O que são os processos organizacionais e como melhorá-los

Com o intuito de chegar aos resultados desejados, cada empresa busca maneiras de organizar suas tarefas, para conseguir atender o público e gerar valor para seus stakeholders. Sem essa ordem, não há negócio que fique de pé.

Não importa se o caminho é a produção de uma mercadoria, a venda de um item ou a prestação de um serviço. Há sempre uma série de atividades que precisam ser feitas até que os objetivos sejam alcançados. É o que chamamos de processos.

Neste artigo, falaremos sobre como trabalhar os processos organizacionais e suas etapas de forma eficiente, garantindo bons impactos. Quer saber mais sobre o assunto? Continue conosco!

O que é um processo organizacional?

Processo organizacional é uma série de atividades relacionadas entre si, envolvendo pessoas, procedimentos, equipamentos e informações. 

Sua execução transforma insumos (entradas) em produtos e serviços (saídas) para atender às necessidades de clientes internos ou externos, agregando valor para seu público e à própria organização.

As entradas ou insumos de um processo podem ser matérias-primas, equipamentos, informações e conhecimento, além de outros bens tangíveis ou intangíveis. Já as saídas são os produtos ou serviços em seu formato final, da maneira que são comercializados.

Quais são os tipos de processos organizacionais?

Existem diversos tipos de processos. Compreender cada um deles é importante para saber o que a empresa deve priorizar e onde precisa investir mais energia.

Processos primários

Processos primários ou processos finalísticos são aqueles que geram o serviço ou o produto para o público externo. Por meio deles, a organização atende às necessidades da sua persona ou cliente.

Além disso, esse tipo de processo caracteriza o ramo no qual a empresa atua. Estamos falando do “core business”, isto é, de tarefas relacionadas à atividade principal da marca.

Devido à sua importância, é comum que um processo primário receba apoio de outros processos coadjuvantes. Tudo isso ajuda a gerar o produto ou serviço final.

Processos de apoio

Processos de apoio ou processos de suporte são aqueles que não têm relação com o público externo. Aqui, o objetivo é fortalecer ou auxiliar o processo primário.

Normalmente, processos de apoio estão ligados às áreas que afetam o processo primário, garantindo que ele ocorra adequadamente. Assim, a empresa pode entregar seus produtos sem interrupções na oferta.

Processos gerenciais

Processos gerenciais são aqueles que estão ligados à gestão estratégica da empresa. Por isso, estão relacionados aos outros dois tipos.

É a partir desse tipo de processo que as demais atividades podem ser continuamente monitoradas e aprimoradas. Ou seja, processos gerenciais ajudam a trazer mais eficiência.

Como funciona a hierarquia dos processos?

Em uma empresa, é importante estabelecer prioridades de execução. Nesse sentido, a hierarquia dos processos auxilia na gestão de tarefas, além de trazer mais clareza sobre a importância de cada conjunto de atividades.

Macroprocessos

Os macroprocessos, normalmente, envolvem dois ou mais departamentos, funções, cargos ou competências. Sua realização tem um impacto significativo nos resultados e na maneira como a empresa funciona. Por isso, esse tipo de processo está no topo da organização. Em uma montadora de automóveis, o macroprocesso seria a fabricação de um carro.

Processos

São conjuntos de atividades de alta complexidade, como subprocessos ou tarefas distintas e interligadas, que buscam entregar um objetivo específico.

Uma característica interessante é que os processos iniciam e terminam com o cliente externo. Assim, recebem entradas e entregam saídas. Em uma montadora de automóveis, os processos incluiriam a engenharia do carro, o desenvolvimento do projeto e a produção de peças e componentes.

Subprocessos

São conjuntos de tarefas de média a alta complexidade, sendo compostos por atividades distintas e interligadas. Realizam um objetivo específico que dá apoio a um processo. Em uma montadora de automóveis, os subprocessos seriam usinagem, pintura e montagem.

Atividades

São operações de complexidade média. Ocorrem dentro de um processo ou subprocesso, sendo usualmente desempenhadas por um departamento específico e com um objetivo determinado. Em uma montadora de automóveis, as atividades englobariam corte, furação e acabamento.

Tarefas

São conjuntos de trabalhos a serem executados. Envolvem um prazo determinado, esforço, rotina e desafios. Em uma montadora de automóveis, haveria tarefas como programação, preparo e acompanhamento.

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Por que investir na melhoria dos processos organizacionais?

Como mencionamos, nenhuma organização vive sem processos. É preciso, literalmente, processar as entradas (conhecimento, insumos, materiais) para transformá-las em bens de consumo ou serviços que possam ser vendidos, agregando valor para o público.

A melhoria dos conjuntos de atividades traz uma série de benefícios. Entre eles, estão os seguintes.

Diminuição do desperdício

Processos ineficientes, comumente, causam desperdícios de vários tipos. O mais óbvio deles é a perda de tempo, já que as tarefas podem demandar períodos muito mais longos para serem executadas.

No entanto, por trás disso está o mau aproveitamento dos recursos humanos e das capacidades dos colaboradores.

Frequentemente, as empresas desperdiçam potencial de seus funcionários, alocando-os em processos pouco eficazes. Por outro lado, investir na melhoria dos conjuntos de ações permite reduzir as perdas e aumentar a eficiência.

Redução de custos

Com a redução dos desperdícios, também é possível reduzir os custos com:

• mão de obra (menos contratações e horas extras);
• insumos (melhor aproveitamento dos materiais);
• logística (otimização dos deslocamentos e transportes);
• entre outros pontos.

Padronização

Ao melhorar os processos e investir em soluções tecnológicas condizentes com a transformação digital, por exemplo, a organização consegue padronizar os resultados e garantir que tudo será executado de maneira fiel. Assim, a satisfação dos clientes também aumenta.

É possível, digamos, implementar um fluxo de trabalho — workflow — com o objetivo de eliminar erros e inconsistências. Dessa forma, o aumento de qualidade aparece como consequência natural.

Integração

Integrar os diferentes departamentos de uma empresa é sempre um desafio. Porém, quando os processos deixam a desejar, os problemas e ruídos de comunicação só aumentam.

Por outro lado, ao investir na melhoria desse ponto, as equipes passam a apoiar umas às outras no alcance dos objetivos. Quando o processo está bem desenhado, ele mostra claramente quais funções devem ser cumpridas, qual é ordem de execução das tarefas e quem é o responsável por cada etapa.

Atuação estratégica

Os processos representam o dia a dia de qualquer organização. Ao padronizá-los, os profissionais envolvidos nas atividades — especialmente, os gestores — passam a ter mais liberdade para cuidar de atividades gerenciais e estratégicas.

Em outras palavras, quanto melhores forem os processos organizacionais, menos tempo os colaboradores perderão com correções, refação ou tarefas manuais.

Nesse sentido, a automação por meio de software também pode ser uma ótima aliada.

Como melhorar os processos organizacionais?

Quando se trata de melhorar os processos organizacionais, existem metodologias amplamente testadas que podem ser utilizadas. Aliás, utilizar um método como ponto de partida é algo importante e que pode poupar muito trabalho.

Conheça a seguir dois dos caminhos mais confiáveis que você pode aplicar para melhorar os processos organizacionais.

Ciclo PDCA

PDCA significa Plan, Do, Check e Act. Em português, planejar, fazer, checar e agir. O ciclo PDCA é uma metodologia de 4 passos que busca tornar os processos mais ágeis e eficientes. Suas etapas são:

• plan (planejar): é a primeira fase, na qual a organização deve iniciar identificando o objetivo a ser alcançado. Em seguida, é hora de traçar o plano de ação para prever maneiras de implementar melhorias e eliminar os problemas encontrados;
• do (fazer): a segunda etapa é o momento de colocar em prática o plano que foi traçado. Nesse momento, não há muito mistério: basta colocar a mão na massa;
• check (checar): a terceira etapa consiste em coletar os dados mensuráveis, isto é, que possam ser medidos e acompanhados. Essas informações serão analisadas para que a empresa chegue a conclusões, identificando se houve melhorias no processo no qual o ciclo foi aplicado;
• act (agir): por fim, quando necessário, a organização pode aplicar correções às ações que já foram tomadas. Essa etapa tem o intuito de trazer melhorias contínuas após as análises de resultados.

Sempre que necessário, o ciclo PDCA pode ser reiniciado. Para isso, basta elaborar um novo plano de ação. Inclusive, é recomendado repetir a aplicação várias vezes em um mesmo processo, pois isso conduz à excelência e a um alto grau de eficiência.

BPM

Assim como o PDCA, a metodologia BPM (Business Process Management) também é aplicada em ciclos. A diferença é que, aqui, são 6 etapas. Funciona assim:

Planejamento e alinhamento estratégico 

O ciclo começa com o levantamento e mapeamento dos processos existentes. Nesse momento, a empresa deve avaliar quais processos estão de acordo com o serviço prestado. Muitas vezes, já é possível eliminar processos desnecessários nessa etapa.

Análise de processos 

A segunda fase consiste em analisar como os processos estão sendo aplicados, buscando compreender se eles realmente funcionam. Isso trará insights de melhorias.

Desenho de processos 

Essa etapa envolve o desenho ou remodelamento dos processos que apresentam limitações, gargalos ou desperdícios. O intuito é promover melhorias.

Implantação dos processos 

Depois de desenhar os processos já com suas devidas melhorias, chega o momento de colocá-los em prática.

Monitoramento dos processos 

Assim como ocorre no ciclo PDCA, após a implementação, vem o momento de acompanhar os resultados obtidos. Para isso, é fundamental monitorar os processos e colher dados.

Refinamento de processos 

A última etapa consiste em uma análise extra para entender se as mudanças realmente surtiram efeito. Caso não, o ciclo se reinicia.

E então, gostou de aprender mais sobre processos organizacionais e como melhorá-los? Como vimos, as metodologias de aprimoramento são bastante intuitivas, consistindo em análise, planos de ação, mensuração e reavaliação.

Independentemente do método utilizado, se você se mantiver fiel a esses princípios, sem dúvida, poderá melhorar seus processos.

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