O que é um acompanhamento de projetos, como fazer e quais ferramentas usar

Todo projeto precisa de acompanhamento desde a fase do planejamento até a análise de satisfação com as entregas. Esse monitoramento constante é essencial para identificar problemas potenciais e tomar medidas corretivas em tempo hábil, garantir adequação do projeto e o uso eficiente dos recursos.

O acompanhamento de projetos pode ser realizado por meio de ferramentas digitais. Existem softwares que permitem que os gestores acompanhem o progresso de sua equipe, analisem o cronograma e a adequação ao orçamento à medida que monitoram a realização de tarefas em tempo real e de qualquer lugar.

Neste artigo falamos sobre o processo de acompanhamento de projetos entre outras informações. Veja a seguir:

O que é um acompanhamento de projetos?

O acompanhamento de projetos pode ser feito por qualquer pessoa responsável da equipe devidamente designado para essa atividade, ocorre a partir da ideação e não acaba com a entrega do projeto: exige a avaliação do desempenho do resultado, por meio do acompanhamento de KPIs (Key Performance Indicators) como nível de satisfação e índices de problemas identificados após a entrega.

A eficiência das equipes que atuam no projeto está condicionada ao compartilhamento de informações, ao trabalho colaborativo e ao monitoramento de cada sprint — nome dado a cada fase do projeto, ou seja, períodos nos quais são realizadas tarefas e atividades predeterminadas e bem definidas.

À medida que a equipe supera cada sprint, também é essencial relatar quais foram os ganhos nos processos para que o cronograma seja devidamente cumprido.

Para isso, são criados relatórios de projetos, documentos nos quais são registrados os dados e insights obtidos em todas as etapas do projeto. Confira quais elementos fazem parte do acompanhamento de projetos.

Informações básicas e de status de processos

Nessa seção ficam registrados o nome do projeto, participantes da equipe, responsáveis e gerentes, recursos disponíveis, linha temporal em que serão designadas cada etapa, tarefas entre outras informações mais detalhadas sobre o escopo do projeto.

As datas e status das etapas também são importantes e devem ter destaque nos relatórios do projeto.

Milestones

Os milestones são os marcos do projeto e os principais pontos de contato para uma gestão eficiente. Eles conferem mais rastreabilidade porque guiam o acompanhamento do projeto e o cronograma delimitado para ele.

Foram definidos conforme o PMBOK® e cada evento ou milestone integra um Cronograma de Marcos que resume as principais entregas do projeto.

Nesse cronograma são definidas as prioridades de desenvolvimento e atribuídas as responsabilidades aos agentes envolvidos.

Resumo do projeto

O resumo do projeto inclui uma data prevista para a conclusão, bem como possíveis problemas que podem causar atrasos nas entregas, recursos e custos extras não previstos.

Riscos e problemas em potencial

Uma gestão de riscos eficaz minimiza gastos com a resolução de problemas, caso eles ocorram.

Por isso, no acompanhamento do projeto é essencial mapear ameaças, fraquezas, riscos e possíveis gargalos que interfiram na qualidade dos resultados ou nos prazos de entrega acordados.

Métricas

Determinar métricas para medir o progresso do projeto é essencial para a rastreabilidade de tarefas, tempo, custos e ações das equipes.

Por isso, defina KPIs para o acompanhamento do projeto, mas também associe-os a uma forma eficiente de coleta de dados, além de uma política de revisão e análise que permita a interpretação correta das informações apuradas.

Por fim, mapeie os processos de forma a delimitar ações que podem ser adotadas facilmente para mitigar falhas e problemas assim que eles forem identificados.

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Por que acompanhar projetos?

O acompanhamento de projetos é premissa básica do Scrum e permite um gerenciamento ágil de projetos de qualquer natureza.

O rastreamento do projeto é essencial para que os gerentes do projeto, membros da equipe e partes interessadas tenham mais acessibilidade aos objetivos, metas, milestones, prazos, métricas e status do projeto, que permitem verificar o andamento das etapas, garantir que as entregas sejam feitas em tempo hábil e que as sejam tarefas realizadas de acordo com o cronograma.

Veja a seguir, quais os motivos pelos quais é importante contar não só com um acompanhamento de projetos eficiente, mas também com um software capaz de automatizar processos e registrar informações.

Visibilidade de dados em tempo real

O acompanhamento adequado do projeto permite que você esteja atualizado e obtenha as informações mais precisas em tempo real.

Para isso, todos os envolvidos no projeto precisam conhecer o status e o progresso das etapas em qualquer momento, para que as decisões sejam tomadas em tempo hábil e de forma colaborativa.

Um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem auxilia esse acompanhamento em tempo real, assim como o alinhamento com todas as partes interessadas e os agentes da equipe.

Identificação de problemas e falhas

Com o acompanhamento de projetos, não há lugar para problemas ocultos: isso permite que os líderes ajam e retomem o controle da situação, solicitem assistência e mantenham a motivação da equipe de desenvolvimento.

Colaboração

A colaboração é um fator chave de sucesso: se cada membro tem clareza sobre o seu papel, é possível trabalhar em grupo e em uma mesma direção.

Além disso, à medida que os sprints são concluídos e a lista de tarefas diminui, a equipe fica ainda mais motivada com a finalização do projeto.

Geração de relatórios

A emissão de relatórios deve ser rápida e precisa, pois o uso correto dos dados melhora a visibilidade e a acessibilidade do projeto.

Além disso, com um sistema de gerenciamento de projetos é possível armazenar todas as informações pertinentes ao projeto em um único repositório.

Como fazer o acompanhamento de projetos?

Veja quais tarefas fazem parte da rotina de acompanhamento de projetos.

Defina o escopo do trabalho

Definir o escopo do projeto e acompanhá-lo deve ser uma prioridade para todo gerente de projetos. Para evitar problemas:

• documente todos os requisitos do projeto;
• estabeleça processos de controle;
• preveja possíveis mudanças de planos;
• crie um cronograma realista, descrevendo as tarefas a serem feitas e as metas que precisam ser atingidas para alcançar os objetivos.

Consulte as partes interessadas

Consulte as partes interessadas sobre possíveis demandas e comunique informações acerca dos ganhos, resultados ou mudanças no escopo.

Além disso, crie modelos de uso para experimentação: os resultados devem ser condizentes com o planejado e, principalmente, adequados às necessidades do Product Owner. Para isso, marque reuniões semanais com as partes interessadas.

Divida as entregas em etapas e execute o projeto

Uma vez planejado, é hora de executar o projeto. Para facilitar o trabalho e o acompanhamento de resultados, as entregas são divididas em tarefas menores, pois isso aumenta a clareza e melhora o direcionamento para as próximas etapas.

Compartilhe as informações com a equipe

A comunicação com a equipe é o elemento-chave para o sucesso do projeto. Estabeleça um plano de comunicação e adote ferramentas que permitam o envio e o recebimento de mensagens.

Os feedbacks das pessoas que atuam no projeto garantem ainda mais adequação com o que foi planejado, gera insights inovadores e traz soluções para problemas que pareciam difíceis ou impossíveis de transpor.

Utilize as informações dos relatórios gerenciais para comunicar o status semanal e fornecer dados para o acompanhamento do progresso do projeto.

Conte a tecnologia

Ao escolher um software para o acompanhamento de projetos, priorize recursos que garantem:

• facilidade de uso: a curva de aprendizagem para a manipulação de todas as funcionalidades do sistema de gestão de projetos não deve ser complexa, pois é necessário considerar que existem diferentes perfis de usuários e cada pessoa lida de uma forma diferente com a tecnologia. Por isso, é essencial que o software produza relatórios de acompanhamento fáceis de manipular e interpretar.
• fluidez na comunicação: manter uma comunicação aberta também é fundamental para o sucesso do projeto e já falamos sobre isso neste artigo. Por isso, garanta que o software tenha recursos de comunicação e ferramentas de uso colaborativo;
• personalização: o software atende às necessidades exclusivas da equipe? Se isso não é possível em um primeiro momento, garanta que seja possível personalizar alguns recursos para as demandas individuais do seu projeto, pois cada um tem suas características e especificidades que precisam ser respeitadas para que o resultado seja satisfatório.

Quais são as melhores ferramentas de acompanhamento de projetos?

Selecionamos as melhores ferramentas de acompanhamento de projetos para você escolher qual delas melhor atende a demanda da sua empresa ou agência.

Studio

O Studio é uma ferramenta criada pela empresa líder em Marketing Digital, Rock Content.

A partir de um histórico de bons resultados, a empresa viabilizou a própria ferramenta para outras empresas e agências com o intuito de garantir um acompanhamento de projetos eficiente, uma melhor administração de tempo e de recursos.

Além disso, possibilita a avaliação de KPIs, uma tomada de decisão focada em resultados, a estruturação de processos internos e uma maior produtividade das equipes.

Para isso, a plataforma fornece relatórios inteligentes que auxiliam no acompanhamento de projetos, integrando todos os setores responsáveis pelo marketing e vendas da empresa. O Studio permite:

• organizar e executar fluxos de trabalho;
• concentrar demandas em uma plataforma integrada;
• controlar processos financeiros;
• acessar informações estratégicas;
• basear ações por meio de relatórios inteligentes viabilizados por uma gestão data driven.

ClickUp

ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos bem avaliada e com muitos recursos personalizáveis: permite acompanhar diferentes equipes por meio do mindset Ágil.

Apesar de muitas vantagens, a ferramenta tem limitações como uma interface pouco intuitiva e dificuldade na transferência de informações.

Celoxis

Celoxis é um software de gerenciamento de projetos baseado na web. É abrangente e tem recursos colaborativos que permitem que os usuários realizem o acompanhamento de projetos, do uso de recursos e do andamento de processos de negócios de forma integrada, com rastreabilidade e por meio de relatórios produzidos em tempo real.

Hive

Hive é um software de gerenciamento de projetos colaborativo e baseado em nuvem. Oferece relatórios inteligentes que ajudam a mapear as subtarefas e a evolução gráfica de processos.

A ferramenta também tem recursos de bate-papo e auxilia no monitoramento de rotinas, análises estatísticas e conferência de status das etapas dos projetos.

Entretanto, a versão móvel da plataforma não tem as mesmas funcionalidades e interface intuitiva da ferramenta desktop.

O acompanhamento de projeto é parte importante de uma gestão de projetos eficiente: um maior controle sobre os processos garante melhores resultados, pois identifica falhas em tempo hábil e ainda mitiga problemas e falhas que comprometem os prazos e o orçamento delimitado nas fases de ideação e planejamento do projeto.

Agora que você conhece a importância do acompanhamento de projetos, quais etapas integram essa rotina, algumas ferramentas disponíveis e as tarefas que garantem os melhores resultados, que tal conhecer o Studio e entender os motivos pelos quais essa é a melhor opção para a gestão dos seus projetos?

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