11 passos para criar um plano de comunicação eficaz

O plano de comunicação é um documento que orienta todas as ações de comunicação da empresa. Ele deve ser orientado de acordo com a situação atual do negócio, o público e qual objetivo precisa ser alcançado em determinado momento.

11 passos para criar um plano de comunicação eficaz

    Você já tentou elaborar um plano de comunicação para a sua empresa, mas sentiu que não saiu do lugar? Então este post é para você!

    Sem uma boa divulgação dos produtos ou serviços, dificilmente uma empresa conseguirá prosperar. Essa divulgação vai muito além das campanhas de publicidade e dos posts patrocinados no Instagram e outras redes sociais.

    Para que o seu negócio consiga visibilidade neste mercado competitivo, você precisa pensar a comunicação do ponto de vista estratégico. O plano de comunicação funciona como um mapa, que vai orientar todas as ações da empresa para o objetivo que você deseja alcançar.

    Neste post, nós vamos explicar passo a passo como fazer um planejamento eficaz para que a sua empresa se destaque no mercado:

    1. Entender a situação de mercado da empresa
    2. Definir objetivos e metas
    3. Recortar o público-alvo
    4. Definir o orçamento
    5. Estabelecer o cronograma
    6. Estabelecer a orientação criativa
    7. Capacitar a equipe
    8. Pensar a longo prazo
    9. Fazer testes
    10. Preparar-se para crises
    11. Avaliar, adaptar e melhorar

    Fique conosco e aproveite a leitura!

    Qual o papel do plano de comunicação no crescimento do negócio?

    Até hoje, infelizmente, existem empresas cujos diretores acreditam que trabalhar a comunicação se resume a fazer alguns posts nas redes sociais e imprimir panfletos.

    O que essas pessoas não sabem é que um bom planejamento de comunicação pode ser a diferença entre uma empresa de commodities (ou seja, que vende produtos sem nenhum valor agregado) e uma super marca, conhecida internacionalmente.

    O plano de comunicação é um documento estratégico, que deve ser revisto periodicamente para verificar se ainda faz sentido para a empresa. A seguir, vamos explicar o que deve conter em um bom plano de comunicação, para que ele cumpra o seu papel dentro da organização. Acompanhe!

    Objetivo

    A comunicação nas empresas precisa ser pensada de um ponto de vista estratégico. Ou seja, ela tem um objetivo claro a ser alcançado, e ele vai se transformando ao longo da história da empresa.

    O plano de comunicação deve explicitar qual é o objetivo naquele momento. Alguns exemplos são:

    • conquistar notoriedade no mercado;
    • posicionar-se como líder;
    • ampliar o market share;
    • introduzir uma nova linha de produtos/serviços;
    • fazer um rebranding

    Falar para um público que ainda não conhece a marca é muito diferente de falar para clientes que já estão fidelizados. Por isso, o objetivo do plano de negócios vai ditar muitas decisões nos campos tático e operacional da comunicação.

    Mensagem

    Definido o objetivo, a empresa precisa traçar também qual é a mensagem a ser comunicada. Mas, tão importante quanto “o quê” é o “como”. O plano de comunicação deve incluir também o tom de voz adotado pela organização.

    Para uma imagem sólida, é fundamental que a empresa seja coerente tanto nas mensagens quanto no tom de voz aplicado para lidar com os públicos em seus diferentes canais.

    Públicos

    Muitas empresas associam a palavra “público” aos consumidores. Mas, se você olhar um pouquinho mais a fundo, vai perceber que há uma série de públicos que interagem com a empresa.

    Os colaboradores, fornecedores, parceiros estratégicos, a comunidade são apenas alguns exemplos. Se há relação, deve haver comunicação. Um bom planejamento de comunicação deve considerar todos os públicos estratégicos da empresa.

    É possível fazer planos direcionados para somente um ou alguns dos públicos da empresa. Normalmente, esses documentos são usados para ações pontuais, sempre considerando o contexto mais amplo da organização.

    Estratégia

    Outro aspecto que deve ser contemplado no planejamento de comunicação são os canais por onde as mensagens serão veiculadas. Essa decisão será muito orientada pelo público.

    Vamos supor que a marca deseje dialogar com o seu público de investidores. Nesse caso, dificilmente o Instagram ou o Facebook serão os melhores canais para transmitir as mensagens. Da mesma forma, se a marca quer se aproximar do público jovem, talvez não faça tanto sentido investir em anúncios em jornais impressos.

    Para definir os melhores canais, a frequência e outras questões estratégicas da transmissão da mensagem, é essencial a marca conhecer bem o público-alvo para o qual a comunicação está dirigida.

    Avaliação

    Não existe comunicação estratégica sem monitoramento e avaliação dos resultados. As mensagens chegaram corretamente até o(s) público(s)? O alvo atingido foi o definido pela estratégia? O objetivo do plano foi alcançado?

    Obter essas respostas depende de estabelecer, antes mesmo de colocar o planejamento em execução, KPIs de comunicação. Veja o que faz sentido ser usado como métrica para o plano em questão e trace uma estratégia para monitorar esses resultados.

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    Como criar um plano de comunicação eficiente?

    Agora que você já sabe o que deve conter em um plano de comunicação, precisa ficar atento à sua construção, para que as decisões tomadas no documento reflitam a situação da empresa e levem aos resultados desejados.

    Veja as dicas a seguir.

     

    1. Entender a situação de mercado da empresa

    Toda jornada é composta por dois parâmetros: o ponto de partida e o ponto de chegada. Alcançar os seus objetivos com o plano de comunicação vai depender, em grande parte, de onde a sua empresa está agora.

    Faça uma análise da situação atual da organização. Considere o posicionamento, os canais utilizados, o tipo de mensagem passada, os públicos com quem a empresa se relaciona, a imagem que ela tem para cada um desses públicos.

    Faça pesquisas de recepção sobre a empresa, conduza grupos focais, elabore uma análise SWOT, consulte dados secundários sobre o mercado e entenda onde a marca está, diante do cenário mais amplo.

     

    2. Definir objetivos e metas

    Os objetivos e as metas precisam ser definidos de forma bastante estratégica. Enquanto os objetivos — gerais e específicos — podem ser encarados como pontos de chegada do seu planejamento, as metas são espécies de check points, para você saber que está na direção certa.

    Escolha metas que sejam SMART:

    • S: specific (específicas);
    • M: measurable (mensuráveis);
    • A: achievable (possíveis, dentro do seu tempo e dos recursos disponíveis);
    • R: relevant (relevantes, considerando o seu objetivo maior);
    • T: time-bound (limitadas no tempo, ou seja, obedecendo a um cronograma).

    Essas características vão garantir que você consiga monitorar e avaliar os resultados das ações posteriormente.

     

    3. Recortar o público-alvo

    A segmentação dos públicos evoluiu muito nas últimas duas décadas. Os dados demográficos, sozinhos, já não são suficientes para definir o perfil do público de uma organização ou ação.

    Para elaborar o seu plano de comunicação, você precisará conhecer bem o seu público. Entenda quais são os seus valores, as suas dores, o que você pode fazer para ajudar, quais as formas mais eficientes para se comunicar com essas pessoas.

     

    4. Definir o orçamento

    Fazer ações de comunicação exige recursos. Antes de começar, você precisa saber de quanto vai precisar e, também, quanto tem disponível por parte da empresa. Assim, vai conseguir distribuir essa verba da forma mais inteligente, considerando o ROI de cada ação.

     

    5. Estabelecer o cronograma

    Um bom plano de comunicação deve prever quando as ações serão colocadas em prática. O ideal é que cada uma das etapas complemente as anteriores, de forma que o plano vá crescendo em complexidade.

    Isso ajuda a reforçar a imagem da marca junto aos públicos e otimiza os recursos. Outra vantagem dessa estratégia é você poder corrigir rapidamente alguma ação que não leve a empresa na direção dos objetivos.

     

    6. Estabelecer a orientação criativa

    Tudo precisa estar coerente para que o planejamento de comunicação seja eficiente. A identidade visual das peças e das ações deve estar alinhada com o discurso, e todas as plataformas adotadas para o diálogo precisam seguir a mesma linha criativa.

    Defina esses critérios antes de começar a executar as ideias e lançá-las. A coerência é um ponto muito importante para a imagem da marca.

     

    7. Capacitar a equipe

    A comunicação pode não ser a atividade fim da empresa, mas certamente é uma das atividades mais estratégicas de todas as organizações. A equipe desse setor tem a responsabilidade de construir a reputação da empresa e posicioná-la como referência no mercado.

    Por isso, a qualificação dos profissionais é essencial. É possível que você perceba a necessidade de habilidades que não estão contempladas na sua equipe. Nesse caso, ofereça cursos aos profissionais, para que eles tenham domínio das técnicas.

     

    8. Pensar a longo prazo

    O plano de comunicação precisa ser elaborado tendo em vista dimensões maiores da empresa, como o seu propósito, a missão, o DNA organizacional. Mesmo que o seu planejamento seja para um ano, verifique se ele está levando a marca na direção da sua visão.

     

    9. Fazer testes

    Antes de lançar o seu plano de comunicação para o grande público, faça testes com grupos menores e verifique os resultados. Não é raro acontecer de uma mensagem ser interpretada pelo receptor de forma bem diferente da intenção do emissor.

    Os testes preliminares evitam mal-entendidos que podem ameaçar a reputação da empresa.

     

    10. Preparar-se para crises

    Ninguém deseja que uma crise aconteça. Mas, caso ela surja, é imprescindível estar preparado para reagir e fornecer boas respostas para o seu público. A transparência e o posicionamento são atitudes que estão sendo muito cobradas das empresas.

    Planeje como agir de acordo com elas se um imprevisto que pode ameaçar a reputação da marca aparecer de repente.

     

    11. Avaliar, adaptar e melhorar

    O monitoramento dos resultados deve ser feito não só ao fim do plano de comunicação, como ao longo de todo o processo. A avaliação constante de como as ações estão sendo recebidas garante o sucesso do plano.

    Caso alguma das etapas não tenha o desempenho desejado, não tenha medo de interrompê-la, adaptá-la e melhorá-la para atender melhor aos objetivos da marca.

    O plano de comunicação é um documento estratégico que pode fazer a diferença no sucesso de uma organização. Envolva os colaboradores na sua elaboração e engaje-os na execução do planejamento. O público interno é um dos melhores embaixadores da sua empresa.

    Agora que você já aprendeu como planejar a comunicação estratégica, que tal aprender a elaborar um plano de mídia? Leia nosso post e fiquei por dentro!

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