Aprenda a montar seu orçamento empresarial em 7 etapas

Empreender é uma das decisões mais desafiadoras da vida de um indivíduo. Isso porque, gerenciar uma empresa e fazer com que ela cresça de maneira saudável exige muitas habilidades e estratégias.

Neste post falaremos melhor sobre o orçamento empresarial, uma ferramenta imprescindível para o sucesso de seu negócio.

Seja qual for o tamanho de sua empresa ou o estágio de desenvolvimento em que ela se encontra, não há como operar sem um orçamento. Afinal, controlar os gastos e otimizar recursos é um objetivo comum a qualquer empreendimento.

Diante disso, decidimos trazer para o blog um conteúdo completo sobre o tema. Apresentaremos um passo a passo simples e eficiente para você montar o seu orçamento empresarial e conseguir segui-lo à risca.

Ficou curioso e quer aprender? Então, continue com a leitura!

O que é um orçamento empresarial?

Um orçamento empresarial é um documento ou ferramenta que contém informações importantes para o funcionamento de um negócio.

Em outras palavras, o documento detalha todas as despesas e receitas da empresa em um determinado período — geralmente de um ano.

Para isso, o orçamento empresarial não se baseia apenas em dados passados, é feita uma análise crítica da situação da empresa, das perspectivas de mercado e dos objetivos do negócio.

Qual a importância dessa ferramenta?

Quando analisamos o conceito, fica fácil compreender sua importância. Se em nossa vida financeira pessoal, o monitoramento de entradas e saídas é essencial, imagina o quanto isso é relevante em um contexto empresarial.

Conduzir uma empresa sem conhecer seus gastos com investimentos, estimativa de vendas, sazonalidade dos produtos e o nível de endividamento é algo que compromete seu desenvolvimento e pode até levá-lo à falência.

Em geral, o orçamento empresarial prepara a empresa para os desafios e oportunidades do futuro, ajuda a corrigir erros de alocação de recursos e, claro, contribui para que o empreendedor consiga cortar gastos de maneira estratégica.

Por isso, se você deseja ver sua empresa crescendo, comece agora mesmo a investir em orçamento empresarial. Não existem fórmulas mágicas para o sucesso e, acredite, o êxito está associado à sua capacidade de gerir e manter seu negócio estável e operando dentro de um orçamento ideal.

Quais os passos para montar o seu orçamento empresarial?

Agora que você já sabe o que é um orçamento empresarial, bem como sua importância no processo de crescimento de seu negócio, apresentaremos um passo a passo para elaborar esse documento.

A seguir, separamos as 7 etapas imprescindíveis para o sucesso do processo de definição do orçamento. Portanto, continue com a leitura e fique atento às dicas que preparamos para você!

1. Faça um diagnóstico do negócio

A primeira etapa para montar um bom orçamento empresarial é a realização de um diagnóstico geral da empresa. Afinal, para projetar o futuro, é preciso conhecer bem sua realidade atual, suas limitações, problemas e, claro, as oportunidades.

Por isso, é aconselhável que você perca um tempo estudando suas finanças. Não se prenda apenas ao ano anterior. O ideal é analisar, pelo menos, os últimos 3 anos.

O importante dessa fase é reunir o máximo de dados e informações relevantes sobre a empresa e fazer uma avaliação de como tem sido sua evolução. Verifique, por exemplo:

• a média de vendas dos anos anteriores;
• o lucro médio alcançado;
• os gastos com tributação;
• as sazonalidades nas vendas e dos produtos;
• possíveis gastos ordinários.

2. Estabeleça os objetivos e metas da empresa

Depois de seguir atentamente o primeiro passo, você já tem um conhecimento maior sobre sua empresa. Isso é essencial, pois o ajudará a definir os objetivos e metas para o próximo período.

Saber em que patamar se pretende chegar no próximo ano é importante para traçar as estratégias e manter-se motivado.

As metas são um fator preponderante para o sucesso de um negócio, mas precisam estar de acordo com a estrutura e recursos disponíveis. Por isso, tenha muita atenção nessa etapa.

Uma dica importante é conferir seu Plano de Negócios, visto que contém os objetivos gerais da empresa. Com isso, você poderá traçar metas mais coerentes e conseguirá decidir as áreas que receberão mais investimentos ou corte de gastos.

3. Escolha a ferramenta ideal

Com todos esses dados em mãos, você já pode começar a estruturar o seu orçamento empresarial. Para isso, é preciso escolher a ferramenta ideal.

É importante ressaltar que isso varia conforme o nível de maturidade do seu negócio. O que quer dizer que as empresas maiores e mais desenvolvidas precisam contar com recursos mais robustos.

As empresas em estágio inicial, ou seja, as pequenas empresas e as familiares, não costumam contratar um profissional ou software para isso, pois o próprio empreendedor faz esse trabalho. Nesse caso, é possível apostar no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e nas planilhas de orçamento.

Caso seu negócio já esteja mais avançado, é interessante investir em um software de gestão, pois ele, além de automatizar o controle de gastos e receitas, simplifica e agiliza o seu dia a dia e a tomada de decisão.

4. Fique atento ao que deve constar em seu orçamento

Após escolher a ferramenta ideal, é hora de reunir e analisar todos os dados que devem conter em seu orçamento empresarial. Essa é uma fase muito importante, visto que quanto mais completo for o seu orçamento, maiores serão as chances de você obter bons resultados no período. Por isso, anote os pontos essenciais:

• despesas;
• receitas;
• investimentos;
• empréstimos;
• fluxo de caixa projetado;
• ativo fixo;
• custos da produção;

5. Liste todos os seus custos fixos e variáveis

Essa etapa está intimamente ligada à anterior e consiste em anotar suas despesas fixas e variáveis. É importante salientar a importância do empreendedor conhecer essas despesas com exatidão, pois podem indicar problemas e pontos a serem repensados.

Para ajudá-lo com essa tarefa, separamos os principais custos fixos e variáveis de um negócio. Acompanhe.

Custos fixos:

• aluguel do ponto comercial;
• salários dos funcionários;
• custos com telefone e internet;
• tributos federais, estaduais e municipais;
• gastos com hospedagem de site;
• serviços de contabilidade;
• seguros.

Custos variáveis:

• aquisição de matéria-prima;
• consumo de água, gás e energia elétrica;
• gastos com impressão e papelaria;
• contratação de freelancers;
• gastos com marketing e publicidade;
• custos com transporte;
• reformas no ponto comercial;
• participação em eventos para empreendedores.

6. Faça uma projeção para o período

O penúltimo passo para o sucesso de seu orçamento é a montagem de uma projeção para o período. Ou seja, com base em todos os dados e informações que você reuniu ao longo desse processo, será necessário montar uma projeção empresarial.

Nesse documento, é importante que você faça uma estimativa de receitas e despesas, a provisão do capital de giro, os gastos com compras de equipamentos e ferramentas e a projeção do crescimento empresarial.

Procure montar um calendário com as etapas que você pretende cumprir ao longo do ano. Isso o ajudará a cumprir com o cronograma e evita que seus gastos extrapolem o limite.

7. Acompanhe os resultados

É preciso deixar claro que não basta seguir todos esses passos. É fundamental acompanhar o cumprimento do orçamento ao longo do ano.

O monitoramento é uma fase imprescindível para o sucesso de seu negócio, pois ajuda a identificar falhas antes que o problema se torne maior e o leve à falência.

Trata-se, portanto, de uma medida preventiva. Além disso, essa estratégia permite que você identifique oportunidades de maneira mais rápida, o que favorece a sua competitividade.

Quais as melhores ferramentas para acompanhar seu orçamento empresarial?

Conforme dito, o monitoramento do orçamento é tão importante quanto a sua correta estruturação. Isso quer dizer que você precisa adotar métodos eficientes para acompanhar e avaliar se o seu planejamento está sendo cumprido.

Para isso, nada melhor do que contar com o auxílio da tecnologia! Existem várias ferramentas interessantes, que simplificam essa tarefa e contribuem para um controle mais efetivo.

Assim, a nossa dica é utilizar um software de gestão ou uma planilha de orçamento empresarial. Os sistemas de gestão são ferramentas completas, mas exigem um investimento inicial mais alto. Por isso, caso ainda não queira investir nisso, você poderá ter o auxílio das planilhas, baixando um modelo pronto ou criando a sua.

Mas, fique atento! Uma boa planilha de orçamento empresarial precisa conter alguns campos essenciais ou, caso contrário, não será muito útil aos seus objetivos.

Caso resolva fazer o seu próprio modelo, nossa sugestão é que adote uma anual, porém dividida em meses. Divida essa planilha em entradas e saídas, liste todos os itens que estão relacionados e, claro, não deixe de criar uma célula para inserir o saldo de cada um.

Uma dica interessante é utilizar cores para classificar os valores. Assim, as entradas podem ser sinalizadas em verde e as saídas em vermelho. Isso facilita a visualização e interpretação da planilha.

Como é possível perceber, não há desculpas para deixar de acompanhar o seu orçamento.Criar a própria planilha é uma tarefa simples e só exige um pouco de habilidade no Excel!

Conseguiu anotar todas as nossas dicas? Após ler todas as informações apresentadas, esperamos que você esteja mais preparado para montar e gerir o seu orçamento empresarial.

Essa é uma das maiores responsabilidades do empreendedor e pode ditar os rumos de seu negócio. Por isso, mãos à obra!

Para ajudá-lo ainda mais com essa missão, separamos um material imprescindível para você! Leia nosso passo a passo de como usar o Excel.