Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 18 de abril de 2020. | Atualizado em 18 de setembro de 2020


O compliance define regras e diretrizes comportamentais a serem seguidas dentro de uma empresa, com a finalidade de mantê-la em conformidade com as leis que regem o seu funcionamento. Para que o método seja bem-sucedido, a empresa precisa conscientizar os seus colaboradores e fiscalizar o cumprimento das normas estabelecidas.

Em uma estrutura empresarial, seguir regras de conduta na gestão e na operação se faz necessário. Cada companhia tem seu próprio código e define com clareza quais são seus valores, bem como aquilo que precisa ser respeitado em um trabalho, que fica a cargo do setor de compliance. Seu papel é, além de estabelecer essas diretrizes, se certificar de que todos estão se direcionando a partir delas, seguindo um checklist de ações e tarefas necessárias.

Garantir esses termos traz para a companhia a certeza de que, independentemente do nível hierárquico e dos cenários em que o negócio se encontre, os colaboradores nunca deixarão de seguir os padrões comportamentais essenciais. Geralmente, são regras que vão desde as mais simples, orientando procedimentos, até aquelas mais voltadas à ética comportamental no trabalho.

Neste post falaremos um pouco mais sobre o que é compliance, o que isso traz de positivo para as empresas e de que forma ele pode ser implantado em qualquer negócio. Confira!

Índice

O que é compliance?

Trata-se de um trabalho executado dentro de empresas, com o propósito de definir regras, diretrizes comportamentais e de práticas de gestão e operação, visando à minimização de qualquer tipo de risco. Para entender melhor como funciona esse conceito, é possível considerar que ele se divide em algumas categorias principais.

Conduta

Determina como deve ser a conduta do colaborador no ambiente de trabalho ao lidar com suas demandas e no relacionamento com os companheiros. A ideia é definir regras de convivência e de respeito.

Gestão e operação

São as regras determinadas para que as práticas e o workflow sigam padrões de qualidade. Assim, há a garantia de segurança de informação e um trabalho executado de acordo com os seus valores do negócio.

Legislação

Algumas áreas corporativas são fiscalizadas por órgãos específicos do setor, então, também se torna papel do compliance fiscalizar e reforçar essas regras.

Como funciona um programa de compliance?

O ideal é que todo empreendimento tenha um departamento de compliance para implementar um programa que contemple suas especificidades. Sejam regras internas, sejam definições relacionadas a órgãos de fiscalização, tudo precisa ser considerado nesse programa, que também deve cuidar do engajamento das diretrizes.

A seguir, entenda como funciona um programa de compliance e de que maneira ele precisa ser desenvolvido em etapas contínuas.

Definição dos termos

Um programa de compliance parte dos termos que se deseja reforçar, fiscalizar e exigir na rotina de trabalho. Deve contemplar os valores do negócio quanto à relação profissional, a execução das demandas, o respeito à legislação do segmento e a preservação do ambiente de trabalho.

Disseminação das regras

Tão importante quanto a etapa inicial, a disseminação das regras e das boas práticas se faz fundamental. Esse é um trabalho que precisa sempre ser renovado e destacado, relembrando os colaboradores sobre as diretrizes a serem seguidas. Também deve se preocupar em divulgar novos termos, caso haja atualizações.

Fiscalização de práticas e condutas

Parte fundamental de um programa de compliance é a fiscalização do cumprimento de todos esses termos que foram definidos e que continuarão sendo criados em prol dos interesses do negócio. O que se espera desse processo é o devido rigor, por isso, é fundamental ter colaboradores qualificados à frente do setor.

Outro ponto importante é que a fiscalização também deve identificar os pontos que podem ser melhorados nos treinamentos e testar todos os conceitos envolvidos nos termos e nas regras.

Correção de desvios

Os desvios de conduta precisam ser analisados sempre que acontecerem. Naturalmente, muitos deles ocorrerão em situações específicas, em que pode não haver intenção, ou em ocasiões em que a compreensão é completamente viável. Em casos mais graves, cabe à empresa tomar as medidas que forem necessárias.

A correção dos desvios deve ser feita sempre em menor tempo hábil, de forma a evitar que demais consequências aumentem o problema.

Qual é o papel das lideranças no monitoramento do compliance?

A liderança não se institui de uma hora para outra, pois é algo que se conquista no dia a dia. As pessoas optam por seguir as determinações de seus líderes por acreditarem neles, principalmente nos momentos de dificuldade.

Nesse sentido, a liderança ocupa um papel crucial no compliance, não apenas pelo poder de implementá-lo, mas por ser quem exerce o poder, portanto, deve ser exemplo de ética. É papel dos líderes e gestores estimular o cumprimento das regras de conduta previstas para a empresa.

Caso aqueles que estão no comando desanimem e cometam erros, os liderados também poderão esmorecer e deixar de lado normas importantes para a manutenção da ordem na organização. Após esse tipo de episódio, a retomada do programa de compliance se torna complexa e desgastante.

A convivência em comunidade, como acontece dentro das empresas, requer uma atuação moderada, que seja sustentável ao longo da gestão e que esteja de acordo com os padrões éticos que orientam a companhia.

Assim sendo, é fundamental que os gestores zelem pela responsabilidade empresarial em todas as relações internas, com os sócios e colaboradores, e externas, com colaboradores e clientes. Para tanto, é necessário se submeter às leis e ao controle interno. Isso acontece porque seguir espontaneamente as regras da organização demonstra um posicionamento social ético e adequado, que inspira quem está ao seu redor.

Como o RH pode atuar no compliance?

A adoção de uma conduta regida pelo compliance impacta diretamente o setor de Recursos Humanos, já que o departamento deve ter muita responsabilidade ética para contratar, promover, demitir e gerenciar os colaboradores e as suas respectivas condutas internas.

As normas do programa de compliance devem ser consideradas desde a etapa de contratação de novos funcionários, o que possibilita a admissão de pessoas íntegras. É necessário ter em mente que habilidades profissionais podem ser aperfeiçoadas por meio de treinamentos, mas que caráter não pode ser ensinado, logo, é imprescindível selecionar indivíduos éticos para compor o seu quadro de pessoal.

Como assegurar o cumprimento do código de ética interno?

A conscientização sobre a importância de cumprir o código de ética interno é o primeiro passo para que os colaboradores fiquem a par das normas e possam colocá-las em prática no seu cotidiano. Além disso, é altamente recomendado desenvolver uma cultura de valorização de atitudes éticas.

Ao receber feedbacks sobre as suas ações dentro da empresa, os funcionários perceberão que as boas condutas são reconhecidas. Desse modo, se sentirão estimulados a repeti-las, o que contribui para criar uma cadeia de ações positivas e benéficas para o desempenho do negócio.

Outra questão relevante diz respeito à postura do RH, que é o responsável por apurar e analisar eventuais denúncias internas. Quando detecta irregularidades, é substancial agir de acordo com o compliance, mostrando ao seu time que o não cumprimento das regras internas tem consequências sérias.

Quais são os impactos positivos do compliance em uma empresa?

Diversos benefícios são conquistados quando há diretrizes definidas a partir dos objetivos da empresa e do que ela tem entre seus valores. Conheça melhor esses impactos positivos a seguir.

Aumento da vantagem competitiva

Empresas que, internamente, estão mais organizadas, tendem a ter menos problemas e a estarem menos expostas a riscos. A produtividade melhora, o fluxograma de processos é mais bem definido, a satisfação dos colaboradores também aumenta, além de o negócio se manter na direção de seus objetivos. Esse conjunto de fatores coloca o empreendimento em posição de destaque dentro do seu mercado.

Além disso, mantendo todos os funcionários com uma conduta padronizada, o público e o mercado tendem a dar uma resposta positiva, uma vez que a confiança na marca aumenta muito. O contrário também existe.: há vários casos de empresas que tiveram problemas de reputação com a má conduta, principalmente de seus gestores e presidentes, e isso influenciou nas vendas e nos resultados gerais.

Melhora do ambiente corporativo

O ambiente corporativo é um dos pilares considerados pelo compliance, por isso, há sempre muita atenção quanto às práticas de convivência e respeito no trabalho. Isso garante que as relações sejam as mais adequadas possíveis, e resguarda a preservação à hierarquia.

Reforço da sustentabilidade

Muitos negócios têm adotado posturas mais sustentáveis, o que precisa ser muito mais do que somente uma ferramenta de marketing. Para garantir essa profundidade no posicionamento, é fundamental que haja um trabalho de compliance para fiscalizar a atuação de maneira geral.

Proteção da empresa

Minimizar riscos que impactem a estrutura da empresa é fundamental. O compliance define, por exemplo, regras de proteção aos dados estratégicos, o que orienta as práticas de profissionais de business intelligence.

Nesse caso, eles passam a ter mais comprometimento ao lidar com os softwares de gestão, minimizando riscos de perdas ou vazamentos de informações, como KPIs. Com o teste gratuito do iClips, você pode integrar os processos da sua agência e aumentar a proteção de dados.

Como implementar um programa de compliance?

Iniciar um programa de compliance não é um desafio tão complexo quanto parece. Implantar diretrizes e mantê-las reforçadas depende de um código sólido e de pessoas qualificadas no setor. A seguir, confira quais são as etapas principais.

Crie um código de conduta

Antes mesmo de ter um setor de compliance, é necessário definir quais são as regras a serem respeitadas, dando origem a esse código de conduta. Nesse exercício, devem ser considerados os valores da empresa, as regras do mercado, sua missão e visão, sempre tendo em vista seus objetivos de desenvolvimento.

Monte uma equipe de qualidade

Uma equipe de compliance precisa ter profissionais plurais, sobretudo com experiência nesse trabalho. Isso garante que haja rigor e engajamento por toda a companhia desde o primeiro momento, graças à condução adequada do programa.

Defina a atuação do setor

Por fim, o programa deve ser definido por suas bases. Como você viu, o setor tem responsabilidades na definição dos termos, suas atualizações, fiscalização e correções, ou seja, tudo isso precisa ser não só praticado, mas definido objetivamente.

Quais são as melhores práticas para garantir o sucesso de um programa de compliance?

Agora que você já sabe como implantar o programa de compliance na sua empresa, criamos uma lista das melhores práticas para ter sucesso na execução desse trabalho. Acompanhe!

Determine métricas para a análise de desempenho das ações

No trabalho de compliance, as métricas ajudam a identificar se as atividades adotadas geram bons frutos ou se algo precisa ser alterado. O DRE nas agências, bem como o ROAS, são alguns exemplos de indicadores de desempenho que são utilizados para fazer a avaliação.

É fundamental monitorar os resultados e acompanhar os funcionários para que todos os planos e as diretrizes sejam realmente seguidos. Algumas métricas auxiliam a manter isso sob controle, como é o caso das seguintes.

Treinamento fornecido x planejado

Comparação entre o número de funcionários que passaram por um treinamento com o total de colaboradores elegíveis para tal.

Controle de validade de políticas e documentos

Percentual de documentos dentro da validade.

Testes realizados x planejado

Aplicação de avaliações para verificar se a política da empresa é realmente conhecida e seguida pelos trabalhadores. Esse indicador mostra uma relação da quantidade de testes que foram feitos pelo total de pessoas elegíveis.

Análise qualitativa dos testes

Também é possível criar uma metodologia para avaliar as respostas encontradas nos testes para chegar a um percentual demonstrativo de adesão à política e às boas práticas.

Uma vez que essas métricas são definidas, parte-se para o trabalho de acompanhamento, estipulação de metas e ações para alcançá-las. Ao analisar o primeiro indicador entre os quatro que foram mostrados, pode-se usar o ciclo PDCA para criar ações para melhorá-lo, criando um controle para validar se as tentativas foram realmente eficientes.

Estruture comitês de controle interno para os principais setores

Outra maneira de garantir o sucesso de um trabalho de compliance é criar comitês de controles internos. Isso significa ter pessoas com responsabilidade de difundir tudo aquilo que é esperado pela organização. Quando se tem colaboradores qualificados e com autonomia para fiscalizar e corrigir ações inadequadas, a disseminação do que é correto se torna mais efetiva.

Esses comitês podem desenvolver cronogramas com ações de conscientização ou fiscalização, treinamentos e avaliações ou o que for mais interessante para melhorar as métricas estipuladas.

Acompanhe as atualizações das normas vigentes

Não só a gestão e liderança, mas todos os colaboradores precisam estar atualizados quanto às normas e leis vigentes, garantindo que o negócio se mantenha dentro da legalidade. Não se atentar a isso pode gerar diversos problemas, desde uma má reputação com o público, até interferências negativas na gestão financeira por conta de multas ou até implicações mais graves, como suspensão do trabalho.

Certifique-se de que toda a equipe está engajada

O compliance deve ser visto como um acordo de todos os funcionários para garantir o cumprimento das regras e boas práticas. Diante disso, não é recomendado que somente uma parte deles se comprometa. É necessário, portanto, investir em treinamentos, ações coletivas, fiscalização e conscientização. Quanto mais pessoas estiverem alinhadas às diretrizes trabalhadas, melhor será o resultado.

É muito importante expor os motivos pelos quais cada profissional deve seguir aquelas normas, mostrando que elas não estão ali por acaso, e que podem reduzir os riscos para toda a organização.

Um dos problemas comuns nos empreendimentos é quando a liderança não transmite aos demais colaboradores a importância do compliance, pois isso reduz muito o nível de comprometimento e a quantidade de pessoas que seguem as recomendações. Os gestores precisam envolver todos os profissionais nesse trabalho, criando grupos responsáveis, atuando em proximidade e ajudando na disseminação e fiscalização.

Esclareça os mitos e as dúvidas sobre compliance

Não se esqueça de pensar na comunicação com os colaboradores, visto que cada um precisa entender o seu papel na organização, bem como suas obrigações e responsabilidades. O diálogo terá um papel fundamental, e os responsáveis por disseminar as regras devem estar atentos às dúvidas e aos questionamentos, principalmente daqueles que estão na empresa há pouco tempo.

Esclareça todos os mitos e as dúvidas sobre esse processo, explicando a todos o papel do setor quais ações serão realizadas, as responsabilidades, os benefícios de seguir o que foi acordado e os riscos de não respeitar as normas.

Invista em treinamentos

Os treinamentos são essenciais para ter sucesso no programa de compliance. Todas as pessoas que entram na empresa devem conhecer a cultura, os valores e a identidade da marca. Só depois disso é que elas devem ser liberadas para exercer suas funções.

Esses treinamentos devem ser oferecidos também aos funcionários que já têm mais tempo de casa. Essa reciclagem é importante para que nenhum valor seja perdido ao longo do tempo. A reciclagem de tudo que é passado ajuda a internalizar aquilo que a empresa espera e deseja que seus colaboradores sigam.

Auditoria externa versus auditoria interna: quais são as diferenças?

Auditar as atividades da agência é uma medida de suma importância para averiguar se o compliance realmente está sendo cumprido. Somente a partir de uma análise detalhada e sistemática dos processos internos será possível identificar erros no cumprimento das regras e até mesmo focos de corrupção.

Nesse caso, há dois tipos de auditorias que podem ser realizas: a interna e a externa. A auditoria interna caracteriza-se por ser executada por profissionais que têm ligação com a companhia auditada, e o seu objetivo é checar se as normas internas e as leis que norteiam o ambiente de trabalho estão sendo respeitadas. Geralmente, ela é complementada pelo processo de fiscalização do compliance.

A auditoria externa é realizada por auditores de fora da empresa e que trabalham de maneira independente, com o intuito de assegurar a lisura dos pareceres entregues pela organização. Para isso, é emitido um relatório que aponta a fidedignidade dos dados apresentados. Isso traz mais transparência para as atividades da agência.

Mesmo que você opte por fazer uma auditoria externa, com o auxílio de empresas especializadas, é preciso manter os modelos internos de checagem. Com isso, eventuais problemas podem ser identificados e solucionados rapidamente, antes que causem danos irreparáveis para o funcionamento e a reputação do negócio no mercado.

O mais apropriado é combinar a aplicação dos dois métodos. Assim, a empresa obtém a agilidade proporcionada pela auditoria interna e se beneficia da especialização e precisão da auditoria externa — que também serve para validar os processos e práticas.

Para aprimorar o compliance, os gestores devem compreender os feedbacks dados pelos auditores e, a partir daí, fazer os ajustes necessários para entrar em total conformidade com as leis.

Como o compliance e a LGPD se relacionam?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) objetiva regulamentar e proteger a transferência de dados pessoais no Brasil, de modo a permitir que os cidadãos tenham mais controle sobre as suas informações pessoais. 

Ela exige que haja o consentimento explícito das pessoas para que as empresas façam a coleta e o uso de dados, e a oferta de mecanismos para que o usuário consiga visualizar, corrigir ou até mesmo excluir seus dados quando quiser.

A nova legislação tem impacto na forma como é feito o tratamento de dados, bem como a segurança das informações que são compartilhadas entre as organizações. Nesse contexto, as empresas precisam se atualizar e adaptar a sua política de compliance.

As normas de complicance que já são praticadas precisam ser revisadas e ajudadas conforme os parâmetros da LGPD. Há que se atentar não só aos dados dos colaboradores e clientes, mas a todos os tipos de informações que a companhia tem acesso.

O não cumprimento da lei pode resultar na aplicação de multas e até mesmo no fechamento da empresa no mercado. Assim, é preciso identificar inconformidades relacionadas a dados e corrigi-las o quanto antes.

Vimos, neste conteúdo, que o trabalho de compliance é essencial, independentemente do ramo de atuação do negócio, do tempo de mercado ou de quantos funcionários a empresa tem. Ele garante o desenvolvimento e a manutenção de processos e posturas que asseguram a conformidade da empresa com a ética e as leis que circundam o seu nicho de atuação.

O compliance é um setor fundamental de desenvolvimento e de solidez da empresa em suas práticas, sejam elas internas, sejam elas externas. As vantagens obtidas ajudam na competitividade, bem como no alcance e na manutenção de valores importantes, que refletem em todos os resultados.

Gostou de saber mais sobre o programa de compliance e como ele é fundamental em qualquer empreendimento? Agora, continue aprendendo com o nosso Guia de gestão para agências e veja como as nossas dicas fazem toda a diferença na sua atuação!

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