Como fazer assinatura digital grátis para documentos online?

Em tempos de serviços digitais, empresas digitais, comércio digital e Marketing Digital, as assinaturas não podiam ficar de fora dessa transformação, não é mesmo?

A solução não é nova. A regulamentação das assinaturas digitais e eletrônicas no Brasil teve início em 2001, com a criação da infraestrutura de chaves públicas brasileiras, a ICP-Brasil. Só em 2019, porém, que passou a ser obrigatória para qualquer empresa com mais de 5 funcionários.

Para além da legislação, porém, o crescimento da contratação de profissionais e de prestadores de serviços pela internet nos últimos anos também impulsionou esse tipo de tecnologia, popularizando plataformas que simplificam esse processo.

A questão é que, mesmo quando não são obrigatórias, as assinaturas eletrônicas podem simplificar muito o seu dia a dia, pois dispensam visitas e demoradas idas em cartórios. E o melhor é que, caso a sua demanda seja pequena, existem várias formas de assinar documentos de forma digital e gratuita!

Continue a leitura para saber tudo sobre esse assunto e conferir as principais plataformas gratuitas que oferecem esse serviço!

O que é assinatura digital?

É importante entender que o termo assinatura digital não trata apenas do meio em que essa atividade é realizada, mas de um conjunto de diretrizes e técnicas com regulamentação federal que garantem a validação de documentos em formado eletrônico.

Seu uso depende da criação de um certificado digital que assegura a identidade de uma pessoa ou empresa, agregando à assinatura eletrônica o mesmo valor legal de uma assinatura em punho reconhecida em cartório. Os dois tipos de certificado mais usados no Brasil são:

• A1: em que o certificado é instalado diretamente no dispositivo que será utilizado para assinar, limitando esse processo a um computador ou celular específico;
• A3: em que o certificado é armazenado em um token (cartão ou pendrive) que funciona como uma chave para confirmar a assinatura.

Vale destacar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital, tendo em vista a definição citada.

Isso significa que existem diferentes formas de assinar um documento eletronicamente, e é fundamental conhecê-las.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Assinatura eletrônica é um termo mais amplo que o diferencia de outros também parecidos, como assinatura digitalizada ― que trata apenas de uma assinatura a punho que foi escaneada em um equipamento de digitalização.

As plataformas que oferecem assinatura eletrônica podem utilizar diferentes técnicas e recursos para validar usuários e documentos, como SMS, GPS, senhas, códigos e outras tecnologias.

Todos esses meios permitem gerar assinaturas eletrônicas com base jurídica que podem ser utilizadas em vários tipos de documentação, como:

• contratos de aluguel;
• seguros;
• planos de saúde;
• formulários de RH;
• relatórios de Marketing;
• prestação de serviços;
• compra e venda com fornecedores.

A assinatura digital no Brasil, por sua vez, também utiliza recursos tecnológicos para validar os dados, como cruzamento de bancos de dados e operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica.

A principal diferença é que a entidade que a oferece precisa estar licenciada no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, a unidade que fornece certificados digitais no padrão ICP-Brasil.

Como os documentos são assinados eletronicamente?

Existem diversas formas de validar documentos, das mais simples às mais robustas. A tecnologia adotada depende do grau de segurança que o contrato exige para ter validação legal, bem como possíveis regulamentações envolvidas.

Há assinaturas eletrônicas que podem ser realizadas utilizando apenas um endereço de e-mail ou número de telefone, por exemplo, assim como por certificados de selo de hora brasileira, Federado/SSO, códigos de acesso, autorização de terceiros, autenticação em pessoa, entre outros recursos.

Na assinatura digital, porém, é adotado um sistema de criptografia assimétrica que envolve dois tipos de chaves:

• a chave privada: é um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor que identifica o autor do arquivo;
• a chave pública: que é derivada da anterior e serve para validar a assinatura do autor.

Ao criar um certificado digital, você receberá uma chave privada que não deve ser compartilhada com ninguém, nem mesmo com a plataforma que a forneceu.

A pública, por sua vez, é divulgada pelo proprietário para que a outra parte valide a sua assinatura. O processo também prevê o uso de tokens locais ou portáteis.

Essa é a mesma técnica de criptografia utilizada nos certificados SSL dos sites, que garante a autenticidade de páginas e protege as informações trocadas entre o navegador e o servidor.

Quando devo usar a assinatura digital?

Como foi explicado, a diferença da assinatura digital em relação às demais assinaturas eletrônicas, é que ela segue uma regulamentação nacional.

Essa característica que a torna obrigatória para a validação de uma série de documentos legais e fiscais, sendo a certificação digital exigida para empresas com mais de 5 funcionários, inclusive as optantes pelo Simples Nacional.

As assinaturas digitais são obrigatórias, por exemplo, em várias documentações de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) e em prescrições médicas de fármacos controlados realizadas eletronicamente. Você deve, portanto, verificar quais documentos relacionados à sua atividade exigem esse tipo de certificação.

Para a maioria dos contratos e documentações, porém, a assinatura eletrônica convencional é suficiente, mas é preciso garantir que ambas as partes utilizem a mesma plataforma.

A boa notícia é que várias soluções do mercado oferecem assinatura eletrônica e digital grátis para um número limitado de documentos, o que é extremamente vantajoso para quem precisa apenas de uma solução pontual.

Quais são as melhores ferramentas gratuitas para assinar eletronicamente?

Chegou a hora de conhecer as melhores plataformas para assinar documentos sem precisar pagar nada. Há opções até para fazer assinatura digital grátis, de acordo com todas as diretrizes federais.

É claro que existem limitações nesse caso. Empresas que necessitam realizar várias autenticações de maneira frequente, precisarão investir em um plano pago, mas os valores, em geral, são acessíveis.

Confira, a seguir, as melhores opções que oferecem serviços gratuitos!

ZapSign

A ZapSign é uma plataforma de assinatura eletrônica brasileira que foi desenvolvida para tornar esse trabalho o mais simples possível. Nela, você conta com diversos tipos de assinatura eletrônica, podendo, inclusive, assinar com certificado digital.

A empresa oferece um plano experimental gratuito e várias opções pagas, de acordo com as suas necessidades.

O destaque da ferramenta está na facilidade de uso em dispositivos móveis, tornando-a ideal para a assinatura de documentos por meio de aplicativos de mensagem e redes sociais.

DocuSign

A DocuSign é uma plataforma norte-americana equivalente à ZapSign. Nela, você pode preparar, enviar, gerenciar e, claro, assinar documentos digitalmente.

Existem diferentes tipos de tecnologia de validação, incluindo a utilização de certificados digitais.

Você pode utilizar o serviço gratuitamente no plano de demonstração, mas para ter acesso a todos os recursos da ferramenta precisará assinar um dos planos pagos. Há opções para negócios de todos os tipos e tamanhos.

Gov.br

Por fim, saiba que você também pode assinar documentos eletronicamente por meio do portal Gov.br.

O acesso à plataforma se dá pelo seu login único, o mesmo utilizado para todos os serviços federais vinculados a ela, mas é preciso que a sua conta tenha nível prata de confiabilidade para ter acesso aos recursos de assinatura digital gratuitos.

Para subir seu nível, você pode:

• realizar uma validação facial pelo aplicativo oficial do Gov.br, que compara sua foto com a imagem da sua CNH (Carteira de Habilitação);
• realizar a validação de dados por meio do serviço de internet banking de algum banco credenciado;
• ou validar suas informações por meio do login e senha do SIGEPE, caso seja servidor público federal.

No site, você tem caminhos tanto para assinar documentos eletronicamente, quanto para emitir um certificado digital (para assinatura digital).

A emissão do certificado no portal é feita pela plataforma Serpro, que pode validar os dados por videoconferência. Os preços atuais variam de R$218 à R$3.150 (sem token), a depender dos recursos contratados e da validade do serviço.

Qual é a importância das assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas se inserem na chamada Transformação Digital, movimento tecnológico e cultural que prevê a integração de processos e serviços em sistemas eletrônicos. A regulamentação para a assinatura digital no Brasil teve como base justamente essa transição entre meios físicos e digitais no mercado.

No dia a dia das empresas, no entanto, o impacto das assinaturas eletrônicas pode ser gigantesco, sobretudo no sentido de desburocratizar uma série de validações essenciais.

Há de se considerar benefícios não apenas para a empresa, mas também para o meio ambiente tendo em vista a diminuição brusca do uso de papéis, bem como a redução do deslocamento de pessoas.

Como você pôde perceber, as plataformas que oferecem assinatura digital e eletrônica grátis também permitem que os processos sejam mais seguros e transparentes, além de torná-los muito mais ágeis. É a tecnologia contribuindo para um mundo corporativo mais eficiente e sustentável.

E falando em assinaturas, há outro tipo que também é essencial na rotina dos negócios: as assinaturas de e-mail. Continue conosco e confira 8 modelos prontos e também dicas para criar a sua!

Legislação e validação jurídica dos documentos assinados online

As assinaturas digitais são tratadas em uma legislação rigorosa, com o objetivo de garantir sua autenticidade e integridade. No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece as diretrizes que devem se seguidas para conceder a validade jurídica necessária para os documentos assinados no ambiente virtual.

Quando devo usar a assinatura digital?

Para saber se vale a pena começar a utilizar esse recurso no seu negócio, é importante fazer uma avaliação das suas necessidades operacionais.

Para isso, procure respostas para questões como: quantos acordos são firmados diariamente? O custo com tempo e deslocamento para a assinatura manual é muito elevado? Essa demora resulta em perda de contratos?

Além disso, avalia o desempenho dos processos adotados no seu empreendimento. Se você identificar lacunas que essa solução possa resolver, então pode ser o momento de fazer esse investimento.

Integração com fluxo de trabalho

O uso das assinaturas digitais nas empresas garante maior agilidade na formalização dos documentos. Além disso, ajuda na redução dos custos operacionais, que costuma ser um dos principais objetivos de qualquer negócio.

Ao fazer a integração com os softwares utilizados na sua empresa, como os de gerenciamento de arquivos ou as plataformas de comunicação, você tem a possibilidade de otimizar tanto a eficiência quanto a troca de informações. Com isso, é possível alcançar melhor resultados.

Erros comuns e como evitá-los em assinaturas digitais

No mundo moderno, a ocorrência de erros em assinatura digital não é rara. A seguir, apresentamos alguns dos principais, destacando quais ações você pode adotar para evitá-los. Acompanhe!

Ignorar a legalidade da assinatura

Um equívoco comum é negligenciar a verificação da legalidade da assinatura digital. Para contorná-lo, é importante revisar regularmente as leis vigentes e escolher plataformas comprovadamente confiáveis.

Selecionar o tipo de assinatura inadequada

Escolher erroneamente o tipo de assinatura digital pode comprometer a validade dos documentos. Por isso, você deve conhecer as várias formas de assinatura e determinar qual é a mais adequada para cada situação.

Não armazenar e arquivar documentos

Quando se trata de armazenar dados e catalogar documentos assinados digitalmente, a utilização de práticas seguras e organizadas é fundamental. A implementação de sistemas especializados em gestão documental eletrônica é importante, pois garante um ambiente seguro e de fácil recuperação dos arquivos.

Não proteger as chaves privadas

O descuido com essa proteção é um erro grave. Portanto, não deixe de armazená-las em ambientes seguros. Além disso, implemente medidas adicionais de segurança, como evitar senhas fracas e utilizar a autenticação de dois fatores.

Não utilizar certificados digitais confiáveis

Outro erro que se observa com frequência é o uso de certificados digitais não confiáveis. Esse descuido pode resultar em vulnerabilidades significativas. Sendo assim, prefira soluções de entidades reconhecidas e confiáveis.

E não deixe de realizar backups periódicos. Essa é uma estratégia prudente para preservar informações vitais do seu negócio, afinal, os documentos com relevância jurídica podem ser requisitados em outras situações no futuro.