Aprenda os segredos para fazer uma boa proposta comercial!

A proposta comercial é muito importante na hora de conseguir um cliente. Este documento resume o que sua empresa pode oferecer, contendo informações sobre o produto ou serviço e quando e de que forma você pretende entregá-lo.

A trajetória até conquistar um novo cliente para o seu negócio não é fácil.

Durante esse processo, profissionais de marketing, vendedores e consumidores passam por algumas etapas importantes, que vão desde a prospecção até a assinatura do contrato.

Diante desses passos, a proposta comercial assume um papel importantíssimo.

É por meio dela que o cliente terá todas as informações sobre o produto ou serviço que pretende adquirir — incluindo prazos de entrega, escopo de trabalho, valores e formas de pagamento.

A proposta comercial atua como um chamariz para que o cliente decida por contratar o serviço ou comprar o produto de sua empresa.

Devido a sua importância, é essencial que o vendedor saiba fazer um bom documento para atrair novos consumidores e até para fidelizar os clientes.

Se você quer dar um upgrade nas vendas da sua empresa, continue a leitura: vamos apresentar todas as informações que você precisa saber para elaborar uma boa proposta comercial.

Confira!

Conheça o objetivo da proposta comercial

Antes de começar a elaborar a proposta comercial, é interessante que os vendedores destinem alguns minutos para revisitar o real objetivo dela e quais os caminhos que ajudarão a elaborar um bom documento.

Conhecer ou mesmo relembrar para que serve a proposta é muito importante, pois na correria diária alguns aspectos que a tornam diferenciada podem ser deixados de lado.

O objetivo da uma boa proposta é unir a necessidade do cliente, conhecida pelo vendedor durante a etapa de prospecção, com o que a empresa tem de melhor para oferecer a ele.

Sendo assim, a utilização de propostas padrões não é bem-vinda, pois elas deixam de lado a questão da personalização sobre o que o consumidor está buscando, fator que pode acabar levando a não efetivação da compra pelo cliente.

Como fazer uma proposta comercial

Na empolgação de enviar a proposta o quanto antes para o cliente, o vendedor pode esquecer de pontos cruciais que tornarão a proposta mais interessante para o consumidor.

Por isso, é recomendável que antes de começar a escrever o documento o vendedor organize os materiais que te ajudarão a impulsionar a proposta.

É interessante verificar se já possui o arquivo do papel timbrado da empresa, se o logo está em alta resolução e se os gráficos, tabelas e cronogramas produzidos em outros programas — como no excel — estão fáceis de serem inseridos na proposta.

Pensar no layout antes de esboçar o documento é importante, pois dá um ar profissional para a proposta comercial, o que certamente despertará ainda mais a atenção do seu prospect.

Se a proposta for entregue impressa ao cliente, vale investir em pastas personalizadas da empresa para acomodar o documento e incluir também materiais de apresentação da companhia, como um folder.

Elabore a 1ª etapa da proposta

Uma proposta comercial objetiva e bem organizada terá muito mais chances de ser apreciada pelo cliente.

Sendo assim, é interessante começar essa organização já na primeira etapa do documento, que inclui a capa e o índice.

Logo na capa, é importante identificar o contratante e a contratada. Por exemplo:

• Na parte superior da capa, inserir o nome da contratada: Empresa X
• Na parte central da capa, incluir o nome da contratante: Proposta para empresa Y

Além dessas informações, é preciso inserir o logo da companhia no cabeçalho e os dados de contato do vendedor e da empresa no rodapé, caso a companhia ainda não tenha um papel timbrado.

Finalizada essa etapa, é hora de esboçar o índice da proposta.

Nele, será apresentado ao prospect todos os assuntos abordados no decorrer do documento, de forma que facilite a localização dos pontos mais importantes.

Nesta fase, ainda será apenas um esboço, pois os números das páginas serão incluídos somente após a finalização da proposta.

Desenvolva a apresentação do produto ou serviço

Por mais que o cliente conheça o seu produto ou serviço por meio de reuniões com a equipe de vendas e até mesmo pelas pesquisas que ele fez sobre o assunto, a proposta comercial também serve para apresentar ao prospect as funcionalidades do que você está oferecendo a ele, mostrando os benefícios que o produto ou serviço trará.

Por isso, é importante que durante a apresentação o vendedor inclua na proposta informações personalizadas para o seu prospect, mostrando a ele que a negociação está indo ao encontro da suas expectativas e necessidades.

Durante a produção do conteúdo, o vendedor tem que se atentar para manter a clareza e evitar utilizar termos muito técnicos que podem comprometer o entendimento do cliente.

Compartilhe com o prospect o escopo de trabalho

Outro ponto que não pode faltar em uma boa proposta comercial é o escopo de trabalho, principalmente em um documento voltado para a comercialização de um serviço.

Nesta etapa, o vendedor exemplifica ao cliente como serão realizadas as entregas dos trabalhos e todas as informações referentes a quantidade de horas dedicadas e o número e nível dos profissionais envolvidos na execução do trabalho.

Para que as informações do escopo de trabalho fiquem bem organizadas e de fácil compreensão para os prospects, é interessante que o vendedor utilize táticas de escaneabilidade, como bullets points para apresentar cada tópico e destaque em negrito as palavras-chaves mais importantes.

Inclua informações sobre a metodologia adotada

Depois de explicar o escopo de trabalho, o vendedor precisa destinar um espaço na proposta comercial para explicar ao cliente qual a metodologia a empresa irá utilizar para alcançar os objetivos apresentados no documento.

É importante enfatizar as  técnicas que serão usadas, softwares, programas e equipamentos que mereçam destaque e que sejam interessantes de compartilhar com o prospect, mostrando que a companhia possuí toda a estrutura necessária para oferecer o melhor.

Cronograma de trabalho

É comum que os clientes queiram resultados imediatos, ao contratar um serviço ou produto.

É fundamental então que os vendedores alinhem bem essas expectativas com o consumidor já durante os primeiros encontros na prospecção e documentem isso no cronograma apresentado na proposta comercial.

Insira tabelas ou gráficos para mostrar de forma clara ao cliente as datas em que cada etapa do serviço contratado serão realizadas.

É importante que essas datas sejam realmente possíveis de serem cumpridas, pois se o intuito é impressionar o cliente para que ele feche com a sua empresa, você poderá ter futuramente muitos problemas. A clareza e a sinceridade devem ser a base de toda proposta comercial.

Valores e formas de pagamento

Esse talvez seja o ponto mais aguardado pelos clientes, pois o valor cobrado é um dos fatores de decisão mais utilizados por quem contrata.

Em vez de simplesmente incluir um determinado valor na sua proposta comercial, uma dica é criar uma tabela na qual tenha espaço para um breve resumo do que está incluso no valor, a carga horária do trabalho e o preço, identificando se o valor cobrado é por hora trabalhada, mensal, trimestral, semestral, etc.

Após apresentar os valores, o vendedor deve incluir em tópicos as condições de pagamento adotadas pela empresa e também a validade da proposta comercial, que geralmente é de 15 dias após a data de envio ao cliente.

Caso o documento seja assinado depois da data, os valores podem ser revisados pela contratada.

Regras e outras condições

Apesar de terem um caráter mais burocrático, é importante incluir na proposta comercial possíveis normas e condições que a empresa contratada utiliza em seu método de trabalho, como multas, cobranças adicionais em caso de serviços extras, juros, cancelamento do serviço, entre outras.

Há companhias que fazem da proposta comercial um contrato, o que deixa o documento mais extenso, mas otimiza o tempo de início do trabalho.

Template de proposta comercial

Criar uma proposta comercial é uma tarefa demorada e cheia de detalhes. Para te ajudar com essa missão, criamos um template completo e 100% editável em formato de apresentação (Google Slides).

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Comece a produzir um modelo de proposta comercial

Com tudo isso bem claro e definido, será mais fácil passar as ideias para o papel, já que a maior parte do trabalho foi feita. Nessas horas, lembre-se de que uma apresentação adequada é fundamental para transmitir ainda mais confiança e segurança.

Por isso, use um papel timbrado e crie uma estrutura simples que poderá ser seguida de forma padrão nas suas demais propostas, como a seguir:

1. Capa

A capa é a apresentação da sua proposta comercial, como a primeira impressão é importante, vale a pena caprichar. É importante constar nessa parte o nome da agência e do prospect.

2. Índice

Aqui é onde serão organizadas para o manuseio todas as seções com as informações que constarão na proposta comercial. Trata-se de um elemento simples mas imprescindível principalmente em propostas volumosas, com muitas páginas.

3. Introdução

A introdução da proposta deve ser concisa e simples, evitando confusões ou dúvidas iniciais. Nessa seção é onde será brevemente descrita a agência, sua experiência e forma objetiva como vai solucionar o caso do prospect, contido nas próximas páginas da proposta.

4. Argumentação

Provavelmente é uma das partes mais importantes de todo documento. Trata-se da seção em que a agência explicará de que forma o cliente tomará uma decisão acertada ao contratar seus serviços.

Aqui é onde deve ficar claro para o prospect por que ele deve escolher a agência e os serviços que estão sendo oferecidos. Além da descrição da solução específica para cada potencial cliente, a argumentação também deve incluir os diferenciais da agência e seus pontos fortes.

É recomendado que a argumentação seja baseada em dados concretos e informações precisas, como infográficos de indicadores-chave pertinentes ao projeto ou números importantes da agência.

5. Solução

Depois da argumentação vem o detalhamento de como será realizada cada ação, a metodologia aplicada no serviço e a estratégia a curto e médio prazo (ou até mesmo longo prazo, dependendo do tipo de proposta).

Uma solução bem descrita envolve o escopo citado acima no artigo, assim como a projeção de dados como o resultado que espera-se alcançar no período determinado.

6. Cronograma

Após a descrição com precisão dos serviços que serão prestados, é importante para o futuro cliente entender o tempo gasto em cada etapa, assim como os prazos de entrega para cada produto.

7. Valores

Como o nome sugere, depois de detalhar todo o serviço é hora de falar quanto custará para o prospect e qual modelo de pagamento adotado, como o fee mensal.

É fundamental que a agência aja com transparência e honestidade na hora de apresentar os valores, para que não haja nenhuma surpresa do cliente quando for fechar o acordo ou em alguma etapa adiante da negociação.

8. Termo de Confidencialidade

Trata-se da seção que protege sua agência de vazamento de dados importantes sobre suas operações. Aqui o prospect se comprometerá em não divulgar informações privadas da agência, sobre os valores e serviços prestados. O mesmo ocorre com a agência, que não deve compartilhar as informações coletadas em confidencialidade com o prospect.

9. Conclusão

Hora de encerrar a proposta comercial e garantir mais uma inserção de marketing e branding pessoal.
Nessa parte você poderá explorar um pouco mais sobre a experiência e a expertise dos seus times, incluir depoimentos de outros clientes que atuem em uma linha mais ou menos semelhante à da empresa em questão, entre outros.

É claro que esses tópicos são apenas algumas sugestões e você poderá alterá-los de acordo com as suas necessidades, sempre tentando deixar a sua proposta objetiva e clara.

Mais dicas para fazer uma boa proposta comercial

Confira algumas boas práticas que vão melhorar ainda mais a qualidade da sua proposta!

Cumpra o prazo de entrega da proposta 

O vendedor visitou o cliente e eles acordaram no fim da reunião que a proposta seria encaminhada em determinada data.

Mas, ao chegar na empresa, o vendedor se depara com uma série de trabalhos e acaba atrasando o envio da proposta comercial ao seu prospect.

Apesar dessa situação ser bastante comum, pois a rotina na área comercial é bem agitada, o vendedor precisa se organizar para que a proposta chegue ao seu cliente na data acordada, demostrando que a companhia tem “palavra”.

Em casos de imprevistos que impossibilitem a entrega do documento na data combinada, o vendedor deve telefonar para o prospect e avisar sobre o atraso, já se antecipando e pedindo desculpas pelo transtorno. Como abordado anteriormente, a sinceridade e a clareza são as chaves para bons negócios.

Fale sobre a história da companhia 

Por mais que os clientes conheçam a empresa, é interessante destacar na proposta comercial uma breve descrição da companhia e seus diferenciais.

Nesta etapa, vale também compartilhar o portfólio e as ações da empresa.

Para que o documento não fique extenso, a dica é linkar para páginas na internet nas quais os clientes poderão conferir essas informações na íntegra.

Apresente outras soluções que a sua empresa oferece 

Pode acontecer que um cliente contrate um serviço com a sua empresa e feche outro serviço que vocês também ofereçam com a concorrência.

Isso não quer dizer que o consumidor não tenha gostado da sua companhia, ele pode simplesmente não conhecer todo o catálogo de serviços oferecidos.

Por isso, é interessante aproveitar a visibilidade da proposta comercial para apresentar ao prospect outras soluções que o seu negócio oferece.

Mas, nestes casos, o vendedor tem que ter a sensibilidade de saber se esses serviços realmente se encaixam com o que o cliente está buscando no momento.

Oferecer soluções que não tenham nada a ver com os objetivos do prospect pode prejudicar a imagem da empresa, por isso é preciso ficar atento!

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Utilize o call to action a seu favor

O call to action (CTA) é uma ferramenta bastante utilizada na área de marketing e tem como objetivo estimular o consumidor a realizar uma ação.

Dentro de uma proposta comercial, essa estratégia pode ser interessante.

No fim do documento, o vendedor deve acrescentar expressões como “conheça as novas promoções para este mês” ou “ligue agora e efetive a proposta com os nossos vendedores”.

Revise a proposta comercial antes de enviar ao cliente

Tão importante quanto preparar a proposta, é revisar todo o conteúdo antes de encaminhar ao prospect.

Ler atentamente todos os tópicos, revisar os gráficos e tabelas, corrigir a parte gramatical e ortográfica é uma excelente forma de evitar que dados incorretos sejam compartilhados com o cliente.

Garantindo também que nada acabe comprometendo a qualidade da sua proposta.

Faça um follow up com os clientes

Essa dica é muito importante para que todo o trabalho de elaboração de uma boa proposta comercial não seja perdido.

Ao enviar o documento ao prospect, é importante telefonar no dia seguinte para confirmar se ele recebeu o arquivo, se conseguiu avaliar o material, se tem alguma dúvida e já agendar com ele uma próxima data para retomar o contato caso ainda não tenha apreciado a proposta.

O vendedor deve sempre manter o contato com o cliente até a aceitação ou rejeição da proposta.

Mas é preciso ficar atento para não parecer inconveniente ligando ou enviando e-mails diariamente ao cliente. A melhor forma é sempre combinar com o consumidor os dias e horários que ele consiga conversar sobre o assunto.

Há clientes que demoram mais para darem um retorno, pois dependem da análise e aprovação de outras pessoas, por isso, uma forma de manter um bom relacionamento é respeitando o tempo de cada um e se mostrando sempre disponível para esclarecer dúvidas sobre a proposta.

O processo de efetivação de uma venda é bastante complexo e precisa de muito empenho dos vendedores para que seja concluído com sucesso.

A proposta comercial é um elo muito importante entre a companhia e o cliente, por isso ela precisa de uma atenção especial.

Saiba como construir um bom processo de follow-up

Essa é uma ferramenta para acompanhar todos os processos de venda, que compreendem desde estimular a compra até a verificação da satisfação do cliente. Veja os passos para um follow-up de sucesso a seguir.

Utilize Marketing de Conteúdo

Tanto posts quanto ebooks produzidos pela equipe de marketing da agência podem ser utilizados para informar e educar o potencial cliente sobre a importância do serviço oferecido e assim incentivar a compra.

A finalidade de um follow-up é ser relevante, além de agregar valor ao lead. Então, indique conteúdos que estejam de acordo com o cenário em que o futuro cliente se encontra.

Por exemplo, pode-se utilizar essa ferramenta para quando a venda esfria e a potencial contratante demonstra desinteresse pelo produto ofertado. Desse modo, é preciso enviar conteúdos que mostrem a importância dos serviços.

Faça uma Champion Letter matadora

Isso nada mais é do que o follow-up feito após a agência conversar diretamente com o lead, o que acontece em uma reunião ou call. Depois desses eventos, pode ser que o cliente não se lembre de todos os detalhes da conversa.

Portanto, envie uma Champion Letter com os pontos apresentados na conversa. O documento deve ser estruturado em tópicos, pontuando as dores do cliente e como os serviços da agência vão solucioná-las.

Utilize os cases de sucesso

Uma forma bastante conhecida e eficaz de fazer follow-up é mostrar cases de sucesso que tinham as mesmas dores que as apresentadas pelo cliente e foram prontamente resolvidas pelos serviços da agência. Essa apresentação é importante para provar a capacidade de entregar resultados concretos para o contratante, o que gera maior credibilidade.

Saiba qual a importância do Personal Branding para uma proposta comercial de sucesso

Investir em Personal Branding é fundamental para montar uma proposta comercial de sucesso porque a medida gera autoridade para a marca. As pessoas manifestam muito mais confiança em outros indivíduos (que têm uma postura e expressam conhecer bastante uma área) do que em empresas. Assim, Personal Branding gera autoridade para a marca e mostra que a organização conta com pessoas fortes no campo de atuação.

Uma agência de comunicação representada por pessoas com elevada competência tem mais autoridade no mercado. Assim, ela se sobressai diante das concorrentes.

Além disso, os algoritmos de redes sociais privilegiam o contato entre pessoas, deixando os perfis de empresas em segundo plano. Com uma estratégia de promoção da marca pessoal, a agência se destaca no mercado e consegue uma interação mais próxima com o público.

Entenda quais são as principais consequências de uma proposta comercial ineficaz

Buscar um diferencial é imprescindível para se destacar mediante a concorrência. Isso inclui a elaboração de uma proposta comercial capaz de converter vendas físicas e vendas online.

Tenha em mente que todas as empresas de seu segmento querem cativar o mesmo cliente que você. Caso sua agência dê espaço para que elas tenham vantagem, com certeza, vão se aproveitar disso. Vale ressaltar que um cliente pode tirar diversas conclusões por meio do envio da proposta comercial, de forma a modificar a percepção que tem quanto à marca.

A elaboração de uma proposta ineficaz, que não demonstra preocupação em explicar quais são os serviços oferecidos, como são executados e os valores cobrados, pode passar uma mensagem errada de que a agência está interessada apenas no dinheiro do consumidor e não em ajudá-lo a crescer e conquistar melhores resultados. Isso prejudica os indicadores de vendas.

Já uma proposição eficiente e bem-produzida deixa em evidência os aspectos positivos do negócio, mostrando como a agência é extremamente útil para auxiliar o cliente a solucionar os problemas em marketing e comunicação. Com isso, o fechamento das campanhas tende a fluir naturalmente.

Veja quais erros evitar em uma proposta comercial da agência de comunicação

Há vários pequenos erros que podem fazer você perder uma venda valiosa. Veja quais são essas falhas e evite que elas apareçam no seu trabalho!

Agir como se o negócio já estivesse fechado

Uma venda só está fechada a partir da assinatura do contrato. O cliente pode estar com uma posição favorável, tendendo fortemente a aceitar o negócio. Mas isso não significa que está tudo resolvido. Pode surgir um obstáculo, o orçamento pode ultrapassar a possibilidade dele, pode haver outra proposta mais atraente e diversas outras questões.

Achar que o negócio já está fechado pode fazer você redigir uma proposta comercial de baixa qualidade, sem as informações necessárias e sem os elementos que demonstrem o potencial da sua marca. Aja de forma realista, dando o seu melhor na confecção do documento. Veja a chance de o cliente ler a proposta como uma oportunidade a ser aproveitada.

Cometer descuidos na escrita e linguagem

Muitos vendedores se descuidam no momento de escrever a proposta comercial. Erros de português e concordância podem ser muito comprometedores para a imagem da empresa, passando a impressão de falta de preparo e inexperiência.

O uso de muitos jargões do marketing também pode ser o problema: se o cliente não os conhece, a leitura fica pouco compreensível e ele não absorve a essência do conteúdo.

Um problema que pode aparecer na linguagem é o excesso de formalidade. O texto fica rebuscado, mas sem nenhuma tonalidade da empresa, o que provoca o distanciamento e a sensação de impessoalidade, que afastam o cliente do relacionamento positivo que vinha sendo construído até então.

É importante ter seriedade, mas sem descuidar das características mais marcantes da agência. Certamente, sua marca tem um tom único, que todos os profissionais adotam nos conteúdos e entrevistas realizados. Esse tom deve aparecer também na proposta escrita.

Escrever uma proposta comercial muito geral e distanciada das necessidades do cliente

Algumas agências contam com modelos de proposta comercial para facilitar o trabalho dos vendedores. Ter um padrão é importante. A organização pode desenvolver um esquema para o documento que seja singular. Porém, ao usar um desses padrões, é importante que o vendedor faça a adequação dos itens às necessidades e objetivos que o cliente apresentou.

As questões discutidas nas reuniões e negociações devem ser contempladas. Criar uma proposta personalizada, adequada às necessidades e objetivos do cliente, pode ser um verdadeiro diferencial que facilita a assinatura do contrato. Uma excessiva impessoalidade cria um distanciamento e a sensação de não ter sido escutado ao longo dos atendimentos publicitários.

Demorar a enviar a proposta

A velocidade para enviar a proposta ao cliente pode fazer a diferença na tomada de decisão dele. Demonstre agilidade e eficiência. Após prometer enviar uma proposta comercial, faça-o no máximo em algumas horas. Sua velocidade vai ser percebida e valorizada, além de ser uma vantagem em relação aos concorrentes.

Faça todos os esforços possíveis para evitar atrasos, mas caso algo assim aconteça, ligue para o cliente avisando. Mostre que você tem compromisso com ele. Mas tenha consciência de que, ao enviar o documento o mais rápido possível, você se coloca em um lugar mais favorável aos olhos do contratante.

Da mesma forma, é imprescindível que a agência consiga manter os prazos acordados, seja para encontros agendados ou para entrega de produtos ou serviços. Pontualidade e compromisso são valores altamente estimados em todo mercado empresarial. A capacidade de confiar na agência é fundamental para que o prospect se sinta seguro a prosseguir com as negociações.

Não manejar adequadamente o follow-up

No final da proposta comercial, há um espaço para colocar números de telefone, WhatsApp e e-mail da empresa. Assim, se o cliente decidir firmar o contrato, ele pode contatar a agência para fazer a comunicação. Porém, deixar tudo nas mãos dele pode ser uma forma de perder aquela venda.

É preciso fazer o acompanhamento com cuidado. Procurar o cliente é necessário, mas isso não pode ser feito de forma invasiva. Você pode usar a regra do 1-3-7 e ligar para a pessoa 1 dia após o recebimento da proposta, 3 dias depois e ao fim de 7 dias após o envio do documento. Mostre-se disponível para esclarecer dúvidas e prestar esclarecimentos e seja cordial e respeitoso.

Fazer uma boa proposta comercial exige habilidade, treino e muito esforço. Mas o mais importante é saber adequar os padrões oferecidos pela agência às necessidades do cliente, criando um conteúdo coerente, atraente e personalizado. Com o investimento certo de tempo e com dedicação e trabalho, é possível montar um documento brilhante e mostrar todo o diferencial que a sua empresa tem.

Se você gostou das dicas e quer continuar aprender mais ainda sobre processos de vendas e como aumentar o rendimento do seu negócio, confira nosso Kit de Métricas Mensais de Marketing e Vendas, que mostrará quais indicadores você precisa ter em mente na hora de avaliar a performance do seu time.