Saiba como montar um banco de dados de clientes de forma eficiente

O marketing atual aproveita o poder do big data para conhecer melhor os consumidores e criar melhores estratégias para eles. Milhares de dados são gerados e coletados, à medida que as ferramentas de marketing acompanham os passos dos clientes pela internet. Para gerenciar essas informações e utilizá-las a favor dos seus objetivos, as empresas devem saber como montar um banco de dados de clientes de forma eficiente.

Essa base de dados informa sobre o perfil dos clientes, suas preferências, histórico de compras, entre outras informações que forem estratégicas para a marca.

Neste artigo, você vai entender melhor como montar um banco de dados de clientes e qual a importância de fazer isso para ter melhores resultados de marketing. Acompanhe agora para saber tudo!

O que é um banco de dados de clientes?

Um banco de dados de clientes é uma coleção de dados estruturados sobre o perfil, interesses e comportamentos dos consumidores que se relacionam com uma marca. Em inglês, pode ser chamada de Customer Database ou Customer Data Platform.

Estas são algumas informações que podem constar em uma base de dados de clientes:

• Dados de contato: nome, endereço, telefone, email etc.
• Dados demográficos: idade, gênero, estado civil, renda, composição familiar etc.
• Comportamento de navegação: páginas visitadas, formulários preenchidos, conteúdos baixados etc.
• Comportamento de compra: últimas compras, preferências por categorias de produtos, gastos mensais, etapa da jornada de compra etc.
• Dados de negócio (para clientes B2B): setor de atuação, número de funcionários, faturamento anual etc.

Essas informações podem ser reunidas em uma planilha simples, mas o ideal é gerenciá-las em uma plataforma de CRM (gestão de relacionamento com cliente), que oferece mais eficiência, agilidade e recursos de automação de marketing.

Dessa forma, os dados dos clientes podem ser usados para embasar a tomada de decisões das empresas, criar melhores estratégias e automatizar o relacionamento com os consumidores.

Qual a importância de ter um banco de dados de clientes?

Um banco de dados sobre os clientes serve como base para as estratégias do data driven marketing, que se baseia em informações sobre o público e o mercado para a tomada de decisões e o planejamento de estratégias.

A base de dados capta informações da realidade dos consumidores, o que evita que as decisões sejam tomadas com base em suposições. Assim, o marketing se torna muito mais preciso e corre menos riscos.

Além disso, esses dados servem para a marca conhecer melhor seus consumidores. Com eles, é possível definir o público-alvo e desenvolver a descrição da persona com mais precisão, de maneira que o marketing se comunique melhor com os consumidores.

O banco de dados de clientes é essencial também para a automação de marketing. Os dados abastecem as ferramentas de automação, que criam tarefas automatizadas, como o envio de email marketing e a criação de vitrines personalizadas no e-commerce. Dessa forma, é possível escalar as ações de relacionamento com os clientes, com maior eficiência e personalização.

Além do marketing, o banco de dados de clientes também serve às equipes de vendas e de atendimento. 

Os vendedores têm informações ricas para abordar leads e prospects com mais embasamento, a fim de mirar nas suas necessidades e entregar as soluções que eles precisam. 

Enquanto isso, o atendimento tem informações facilmente acessíveis sobre as últimas compras e interações do cliente, de maneira que possa oferecer um suporte ágil e eficiente.

Como deve ser um banco de dados de clientes?

Um banco de dados de clientes pode ser composto por informações de diferentes fontes, como questionários online e ferramentas de redes sociais. O importante é concentrar esses dados em uma só ferramenta, para que ela seja ágil e funcional para as estratégias da marca.

Para que a base de dados cumpra sua função na gestão da empresa, ela precisa ter algumas características essenciais. Listamos aqui as principais:

• O acesso aos dados deve ser simples e ágil, em qualquer dispositivo;
• Os dados devem ser confiáveis, atualizados, protegidos e com backup;
• A plataforma deve captar dados de diferentes fontes, de forma automática;
• A plataforma deve permitir relacionar os dados, mas também analisá-los de forma independente;
• A plataforma deve oferecer flexibilidade para organizar os dados de acordo com as necessidades da empresa;
• A plataforma deve ter boa capacidade de processamento para disponibilizar os dados em tempo real;
• A plataforma deve ser escalável, para abranger mais dados de clientes à medida que a empresa cresce.

Como montar um banco de dados de clientes

Uma boa base de dados é matéria-prima para as campanhas de marketing e o relacionamento com o consumidor. Por isso, é importante saber como montar um banco de dados de clientes que seja eficiente. Agora, você vai ver algumas dicas de como fazer isso:

Insira o banco de dados no planejamento da empresa

Primeiramente, entenda o banco de dados como uma ferramenta estratégica para a empresa. Ela é essencial para os resultados do negócio. Isso vale não apenas para o marketing, mas também para outras áreas, como atendimento e vendas.

Por isso, a necessidade de uma ferramenta, as formas de coleta, as políticas de uso e outras definições sobre o banco de dados precisam entrar no planejamento empresarial — no curto, médio e longo prazo.

Defina os objetivos do banco de dados

Por que a sua empresa quer montar um banco de dados? É importante que a equipe tenha uma definição clara do seu objetivo, que pode ser melhorar o relacionamento com os clientes, vender mais em determinada região ou melhorar a imagem da marca, por exemplo.

A partir dos objetivos, você tem mais clareza de quais informações deve coletar e como deve gerenciar sua base.

Além disso, eles orientam também a definição de metas, que devem ser quantificáveis e mensuráveis. Se você quer vender mais, por exemplo, defina o percentual de aumento que espera e o prazo para isso.

Escolha os métodos de coleta de dados

Os dados estão por toda a parte. Qualquer interação dos consumidores com seu site, com as suas redes sociais, com a sua equipe de atendimento ou até com seus concorrentes pode gerar informações.

Mas, conforme os objetivos da empresa, é preciso definir os métodos de coleta que sejam mais eficientes. Para isso, você pode lançar mão de diversos métodos, como:

• Entrevistas com consumidores;
• Questionários online;
• Ferramentas de web analytics (como Google Analytics e Semrush);
• Ferramentas de social analytics (como Hootsuite e Instagram Insights).

Logo mais, você vai ver algumas das principais estratégias de coleta de dados que você pode usar.

Centralize informações em uma ferramenta

É comum que os dados de clientes se dispersem em diferentes ferramentas. Afinal, os dados estão por todos os lados, e você se relaciona com os consumidores em diversos pontos de contato ao longo da jornada de compra, não é?

Porém, essa dispersão dificulta o trabalho com os dados e faz com que eles não sejam funcionais para a empresa, principalmente para a automação. Por isso, é importante centralizar os dados em uma ferramenta que permita acessá-los facilmente, com agilidade e em conjunto.

Classifique os dados e segmente os clientes

Um banco de dados precisa ser organizado. Não pense que é só jogar as informações ali. Quem for acessar a base — seja um profissional da sua equipe, seja um robô de automação — precisa encontrar facilmente os dados que precisa.

Então, classifique os dados que você coletar, de forma clara e intuitiva, como Nome, Cidade, Email, Frequência de compra e Etapa da jornada.

A partir dessa organização, você consegue segmentar os clientes para cumprir suas estratégias. A frequência de compra, por exemplo, indica os clientes mais recorrentes, que podem receber um cupom de desconto exclusivo.

Não sobrecarregue o banco de dados

As plataformas de banco de dados geralmente cobram um valor de acordo com o volume de armazenamento que você quer usar. Por isso, usar um espaço com dados desnecessários pode custar caro para a sua empresa.

Então, evite coletar dados que não são importantes para as suas estratégias. Concentre-se naquilo que você realmente vai usar e que vai ajudar a cumprir seus objetivos.

Crie uma periodicidade de atualização dos dados 

Manter os dados atualizados é importante para que eles sejam sempre confiáveis e não sobrecarreguem a plataforma com informações obsoletas.

Para isso, defina uma periodicidade de atualização, especialmente quando você trabalha com muitos dados primários que não são coletados de forma automática. Você pode enviar emails periódicos aos clientes para que eles atualizem suas informações e renovem a intenção de permanecer na sua base de dados.

Cumpra as regras da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é a legislação principal sobre uso e tratamento de dados de usuários no Brasil. Ao montar um banco de dados de clientes, a sua empresa está sujeita às regras e sanções definidas nessa lei.

Estas são algumas das principais regras da LGPD que você deve cumprir:

• Ter o consentimento do usuário para incluir suas informações no banco de dados;
• Informar a finalidade da coleta dos dados do usuário (e usá-los somente para isso);
• Informar sobre as formas de tratamento dos dados;
• Coletar apenas dados estritamente necessários para a empresa;
• Permitir que o usuário altere e retire seus dados facilmente da base;
• Permitir que o usuário transfira seus dados para outra empresa (portabilidade);
• Estabelecer políticas de segurança e governança para o banco de dados.

Principais estratégias para a coleta de dados

A coleta de dados de clientes pode englobar fontes primárias e secundárias, além de dados de terceiros. Com boas estratégias, você pode enriquecer sua base.

Porém, é importante lembrar que o fim dos cookies de terceiros no marketing digital, que já foi anunciado pelos principais navegadores da web, pode mudar esse cenário. A partir de agora, o ideal é focar na coleta de dados primários, ou seja, diretamente com o consumidor, o que traz mais transparência e confiança para o relacionamento com a marca.

Ainda assim, existem inúmeras formas de captar informações valiosas sobre os consumidores. Por isso, reunimos aqui algumas estratégias de coleta de dados de clientes, que você pode incluir no seu planejamento. Confira:

Ofereça conteúdos gratuitos

Oferecer conteúdos gratuitos em troca dos dados dos clientes é uma das principais estratégias de coleta. Os usuários se sentem mais estimulados a preencher formulários se eles receberem uma recompensa gratuita, como um ebook, um relatório de pesquisa ou o acesso exclusivo a um webinar. 

Utilize pesquisas de satisfação

Depois de uma compra ou alguma experiência com a sua empresa, você pode abordar os clientes para que eles preencham uma pesquisa de satisfação. Esse tipo de pesquisa procura entender a opinião dos consumidores sobre a marca e seus produtos, depois de interagir com ela. Assim, você pode coletar dados de quem já se relacionou com a empresa.

Use o Google Analytics

O Google Analytics é a principal ferramenta de análise de dados da web. Melhor ainda é que é uma ferramenta gratuita, que você pode usar para coletar dados de visitantes do seu site ou aplicativo. Assim, é possível entender o comportamento e os interesses do seu público, bem como o sucesso das suas estratégias de marketing.

Crie perguntas e enquetes nas redes sociais

As perguntas e enquetes que se popularizaram nos stories do Instagram também podem servir como método de coleta de dados de clientes. Essa é uma forma divertida e interativa de coletar dados de clientes, ao mesmo tempo em que você promove o engajamento dos usuários das redes sociais.

Crie conteúdos interativos

Quizzes, calculadoras e questionários são exemplos de conteúdos interativos, que você também pode usar para coletar dados. Esse tipo de conteúdo incentiva o usuário a interagir com a marca, já que são mais leves e divertidos. Ao responder um quiz, por exemplo, a pessoa se entretém e, ao mesmo tempo, gera dados para a marca.

Enfim, agora você já sabe como funciona e como montar um banco de dados eficiente. Esse conjunto de informações é a base para as suas estratégias de marketing e para o trabalho das equipes de vendas e atendimento. Por isso, é preciso trabalhar com dados de qualidade e ferramentas eficientes. Aproveite agora para ler nosso artigo completo sobre bancos de dados de clientes para aprofundar seu conhecimento nesse assunto.