Oficina o home office: cuál elegir para tu empresa en 2021

En el año 2021, ¿el formato de trabajo en tu agencia será home office o presencial? Antes de tomar cualquier decisión debes tener en cuenta aspectos importantes. ¡Para que lo hagas de manera asertiva hemos preparado este post con los mejores consejos!

Oficina o home office

    2020 fue un año difícil para el mundo de los negocios y que demandó una gran esfuerzo de los especialistas en mercadotecnia y de los líderes empresariales debido a la pandemia, ya que obligó a las empresas a adaptarse a una nueva realidad.

    En el caso de las agencias, muchas adoptaron el trabajo a distancia de forma temporal hasta que pasó el período de aislamiento. Pero, después de lo peor de la crisis, ¿qué formato elegir: home office o presencial? En este artículo destacamos características de ambas modalidades para que elijas la que mejor se adapte a tus necesidades.

    ¡Continúa leyendo para comprender mejor!

    La pospandemia y el home office: ¿tu agencia está lista?

    Al principio el plan de la mayoría de las empresas fue seguir el modelo de home office durante la pandemia y volver al trabajo presencial apenas lo permitieran las condiciones sanitarias. El tema es que durante la pandemia algunas agencias decidieron adoptar este formato de manera permanente porque les resultó mucho más productivo.

    Sin embargo, aunque la estructura del trabajo a distancia parezca más sencilla y económica no debemos engañarnos por las primera impresiones, es necesario que tu organización cuente con las condiciones adecuadas para que esta modalidad ser bien ejecutada.

    A continuación hablaremos sobre algunas de ellas. ¡Continúa leyendo!

     Comunicación

    En el entorno presencial de la agencia, es más fácil la comunicación entre colegas y, además, puedes supervisar tus equipos y saber qué están haciendo en todo momento. No ocurre lo mismo cuando el trabajo es remoto, ya que cada uno realiza su tarea sin tener una percepción del colectivo.

    Por lo tanto, la comunicación debe estar bien establecida a través de canales en línea y un código de buenas prácticas, que incluyen una intranet donde todos los empleados estén registrados y reuniones periódicas para que los equipos sepan en qué fase se encuentra el trabajo de sus colegas.

    Soporte

    De vez en cuando, el equipo de la agencia necesita servicio técnico, por ejemplo para las computadoras que utilizan los empleados. Pero, ¿cómo hacer esto cuando el trabajo se realiza a distancia?

    Primero, el equipo o la persona responsable de TI debe estar disponible para atender a los miembros de la agencia a través de programas como TeamViewer, en caso de que tengan un problema de software.

    En casos más urgentes, otra posibilidad es coordinar reuniones presenciales — obviamente que siguiendo los protocolos sanitarios — si es necesario, por ejemplo reparar o cambiar el hardware.

    Control de actividad

    Es importante que también puedas evaluar el desempeño de las personas que forman parte de la empresa y cuánto tiempo le dedican a cada tarea. Esto, generalmente, se administra sobre la base de la confianza, pero se recomienda que tengas una herramienta capaz de gestionar este trabajo.

    Home office o presencial: ¿cuáles son las principales diferencias?

    Bien, llegó el momento de compararlos directamente, a seguir te vamos a comentar las diferencias entre estos dos tipos de trabajo. ¡Ahora viene lo mejor!

    Trabajo presencial la forma clásica

    Veamos primero las características principales de la modalidad que hasta hace poco tiempo era las más común.

    Lugar

    La primera característica que se observa en el trabajo presencial es que debe realizarse en un lugar específico, como una oficina. Por lo tanto, todos los empleados deben ir allí en días y horarios combinados para realizar las funciones para las que fueron contratados.

    Equipamiento

    Debido a que el trabajo se realiza en un lugar físico, es responsabilidad de la empresa proporcionar todo lo necesario para que se cumplan las tareas.

    Aunque la mayoría de los miembros de la agencia solo necesitan una laptop para operar, otros pueden requerir equipos más específicos. Por ejemplo: alguien que trabaje en la producción de videos necesitará un estudio, además de instrumentos como una cámara, luces y micrófono.

    Clima organizacional

    Algo que no se puede dejar fuera de esta relación son los beneficios que implica un buen clima de trabajo producto de la interacción entre los colaboradores de una empresa ubicada en un espacio físico, que incluyen agua, café, snacks y también bebidas en happy hours.

    Estos tres elementos son fundamentales para promover un mayor compromiso entre los miembros de la agencia, lo que puede optimizar el desempeño durante el trabajo y mejorar los resultados.

    Home office la nueva normalidad

    ¡Y ahora veamos cómo funcionan estas características en la modalidad home office que se convirtió en tendencia en la nueva normalidad!

    Lugar

    Como su nombre lo indica, el lugar de trabajo de quienes practican esta modalidad es el propio hogar. Por supuesto que hay excepciones, ya que algunas personas optan por trabajar en espacios de coworking, por ejemplo. Pero, en cualquier caso, la principal característica de este modelo sigue siendo: el trabajador es el responsable de organizar el propio entorno de trabajo.

    Algunos profesionales tienen dificultades para adaptarse a la oficina en casa, especialmente aquellos que viven en apartamentos pequeños y no pueden diferenciar entre trabajo y ocio, ya que todos se desarrollan en el mismo lugar.

    Equipamiento

    El equipamiento es otro punto que merece atención aquí. En algunos casos, son ofrecidos por la propia empresa para que sus empleados puedan trabajar. En otros, son los propios empleados los que necesitan una computadora, auriculares, entre otros accesorios para realizar sus funciones.

    Además, las facturas de Internet y electricidad también corren a cargo del trabajador. Algunas empresas ofrecen asistencia en la oficina en casa para pagar estos costos, aunque contratar una Internet de calidad puede ser un desafío según la ubicación.

    Clima organizacional

    Los beneficios de la hora del café y similares no existen en el home office… O mejor dicho, no existían, pues ya han sido creadas soluciones digitales para que los trabajadores puedan tener su tan merecido happy hour virtual.

    Herramientas como Airmeet, por ejemplo, permiten que las personas se reúnan en línea. A diferencia de Zoom, que está orientado a reuniones de negocios, la propuesta de Airmeet es que las personas tengan momentos de relajación e intercambios informales.

    ¿Cómo establecer un equilibrio el home office y el trabajo presencial?

    Para hablar de equilibrio, primero debemos recordar y comprender cuál fue el motivo que provocó que las empresas tuvieran que cambiar del formato presencial al de home office.

    Con el inicio de la pandemia, muchas empresas — principalmente en las áreas de comunicación, marketing y tecnología — rápidamente incorporaron la modalidad home office. Otras, siguiendo los protocolos sanitarios, retomaron paulatinamente el trabajo presencial a partir del segundo semestre de 2020

    Por conveniencia o seguridad, muchos empleados decidieron seguir trabajando en casa, incluso con la posibilidad de volver a hacerlo en el espacio de oficina. Esto dio lugar a un modelo híbrido de trabajo, ejecutado tanto de forma presencial como online.

    Google, por ejemplo, reveló que considera seguir este formato cuando finalice el aislamiento, lo que fortalecerá aún más esta tendencia.

    Equilibrio mediante formato híbrido

    En el año 2021, las empresas que adopten la forma híbrida probablemente tendrán el trabajo a distancia como base y el trabajo presencial como complemento a sus actividades. No será obligatorio, pero sí recomendado para quienes prefieran el espacio de oficina para trabajar.

    Sin embargo, esto plantea otro punto importante: la ubicación física de la empresa. Teniendo en cuenta que no todos los empleados estarán en ahí, es difícil saber de cuánto espacio disponer. Como el trabajo presencial es opcional, tener una oficina que tenga lugar para todos los empleados no es rentable, ya que sería una pérdida de espacio y dinero.

    Pronto, empresas y agencias podrán adherirse a la idea de trasladar su espacio físico a coworkings. Al contratar dicho servicio, las empresas pueden poner a disposición de sus miembros un número limitado de mesas, además de tener la posibilidad de reducir o ampliar este espacio según sea necesario.

    En cuanto a planificación y practicidad, unirse a los coworkings acaba siendo una opción muy viable para las agencias que necesitan adoptar el modelo híbrido, ofreciendo la opción de trabajar desde casa o desde la oficina.

    Por tanto, en este formato será necesario que los empleados programen con antelación sus espacios de coworking para evitar overbooking si, en algún momento, todos deciden trabajar presencialmente y no hay suficientes vacantes.

    Los profesionales que seguramente necesitarán reservar espacio de oficina son aquellos que trabajan con servicio al cliente y ventas. A menudo, los analistas de servicios deben reunirse en persona con los clientes para organizar una sesión informativa o explicar en detalle cómo funciona una campaña.

    Los vendedores pueden tener la misma necesidad al cerrar grandes negocios. Si bien las técnicas de ventas internas permiten que las ventas se realicen en línea, las empresas más tradicionales todavía prefieren hacer negocios en persona, mirando directamente a los ojos.

    ¿Cómo impacta la alternativa del home office en la calidad de vida de los profesionales?

    Una vez adoptado el home office, la calidad de vida de las personas se ve modificada. Los siguientes son los principales aspectos que se ven impactados por la rutina de trabajo. 

    Tiempo

    Una de las principales ventajas que aporta el home office es el tiempo. Aquellos que viven lejos de la oficina pierden mucho tiempo con traslados. Estas horas podrían emplearse mejor con otras actividades, ya sea trabajo o descanso, como, por ejemplo, estar con la familia.

    Trabajar desde casa ha traído esta posibilidad de acercar a todos a sus familias, especialmente si también están practicando el aislamiento que determinan las pautas de seguridad en el combate a la pandemia.

    Sin embargo, si, por un lado, estar con la familia es beneficioso, para otras personas no tanto, especialmente aquellas que tienen hijos pequeños. Durante la cuarentena o durante las vacaciones escolares, es común que los niños exijan mucho tiempo y atención a sus padres.

    Comodidad

    La casa debe ser el espacio más cómodo para las personas, después de todo, es el lugar donde pasamos nuestros momentos de ocio y relajación. Por esta razón, el ambiente del hogar puede transmitir comodidad a quienes trabajan en casa.

    Imagínate despertarte, desayunar y no tener que salir corriendo para llegar a la oficina a tiempo. Simplemente vas a otra habitación, enciendes la computadora y comienzas la jornada laboral.

    Sin embargo, para que este momento también sea cómodo, son necesarias algunas precauciones, como, por ejemplo, la ergonomía. Una buena mesa y una silla son fundamentales para que el trabajo no deteriore la postura y cause problemas, especialmente en la columna.

    Sin dudas estamos en un momento de decisiones, si eres de los que vas a continuar haciendo de tu casa tu oficina debes aplicar algunas buenas prácticas para que no perder la eficiencia, en nuestro post Home Office: guía de buenas prácticas para trabajar en casa sin perder la productividad te contamos todo sobre ese tema. ¡Léelo ya mismo!

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    Ivan de Souza Rock author vector
    Editor en jefe internacional de Rock Content y consultor de marketing digital, fascinado por el marketing de contenidos y admirador de la cultura japonesa.

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