Conheça o PMBOK e saiba tudo sobre a gestão de projetos!

Você lida com uma série de projetos diferentes dentro da sua agência e, algumas vezes, pode ficar perdido em meio a tantas equipes e prazos. É exatamente por isso que precisa conhecer o PMBOK, a verdadeira bíblia da gestão de projetos.

Sigla para Project Management Body of Knowledge, essa mentalidade foi criada pelo Project Management Institute (PMI) em 1996. É importante entender que o PMBOK não é uma metodologia, ou seja, um conjunto de regras que devem ser seguidas. 

Na verdade, ele consiste em um compilado de boas práticas em gestão de projetos que podem ser aplicadas em qualquer tipo de organização e em qualquer tipo de projeto, exigindo interpretação do gestor de forma a identificar o melhor jeito de aplicá-las no contexto da sua organização. 

Além disso, é importante que elas sejam atualizadas com frequência, para se manter coerentes com relação às exigências de hoje em dia nessa área. Quer saber mais sobre o PMBOK? Então, continue a leitura! 

Neste artigo, você confere:

• As áreas de conhecimento do PMBOK
• A importância do PMBOK para a gestão de projetos
• Benefícios de implementar o PMBOK na agência
• Relação entre PMBOK, PMI e PMO
• Diferença entre PMBOK e Scrum
• Fases do projeto usando o PMBOK
• Como aplicar o PMBOK na sua agência

As áreas de conhecimento do PMBOK

As boas práticas descritas no PMBOK são divididas em 10 áreas de gerenciamento, que correspondem aos âmbitos de um projeto. Entenda, agora, cada uma delas.

1. Escopo

O escopo é o foco principal de uma tarefa. Dessa forma, essa área do PMBOK inclui todo o trabalho necessário para que o projeto seja concretizado, excluindo aquilo que foge ao objetivo principal. A ideia é garantir que o projeto seja concluído sem ir além do que é necessário para realizá-lo.

2. Tempo

Gerenciar o tempo de um projeto não significa apenas estabelecer um prazo final para a entrega. É necessário entender todo o passo a passo da atividade e, então, estabelecer prazos para cada uma das etapas. É exatamente disso que essa área do PMBOK trata.

3. Custos

Todo projeto exige o investimento de recursos, sejam eles humanos ou materiais. Dessa forma, é preciso entender detalhadamente quais são os custos do projeto. Essa uma área essencial do PMBOK, uma vez que um projeto que foge do orçamento pode comprometer todo o funcionamento da empresa.

4. Qualidade

A qualidade final do trabalho entregue ao cliente também exige uma gestão inteligente ao longo do tempo de execução do projeto. Essa área do PMBOK estabelece boas práticas para que você delimite quais são os padrões de qualidade exigidos em cada uma das etapas e como monitorar esse elemento.

5. Aquisições

Essa área do PMBOK trata da gestão da relação entre a sua agência e os fornecedores. Ela oferece, portanto, diretrizes para que você planeje a aquisição dos insumos necessários para garantir a execução do projeto.

6. Recursos humanos

Você conta com uma equipe de projeto, certo? É essencial consultar essa área do PMBOK, que busca a melhor forma de realizar a gestão desses profissionais, considerando treinamentos, monitoramento de resultados e desempenho e manutenção da motivação e engajamento do time, por exemplo.

7. Comunicação

Durante um projeto, é importante se relacionar bem com os clientes e fornecedores e garantir uma boa comunicação entre os membros da equipe.

Essa área do PMBOK trata exatamente desses elementos, assegurando que todas as informações sejam gerenciadas de forma correta, de modo a evitar perda e erros.

8. Riscos

Todo projeto envolve uma série de riscos. É preciso mapear cada um deles e buscar formas de neutralizá-los ou monitorá-los para que, no caso de imprevistos, o andamento do projeto não seja comprometido. Essa área do PMBOK dá as diretrizes para que você cumpra com essa atividade de forma eficiente.

9. Partes interessadas (stakeholders)

O seu projeto atinge uma série de pessoas. Os seus colaboradores, clientes e a sociedade como um todo podem ser afetados pelos resultados do que você executa. Além disso, o projeto é o ponto de convergência de objetivos diversos.

Diante dessa realidade, é preciso gerenciar e negociar todos esses interesses para garantir que o projeto gere o maior valor possível para os stakeholders. É exatamente isso que essa área do PMBOK abarca.

10. Integração

Para que o objetivo final seja alcançado, todas as etapas do seu projeto interagem umas com as outras. É o que essa área do PMBOK busca.

A importância do PMBOK para a gestão de projetos

Agora que você já sabe quais são as principais áreas do PMBOK, é hora de entender os benefícios que ele pode trazer para a sua gestão de projetos. São eles:

• permite que você padronize o planejamento e execução de todos os projetos da sua agência;
• melhora a comunicação e integração entre todas as partes envolvidas;
• permite que você identifique os riscos, gargalos e problemas para solucioná-los;
• abre portas para uma ação preventiva dentro do projeto, evitando ter que “apagar incêndio”;
• otimiza a utilização dos recursos;
• melhora o controle de todas as etapas e andamento dos projetos;
• aumenta a qualidade dos resultados e potencializa as chances de sucesso.

Benefícios de implementar o PMBOK na agência

Uma agência conta com uma rotina muito agitada. Além disso, devido ao segmento do mercado, a taxa de turnover costuma ser maior que a de outras áreas. Por isso, os profissionais que contribuem para a gestão da agência hoje podem não estar mais na equipe amanhã. 

Um dos principais benefícios de implementar o PMBOK é que, assim, é possível documentar e garantir a continuidade do trabalho, mantendo produtividade e eficiência. Além disso, empresas de comunicação e marketing digital, normalmente, se envolvem com diversos públicos. 

Nesse contexto, é necessário conseguir fornecedores que atendam aos prazos (muitas vezes, impraticáveis) dos clientes, entender mais sobre o perfil das contas que vão ser trabalhadas e quem são seus alvos. Para isso, é importante ter em mente que a padronização do atendimento, a otimização da comunicação e ações preventivas também facilita o trabalho do gerente de projetos.

Outra questão é que, de um modo geral, o PMBOK não se resume apenas à gestão empresarial da agência, e esse é o maior dos benefícios desse conhecimento. No setor de comunicação, com os cronogramas apertados e a tendência a riscos, mal-entendidos e atrasos, essa técnica tem uma aplicação nos vários níveis da empresa, contribuindo para a gestão, o atendimento ao cliente e o desenvolvimento dos trabalhos.

Relação entre PMBOK, PMI e PMO

Como já explicamos, o PMI é a associação fundada para permitir que o PMBOK passe por um ciclo de melhoria contínua. A instituição promove vias para que os profissionais troquem ideias, fortalecendo o conhecimento por meio das vivências práticas de aplicação do PMBOK. Assim, surgiu, também, a necessidade de certificar as pessoas que desenvolvem essa visão sobre os projetos.

Além disso, o PMI criou uma certificação para reconhecer profissionais que são capazes de gerenciar vários projetos: o PMP (do inglês Project Management Professional — ou Profissional de Gerenciamento de Projetos). Seu objetivo é destacar aqueles que têm a capacidade de aplicar o PMBOK em suas empresas, além de garantir uma reciclagem do conhecimento.

A outra sigla muito usada nesse contexto é o PMO (do inglês Project Management Office — ou Escritório de Projetos). Em uma agência, o PMO pode ser uma interessante ferramenta, pois é o setor da empresa que reúne as pessoas responsáveis por aplicar a gestão de projetos. Sendo assim, o PMO garante a execução e sucesso dos diversos projetos da empresa, além de integrar os vários setores.

Diferença entre PMBOK e Scrum

Se você já estudou um pouco de agile marketing, deve ter ouvido falar das metodologias ágeis que podem ser adotadas na agência. O Scrum é uma dessas possibilidades. Com a aplicação de reuniões no modelo sprint e a organização das informações de maneira dinâmica por meio do Kanban, essa estratégia se popularizou bastante.

Por isso, é comum existir uma forte polarização quando o assunto são as duas lógicas, como se PMBOK e Scrum não pudessem coexistir. Em tese, dentro de um mesmo projeto, isso até pode ser contraproducente. Entretanto, dá para encontrar soluções que aproveitam o melhor de cada uma das duas técnicas:

• Scrum — ideal para situações em que o cliente precisa ter uma participação mais ativa (como no desenvolvimento de campanhas), requer um modelo de liderança descentralizada, em que o papel do gerente do projeto tem foco em delegar tarefas, oferecendo autonomia para a equipe;
• PMBOK — apesar de ser mais burocrático e ter a característica de desenvolver os processos linearmente, pode ter melhores resultados quando o trabalho é cíclico e padronizado. Costuma ser mais bem aproveitado na implementação de mudanças em toda a empresa ou para a rotina administrativa.

Fases do projeto usando o PMBOK

Apesar de ter grande dedicação ao planejamento e monitoramento das ações, o PMBOK é um modelo focado no fazer. Dividido em 5 etapas, o objetivo é garantir que a ideia será executada com a melhor qualidade e o mínimo de esforço e tempo. O trabalho do gerente de projetos que usa esse conceito é justamente conseguir triangular esses pontos para encontrar a melhor solução de acordo com a situação apresentada.

Iniciação

Essa é a hora da grande ideia. Quando o problema ou desejo é expresso. Imagine que um cliente contate sua agência e explique que pretende quadruplicar as vendas do seu e-commerce no próximo ano. Você, provavelmente, visualizará muitos caminhos — mas só a partir desse start, que, no PMBOK, é chamado de iniciação. É aqui que as informações básicas sobre o projeto são apresentadas.

Planejamento

Em seguida, depois de fechar negócio, você vai sentar com a equipe para desenvolver a melhor estratégia de marketing digital, de modo a conseguir atender a audaciosa meta do seu cliente. No PMBOK, essa etapa é conhecida como planejamento. É quando você entende os tempos, recursos e pessoas necessários para concretizar a ideia lançada na iniciação.

Execução

Agora, o ponto é colocar todo mundo para trabalhar, rodar as campanhas, interagir com o público, desenvolver anúncios pagos. Enfim, a etapa de execução do PMBOK coloca em prática todo o caminho desenhado no planejamento.

Monitoramento

Com o objetivo de melhorar a performance do projeto, a fase de execução é aplicada em sintonia com a de monitoramento, que consiste em acompanhar os KPIs que vão garantir que a sua estratégia será um sucesso. Essa parte também é responsável por corrigir o curso, caso seja necessário.

Encerramento

Por fim, é hora de concluir a campanha, checar se houve sucesso e avaliar como todo o caminho aconteceu. No PMBOK, essa etapa é conhecida como encerramento, e é quando são desenvolvidos relatórios para entender mais e conferir dados sobre a performance e alocação de recursos do projeto.

Como aplicar o PMBOK na sua agência

Diante de tantos benefícios, é importante que você entenda como adotar esse conceito na sua agência. Descubra agora o passo a passo para implementar o PMBOK:

• entenda o funcionamento da sua agência e suas principais necessidades e gargalos na gestão de projetos;
• estude todas as áreas do PMBOK, buscando a forma ideal de aplicar os conceitos de acordo com o seu contexto;
• crie planos de ação para melhorar a gestão de projetos na sua agência;
• converse com colaboradores e líderes sobre as mudanças e explique a importância e benefícios de cada uma delas;
• coloque os planos de ação em prática e monitore os resultados;
• adapte o plano de ação de acordo com os feedbacks e indicadores.

Como você pôde perceber, o PMBOK é uma ótima forma de entender quais são as melhores práticas para otimizar o gerenciamento de projetos. Portanto, estude o material e descubra qual a melhor maneira de aplicar esses conceitos dentro da sua agência. Com isso, você será capaz de potencializar os resultados e melhorar a qualidade das entregas para os clientes, criando um diferencial competitivo para o seu negócio.

Agora que você conhece o PMBOK, que tal levar a gestão da sua agência para um outro patamar? Cadastre-se gratuitamente na ferramenta do Studio e integre toda a empresa, gerenciando-a de um só lugar!