La digitalización trajo consigo múltiples beneficios y ventajas estratégicas para personas y organizaciones gracias al hecho de llevar al mundo virtual cosas que hacíamos presencialmente de forma tradicional.
Un ejemplo de ello, es el marketing del que se han desprendido técnicas y metodologías como el Marketing de Contenidos para aprovechar los contenidos digitales para atraer y deleitar a los clientes potenciales.
Asimismo son las teleconferencias que, si estás familiarizado con el concepto, entiendes que se tratan de las reuniones virtuales entre varias personas, ya sea a través de llamadas telefónicas (voz), videoconferencias (voz y video) y las basadas en la web.
Ahora bien, ¿sabes cuáles son las principales ventajas de las teleconferencias y cómo tu empresa puede aprovecharlas para elevar la eficiencia en la comunicación? ¡Pues aquí te contamos todo al respecto!
Importancia de usar teleconferencias en tu empresa
La tecnología lejos de distanciarnos de las personas, ha logrado acercarnos más que nunca; una persona que viva en Argentina, puede fácilmente hoy trabajar en una compañía Mexicana como si estuviese dentro de su oficina.
Así pasa con los clientes, ya que una empresa de cualquier parte del planeta puede, gracias a las videollamadas y herramientas de comunicación, conseguir clientes del otro lado del mundo y empezar a aprovechar la inmensidad del mercado global.
Las teleconferencias en este sentido son grandes herramientas de productividad ya que pueden servir como grandes salas de reuniones para múltiples personas al mismo tiempo con diversos propósitos. Por ejemplo, para hacer encuentros de entrega de informes, reuniones de brainstorming, meetups con proveedores, contactos con clientes y muchísimo más.
Sin dudas, es una herramienta que permite conectarse rápidamente y casi sin obstáculos con socios, colaboradores, equipos, clientes o cualquier otro que sea de importancia para tus operaciones.
¡Ahora sí! Descubre los principales beneficios que proporciona este recurso.
5 ventajas de las teleconferencias para un negocio
A continuación, te enseñaremos cómo esta funcionalidad puede ser un factor esencial para los negocios actuales.
1. Mejor seguimiento
Bajo el contexto actual, con empresas cada vez más globalizadas la relación entre colaboradores, clientes y la compañía se han "separado" físicamente mucho más. Lo que nos ha llevado a necesitar herramientas que nos acerquen de nuevo.
Las teleconferencias son un recurso valioso para que los gestores de proyectos, miembros del equipo, los dueños de la empresa y, por supuesto, los clientes puedan llevar un control y seguimiento mucho más cercano.
A través de las reuniones virtuales, ya sean por videoconferencias o llamadas, todas las partes involucradas tienen la posibilidad de generar mejores relaciones profesionales y acompañar los procesos dentro de cada proyecto, para gestionar cada avance y asegurar el éxito.
2. Toma de decisiones rápida
La toma de decisiones en una empresa tradicional era un proceso burocrático, largo y, por supuesto, presencial que podía desfavorecer el cumplimiento de los objetivos.
Gracias a las teleconferencias esto ya no tiene que ser así, dado que el uso de la tecnología facilita el transmisión de la comunicación y el conocimiento generalizado de la realidad operacional para ejecutar acciones rápidas y oportunas que beneficien a toda la organización.
3. Facilita la "remotabilidad"
La "remotabilidad", un nuevo concepto que hace referencia a las características móviles de la comunicación actual, es otra de las grandes ventajas de las teleconferencias. Ya que una persona, sin importar el lugar en el que se encuentre puede estar presente en las reuniones virtuales desde una computadora portátil o un celular.
Un hecho que facilita, en gran medida, la movilidad de las personas, la contratación bajo el esquema del Home Office y el acceso a talentos en cualquier parte del mundo para favorecer los procesos y la calidad de los resultados.
4. Optimización de recursos
Una ventaja de las teleconferencias que es indiscutibles es la forma en que pueden reducir y abaratar costos en comparación a las reuniones presenciales, sobre todo si se componen de muchos integrantes.
Las teleconferencias por videollamada o llamada telefónica pueden albergar decenas de usuarios e incluso miles. Un ejemplo de ellos son los seminarios virtuales que son, de alguna forma, teleconferencias donde unos pocos intervienen y muchos escuchan u observan las informaciones.
¿En qué puede ayudar esto a tu empresa? Pues, en principio a eliminar la necesidad de contratar espacio físico para realizar reuniones de equipo o estas conferencias presenciales donde también son imprescindibles aspectos como mobiliario, equipos electrónicos de sonido, iluminación, alimentación, traslados, entre muchos otros costos.
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5. Favorece a la sinergia y productividad grupal
El hecho de que puedas tener un contacto directo, constante y remoto con tus colaboradores, socios y clientes permite que las empresas puedan diseñar procesos de creación y materialización de valor mucho más efectivos como parte de "un todo".
De esta forma, cada colaborador se sentirá parte del equipo sin importar su distancia y estará al tanto de toda la actividad empresarial.
Asimismo, al tener a disposición herramientas de comunicación para conectar al equipo en cualquier momento y lugar, los tomadores de decisiones puedan transmitir las direcciones rápidamente para favorecer la efectividad y productividad.
¿Convencido? Si es así, ya te mostramos cómo llevarlo a cabo.
Implementar las teleconferencias en tu empresa
Adoptar esta tecnología puede ser sencillo y, a la vez, complejo. Y es que hacerse de soluciones y herramientas para dicho fin es relativamente fácil, dado que solo hace falta adquirir un software o una API según sean tus necesidades.
Sin embargo, para hacer de esto una cultura empresarial e imprimirlo en el "ADN organizacional" hacen falta varios esfuerzos.
Por ello recomendamos:
- Comunica tus expectativas: haciéndole saber a cada miembro, cliente, socio o proveedor de las exigencias o posibilidades que existen para transparentar las interacciones.
- Confía en tu equipo: las teleconferencias son una gran herramienta, siempre y cuando no se use para microgerenciar a cada colaborador. Confía en tu equipo y usa esta solución para potenciar sus capacidades.
- Transmite bien el mensaje: en las teleconferencias, como casi cualquier herramienta de trabajo remoto, la eficiencia en la comunicación es vital para asegurar que todos estén alineados con los propósitos de la empresa.
- Aprovecha la tecnología disponible: existen muchas herramientas de teleconferencias allá afuera que cumplirán tus necesidades, sin embargo, también es cierto que complementarlas puede ser un gran potenciador de negocios por ejemplo, con herramientas como Slack, Trello, Zoom, CRM entre otros.
¡Ya lo tienes!
Con todo esto que te hemos compartido, ya estás listo para aprovechar las ventajas de las teleconferencias a favor de tu negocio.
Ahora bien, si lo que buscas es optimizar otras áreas de tu empresa, como por ejemplo, el área de Marketing debes aprender a documentar y organizar tus procesos.
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