Procurando assinaturas de email prontas? Confira 8 modelos e dicas

Assinaturas de email prontas fornecem os seus dados de contato de forma fácil e rápida, o que pode significar mais produtividade e networking. Para as empresas, traz mais confiabilidade, o que também aumenta a probabilidade de conversões em uma estratégia de email marketing.

Isso porque as organizações expressam os seus valores e a sua personalidade por meio de uma plataforma de marca — que dita as escolhas de design baseadas em combinação de cores, tipografia, imagens e tom de voz. Quando uma empresa não tem uma identidade bem definida, dificilmente terá brand awareness.

O processo para o reconhecimento de marca é longo e demanda atenção, inclusive, aos pequenos detalhes, por meio de uma assinatura de email profissional, por exemplo.

Neste artigo, trazemos assinaturas de email prontas e 8 dicas para que você crie um template personalizado para a sua marca pessoal ou corporativa. Veja, a seguir:

O que é uma assinatura de email?

Uma assinatura de email não é apenas o fim de uma correspondência eletrônica: é um cartão virtual que fornece as principais informações ao destinatário, para garantir confiabilidade ao conteúdo e fornecer dados para a manutenção do vínculo gerado a partir do contato.

Por isso, a assinatura de email deve conter informações básicas, como:

• seu nome completo;
• cargo ou função no trabalho;
• qualificações;
• nome da empresa ou instituição que você representa;
• número de telefone e links para sites, blogs, landing pages, portfólios e redes sociais.

Você também pode adicionar uma foto pessoal ou um logotipo. Uma assinatura de email profissional ainda pode incluir o seu horário de trabalho, para que o destinatário saiba o período em que é possível entrar em contato com você, e o seu endereço corporativo.

Esses dados devem ser apresentados de forma clara e destacada, mas sem prejudicar a inteligibilidade da sua assinatura de email. As pessoas costumam errar ao criar uma assinatura do zero ou usar assinaturas de email prontas.

Por isso, listamos a os erros e acertos de um template de assinatura. Veja o que não pode faltar e o que você deve evitar ao criar a sua.

O que não pode faltar em uma assinatura de email?

O item que não pode faltar é o nome completo do remetente, assim como o seu cargo ou função. Em uma assinatura de email profissional, isso permite que o destinatário saiba como se referir a você em contatos futuros e até a determinar se é ou não a pessoa certa com quem discutirá questões específicas.

Deve ter, ainda, ícones que direcionam o contato para uma rede social, seja profissional, como o LinkedIn, seja o Instagram ou o Facebook. Cuide para que o direcionamento seja feito corretamente: jamais use links pessoais, e sim, as plataformas da empresa que você representa.

A logomarca da empresa ou uma referência visual que transmita mais profissionalismo também é importante — e pode ser a primeira informação que o usuário analisa em um primeiro contato. As pessoas tendem a se sentir mais confiantes quando visualizam uma imagem real, especialmente, da pessoa que está se comunicando com ela.

Além disso, elas tendem a se lembrar com mais facilidade de imagens do que de conteúdos escritos — então, se você deseja reforçar o seu reconhecimento de marca, inclua a sua foto em suas assinaturas de email.

O que evitar ao criar a sua própria assinatura?

Veja o que você deve evitar para não prejudicar a sua estratégia de marca com uma assinatura feia e pouco profissional.

Excesso de informação

Mantenha sua assinatura de email curta e direta, pois o excesso de detalhes e links pode inibir a ação dos usuários. Lembre-se, a sua assinatura de email não é um currículo, por isso, limite-a a poucas linhas — três ou quatro, no máximo.

Dados incompletos

Aqui, não falamos de erros nos dados, pois a precisão das suas informações é o mínimo que você deve dar atenção para garantir a correta comunicação com a sua rede de contatos. Entretanto, dados incompletos também impedem a fluidez do contato. Por exemplo, se você lida com destinatários internacionais, jamais deve se esquecer de adicionar um prefixo internacional ao seu número de telefone.

Email de remetente

Adicionar o seu endereço eletrônico na assinatura de email é uma redundância, afinal, ele será exibido no cabeçalho da página. Entretanto, caso você precise direcionar algum destinatário para outra caixa de entrada, essa informação pode ser adicionada, desde que o objetivo fique claro ao lado do link.

Muitas cores e fontes

Evite usar cores extravagantes e diferentes fontes em suas assinaturas de email. O tamanho do texto também precisa ser cuidadosamente avaliado para evitar o excesso de informação.

Para selecionar uma boa paleta de cores para sua assinatura de email, combine a cor do elemento gráfico principal, por exemplo, do logotipo da empresa, com as cores secundárias, usadas no manual de aplicação.

Excesso de elementos gráficos

Você também deve evitar o excesso de elementos gráficos para manter o design da sua assinatura sempre simples e elegante: o design minimalista, com poucos elementos textuais e visuais, sempre é eficaz.

Imagens grandes

Imagens grandes poluem visualmente a sua assinatura de email, assim como demoram para carregar. Quanto maior for a sua mensagem, maior será a chance de ela ser rotulada como um spam pelo servidor do destinatário, e cair direto na caixa de lixo eletrônico.

Portanto, otimize o conteúdo gráfico e visual antes de incluí-lo em sua assinatura de email. Além disso, é recomendável evitar a inclusão de imagens diretamente no HTML da assinatura, pois alguns servidores de email, como o Outlook, impedem o download automático de imagens da Internet.

Muitos ícones de redes sociais

Você tem perfis em todas as redes sociais? Então, escolha apenas algumas para fazer o direcionamento dos usuários a partir dos emails enviados.

Assinaturas de emails profissionais também podem dispensar a maioria da plataformas. Por exemplo, o LinkedIn é adequado para cumprir com o objetivo de comunicação corporativa, mas o Instagram é mais indicado quando a persona da empresa é mais jovem.

Citações

Evite a inclusão de citações. Embora isso seja aceitável em uma comunicação pessoal ou social entre amigos, evite incluir informações que descrevem suas preferências ou ideologias — é difícil saber o que pode dar uma impressão errada ou ofender alguém.

Quais as 8 principais dicas ao usar modelos de assinatura de email?

Veja a seguir, dicas e diferenciais de uma assinatura de email capaz de transmitir as suas informações e demonstrar o seu profissionalismo.

1. Tenha uma assinatura resumida para os encaminhamentos

É uma boa prática incluir uma assinatura mais longa em um primeiro contato e, em emails subsequentes, usar uma assinatura mais curta, que contenha apenas dados essenciais, como o seu nome e telefone.

2. Garanta responsividade à sua assinatura de email

A compatibilidade com dispositivos móveis é uma premissa básica para uma assinatura de email eficiente. Isso porque as pessoas usam smartphones para trabalhar de qualquer lugar, assim como para visualizar as últimas novidades da sua caixa de entrada.

3. Informe o envio a partir de dispositivos móveis

A frase “Enviado a partir de (nome do dispositivo)” é uma boa prática para sinalizar aos destinatários que o email não foi tão bem elaborado como deveria se tivesse sido escrito a partir de um desktop.

4. Não negligencie o compliance da sua assinatura

O aviso sobre privacidade, responsabilidade, confidencialidade ou qualquer outra adequação com requisitos legais também pode trazer mais credibilidade para a sua assinatura de email.

5. Inclua uma CTA

Se o email é corporativo, há um elemento que nunca pode faltar em uma assinatura digital: a CTA. A chamada para ação pode redirecionar os remetentes para uma página de conversões ou um site com informações mais detalhadas, que podem reforçar a sua estratégia de brand awareness.

6. Aproveite o contato para solicitar uma avaliação de atendimento

A oportunidade de um contato também deve ser usada a favor da sua empresa, não somente para realizar vendas ou converter os destinatários com uma chamada para ação, mas também, para receber feedbacks sobre a qualidade do produto, serviço ou atendimento.

7. Utilize uma assinatura feita à mão

A assinatura feita à mão é um diferencial que adiciona um toque pessoal à sua assinatura de email. Embora seus destinatários saibam que ela não foi feita em tempo real, isso também pode trazer mais confiança acerca do conteúdo do email.

8. Teste sua assinatura em diferentes servidores

Depois de criar uma ótima assinatura de email profissional, certifique-se de testá-la no maior número possível de clientes de e-mail. Tenha especial cuidado com a formatação HTML, pois pode não aparecer da maneira que você deseja para todos.

Só porque sua assinatura de email HTML parece boa no Outlook ou Outlook.com para desktop, isso não significa que funcionará perfeitamente no Gmail, também.

Como criar assinaturas de email prontas a partir de uma ferramenta?

Veja ferramentas que podem ajudar você na criação de assinaturas de email prontas para otimizar sua estratégia.

MySignature

No MySignature, você seleciona um template e insere as suas informações testando o modo como elas serão exibidas na sua assinatura de email. A ferramenta é gratuita, mas também tem recursos pagos.

Newoldstamp

No Newoldstamp, é necessário criar uma conta antes de fazer a assinatura de email. Entretanto, o usuário encontra recursos adicionais, como a replicação do template para toda a equipe, a criação de um layout exclusivo para cada departamento da empresa e suporte para as principais dúvidas durante o processo.

WiseStamp

No WiseStamp, você cria templates profissionais com apenas algumas informações incluídas na barra lateral da ferramenta. A inscrição é gratuita, mas alguns recursos são limitados aos usuários premium, como a capacidade de alterar a cor e a fonte do template.

Gmail

A facilidade de criar um template de assinatura de email pelo Gmail é que ela será incluída automaticamente a todas as suas correspondências. Embora o servidor disponibilize menos opções de design, você pode fazer alterações personalizadas a qualquer momento. Veja os passos a seguir:

1. abra o Gmail;
2. selecione a engrenagem de configurações no canto superior direito;
3. selecione a opção “Ver todas as configurações”;
4. escolha “Assinatura” e em “Criar Novo”;
5. inclua um nome para o cartão de assinatura;
6. personalize as cores, fontes e tamanho do texto. Considere a inclusão de outros componentes, como uma logomarca;
7. selecione (ou não) a opção de inclusão da assinatura em todos os e-mails, respostas e encaminhamentos.

Outlook

No Outlook, também é possível criar uma assinatura de email pronta por meio de inúmeros modelos disponíveis na galeria. Basta escolher o template e personalizá-lo, conforme os passos a seguir:

1. faça o download do template e abra-o no Word para personalizá-lo: você pode editar o texto, alterar a foto, incluir a logo ou adicionar hiperlinks;
2. selecione e copie o template com as alterações;
3. abra o Outlook e selecione “Novo e-mail”;
4. cole a assinatura copiada no corpo da mensagem;
5. selecione OK;
6. salve a sua assinatura.

Você viu que uma assinatura de email pronta não será tão eficiente quanto compreender melhor os requisitos da sua estratégia e as especificidades relacionadas aos seus objetivos de comunicação. Por isso, o melhor é escolher uma ferramenta e produzir uma assinatura para email personalizada, que esteja adequada à sua plataforma de marca e garanta o seu brand awareness.

Que tal conhecer alguns templates de email marketing, agora que você já sabe como criar a sua assinatura para email?