Según los datos de la encuesta Marketing Tools LATAM 2019, más de un 11,4% de las empresas latinoamericanas no usa ninguna herramienta como esas.
La era digital está aquí, sin embargo muchos directivos de organizaciones no consideran necesario automatizar sus tareas una vez que "la empresa no es lo suficientemente grande y aún pueden manejarlo manualmente".
Infelizmente, no toman en cuenta que se encuentran en un constante crecimiento y que además pierden bastante tiempo en informar sobre tareas, reunir al equipo, organizar reuniones, asignar recursos, entre otros.
Y en tu empresa, ¿cómo se hace el manejo de procesos y plazos?
Con un software de gestión de proyectos ahorras tiempo, mejoras la comunicación en el equipo y el rendimiento se amplía.
Al final, estos programas virtuales son destinados a optimizar y controlar la planificación y ejecución de cualquier tipo de proyectos sin importar el tamaño de la empresa.
¡Continúa leyendo y descubre cuál herramienta de gestión de proyectos se adapta mejor a tu organización!
1. Trello
En los últimos años, Trello se ha convertido en una de las plataformas más populares (incluso entre 30,6% de los encuestados en Marketing Tools LatAm 2019). Esto debido a la calidad y facilidad que tiene en organizar las tareas.
Visualmente esta herramienta es como un tablero de corchos con pequeños post-its al cual se puede agregar comentarios, archivos adjuntos, fecha de inicio y entrega y etiquetas. Además, puedes crear las tarjetas vía correo electrónico y compartirlas con quienes te interese.
Y no solo eso, también es posible invitar a otras personas a cooperar en el proyecto. Vale resaltar que este software es compatible con plataformas web, Android e iOs, y tiene tanto un plan gratuito como una versión Premium.
Otro de los puntos interesantes de Trello es que se basa en el método Kanban, el cual clasifica, según su estado, las tareas que componen un proyecto en tres principales columnas:
- To do: tareas por hacer;
- Doing: tareas que están siendo realizadas;
- Done: tareas completadas.
Por eso es que es mucho más sencillo y rápido llevar el control de las actividades de la empresa.
2. Google Sheets
Google Sheets es una herramienta gratuita de Google Docs que consiste en hojas de cálculo en línea. Aunque tiene similitudes con Excel, no es tan compleja. En ella puedes, sin problemas, usar funciones, fórmulas, filas y columnas para agregar, separar y analizar la información.
Debido a que es una hoja en blanco con diversos instrumentos internos, puedes moldearla a tus necesidades, modificar lo que necesites y agregar otra información relevante.
Otro punto interesante es que varias personas pueden estar llenando información en un archivo (como un registro de llamadas o agregando tareas) y el documento se irá actualizando sin crear copias (como sucede con Excel cuando se le incorpora Dropbox).
Ten en cuenta que, al ser una herramienta manual, el control dependerá de ti y de los integrantes de tu equipo de trabajo, por lo que las fechas de entrega (o a quién le corresponde la realización de una tarea) pueden pasarse por alto.
3. Asana
Asana resulta más que entendible. Por organizar todo en un solo lugar — correos electrónicos, hojas de cálculo, tareas y actividades, entre otros —, es ideal para un gerente de proyectos.
Aunado a lo anterior, Asana incluye diversas funciones útiles para aumentar la productividad, tales como:
- calendario de planificación;
- línea de tiempo de inicio y fin del proyecto;
- tablero para personalizar los campos y rastrear información importante;
- creación de listas de tareas pendientes;
- recordatorios de plazos de entregas;
- instrucciones para las tareas;
- comentarios;
- archivos multimedia;
- establecimiento de prioridades;
- compartimiento de archivos;
- y, lo más importante, permite hacer un seguimiento de todo el proyecto, con el cual te aseguras que se esté desarrollando sin problemas ni contratiempos.
Además, es compatible con plataformas web, Android e iOs y, tiene un plan gratuito y versión Premium.
4. Microsoft Project
Microsoft Project o MPS es un software de Microsft para la gestión de proyectos, carteras y recursos de grandes y pequeñas iniciativas. A pesar de tener varios años en el mercado (desde 1988) es una de las más usadas a nivel mundial.
Usar esta herramienta puede resultar complicado si no tienes experiencia, sin embargo, resulta muy útil para las empresas, ya que permite:
- trabajar desde cualquier lugar en colaboración con los miembros del equipo;
- una planificación exhaustiva del proyecto;
- atender todos los detalles y mejorar la toma de decisiones;
- usar colores para resaltar información crítica;
- realizar seguimientos de todo el proceso del proyecto.
Además de ser útil para gestionar proyectos, también permite asignar recursos con diagramas de Gantt, planificar presupuestos y crear diagramas para visualizar datos del proyecto.
Microsoft Project se integra con otros productos de Microsoft Office, pero sólo funciona en plataformas Windows y cuenta apenas con un plan Premium (a través de una suscripción a Office 365). Su alojamiento es tanto local como en la nube.
5. TeamWork
El siguiente en esta lista es TeamWork, una herramienta de gestión de tareas de proyectos. Viene con una amplia gama de características que son útiles cuando se trata de la gestión de tareas; si deseas cumplir con los plazos y mejorar el rendimiento de tu equipo, esta es una buena alternativa.
Esta herramienta viene con plantillas de proyecto que están destinadas a minimizar los esfuerzos manuales necesarios para optimizar las tareas de cada proyecto.
Su vista de tablero te permite ver el progreso de todas las tareas y actividades. Cada actividad en la vista de tablero se representa como una tarjeta y puedes agregar columnas para cada proceso individual a través del cual se moverán las tarjetas de tasks.
Veamos en qué te puede ayudar TeamWork:
- obtén una descripción general instantánea de la capacidad del equipo con Workload;
- mantén cada proyecto y sus tareas a la vista con Portfolio;
- el diagrama de Gantt permite planificar el cronograma del proyecto;
- cumple los plazos priorizando las tareas.
6. Basecamp
Basecamp es otra herramienta popular de administración de tareas que puedes usar para administrar actividades de proyectos simultáneamente. La herramienta es conocida por su capacidad para hacer que los equipos sean más productivos y mejor organizados.
Con Basecamp, ya sean las personas, las tareas, los archivos y los documentos, o los plazos, puedes administrarlo todo con relativa facilidad. Además, el software te permite a ti y al equipo mantenerse en contacto mediante chats grupales y mensajes directos.
Estas son las funcionalidades que contiene la herramienta:
- la vista de actividad permite a los administradores ver todo lo relacionado con las tareas del proyecto;
- crea listas de actividades y elige asignados y establece fechas de vencimiento;
- compartir documentos y archivos en tiempo real;
- automatización de los registros.
Rock Studio
Studio es una plataforma de Rock Content que se centra en la gestión de proyectos y marketing colaborativo.
En este sentido, ayuda a las agencias y los equipos de marketing a administrar sus proyectos y campañas mediante la optimización de tareas, el fomento de la colaboración y el suministro de informes detallados.
Los profesionales de marketing podrán utilizarla para controlar proyectos para un equipo interno u orquestar las actividades de equipos externos, en una ubicación central, eliminando efectivamente los hilos de correo electrónico difíciles de seguir.
Entre sus características clave, encontramos:
Integrar y colaborar
Podrás crear proyectos compatibles con equipos internos y externos. También podrás asignar de una manera rápida y sencilla tareas al recurso adecuado, lo que permite la colaboración en toda la organización
Informes inteligentes e intuitivos
Realiza un seguimiento del rendimiento de tu equipo con informes sobre cada proyecto para tomar decisiones más informadas en función de la productividad, el presupuesto y el ROI de cada proyecto.
Escalar la producción de contenido
Impulsa tu producción de contenidos a través de una red de talentos altamente examinada, capaz de producir contenidos de alta calidad para proyectos complejos y únicos.
¡Eso es todo!
Los softwares de gestión de proyectos pueden volverte la vida más fácil y mejorar los resultados de tu empresa. Además, se adaptan sin a cualquier tipo de negocio y necesidad, sólo debes elegir cuál funciona mejor a ti y a tu compañía.
¿Quieres conocer cuáles fueron las herramientas de marketing más usadas en América Latina en el 2019? Haz clic en la imagen abajo y descubre qué dijeron los expertos y especialistas respecto a la administración de procesos y realización de sus actividades.
