Request for Proposal: o que é e como fazer uma RFP

A Request for Proposal (RFP) é um documento utilizado por aquelas empresas que valorizam cada centavo de seus investimentos, buscando atingir com eles o melhor retorno possível na contratação de novos fornecedores.

Toda a lógica por trás da RFP garante que a empresa encontre a solução mais completa para suas necessidades e com a melhor relação custo-benefício, já que, com a formulação desse documento, pode ampliar a concorrência entre os potenciais fornecedores.

Neste post, você entenderá as nuances estratégicas desse documento e como aplicá-lo à realidade do seu negócio. Siga conosco e aproveite a leitura!

Qual o propósito de fazer uma Request for Proposal?

Vimos resumidamente o que é a RFP, mas será que ela é realmente necessária para a contratação de qualquer produto ou serviço de que o negócio precisa?

Além disso, como desenvolver uma RFP detalhada para uma necessidade sobre a qual a empresa ainda sabe pouco, ou seja, se desconhece os diferenciais que uma solução precisa oferecer?

Por exemplo, uma indústria local de peças para maquinários pesados quer entrar no mundo digital e investir no marketing de conteúdo para alcançar mercados além de seus domínios e, quem sabe, até exportar para outros países.

De repente, inovar e procurar soluções diferenciadas parecem decisões difíceis de serem implementadas, não é mesmo? Afinal, é preciso formular um documento com especificações de um serviço que sua empresa praticamente desconhece.

Essas dúvidas e receios são mais comuns do que se imagina, afinal, muito se fala sobre desburocratizar processos, e, criar uma RFP parece ir, justamente, na direção contrária, não é mesmo? Mas o que dizer sobre uma contratação que pode gerar prejuízos ao negócio, tanto pelo valor investido quanto pela falta de resultados gerados?

O mercado tem mais de um bom fornecedor ou prestador de serviços para toda demanda criada e, com isso, é preciso ter um critério justo e racional para avaliação do conjunto de soluções que cada um apresenta.

Se criar um documento para solicitar que os possíveis fornecedores apresentem suas propostas para atender à demanda da sua empresa aumenta as etapas do processo de negociação, então, precisa agregar valor, certo?

Então, vamos entender o propósito e os benefícios de fazer RFP para as aquisições e contratações da empresa. Veja só!

Delimitar as necessidades da empresa

Fazer uma RFP é um exercício de reconhecimento das suas necessidades, ou seja, garante que os gestores do negócio e os colaboradores que estão ajudando no processo enxerguem exatamente o que precisam contratar e a prioridade de cada elemento envolvido.

Isso é importante porque, uma vez em contato com os fornecedores, cada um deles fará uma oferta de acordo com os níveis de serviços a que podem atender. É o caso, por exemplo, de uma empresa que deseja que seus fornecedores apresentem propostas para a aquisição de 50 smartphones de última geração.

Nesse caso, a empresa receberá propostas de fornecimento de aparelhos usados, novos, com entrega imediata, em 30 dias, com o valor parcelado ou à vista, com seguro contra roubo, assistência para reparo etc.

Ao seguir sua RFP, a empresa será objetiva ao analisar as ofertas e contratar aquela que, além de atender às suas necessidades previamente informadas, também agrega outros diferenciais, em vez de ser seduzida por uma oferta que não contempla todos os requisitos, mas foi bem apresentada, por exemplo.

Estabelecer um budget para a aquisição

Uma das informações que podem constar na RFP é o budget para aquela contratação, ou seja, orçamento previsto e não negociável.

Essa informação torna o processo mais transparente e garante que tanto os fornecedores quanto a empresa não percam tempo com negociações sem futuro de um elemento que é rígido para o negócio.

Um fornecedor que não consegue oferecer a qualidade de seus serviços com o orçamento descrito, por exemplo, pode declinar do convite, alegando que eles não estão alinhados com tal budget.

Em contrapartida, aqueles que conseguem trabalhar dentro do budget farão planejamentos para que sua proposta fique atrativa e, ao mesmo tempo, traga um bom retorno financeiro para seu negócio.

Engajar os fornecedores para que apresentem suas melhores propostas

Quando um fornecedor recebe uma RFP, entende que sua proposta será avaliada e comparada à de outros competidores.

Assim, seu grau de interesse em atender à empresa poderá ser medido de acordo com o esforço e comprometimento na hora de enviar sua oferta no formato e prazos solicitados, além, é claro, do que ele efetivamente apresentar em termos de diferenciais frente aos concorrentes.

Garantir uma comparação mais objetiva entre as propostas recebidas

O documento prevê uma série de informações que precisam constar na proposta do fornecedor. Sendo assim, como todos eles serão apresentados em um formato similar, o processo de comparação poderá ser realizado muito mais rapidamente.

Aumentar o número de potenciais fornecedores

A RFP pode ser enviada para diversos fornecedores, que, por sua vez, podem responder demonstrando seu interesse em seguir na concorrência ou não.

Ou seja, se a RFP é enviada para 10 fornecedores, alguns deles podem agradecer o convite e apenas recusá-lo, explicando suas razões, enquanto os demais seguem no processo com o envio da oferta de serviços.

Ao final do processo, apenas um será escolhido dentre os que enviarem, mas todos os outros que tiverem demonstrado uma boa proposta poderão ser cadastrados como alternativas do negócio.

Assim, em uma eventualidade com o fornecedor escolhido ou o aumento repentino da demanda, outra solução já avaliada, ou seja, o responsável pela segunda melhor proposta, poderá ser escolhido como medida emergencial, garantindo que a operação da empresa não seja comprometida.

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Resumindo, o propósito da RFP é encontrar o fornecedor mais adequado para atender às demandas da empresa com base em seus diferenciais apresentados, alinhamento com o orçamento previsto e interesse em estabelecer uma parceria de sucesso.

Isso abre um leque de aplicações, certo? Então, a RFP pode e deve ser utilizada para qualquer tipo de compra ou contratação? É o que veremos a seguir.

Para qual tipo de compra ou contratação ela é mais adequada?

Citamos na introdução deste post o uso da RFP para a contratação de uma estratégia de marketing digital por uma indústria que desconhecia completamente os detalhes sobre esses serviços, apesar de entender que aquela seria a solução necessária para seu negócio.

Mas a contratação de agências de marketing também é uma demanda de negócios menores. Segundo a pesquisa Panorama das Agências Digitais 2019, 58,9% delas atendem a pequenas empresas.

Ou seja, a contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada por qualquer modelo de negócio e tem outras funcionalidades, como:

• contratação de serviços de design gráfico;
• criação de site;
• criação de aplicativos para a empresa;
• compra regular de material de escritório;
• aquisição de matéria-prima para a indústria;
• desenvolvimento e soluções de TI;
• aquisição de peças, maquinários, equipamentos;
• contratação de serviços de suporte regular.

A aplicação da RFP é abrangente e pode ser adotada por órgãos governamentais, grandes empresas e até pequenos negócios, já que a organização dos processos de compra garante maior eficiência na escolha sob o aspecto das necessidades atendidas, diretrizes regulamentadas e finanças envolvidas.

Mas ainda resta uma questão: se a empresa desconhece os elementos e diferenciais dos produtos, serviços e fornecedores que precisa valorizar ao fazer sua contratação, então, como preencher a RFP?

É possível iniciar o processo com uma Request for Information (RFI) endereçada a um dos possíveis fornecedores que seja considerado referência e autoridade do assunto. Nela, podem ser inclusos questionamentos sobre qual é o pacote completo dos serviços e produtos, para dar um norte ao restante do processo.

Vejamos a seguir como fazer uma RFP completa, entender o papel da RFI e inserir esse modelo de contratação no seu negócio.

Como fazer uma RFP eficientemente?

Empresas de grande porte, institutos e órgãos governamentais normalmente precisam desenvolver suas RFPs também de acordo com as diretrizes e leis que regem seus estatutos.

Se não é esse o caso do seu negócio, um passo a passo para tornar essa elaboração estratégica é imprescindível para o sucesso da contratação. Entre eles, podemos citar os seguintes.

Defina o escopo e objetivos da contratação

Antes de criar uma RFP, é fundamental mapear qual é a necessidade da empresa e objetivos a serem concretizados com a contratação.

No escopo da contratação, insira o que precisa ser feito, quais produtos ou serviços serão cotados, quando eles precisam estar à disposição do negócio etc.

As premissas para que a contratação aconteça e traga os resultados esperados também podem ser elencadas nesse processo, bem como as restrições e problemas capazes de comprometer seu sucesso. Isso ajudará a escolher o fornecedor mais bem preparado para contornar essas situações.

Identifique os principais fornecedores para a demanda levantada

Depois desse estudo de necessidades e possíveis soluções, é fundamental buscar referências no mercado, seja por indicações de outras empresas, seja em associações e instituições que agrupam os fornecedores por classe.

Se você busca desenvolvedores de chatbots para atendimento nas redes sociais ou uma agência especializada em automação de marketing, por exemplo, pode procurar indicações de empresas parceiras, referências em fóruns e sites na Web, bem como sindicatos e entidades do setor.

Considere a necessidade de uma Request for Information (RFI)

Se a contratação for muito específica, fazer uma RFI torna-se indispensável. Como já mencionado, ela pode ser enviada à empresa considerada referência no mercado para que uma descrição detalhada de todos os serviços e produtos top de linha sejam considerados como referência.

Porém, é preciso considerar que a entrega dessas informações pelas empresas consideradas autoridades no mercado nem sempre será no tempo desejado ou com a riqueza de detalhes esperado.

Afinal, elas teriam esse esforço sem nenhuma garantia de retorno. Ainda assim, como boa prática, a maioria delas contribui para o processo.

Detalhe todos os campos da Request for Proposal (RFP)

Com as necessidades mapeadas e a referência de qualidade estabelecida a partir da RFI, é possível criar a RFP detalhadamente, não esquecendo campos de informações, como:

• introdução da RFP, com os dados da empresa, seu mercado, competidores, ameaças e oportunidades que estão surgindo e estimulando a busca pela solução a ser cotada;
• objetivos e escopo da RFP, sinalizando para os competidores aquilo que a empresa está em busca e pretende obter como resultado a partir da contratação;
• cronograma do processo, para que os participantes saibam o que devem enviar, em qual prazo, formato e endereço, seja eletrônico, seja físico;
• critérios da proposta, sinalizando quais elementos são indispensáveis para a contratação, bem como sua ordem de prioridade;
• desafios que já foram mapeados, demonstrando o que os fornecedores precisarão enfrentar e ter soluções eficientes;
• orçamento destinado para a contratação.

Se uma empresa deseja contratar um serviço de call center terceirizado, por exemplo, pode apontar que, em alguns períodos do ano, o volume de sua demanda aumenta, e que esse desafio deve ser contemplado na proposta a ser enviada.

Analise as propostas enviadas de acordo com o que foi determinado

Depois de receber todas as propostas, a análise deve seguir as regras e critérios que foram divulgados, garantindo igualdade para todos os fornecedores que decidiram participar.

Assim como a empresa determina prazos para a entrega da proposta e avalia o comprometimento dos competidores a partir do cumprimento de suas regras, sua forma de lidar com o processo também demonstra respeito e credibilidade para os possíveis novos parceiros.

Notifique a proposta vencedora e dê um feedback aos demais

Assim que a decisão for tomada, a proposta vencedora deve ser notificada, bem como deve haver a notificação e agradecimento aos demais participantes.

A etapa final fica por conta da assinatura do contrato e planejamento da implantação do novo serviço, de acordo com o que foi estabelecido na proposta.

Pensando em todo o processo, fica claro que é possível adaptá-lo a diferentes padrões de negócios, e não somente àqueles de grande porte. Isso acontece porque a formalização do processo de compra não necessariamente implica o aumento da burocracia do projeto.

Ao contratar uma nova tecnologia, produto ou serviço, é preciso ter em mente que a aquisição deve trazer melhorias ao negócio e, por isso, não pode ser tratada de maneira descompromissada.

Além de envolver custos, pode ser a chave para uma mudança de posicionamento no mercado, melhora do relacionamento com o cliente e afins.

Ou seja, adotar o Request for Proposal (RFP) é uma forma de garantir que as novas aquisições e estratégias agreguem mais valor aos produtos e serviços oferecidos aos clientes, que estão cada vez mais exigentes.

Quer entender como trazer mais valor para esses clientes? Uma boa dica é entender como se preparar para o consumidor 4.0. Leia aqui sobre quem é ele, seu comportamento de consumo e valores!