Dentre as principais vantagens do uso de um sistema de gestão financeira, software que pode ou não integrar um ERP (Enterprise Resource Planning), destacam-se a diminuição da ocorrência de erros na apuração de informações financeiras e contábeis e o aumento da base de dados para a realização de auditorias. Além disso, há melhoria da capacidade de planejamento e antecipação de demandas relacionados ao capital da empresa e garantia de conformidade com exigências regulatórias.
Com uma gestão financeira adequada, é possível tomar melhores decisões de investimento, financiamento, pagamento e distribuição de dividendos. Por isso, além de apoiar as operações diárias, o sistema de gestão financeira maximiza o potencial de geração de lucro e assegura a sustentabilidade empresarial necessária para a manutenção da empresa no mercado.
Neste artigo, falamos sobre o sistema de gestão financeira, sua importância para o gerenciamento de dados e para o suporte das decisões corporativas. Veja, a seguir:
O que é um sistema de gestão financeira?
Conforme falamos, o sistema de gestão financeira é um software de gerenciamento cujo foco da coleta e análise de dados se baseia nos processos financeiros da empresa: gestão de ativos e movimentação de receitas e despesas. Geralmente, ele integra outro maior, o ERP — ou sistema de planejamento de recursos empresariais.
A ferramenta consolida dados financeiros, mas também, as informações operacionais para garantir aos gestores uma visão mais abrangente do negócio e tomadas de decisão mais acertadas. Para ser efetivo, o sistema de gerenciamento financeiro precisa ser dimensionado de acordo com os processos e o tamanho do negócio. Além disso, deve ser escalável, e suportar o crescimento da empresa por meio de funcionalidades adaptáveis para diferentes contextos.
Quais são as principais funcionalidades do sistema de gestão financeira?
Um sistema de gestão eficaz fornece às empresas um conjunto completo de funcionalidades financeiras e contábeis para basear as melhores decisões de negócio. Entretanto, alguns recursos são mais críticos, quando tratamos de softwares especializados, confira!
Fluxos contábeis
Apurações como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber e da folha de pagamento que auxiliam na geração de relatórios e na criação de demonstrações financeiras, apoiando as decisões gerenciais e garantindo conformidade no pagamento de impostos.
Controle de receita
Por meio da automação dos processos de cobrança, atualização dos fluxos de recebimento que melhorem a liquidez e mitiguem os riscos das operações.
Planejamento e análise financeira
Relatórios que aumentam a precisão de previsões, orçamentos e diagnósticos da saúde financeira geral da empresa, relacionando dados financeiros aos de outros setores da empresa.
Governança, risco e conformidade
As ferramentas de GRC ajudam as equipes a alinhar as atividades organizacionais aos objetivos de negócios, identificar e mitigar diferentes tipos de risco e garantir a conformidade com leis e regulamentos do seu setor de atuação. Ao sincronizar dados entre governança corporativa, gerenciamento de riscos e atividades de conformidade, as empresas podem operar com mais eficiência, navegar pela incerteza e agir com integridade.
Por que um software financeiro é tão importante?
Veja a seguir, os motivos pelos quais é imprescindível contar com um sistema de gestão financeira.
Conformidade
As empresas precisam manter o compliance de suas operações, principalmente, quando tratamos do setor financeiro. Com a regulamentação e os processos bem definidos, qualquer organização normaliza a transmissão de informações, especialmente, as suas obrigações tributárias.
Precisão
Um software financeiro inibe a redundância no lançamento dos dados, reduzindo a ocorrência de erros e retrabalhos na gestão da informação, em tomadas de decisão e até em fluxos de trabalho e processos. Com maior acurácia dos seus registros, a empresa também precifica melhor os produtos ou serviços, conhece mais profundamente os seus processos e o seu público, identifica padrões na demanda e em outros aspectos do negócio que permitem criar projeções e antecipar necessidades.
Integração
Com a digitalização, o surgimento de ferramentas cada vez mais inovadoras e a adesão ao trabalho remoto, as empresas também precisaram manter a alta disponibilidade de dados. Assim, garantem acessibilidade a quem compete a análise e a visualização dessas informações.
Além disso, a integração entre as inúmeras ferramentas de gestão favorece a criação de análises preditivas mais acertadas, assim como a conexão entre os dados financeiros de diferentes unidades que participam das operações corporativas, como filiais e parceiros de negócio. A consolidação de dados alinha os processos e mitiga falhas que eventualmente interferem na qualidade dos resultados.
Escalabilidade
À medida que as empresas crescem, seus sistemas e processos também aumentam, é preciso contratar mais profissionais e ampliar a infraestrutura para atender adequadamente a essa demanda. A escalabilidade de um sistema garante que a gestão também será dimensionada conforme esse crescimento, assegurando a mesma eficiência, mesmo que cresça o volume de trabalho.
Segurança
Segurança é um aspecto crítico de uma infraestrutura de TI, e o sistema de gestão financeira exige a adição de camadas de proteção que aumentem a confidencialidade e a integridade das informações armazenadas em repositórios e hardwares que integram essa estrutura.
O sistema adequado protege esses dados críticos contra roubo, fraudes e outros atos criminosos. Isso ocorre por meio de recursos de gerenciamento de risco e conformidade, uma gestão de identidades e acessos e o controle multifatorial para a visualização de informações mais sensíveis, por exemplo.
Quais os melhores sistemas de gestão financeira do mercado?
Existem inúmeros sistemas de gestão financeira. A escolha da melhor opção para o seu negócio deve ser condicionada a fatores como nível de complexidade dos processos, nível de criticidade das informações, recursos personalizados e funcionalidades que permitem adaptar a coleta, o armazenamento e o compartilhamento de dados à realidade do seu negócio. Algumas dessas ferramentas estão na lista, a seguir:
- Studio;
- Conta Azul;
- Quickbooks;
- Nibo;
- Sage Start;
- Granatum Financeiro;
- Meu Dinheiro;
- Gestão Click;
- Controlle;
- Bling;
- Mobills;
- Vai Sobrar!;
- EGestor;
- SisControle;
- Contas Online;
- Hábil Empresarial.
Como escolher a melhor opção?
Os sistemas de informações gerenciais mais antigos exigem atualizações constantes e correções de bugs. Além disso, eles são pouco intuitivos, demandando mais treinamento dos usuários para o pleno uso de suas funcionalidades, e requerem uma infraestrutura de TI legada robusta para funcionar adequadamente.
Com a evolução da tecnologia e o surgimento de ferramentas cada vez mais inovadoras, as empresas tiveram a oportunidade de readequar as suas opções de software, que passaram a ser baseados em nuvem e com camadas de segurança adicionais.
Além disso, atualização, diagnóstico e correção de problemas passaram a ocorrer de forma remota, melhorando a performance da infraestrutura sem onerar o setor de suporte. Assim, reduzem os custos de uso de uma plataforma de gestão.
Como sistemas legados exigem muito tempo, esforço e investimento durante o seu uso e manutenção, os sistemas de gestão financeira baseados em nuvem podem ser utilizados de qualquer lugar. Isso assegura alta disponibilidade e acessibilidade, essenciais para uma gestão de informação mais adequada.
Essa gestão remota também facilita a recuperação de desastres, as atualizações de software e hardware, os backups, entre outras rotinas de gerenciamento. Por isso, a melhor opção é um SaaS (Software as a Service) em nuvem.
Outra característica imprescindível é a escalabilidade. Um sistema de gestão financeira não pode restringir o número de usuários ou exigir a compra de novas licenças a cada adição de hardware na infraestrutura. À medida em que a empresa cresce, as funcionalidades do software precisam ser readequadas, assim como a capacidade de atendimento da demanda organizacional.
Além disso, os usuários precisam ter uma experiência de utilização intuitiva. Para isso, o software deve ter o design moderno e responsivo, ser integrado a outras ferramentas e oferecer recursos para potencializar a produtividade e incentivar a colaboração.
Por falar em integração, essa é outra capacidade essencial: o sistema de gestão financeira precisa suportar a integração entre diferentes plataformas para reduzir os silos de dados, que interferem na disponibilidade e precisão de informações para análises gerenciais mais profundas.
Com um sistema integrado, é possível obter insights mais abrangentes sobre todos os aspectos do negócios, fazer diagnósticos mais precisos e criar fluxos de trabalho consistentes. Entre as áreas beneficiadas, estão:
- gestão de recursos humanos;
- gerenciamento da cadeia de suprimentos (Warehouse Management System — WMS);
- sistema de produção e manufatura;
- automação da força de vendas (Customer Relationship Management — CRM);
- gestão de transporte (Transportation Management System — TMS);
- atendimento e suporte, entre outros.
Além de registrar todas as transações financeiras, um software reduz a ocorrência de erros e retrabalhos nas apurações contábeis, permite analisar os ciclos de faturamento e de pagamento, viabiliza o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Há, também, os requisitos regulatórios do seu setor de atuação, garantindo governança e compliance às suas operações e o registro de todo o fluxo de caixa para aumentar a precisão da sua tomada de decisão.
Agora que você sabe como funciona um sistema de gestão financeira e a importância desse software para aumentar a produtividade e o controle de suas operações, que tal conhecer o Studio — solução completa para a gestão das agências —, que permite fazer o melhor gerenciamento do seu negócio?
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