pergunte “como podem concluir essa tarefa?”.

Esses pequenos cuidados fazem com que o peso da responsabilidade seja distribuído para todos, criando condições favoráveis para alcançar os objetivos que foram propostos.

Analise as soluções

A busca por soluções faz parte da jornada de trabalho. Por isso, é necessário encontrar formas de se comunicar que conduzam à solução dos problemas. Sabe quando uma discussão torna-se acalorada e segue cada vez mais distante do motivo que a iniciou? Então, esse tipo de problema acontece, pois os envolvidos não estão focados em efetuar uma análise em busca de soluções.

Especialmente em momentos difíceis, é comum atribuir a culpa e julgar aqueles que contribuíram para criar uma situação difícil. Entretanto, cabe aos líderes dar o enfoque para as estratégias que podem trazer soluções.

Desse modo, vale fomentar essa visão na sua empresa, contribuindo para criar um ambiente mais otimista, mesmo nas situações mais desgastantes que seu time pode

Quer saber como encontrar soluções e tomar melhores decisões? Então, vale conferir os textos que separamos para você!

Evite suposições

Um dos principais vilões da comunicação assertiva é a suposição. Independentemente do seu cargo, presumir coisas pode trazer vários problemas. Quando um líder supõe que todos os membros sabem de um certo prazo, pode se frustrar ao ver atrasos na entrega.

Assim como um colaborador, quando supõe que seu líder entende a dificuldade de determinadas tarefas e não explica os motivos que levaram ao atraso.

Portanto, não deixe de tornar extremamente claro para os seus colegas sobre suas condições e necessidades para executar as atividades que são inerentes ao seu posto, assim como o que se espera dos demais. 

Escolha o canal adequado

Outro ponto importante se refere ao uso de um canal adequado para executar essa comunicação. Nem sempre, as reuniões presenciais são eficientes, produtivas e geram bons insights. Por isso, é necessário inteligência e planejamento para escolher os canais que devem ser usados para cada tipo de contato.

Para esclarecimentos básicos, organização de tarefas e manutenção dos fluxos de trabalho, mensagens por email ou WhatsApp podem ser uma ótima escolha.

Já para os momentos estratégicos, de definição de prazos, alinhamento de atividades e demais etapas importantes, é válido adotar uma reunião com todos os envolvidos no projeto.

Por fim, para ajustes pontuais e para a resolução de problemas específicos, vale contar com a privacidade de uma reunião direta com o colega. Assim, você consegue evitar constrangimentos e situações desgastantes.

Seja flexível

Entender quais são os cenários e se adaptar a eles na hora de se comunicar é importante para ter assertividade e passar mensagens claras no seu ambiente de trabalho. Por exemplo, existem situações em que é necessário ser mais enérgico, para motivar a equipe e aumentar a produtividade.

Já outras, é necessário ter mais cautela, caso contrário, pode acabar arrumando confusões. Para isso, entender quais são as circunstâncias e ter flexibilidade para encontrar a melhor maneira de se comunicar é essencial. Assim, você consegue melhorar os resultados e manter a equipe motivada.

Viu como desenvolver uma comunicação assertiva é fundamental para criar um ambiente de trabalho mais agradável para seu time? Além de minimizar os erros, problemas e confusões, tal maneira de interação permite que os colegas de trabalho possam trocar ideias e pensamentos em um ambiente seguro.

Então, não deixe de implementar tais ajustes em sua equipe e verifique como eles podem ser favoráveis ao cotidiano de todos.

Quer saber como melhorar a forma de interação entre seus colaboradores? Continue com sua visita ao blog e confira como praticar a comunicação não-violenta!