Relacionamento com o cliente: como a gestão de processos pode otimizar essa relação

Ter processos bem definidos e mensuráveis pode mostrar para o cliente que sua agência é estruturada e preza pela produtividade e qualidade dos serviços prestados.

Gerencie toda sua agência em um só lugar com o Studio

O relacionamento com o cliente é uma prática que impacta nos resultados das agências de comunicação. Isso porque empresas que acompanham seus consumidores e mantêm interações com eles identificam necessidades e criam oportunidades de negócio.

Por isso, donos de agências que investem na relação com seus consumidores precisam estar atentos a todas as etapas que interferem nessa construção, e a gestão de processos é uma delas.

Neste post, você vai conhecer o conceito de gestão de processos e como ele pode otimizar as estratégias de aproximação com quem adquire seus serviços. Confira!

O que é a gestão de processos?

Toda agência — assim como qualquer empresa — traça objetivos estratégicos com o intuito de atingi-los para trazer melhorias. A gestão de processos une as diretrizes do negócio com tecnologia e informação para fazer o alinhamento do fluxo de atividades de acordo com os objetivos.

Manter o fluxo de atividades do negócio estruturado — preferencialmente de forma automatizada e conectada entre as áreas da empresa — favorece para que a comunicação com o cliente seja pertinente e no tempo certo.

Agências que mantêm demandas organizadas evitam a perda de prazos e os retrabalhos e fortalecem a satisfação de quem contrata os serviços e produtos.

Existem metodologias que facilitam a implementação do gerenciamento das atividades na empresa. Por isso, é fundamental conhecer os métodos e analisar qual deles atende da melhor forma as necessidades do negócio.

Durante a organização dos processos, é pertinente consultar clientes e colaboradores para detectar melhorias. Assim, funcionalidades importantes e adequações podem ser percebidas ou corrigidas.

Fazer o gerenciamento de tarefas e acompanhar trabalhos em execução e controles internos são benefícios que colaboram para a boa gestão e para o relacionamento com o cliente.

Qual é a relação entre a gestão de processos e o relacionamento com o cliente?

A relação da agência com o público comprador é otimizada pelo gerenciamento efetivo das demandas.

Se você ficou interessado em saber como isso acontece, acompanhe os principais tópicos que apontam os benefícios e impactos que a gestão de processos gera no relacionamento com o cliente.

Personalização das interações

Quem trabalha com funil de vendas e com processos comerciais tem conhecimento de que cada cliente passa por etapas até efetivar a contratação de um serviço ou a compra de um produto. Ainda, cada consumidor tem necessidades diferentes, por isso, a interação deve ser personalizada e de acordo com a fase em que ele está.

O relacionamento com empresas que começam a buscar soluções em comunicação deve ser diferenciado daquele estabelecido com as que já são clientes de uma agência. São momentos e objetivos distintos.

A gestão de processos auxilia na identificação de clientes, no resgate de histórico dos trabalhos realizados e na mensuração dos resultados. Além disso, a organização interna da agência permite categorizar o público e segmentar as interações de acordo com o que o consumidor precisa.

Aumento da produtividade

Ter o fluxo de atividades ordenado facilita o trabalho de gestores e colaboradores. Empresas que contam com processos gerenciados aumentam a produtividade na execução das tarefas. Um dos principais benefícios é a agilidade. Mapear processos e definir o caminho que as demandas percorrem dentro da agência dá celeridade ao atendimento, o que fornece pontos positivos para o relacionamento.

A eficiência também é percebida quando a produtividade está em alta. Entregas precisas, rápidas e que solucionam o problema do cliente ganham espaço em ambientes organizados.

Agências que focam na produtividade como vantagem competitiva buscam eliminar atividades que não agregam valor aos resultados. Além disso, preocupam-se em reduzir o tempo de espera do cliente e os momentos ociosos da equipe.

Com a gestão de processos, é possível identificar oportunidades de otimização para melhor atender ao público-alvo da empresa.

Comunicação transparente

Documentar tratativas e compartilhar informações com a equipe e com o cliente são ações que facilitam o relacionamento entre as partes. Hoje em dia, o e-mail é uma ferramenta muito utilizada para receber e executar solicitações. Porém, existem agravantes: o e-mail, geralmente, é direcionado a uma pessoa ou a um grupo. O compartilhamento do que foi tratado depende de quem recebe.

Com o mapeamento e a organização dos processos, é possível criar ambientes nos quais as informações sejam registradas e distribuídas de acordo com as responsabilidades.

O registro das atividades pode não parecer tão importante em meio às tarefas diárias, mas é essencial quando é preciso buscar históricos, padronizar o atendimento, acompanhar tarefas desde quando foram solicitadas e resgatar versões anteriores de demandas.

A transparência na comunicação interna e com o cliente é um ponto essencial para construir uma relação de confiança e satisfatória.

Fidelização e pós-venda

Equipes comerciais mais atentas aproveitam a organização do fluxo de tarefas para identificar consumidores com o objetivo de fidelizar e oferecer novos serviços. Não faz sentido entrar em contato com o cliente para apresentar novas soluções se ele estiver em atendimento com outras demandas ou se estiver passando por alguma dificuldade específica.

Com a gestão de processos, é possível monitorar se a empresa já é cliente, se as solicitações dela foram atendidas ou se estão em andamento. A abordagem para ações de fidelização e pós-venda são acertadas quando o cenário é conhecido e monitorado.

O gerenciamento das atividades contribui para que as investidas comerciais estejam de acordo com as necessidades de quem compra.

Antecipação de demandas

Prever demandas e antecipar a solução para elas é um diferencial para agências de comunicação.

Quem faz a gestão das atividades e acompanha as solicitações do consumidor consegue mensurar o volume de tarefas e adiantar propostas para resolvê-las. Abordar o cliente com a antecipação de um problema, e, ao mesmo tempo, com alternativas para solucionar a questão é uma atitude proativa que expande o relacionamento.

A confiança no trabalho executado pela agência é fortalecida, assim como a satisfação do público com as entregas.

Automatização de tarefas

automatização é uma grande aliada quando o assunto é gestão de processos. Contar com sistemas que dão agilidade às demandas internas da agência é uma forma inteligente de administrar as tarefas.

redução do tempo na execução das atividades, a diminuição de falhas e a integração das informações são alguns dos benefícios de quem investe em sistemas automatizados.

Outro ponto positivo é a redução de custos, pois os recursos têm melhor aproveitamento quando algumas etapas são otimizadas.

Além disso, trabalhar com sistemas de automação para administrar processos aumenta a segurança das informações de clientes e dos dados gerenciais registrados pela empresa.

Sem dúvidas, o gerenciamento de tarefas por meio de um sistema otimiza o trabalho desenvolvido pela agência e colabora para que a relação com os consumidores seja eficiente.

Diante disso, ficou evidente que ter uma boa gestão de processos — e da empresa como um todo — é fundamental para construir o relacionamento com o cliente, não é mesmo?

Se você quer saber mais sobre processos e dicas para potencializar os resultados, baixe nosso ebook com o guia completo de gestão para agências. O material é rico em informações e vai ajudar no desenvolvimento do seu negócio.

Guia completo de Gestão para Agências
Compartilhe
facebook
linkedin
twitter
mail

CONTEÚDO CRIADO POR HUMANOS

Encontre os melhores freelancers de conteúdo no WriterAccess.

CONTEÚDO CRIADO POR HUMANOS

Encontre os melhores freelancers de conteúdo em WriterAccess.

Inscreva-se em nosso blog

Acesse, em primeira mão, nossos principais posts diretamente em seu email

Compre conteúdo de alta qualidade com a WriterAccess.

Tenha acesso a mais de 15.000 freelancers especializados em redação, edição, tradução, design e muito mais, prontos para serem contratados.

Fale com um especialista e amplie seus resultados de marketing.

A Rock Content oferece soluções para produção de conteúdo de alta qualidade, aumento do tráfego orgânico e conversões, e construção de experiências interativas que transformarão os resultados da sua empresa ou agência. Vamos conversar.