Conocer qué es un diagrama de flujo no solo puede ser útil para ser más organizados y eficientes mientras observamos el panorama general de un proyecto; también tiene una gran funcionalidad cuando los incluimos en una estrategia de Marketing.
Son excelentes para presentar información específica de una manera innovadora que ayuda a impulsar las conversaciones ya sea dentro de un equipo de trabajo, como entre empresa y potenciales clientes o consumidores.
Los diagramas de flujo son diferentes de otros tipos de gráficos porque tienen una forma única de mostrar información que contribuye a crear una mejor comprensión en la organización.
¡Sigue leyendo, abajo encontrarás más información importante!
¿Qué es un diagrama de flujo?
No son más que la representación gráfica de los datos o el algoritmo para una mejor comprensión del código visualmente. Gracias a esta herramienta podremos observar soluciones paso a paso a un potencial inconveniente, algoritmo o proceso.
En concreto, ¿qué es un diagrama de flujo? En pocas palabras, este recurso es una imagen de los pasos separados de un proceso en orden secuencial.
Es una herramienta genérica que se puede adaptar para una amplia variedad de propósitos y se puede utilizar para describir varios procesos, como de fabricación, administrativo o de servicio, o un plan de proyecto de mercadotecnia; es un instrumento común de análisis de procesos.
Los elementos que pueden incluirse en un diagrama de flujo son:
- una secuencia de acciones;
- materiales o servicios que ingresan o salen del proceso (entradas y salidas);
- toma de decisiones;
- personas que se involucran;
- tiempo involucrado en cada paso y/o métricas del proceso.
¿Cuándo utilizar un diagrama de flujo?
Entre los usos más comunes para lo que es un diagrama de flujo, encontramos:
- desarrollar la comprensión de cómo se lleva a cabo un proceso;
- estudiar un proceso de mejora;
- comunicar a otros cómo se realiza un proceso;
- cuando se necesita una mejor comunicación entre las personas involucradas en el mismo proyecto;
- para documentar los pasos de un proceso y su planificación.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo en marketing?
Comprender qué es un diagrama de flujo no es suficiente cuando relacionamos el concepto con el Marketing, y, es que, los flujos de trabajo de este tipo varían entre diferentes empresas, equipos y objetivos de los equipos de mercadotecnia.
Sin embargo, todos los procesos comerciales de marketing se reducen a un pequeño conjunto de procesos comunes sin importar el tipo de negocio en el que nos encontremos.
A pesar de las diferencias en el contenido, el tipo de producto que se vende o la estructura del equipo, los ejemplos de flujo del proceso de marketing que podrán ser trabajados de una forma más organizada gracias al diagrama de flujo, pueden ser los siguientes:
- Investigación de mercado: recopilación de información sobre las necesidades y preferencias del potencial cliente.
- Marca: análisis y la planificación de la apariencia, la sensación y los mensajes específicos de un producto o servicio para garantizar que las buyer personas o públicos objetivos perciban un producto de cierta manera.
- Publicidad: el proceso de recopilación de información sobre las necesidades y preferencias del público objetivo.
- Campañas de marketing: el elemento vital de cualquier departamento de marketing que es la distribución de mensajes de mercadotecnia dirigida a las audiencias de forma rutinaria y basada en procesos.
- Creación y gestión de contenidos: proceso de mantenimiento de una buena imagen pública entre los consumidores a través de comunicaciones estratégicas.
- Relaciones Públicas: proceso de mantener una buena imagen pública entre los consumidores a través de comunicaciones estratégicas.
- Alianzas de proveedores: el proceso de alinearse con proveedores clave que brindan productos o servicios específicos que necesita para un proceso comercial de marketing exitoso.
- Informes de campaña: el proceso de informar sobre los KPI de marketing específicos de la campaña a partes internas, como gerentes y ejecutivos, y partes externas.
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¿Cómo hacer un diagrama de flujo básico?
Ahora sí, vamos a entrar en el paso a paso de cómo hacer un diagrama de flujo básico.
1. Identifica el problema
¿Cuál es el proceso que necesita ser visualizado? Escribe el título en la parte superior del documento.
2. Haz una lluvia de ideas sobre todas las actividades que estarán involucradas
En este punto, secuenciar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los que sean necesarios para el proceso:
- decide qué nivel de detalle incluir;
- determina quién hace qué y cuándo se hace.
3. Determina los límites
Acá tendrás que preguntar y responder:
- ¿Dónde o cuándo comienza y se detiene el proceso?
4. Señala y secuencia los pasos
Es útil tener un verbo al comienzo de la descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada acción o decisión detallada.
5. Dibuja los símbolos básicos del diagrama de flujo
Cada elemento en un mapa de procesos está representado por un símbolo de diagrama de flujo específico, que juntos representan símbolos de mapeo de procesos:
- óvalos muestran el comienzo o el final de un proceso;
- rectángulos muestran una operación o actividad que debe realizarse;
- flechas representan la dirección;
- diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que salen de un diamante generalmente están etiquetadas con sí o no; solo sale una flecha de un cuadro de actividad. Si es más de lo necesario, probablemente deberías usar un diamante de decisión;
- paralelogramos muestran entradas o salidas.
6. Finaliza el diagrama de flujo del proceso
Revisa el diagrama de flujo con otras partes interesadas (miembros del equipo, trabajadores, supervisores, proveedores, clientes, etcétera) para garantizar de que todos estén de acuerdo.
Asegúrate de haber incluido información importante del gráfico, como un título y una fecha, lo que facilitará la referencia.
Entre las preguntas útiles para hacer, encontramos:
- ¿Se está ejecutando el proceso como debería?
- ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso trazado?
- ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
- ¿Hay algo redundante?
- ¿Falta algún paso?
¡Es todo por ahora!
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