Muitas pessoas, quando descobrem o que é um freelancer, logo ficam animadas para se tornarem um. A possibilidade de empreender, ter maior autonomia e crescer por conta própria é o cenário ideal para muitas pessoas. Porém, junto com esse sucesso, também vem um grande desafio: o gerenciamento de múltiplos projetos.
Atrair mais clientes é um bom sinal. Significa que você atende às expectativas do público e seu nome já é reconhecido no mercado. A questão é conseguir continuar nesta trilha sem perder seu desempenho.
Aqui, entendemos que vários profissionais têm esse desafio pela frente. E se você pensa em profissionalizar sua carreira de freelancer, então deve que se preparar para esse momento. Por isso trouxemos algumas informações e dicas que vão te ajudar.
Neste artigo, você verá:
- O que é gerenciamento de múltiplos projetos?
- Como gerenciar múltiplos projetos? Veja 10 dicas!
- Quais ferramentas de gerenciamento de projetos como freelancer?
Acompanhe e veja quais práticas você deve adotar.
O que é gerenciamento de múltiplos projetos?
Se você lida com mais de um cliente como freelancer e mantém um relacionamento de longo prazo com cada um, então provavelmente tem que seguir orientações diferentes. Por exemplo, um deles pode ser mais informal e descontraído, enquanto o outro valoriza bastante a polidez. E para cada um, você mostra um lado diferente do seu perfil profissional.
Gerenciar múltiplos projetos é entender as suas diferentes demandas e conseguir administrá-las simultaneamente. Separar tempo para todas as tarefas, não misturar as exigências de cada uma e, claro, saber quando é possível encaixar mais um projeto no seu planejamento e quando é melhor priorizar os clientes atuais.
A questão-chave aqui é que todos esses projetos competem pelo mesmo recurso: você. Seu tempo, sua atenção e sua energia são limitados, então é necessário saber em que lugar colocá-los.
Confira também estas leituras complementares:
Como gerenciar múltiplos projetos? Veja 10 dicas de estratégias!
Para freelancers que tentam manter clientes em tempos difíceis, conseguir aceitar e manter mais projetos ao mesmo tempo é de grande importância. Tanto pela maior fidelidade do cliente quanto pela sua reputação enquanto profissional. Sabemos bem que é um desafio, mas não tema. É uma questão de saber como usar seu tempo e sua energia.
Para ajudar você com isso, separamos aqui 10 dicas sobre como gerenciar múltiplos projetos de forma eficiente.
- Organize sua rotina atual.
- Conheça seu tempo médio de realização de cada tarefa.
- Considere tempo para resolução de emergências.
- Agrupe trabalhos semelhantes.
- Tenha um tempo de descanso saudável.
- Busque manter uma coesão entre os projetos.
- Estabeleça um limite de trabalho.
- Conte com aplicativos e ferramentas.
- Analise se vale a pena trazer um novo projeto.
- Não tenha medo de dizer “não”.
Confira!
1. Organize sua rotina atual
Não há como manter múltiplos projetos sem organização. Tempo é o seu recurso mais valioso. Se você quer atender várias demandas ao mesmo tempo, precisa medi-lo e otimizá-lo.
Estabeleça sua rotina atual e tome nota de todas as suas atividades diárias, não só as que têm a ver com o seu trabalho. Assim, quanto chegar a hora de planejar, você tem a informação que precisa em mãos.
2. Conheça seu tempo médio de realização de cada tarefa
Junto com a elaboração de uma rotina, você também deve medir o tempo estimado de cada tarefa. Assim, quando surge uma nova demanda, você sabe quanto tempo precisa para encaixá-la no seu dia. Comece com estimativas mais vagas e tire a média conforme tiver uma amostra maior.
3. Considere tempo para resolução de emergências
É muito bom quando um projeto sai como planejado, mas existem sempre aquele 1% de chance de algo não sair como o esperado. E quando você faz o gerenciamento de múltiplos projetos ao mesmo tempo, essa probabilidade aumenta.
Então, além do tempo de cada tarefa, deixe aquela margem para emergências. Se sobrar, é só se adiantar ou aproveitar um merecido descanso.
4. Agrupe trabalhos semelhantes
Mudar de tarefa exige um tempo de adaptação. Por isso o recomendado é terminar uma antes de ir para a próxima. Mas você pode usar esse fator a seu favor e agrupar tarefas similares, já carregando o impulso de uma na outra.
5. Tenha um tempo de descanso saudável
Descansar é parte da sua rotina de trabalho. Intervalos para comer e se alongar, além de separar o seu horário de trabalho do de descanso, são fatores necessários para a saúde. Não abra mão do seu bem-estar.
6. Reporte regularmente aos seus clientes
Um erro comum no gerenciamento de múltiplos projetos é montar um plano e só se comunicar com o cliente quando ele for concluído. Separe também momentos para notificar cada cliente sobre o andamento das tarefas. Isso vai facilitar bastante seu relacionamento.
7. Estabeleça um limite de trabalho
Este ponto aparece na hora de negociar com o cliente. É comum ajustar a sua proposta de acordo com a demanda, mas você precisa ter um limite de trabalho com o qual se comprometer.
8. Conte com aplicativos e ferramentas
Apps para computador e celular são grandes aliados em qualquer projeto. Pode levar um tempo para se adaptar, mas eles farão uma diferença muito positiva em seu desempenho.
9. Analise se vale a pena trazer um novo projeto
O custo de oportunidade é a principal preocupação ao adquirir novos projetos. Para cada um deles, é necessário preparar uma pauta de reunião, ajustar sua agenda, considerar demandas particulares etc. Tudo isso consome tempo que poderia ser dedicado a outras tarefas.
Se você já está no seu limite ou o projeto em si não compensa, vale mais a pena abrir mão dele agora.
10. Não tenha medo de dizer “não”
Há freelancers que agarram mais projetos do que conseguem carregar por medo de não conseguirem outro. Porém, em muitos casos, dizer “não” a um projeto ruim ou que excederia seu limite é melhor para seu desempenho e sua saúde do que se forçar a aceitá-lo.
Complemente sua leitura com este treinamento em vídeo para melhorar o relacionamento com os clientes:
Quais ferramentas de gerenciamento de projetos como freelancer?
Como mencionamos, aplicativos de gestão serão seus melhores amigos ao fazer o gerenciamento de múltiplos projetos simultâneos. Veja aqui algumas de nossas principais recomendações!
Trello
O Trello é uma ferramenta de criação de quadros KANBAN, que é uma metodologia de gestão de projetos. Você pode usá-la para tomar nota do progresso de diferentes tarefas, com um quadro separado para cada projeto.
Google Agenda
A agenda do Google é bem prática. Você pode criar eventos, adicionar outras pessoas a eles, montar uma rotina e acompanhá-la pelo celular, até montar roteiros de estudo e se preparar para um projeto maior. Também é fácil de usar e só exige uma conta no Gmail.
Notion
O Notion é um aplicativo gratuito para computador e celulares que tem várias funções. Ele serve como bloco de notas, base de dados, quadros de gestão, wiki, lembretes de tarefas e calendário. Também possui opções de personalização para se adequar à sua forma de trabalho.
Com tudo isso em mente, é hora de melhorar o seu gerenciamento de múltiplos projetos para lidar com mais clientes ao mesmo tempo. É muito para digerir, sabemos. Mas se você começar a aplicar essas práticas, pouco a pouco elas vão se tornando hábitos.
Esperamos que essas dicas e informações tenham ajudado. E se você quer mais conteúdo para melhorar seu desempenho profissional, confira também nosso material sobre como profissionalizar sua carreira de freelancer agora mesmo!
Willian Porto 
Juliana Siqueira 
Luiza Drubscky