Por Jesús Cárdenas

Publicado el 23 de marzo de 2020. | Actualizado el 20 de marzo de 2020


La gestión de los equipos de trabajo es un aspecto que las empresas de hoy vienen innovando para aprovechar la tecnología e impulsar la productividad y, a la vez, propiciar la comodidad de sus colaboradores. En medio de esa evolución, el Home Office ha surgido como una alternativa excepcional.

El trabajo remoto o, traduciendo literalmente, “oficina en casa”, significa el poder realizar las tareas profesionales y laborales desde un lugar alternativo a una oficina, como el hogar, un café, un espacio de coworking, entre otros.

Gracias al contexto que la transformación digital provee, desde las grandes compañías hasta las PYMES han reflexionado el hecho de que el trabajo remoto es una opción que sus trabajadores desean tener.

De hecho, Owl Labs hizo una encuesta a más de 1.200 empleados estadounidenses, entre 22 y 65 años y descubrieron cosas muy interesantes:

  • 62% trabaja de forma remota, así sea de manera parcial;
  • 22% se sienten más a gusto con su trabajo;
  • 79% son más productivos y más enfocados;
  • 78% experimentan menos estrés mientras trabajan.

Esto evidencia que, el trabajo desde casa, en un espacio de coworking o, incluso desde un lugar público con conexión a Internet, las personas se sienten mejor y con mayor lealtad hacia sus empleadores o empresas.

Entonces te enseñaremos a continuación, los riesgos, mejores prácticas, control y factores de beneficio que tiene el Home Office, tanto para gestores como analistas del segmento de Marketing y otros.

¿Qué dicen las estadísticas del Home Office?

Para tener muy claro el nivel de relevancia que tiene este movimiento, es preciso ver alguno de los resultados en países líderes en innovación, como Estados Unidos.

Todos estos datos evidencian que el Home Office es una respuesta positiva para aquellas empresas que no temen a la innovación y ser disruptivas en aras de conseguir más productividad.

Ventajas y desventajas del Home Office

Llegado a este punto, ya habrás visto que el Home Office a pesar de ser beneficioso para una empresa, también cuenta con retos importantes que hay que saber manejar para lograr la productividad.

A continuación te enseñaremos de manera clara, los beneficios y riesgos que tiene este movimiento:

Ventajas

Flexibilidad

Este factor existe porque se establecen proyectos en lugar de horarios, y es la organización del empleado quien determina el éxito.

Ahorro con gastos de estructura

Ya que los colaboradores no deben estar presentes en una oficina, lo cual permite abaratar costos como electricidad, agua, Internet, entre otros.

Mayor calidad de vida al profesional

Cuando cada miembro puede planear sus comidas y cocinarlas con mayor tranquilidad, además, tendrán más tiempo para ejercitarse, lo que previene la aparición de enfermedades.

Menor nivel de estrés

Debido a la congestión vehicular, transporte público, imprevistos en la vía, favoreciendo a la tranquilidad de cada integrante.

Desventajas

Distancia geográfica entre profesionales

Esto puede generar retrasos en algunos procesos, ya sea por falta de Internet o fallas en el servicio eléctrico, y puede afectar negativamente el flujo de trabajo.

La amenaza de la procrastinación

Fuera de un entorno regulado y delimitado, como una oficina, donde constantemente se está siendo gestionado por un supervisor, es muy fácil postergar las tareas de trabajo o distraerse entre proyectos.

Una manera de evitar este problema es designarle a cada trabajador objetivos diarios o semanales que debe cumplir, sin importar el horario rígido en que lo haga. Más allá de la confianza, este tipo de gestión brinda un flujo más ágil de tareas que beneficia a todas las partes.

Posibles distracciones

No tener jefes o supervisores provoca que los resultados dependen de cada individuo. Además, el estar en casa puede ocasionar que las labores del hogar le roben horas productivas al equipo.

Establecer una estructura de trabajo recomendada, para aprovechar los horarios más productivos de tu equipo, o de cada individuo, es una excelente idea. Además, el compartir una lista de pendientes diariamente, le dará un aviso a tu equipo de lo más importante que toca resolver.

Deficiencias en la comunicación

Por otra parte, al no estar frente a frente con cada profesional, la comunicación puede desmejorar. Para no caer en este problema es clave establecer desde el inicio del Home Office lo que se espera lograr durante la jornada.

Asimismo, el tener reportes diarios y semanales del progreso te ayudará a ver los avances y problemas durante esta modalidad.

Como ves, para que el trabajo remoto pueda funcionar y beneficiar a tu empresa y a sus empleados, es necesario monitorear los progresos.

A su vez, es clave que recomiendes una metodología de trabajo donde prioricen sus labores profesionales sobre las hogareñas en horarios productivos.

Home office para gestores: cómo manejar equipos remotos

Entendiendo que la productividad del trabajo remoto se mide en cumplimiento de tareas y proyectos, más allá de horarios, se pueden aplicar ciertos parámetros en conjunto para aumentar más aún la eficiencia de tu equipo, por ejemplo:

Escoge a los profesionales correctos

No todo el mundo puede ser productivo fuera de la oficina, es por ello que elegir a las personas que han demostrado ser más independientes y enfocados es una excelente idea.

También, es clave asegurarse de que cada uno de los elegidos tenga las herramientas necesarias en casa o en el lugar que decida trabajar es crucial.

En caso de que necesiten datos sensibles que no pueden salir de la empresa o dependan de la interacción presencial con otros compañeros, es recomendable seguir el trabajo de manera tradicional.

Propón reuniones semanales

Tener contacto constante con el equipo que está en Home Office, es una manera de intercambiar información relevante y estar al tanto de sus avances. En cada una de ellas, por ejemplo, se pueden compartir sus tareas de la semana, los problemas que han tenido y cómo los han superado.

Esto puede ser al inicio de cada jornada semanal, o al final de la misma. Así podrás gestionar los proyectos y los recursos para cumplir con tus responsabilidades y asegurar la productividad.

Administra las tareas

Un básico del liderazgo corporativo es asegurarse de que cada miembro del equipo se encuentra trabajando y podrá cumplir con sus responsabilidades.

Acompañar el desarrollo de cada etapa es fundamental, para ello, puedes utilizar un software — de los cuales te hablaremos más adelante — que te permite ver en tiempo real los avances y los problemas que se han generado en el día.

De esta manera podrás hacer una gestión ordenada y genuina de la productividad de tu equipo en Home Office, sin tener que estar “encima” de cada uno, lo cual puede ser contraproducente, ya que obstaculiza sus labores y hace notar que no confías en sus habilidades y disciplina.

Establece plazos firmes

Velar por el cumplimiento de los proyectos y tareas, dentro de las horas o días estipulados, es fundamental para la productividad dentro del Home Office.

Cada acción, tarea o proyecto tiene una fecha de entrega, en medio de las cuales, si se requiere, pueden hacerse reuniones para verificar el progreso o que se deban entregar borradores o propuestas para garantizar el avance.

Acompaña la presencia en cada reunión

Al no estar en el mismo ambiente físico, puede que se pierda un poco de sinergia. Por eso es necesario que todas las partes involucradas dentro de un proyecto se comuniquen periódicamente, intercambien su información y estén al tanto del estatus general.

Poner como regla, la presencia en reuniones matutinas o al final de la jornada es crucial para que puedas monitorear la realidad de las labores de tu empresa.

Como cada empresa es diferente, lo importante es que identifiques aquellos puntos cruciales para el funcionamiento de tu negocio, lo transmitas al equipo y estipules las normas durante el trabajo remoto.

Es clave tener todo esto presente para tomar las medidas y los recursos necesarios para que el Home Office funcione y sea productivo. ¿Sabes qué herramientas y objetos necesitas? ¡Sigue leyendo!

Mejores herramientas de comunicación en Home Office

Ahora bien, cuando cada miembro está en casa, en un hotel, aeropuerto o un café, por separado, es necesario contar con herramientas de comunicación que permita la fluidez de trabajo y facilite la entrega de sus tareas. A continuación, las más populares y funcionales.

Slack

Esta aplicación permite que cada integrante pueda comunicarse instantáneamente con sus colegas y superiores. Además, se pueden crear canales para un tema específico y sustituir las conversaciones laborales para que quede registrada cada interacción.

Durante el Home Office, tendrás que mantener un contacto constante y directo con cada miembro de tu equipo, ya se para estar al tanto del avance, para resolver dudas rápidas o para delegar más tareas.

Asimismo, Slack brinda la posibilidad de hacer videollamadas entre varias personas, lo que facilita mucho la comunicación a la hora de hacer reportes o definir nuevas estrategias en grupo.

Trello

Esta herramienta de gestión de proyectos sirve para muchas cosas, incluyendo la organización de tareas, la creación de nuevos objetivos y el envío de información a compañeros a través de tarjetas que pueden contener texto, imágenes, videos, archivos, fechas de entrega y más.

Con su modalidad GTD (Getting Things Done) puedes crear listas de tareas que contienen ítems con cada acción por hacer.

Con Trello tendrás la oportunidad de compartir con tu equipo cada aspecto del proyecto que hay que completar y, así, llevar un control de los avances.

Google Drive

Si a estas alturas aún no te apoyas en la nube para almacenar, compartir y acceder a la información desde cualquier parte, entonces es momento de hacerlo.

Con Google Drive, un servicio cloud computing gratuito de Google, cada individuo del equipo puede encontrar documentos, presentaciones, programas, videos, imágenes y mucho más, a pocos clics.

Cuando se aplica el Home Office tienes que asegurarte que la información fluya rápidamente y que cada uno del equipo tenga los recursos que necesita para completar sus responsabilidades. 

Asimismo, con este servicio, puedes determinar quién puede ver, editar y compartir la información, lo que te da un control absoluto sobre cada material.

Pero, ¿cualquier herramienta de comunicación te conviene?

La respuesta es no. Programas y herramientas como WhatsApp y Telegram pueden ser creadoras de distracción, ya que la mayoría de nosotros tenemos grupos de amigos y familiares en estas aplicaciones, lo que facilita el desenfoque del trabajo.

Es muy importante garantizar que durante el Home Office cada integrante del equipo estará atento y comprometido con sus labores, y utilizando herramientas de comunicación puedes visualizar con tus propios ojos quién lo está y quién no.

Aprende a distribuir las tareas eficientemente durante el Home Office

Algo que es un poco complicado para los gestores de equipos es entender que la productividad de una empresa no necesariamente se mide en horas de trabajo.

Cuando el Home Office se hace una opción o una necesidad dentro de la dinámica laboral es clave reconocer que para medir la eficiencia es recomendable hacerlo a través de tareas u objetivos alcanzados.

Para trabajar de esta manera, lo esencial es establecer metas y objetivos diarios, semanales y mensuales, como ya lo hemos mencionado anteriormente. Pero lograr resultados óptimos depende de cuán buenos seamos para asignar dichas tareas.

Ahora bien, una clave del Home Office es dejar elegir los roles de vida de cada integrante del equipo. Sabiendo esto, es posible conectar cada uno con las aspiraciones de la empresa y designar las tareas — las urgentes y las importantes — de acuerdo a las competencias y disponibilidad de cada uno.

Recursos necesarios para el Home Office

Los freelancers conocen estos objetos y herramientas a la perfección, pero una persona que acostumbra laborar en una oficina quizá no lo tiene muy claro, por ello, aquí está lo más esencial:

Computadora

No puede ser la misma que la de uso personal, pero esto dependerá de las posibilidades de la empresa y las propias del empleado. Contar con una portátil es recomendable, excepto para aquellos que se dedican al diseño, que necesitan algo más potente.

Buen acceso a Internet

Estar conectado es crucial, así que contar con banda ancha es la norma. Además, debes asegurarte que cada integrante tenga un plan y un proveedor de confianza que le de estabilidad y rapidez a su conexión.

Periféricos

Todo lo necesario para agilizar las labores, como mouse, teclado, impresora, escáner, cámara de video, audífonos, entre otros, forman parte de los recursos que un trabajador de Home Office debe tener. Incluso, en casos serán necesarios dos monitores para hacer más práctica la jornada.

Mobiliario

Una silla profesional, escritorio ergonómico, estantes, libros son claves para aumentar la productividad en las horas de trabajo, además de darle la comodidad y la funcionalidad que se necesita para cumplir sus responsabilidades.

Acceso a softwares

Los abstractos también son claves, ya que cada integrante debe contar con los programas — correo electrónico, VPN, mensajería, de copias de seguridad, entre otros — que sean necesarios para trabajar y que pueda ser monitoreado por sus supervisores.

Esto, junto a los materiales de oficina requeridos, buena iluminación y, celular, son algunos de los recursos fundamentales para que el Home Office se ejecute con armonía y fluidez.

Por último, algunas recomendaciones para los empleados durante el Home Office.

Buenas prácticas para evitar distracciones y ser más productivo durante el Home Office

Si has llegado hasta aquí, ya puedes asumir algunas, sin embargo, te daremos ciertos consejos extra para que se los transmitas a tus compañeros de equipo o liderados.

  • comunícale a tu familia que estás trabajando: de esta manera quien viva contigo sabrá que, aunque estás en casa, no puedes atender los quehaceres.
  • Aleja las distracciones: tu teléfono, televisores, incluso tu mascota, pueden retener tu atención y alejarte de tu objetivo.
  • Organiza un espacio especial para trabajar: dispón así sea un pequeño rincón en tu sala para trabajar. Asimismo, mantenla limpia y organizada para no interferir con tu concentración.
  • Determina un horario: además del que te impone el jefe, debes disciplinar tu mente para que, durante un período del día solo esté enfocada en tus labores profesionales.

Con estos consejos podrás asegurar que tu productividad no se verá mermada durante el Home Office y que, por el contrario, podrás ser más eficiente y disciplinado mientras lo realizas desde cada o cualquier otro lugar que dispongas.

El principio del año 2020 para todo el mundo ha significado un cambio en la rutina y las actividades normales del día a día.

Con la aparición del Covid-19, las empresas de todo el planeta han tenido que repensar sus estrategias y sus métodos para seguir funcionando a pesar de la contingencia.

Apoyarse del Home Office es una manera muy inteligente de sobrellevar esta situación y, al mismo tiempo, garantizar la producción, la efectividad y la protección financiera de los empleados.

¿Estás listo para seguir aprendiendo sobre productividad? Conoce cuáles son y cómo poner en práctica las claves de la productividad.

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