Administrar el tiempo y ejecutar actividades dentro de un plazo son desafíos que enfrentan muchas empresas en su rutina, sobre todo en departamentos como Marketing o Ventas. Incluso un equipo con buen desempeño, experimentado y capacitado puede enfrentar dificultades durante el progreso y la finalización de un proyecto.
La mejor manera de evitar retrasos o fallas en los procesos es adoptar un cronograma como herramienta de gestión y organización de tareas, garantizando que todos los pasos se visualizarán y completarán de manera oportuna.
En este post te mostraremos qué es un cronograma y te explicaremos la importancia que tiene para las empresas. Asimismo, estarás al tanto de los beneficios de esta herramienta y cómo relacionarla con el diagrama de Gantt. ¡Buena lectura!
¿Qué es un cronograma?
El cronograma es una herramienta utilizada para la planificación, el control y la gestión de proyectos. Este recurso establece los tiempos ideales esperados para la realización de cada tarea, evitando demoras y favoreciendo que las actividades se ejecuten con la consistencia necesaria.
Es posible que hayas escuchado la frase "el tiempo es oro". En un contexto corporativo, esto significa que el incumplimiento de algunas actividades o etapas de un proyecto puede afectar la productividad, el desempeño y la rentabilidad del negocio.
Etimológicamente, la palabra 'cronograma' proviene del griego ('kronos' significa tiempo y 'gramma' se refiere a algo escrito o dibujado). Es decir, una demostración gráfica y en tiempo determinado de varias actividades pertenecientes a un proyecto o rutina.
Muchos factores influyen en el cumplimiento del cronograma y la productividad del ambiente de trabajo. Según el Reporte de Economía y Desarrollo 2018, México registró una productividad total de 43% con relación a la acumulada por Estados Unidos.
Dispositivos y herramientas modernas, tasas de educación más altas, inversión en innovación y entornos comerciales más favorables son algunas de las razones que hacen que el entorno sea más productivo. Es importante tenerlos en cuenta para que el cronograma sea acorde a la realidad de tu empresa.
Relación entre el cronograma y el diagrama de Gantt
Las dos herramientas tienen objetivos similares y se complementan entre sí. El diagrama de Gantt controla el cronograma del proyecto. Las ilustraciones gráficas representan la evolución de las etapas y el plazo para completar cada una de ellas.
El diagrama tiene barras de colores que ayudan a visualizar y monitorear las tareas. Para cada profesional del equipo involucrado en el proyecto, existe una descripción de las responsabilidades y plazo de ejecución. Así, el grupo se ayuda entre sí y cumple con el tiempo previsto.
Los costos, el consumo de tiempo y los recursos utilizados se miden en un cronograma visualizado en el diagrama de Gantt. Es posible definir cambios o cambios en el proyecto antes de que las inversiones se conviertan en pérdidas por no aprovechar una idea.
¿Qué importancia tiene el cronograma en la organización de tareas?
Ahora que sabes qué es un cronograma, hablemos de su importancia.
Con el cronograma en la mano, el gerente y el equipo pueden discutir las mejores prácticas e identificar aquellas que mejor se adapten al alcance del trabajo. Los objetivos están mejor definidos, facilitando la comunicación y el trabajo entre los integrantes.
El análisis de costos y la factibilidad son dos percepciones que van juntas y que necesitan apoyo para ayudar a completar el proyecto. La función del cronograma es mostrar prioridades y validar el tiempo de entrega.
Si el proceso paso a paso está bien preparado y las variables son consideradas, la persona que firma el proyecto seguramente podrá tomar acción en caso de imprevistos que puedan impactar en el resultado final.
Al buscar los servicios de una empresa, el cliente desea encontrar un equipo especializado y listo para cumplir con todas sus expectativas. Puede ser que no reconozca realmente lo que quiere, pero busque apoyo y soluciones de quienes tienen experiencia en el tema.
Esto hace que el estado de ansiedad por los resultados sea natural. Por lo tanto, el cronograma debe ser utilizado para armar la estrategia e incluso componer el material de presentación del proyecto y los plazos para la ejecución de cada etapa.
La organización y la planificación son factores esenciales para que un cliente se sienta seguro y cierre un contrato con tu empresa. El cliente necesita sentir que ha encontrado la solución a un problema o el diferencial en tu negocio.
¿Cuáles son los objetivos de un cronograma?
El cronograma tiene objetivos claros y bien definidos, pero requiere un correcto cumplimiento y un cuidadoso seguimiento para evitar retrasos o reelaboraciones.
Identificar una secuencia de tareas
Un proyecto tiene muchas tareas, con particularidades imprescindibles. Cada paso puede presentar una secuencia con menor o mayor complejidad. La adición al cronograma facilita la verificación diaria para que no corras el riesgo de olvidarla.
Mantener los plazos claros
¿Cuáles son los plazos para completar uno o más pasos? A menudo, el equipo sabe qué hacer, pero no qué es una prioridad, lo que puede comprometer la entrega o cambiar los planes iniciales.
Además, es posible que los miembros del equipo no trabajen en conjunto y que una tarea se complete antes, cuando en realidad debería esperar por una adición o ajustes. El tiempo se mide por plazos y debe ser aprovechado.
Ayudar en la planificación estratégica.
Cada proyecto tiene un plan: aumentar la visibilidad del mercado, alcanzar los objetivos de ventas, servir a un nicho específico, captar clientes, lanzar un nuevo producto, mantener una ventaja competitiva, entre otros.
Para cada objetivo se debe desarrollar una estrategia personalizada con foco en la consecución de resultados. El diseño de fases y etapas ayuda a la planificación estratégica y optimiza los procesos.
Mostrar retrasos
Como decíamos, los retrasos no son bien recibidos por los clientes que contratan un servicio. Por supuesto, los eventos imprevistos ocurren y pueden afectar el progreso, pero recuerda que la confianza se basa en la capacidad de la empresa para entregar el proyecto a tiempo.
¿Cuáles son los beneficios de usar un cronograma?
Cualquier herramienta que tenga como punto culminante el control y gestión de tareas, tiene un carácter beneficioso y enriquecedor. La ventaja competitiva comienza con el mapeo y el control de las actividades que se realizarán.
Son muchos los beneficios, pero los más importantes son los siguientes:
- estimar el tiempo de las actividades;
- asignar mejor los recursos;
- aumentar el enfoque y la productividad;
- anticipar los fracasos.
Sería genial estar seguro del éxito de un proyecto: los plazos, el budget y los recursos, como mano de obra, equipos y herramientas, estarían mejor asignados y distribuidos, pero la satisfacción radica en la capacidad de hacer de los desafíos la mejor arma para superar las incertidumbres.
Descubre la importancia de una buena gestión de cronogramas
La gestión del cronograma define un conjunto de procesos necesarios para garantizar que el proyecto cumpla con la fecha límite. Si el cronograma ofrece una visión de las actividades, sus relaciones y el tiempo disponible para la ejecución de las tareas, la gestión del cronograma orquesta todos estos elementos para que sean coherentes con la realidad de la empresa.
Para administrar el cronograma, debes tener un plan que establezca las políticas y los procedimientos para crear y realizar un seguimiento de ese cronograma. Básicamente, este plan incluye los siguientes elementos:
- definición de actividades;
- secuenciación de tareas;
- duración estimada de los procesos;
- desarrollo del cronograma;
- control del cronograma.
Este estudio preliminar para establecer el cronograma marca la diferencia en la productividad de una empresa. Después de todo, el resumen de un proyecto no siempre define claramente qué actividades deben llevarse a cabo.
Una cuidadosa observación de los recursos disponibles, así como el conocimiento del equipo, asegura que los trabajos sean más fructíferos.
¿Cómo hacer una buena gestión de cronogramas?
La gerencia establece procedimientos y políticas para planificar y gestionar la programación, así como fomentar hábitos más productivos. Además, identifica las actividades específicas para producir los entregables del proyecto, así como las relaciones de dependencia entre las actividades. ¡Descubre los pasos!
Controlar los plazos
Las fechas estipuladas para tus proyectos deben cumplirse. Por eso es tan importante entregar plazos acordes a la realidad de tu equipo, para que no te agobies.
Independientemente de la herramienta de control que utilice tu empresa, asegúrate de que tenga un espacio para que los protagonistas de los proyectos informen el estado de la tarea. Por lo tanto, tendrás una idea más transparente sobre el progreso de las actividades.
Garantizar la calidad del trabajo
En la prisa por entregar un proyecto en poco tiempo, muchas empresas terminan fallando en la calidad del servicio. Por lo tanto, al definir los plazos de tus proyectos, asegúrate de que tu equipo pueda tener tiempo suficiente para entregar un resultado satisfactorio.
Con una buena planificación, se tiene más idea de los pasos a seguir para alcanzar las metas establecidas. Mantente muy atento a este aspecto en tus negociaciones.
Cuidado con demasiada información
La información es necesaria para que el cronograma fluya sin problemas y la planificación sea cada vez más simple, pero los datos irrelevantes pueden retrasar mucho al equipo. La gestión de cronogramas no puede convertirse en una carga para los involucrados; de hecho, él está allí para aliviar la rutina.
Usar tecnología
El flujo de información dentro de las empresas, incluso las pequeñas, es grande, y es común que los empleados y gerentes se sientan perdidos entre tantos datos y proyectos que cuidar. Afortunadamente, hay una serie de plataformas que facilitan la gestión de cronogramas.
Como señalamos en los siguientes temas, cada uno de ellos tiene beneficios. Lo importante es que los recursos estén alineados con la dinámica de tu negocio.
Herramienta para la gestión de cronogramas
Para administrar el cronograma, los niveles de productividad o tener una idea del progreso de los proyectos, existe la herramienta Studio. ¡Toma nota!
Studio es un software de gestión dirigido a empresas, que permite no solo la gestión de trabajos, sino también la de clientes. Con él, es posible consultar las horas aplicadas en el proyecto para facilitar el presupuesto de trabajo.
Además de permitir una mejor visión de los flujos de proyectos, incluidas las refactorizaciones, Studio también facilita la organización financiera de los administradores de las organizaciones a través de la conciliación automática.
Los perfiles de los clientes también se pueden estandarizar para que la empresa registre las preferencias laborales y la información relevante. Hay 3 planes disponibles: gratis (básico), empresarial (intermedio) y corporativo (avanzado).
3 técnicas para ayudarte a gestionar el tiempo en tu empresa
Tan importante como administrar el cronograma es administrar el tiempo en tu negocio. Algunas herramientas pueden contribuir a la productividad de tu equipo, como las siguientes.
1. Método Kanban
Kanban es un método de gestión de proyectos que te ayuda a agrupar tareas en un tablero que se divide en listas. Las tareas se colocan en tarjetas, que se mueven entre las columnas "en progreso", "completadas" y "iniciando".
2. Método Pomodoro
La técnica Pomodoro es muy democrática, siendo utilizada por empresas, estudiantes y profesionales de diferentes áreas para aprovechar mejor su tiempo. Crea una división de los flujos de trabajo en intervalos de tiempo, lo que llamamos “pomodoro”, de 25 minutos.
Pomodoro funciona de una manera simple:
- Enumera las tareas a realizar.
- Pon un temporizador a 25 minutos.
- Selecciona una tarea y trabaja en ella sin interrupciones durante 25 minutos.
- Cuando se acaben los 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos para hacer algo relajante.
- Tras el descanso, retoma la faena para otro “pomodoro”.
- Después de cuatro pomodoros, toma un descanso más largo de 30 minutos.
- Cuando termines la tarea, quítala de tu lista.
Hay algunas extensiones de navegador que ayudan a implementar Pomodoro: Marinara: Pomodoro® Assistant y Tomato Timer son las más adecuadas.
3. Método GTD
La metodología Getting Things Done (GTD) utiliza 5 pasos para brindarte un mayor control sobre tus tareas:
- Captura: piensa en lo que requiere tu atención y haz una lista.
- Aclaración: analiza cada pieza de información y descubre qué requiere acción o no.
- Organización: organiza elementos que requieren acción y haz listas, separando tareas según similitudes.
- Reflexión: revisa tus listas para asegurarte de que no falte nada.
- Compromiso: realiza las tareas descritas en tus listas.
¿Cómo crear un cronograma para tu empresa?
Escucha al cliente y lo que quiere de tu organización. Luego crea un cronograma basado en la información recopilada en la fase de brainstorming.
- Define el alcance: cuáles son las características principales del proyecto y cómo tu empresa pretende aprovechar la oportunidad para transformar una buena idea y una acción concreta para el cliente.
- Construir la EDT (Estructura Analítica del Proyecto): una vista macro del proyecto es importante, pero estructurarlo en capas para analizar los detalles y seguir los plazos con seguridad, dinamismo y practicidad en la gestión del proyecto es mucho más efectivo.
- Define clientes y proveedores: tus clientes y proveedores deben estar en sintonía con la forma en que operas y funciona tu compañía, favoreciendo la comunicación y las demandas del proyecto.
- Crea secuencias de tareas: un trabajo secuencial puede no ser perfecto, pero debemos estar de acuerdo en que los riesgos se reducen.
- Estima la duración de las actividades: hay actividades que requieren más o menos tiempo para completarse. Saber marcar el tiempo asignado y garantizar la eficiencia del proyecto.
- Asigna la responsabilidad de cada tarea: no es necesario abrumar a un profesional con tantas tareas. La distribución de responsabilidades tiene un aspecto motivacional y favorece la sana competitividad.
- Construye el cronograma: pasar del campo de las ideas al campo de la ejecución requiere organización y orientación sobre los pasos del equipo. El cronograma es primordial para empezar y proceder.
Cualquier tipo de empresa puede utilizar el cronograma como herramienta de gestión. Sirve para proyectos, actividades cotidianas que involucran costos, personas y procesos.
Estas son adiciones significativas que elevan el estándar de excelencia y otorgan autoridad a la marca en el mercado.
Si te gustó este post sobre la importancia de la programación y quieres mejorar aún más el rendimiento de tu negocio, ¡aprende todo sobre la productividad y cómo estimularla en tu empresa!
